Facturation Electronique BaswareONE

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1 Facturation Electronique BaswareONE 1

2 Contenu Contenu I. Facturation sur la base d'une commande Belgacom... 3 A. Facture/crédit sur la base d'une proposition de facture... 3 B. Facturation sur la base d'un numéro PO... 5 C. Utilisation d un template vierge... 6 II. Consulter et modifier un brouillon de facture... 7 A. Consulter un brouillon de facture... 7 B. Modification d'un brouillon de facture... 7 C. Suppression d'un brouillon de facture... 7 III. Consultation d'une facture/note de crédit envoyée... 8 IV. Création d'une note de credit... 9 A. Sur la base d'une commande lue... 9 B. Sur la base d'un template vierge V. Impression/enregistrement d'une facture/note de credit VI. Rechercher une facture/note de crédit dans les documents archivés et sauvegarder sur votre pc 13 VII. Traitement d'une facture refuse A. Information vers le fournisseur B. Corriger et renvoyer une facture/ note de credit

3 La facturation électronique est la suite naturelle et logique de l'envoi et/ou la reception électroniques de commandes. Elle représente une étape qui nous permet de développer advantage le processus de commande électronique. Ce système électronique nous permet d'automatiser et de simplifier le processus de facturation de manière à rendre le traitement et le paiement à la fois plus rapides et plus efficacies. Le présent manuel vous explique, en termes clairs et simples, la manière de procéder pour chaque domaine. I. Facturation sur la base d'une commande Belgacom A. Facture/crédit sur la base d'une proposition de facture Une proposition de facture ou de crédit est automatiquement générée sur la base d'une reception de marchandises ou après revenir à la situation antérieur, avant la réception dans l'application back-end de Belgacom. Cette proposition est ensuite présentée sur la plateforme BaswareONE. Le fournisseur a la possibilité de créer une facture électronique/note de crédit en fonction de la proposition reçue (= n 5xxxxxxxxx). Nous allons maintenant vous aider à compléter le template de la facturation électronique à l'aide de captures d'écran simples accompagnées de quelques mots d'explications. Etape 1: Connectez-vous à la plateforme "BaswareONE". screenshot Vous arrivez dans le centre de messages du fournisseur connecté. Etape 2: Cliquez sur le sous-répertoire "Proposition de facture" dans le domaine "Boîte de réception". screenshot Cliquez ensuite sur le contenu de la proposition de facture pour l'ouvrir. screenshot Vous voyez le contenu de la proposition de facture créée et envoyée par Belgacom. screenshot Etape 3 Créer une facture sur la base de la proposition de facture ouverte (lue). Cliquez en haut à gauche sur le bouton "Créer réponse message". screenshot Une facture électronique est ensuite créée sur la base du contenu de la proposition de facture qui a été envoyée par Belgacom. Les champs encore à compléter ou à modifier sont précisés ci-dessous. 3

4 Type de document : il s'agit de la nature du document (facture ou note de crédit). Numéro de facture : il s'agit de l'identification de la facture dans le facturier de sorties du vendeur. Date de livraison : date à laquelle les marchandises ont été livrées. Si la livraison s'est étalée sur une certaine période, il convient d'indiquer le dernier jour de cette période. Vous pouve éventuellement sélectionner un jour à partir de l'icone calendrier. Réf. de fournisseur : il se peut que le numéro de référence de l'article du fournisseur ne soit pas connu au sein de l'application de commande de Belgacom. Dans ce cas, il convient de l'introduire manuellement. Quantité facturée : si le montant que vous devez facturer diffère du montant indiqué, il vous est possible de modifier la quantité indiquée ; si la quantité que vous devez facturer diffère du montant indiqué, il vous est possible de modifier la quantité indiquée ; Il en va de même pour toutes les autres données présentes sur les lignes de détail. Taux de T.V.A. : indiquez ici le taux de T.V.A. s'il est applicable. Si différents taux de T.V.A. sont applicables à une prestation, vous devez mentionner au moins autant de lignes de détail sur votre facture. Calculer la T.V.A. : décocher cette case signifie que vous effectuerez vous-même le calcul de la T.V.A. Vous devez alors également compléter vous-même le champ "Montant total de la T.V.A.". Montant total de la T.V.A. en euros : si votre facture a été établie dans une autre devise que "EUR", il convient de mentionner le montant de la T.V.A. en euros à cet endroit. Communication fournisseur : mentionnez ici la communication que doit indiquer Belgacom lors du paiement de la facture. Il peut aussi bien s'agir d'une communication structurée que d'un texte libre. Raison d'exemption de la TVA: mentionnez ici la référence de l'article en vertu duquel la T.V.A. n'est pas appliquée à la facture en question. Remarque : vous avez également la possibilité de supprimer des lignes de détail présentées et d'en ajouter de votre propre chef. Etape 4 Une fois toutes les données complétées, vous avez 2 possibilités : 1. ou bien vous pouvez sauvegarder cette facture, sans la envoyer, en cliquant sur le bouton «Sauvegarder comme brouillon»: 2. ou bien vous envoyez cette facture électronique en cliquant sur le bouton «Sauvegarder et envoyer». Avant d'envoyer effectivement la facture, vous devez en confirmer le contenu. Si certaines données ne sont pas correctes, il vous est encore possible de les modifier en cliquant sur le bouton "Adapter". 4

5 Sinon, faites défiler l'écran vers le bas et confirmez les données. Votre facture électronique ainsi créée est alors enregistrée dans le répertoire "Boîte d envoi» -«Factures», avec, comme document-id, son numéro de facture. B. Facturation sur la base d'un numéro PO Le fournisseur a la possibilité de créer une facture électronique sur la base d'une reference Belgacom, à savoir sa commande (= n 45xxxxxxxxx). Nous allons maintenant vous aider à compléter le template de la facturation électronique à l'aide de captures d'écran simples accompagnées de quelques mots d'explications. Etape 1 Connectez-vous à la plateforme "BaswareONE". Vous arrivez dans le centre de messages du fournisseur connecté. Etape 2 Ouvrir le contenu d'une commande. Cliquez sur le sous-répertoire "Commandes" dans le domaine "Boîte de réception". Cliquez ensuite sur le contenu de la commande pour l'ouvrir. Vous voyez maintenant le contenu de la commande qui a été créée et envoyée par Belgacom. Etape 3 Créer une facture sur la base de la commande ouverte (lue). Cliquez en haut à gauche sur le bouton "Créer message réponse ". Après quelques secondes, vous obtenez un écran de sélection. Ici, vous avez le choix entre "Confirmation de commande à Belgacom" et "Basware facture électronique PO à Belgacom". Dans ce cas, choisissez le type de message "Basware facture électronique PO à BELGACOM" parce que vous voulez créer une facture sur la base du numéro PO (n 45xxxxxxxx). Cliquez ensuite sur le bouton "Créer". Une facture électronique comportant les données relatives à la commande est ensuite créée. Les champs encore à compléter ou à modifier sont précisés ci-dessous. La création se fait selon 1.1 Etape 3. 5

6 C. Utilisation d un template vierge Lorsqu'une commande est encore passée de manière traditionnelle (par fax, ou courrier) auprès du fournisseur, ce dernier dispose maintenant de la possibilité de facturer cette commande par voie électronique. Il utilisera, pour ce faire, un document standard vierge (template vierge) sur lequel il y aura lieu de compléter les données nécessaires. Vous trouverez ci-dessous une description de la marche à suivre pour compléter la facture électronique vierge. Etape 1 Connectez-vous à la plateforme "BaswareONE". Etape 2 Cliquez dans votre centre de messages sur le lien "Créer nouveau message". Après quelques secondes, vous obtenez un écran de sélection. Ici, vous avez le choix entre "Basware facture électronique NPO/RPO à Belgacom" et "Basware facture électronique PO à Belgacom". Le type de message indiqué par défaut est "Basware facture électronique NPO/RPO à Belgacom". Etant donné que vous souhaitez facturer sur la base d'une commande Belgacom (n 45xxxxxxxx), il y a lieu de faire dérouler le menu et de sélectionner : "Basware facture électronique PO à Belgacom" Une facture électronique vierge est alors créée. Les champs sont encore à compléter ou à modifier. Vous devez encore ajouter vous-même les lignes de détail. Modifiez éventuellement la valeur du nombre de lignes que vous souhaitez ajouter en une fois et cliquez sur le bouton "Ajouter ligne". La création se fait selon 1.1 Etape 3. Important: - Le numéro de commande doit être connu chez Belgacom; - Les conditions de paiement doivent être déterminé en accordance avec Belgacom; - L info dans les lignes de détail doit accorder avec la commande reçue; 6

7 II. Consulter et modifier un brouillon de facture A. Consulter un brouillon de facture Cliquez sur le sous-répertoire "Facture" dans le domaine "Brouillons". Vous allez ensuite ouvrir le contenu de la proposition de facture en cliquant sur ce message. B. Modification d'un brouillon de facture Cliquez dans le centre de messages sur le sous-répertoire "Factures" dans le domaine "Brouillons". Vous allez ensuite ouvrir la facture électronique provisoirement conservée dans le but de la modifier et/ou l'envoyer. Vous voyez maintenant le contenu de votre facture. Cliquez sur "Envoyer" si vous ne souhaitez plus rien modifier et si vous souhaitez envoyer les données à l'account Payable Center de Belgacom. Ou sur "Adapter" si vous souhaitez encore apporter quelques modifications. Tous les champs apparaissent en blanc et peuvent être écrasés. Une fois les données modifiées, vous avez à nouveau la possibilité de sauvegarder cette facture électronique à titre de version provisoire ou de l'envoyer définitivement à Belgacom. C. Suppression d'un brouillon de facture Cliquez dans le centre de messages sur le sous-répertoire "Factures" dans le domaine "Brouillons". Vous allez maintenant chercher et sélectionner la facture électronique provisoirement conservée. Cliquez ensuite sur le bouton "Supprimer". Vous obtenez alors un message vous demandant si vous êtes certain de vouloir supprimer les messages sélectionnés. Cliquez sur le bouton "OK" en guise de confirmation. Les messages supprimés sont maintenant définitivement supprimés et ne peuvent plus être récupérés. 7

8 III. Consultation d'une facture/note de crédit envoyée Etape 1 Connectez-vous à la plateforme "BaswareONE". Vous arrivez dans le centre de messages du fournisseur connecté. Etape 2 Cliquez sur le sous-répertoire "Factures" dans le domaine "Boîte d'envoi". Vous arrivez maintenant dans le centre de messages des factures et des notes de crédit envoyées. Cliquez ensuite sur le contenu de la facture ou de la note de crédit pour l'ouvrir. Le contenu de la facture/note de crédit est affiché. Pour fermer le contenu et retourner au sommaire, cliquez sur la petite croix figurant dans le coin supérieur droit. 8

9 IV. Création d'une note de credit A. Sur la base d'une commande lue Etape 1 Connectez-vous à la plateforme "BaswareONE". Vous arrivez dans le centre de messages du fournisseur connecté. Etape 2 Cliquez sur le sous-répertoire "Commandes" dans le domaine "Boîte de réception". Etape 3 Ou bien cliquez sur la commande concernée.et elle s ouvre. Ensuite, vous pouvez créer une message réponse. Ou bien vous selectionnez la commande et cliquez sur «Créer message associé». Après quelques secondes, vous obtenez un écran de sélection. Ici, vous avez le choix entre "Confirmation de commande à Belgacom" et "Basware facture électronique PO à Belgacom". Vous conservez ce dernier paramètre car vous souhaitez créer une note de crédit sur la base du numéro PO (n 45xxxxxxxx). Cliquez ensuite sur le bouton "Créer". Une facture électronique comportant les données relatives à la commande est maintenant créée. Les champs encore à compléter ou à modifier sont précisés ci-dessous. Etape 1: Compléter les données de l en-tête Type de document : il s'agit de la nature du document (facture, note de crédit), paramétrée par défaut sur "facture". En lieu et place de ce paramètre, vous sélectionnez "Note de crédit" dans le menu déroulant. Etape 2: Compléter les références Numéro de facture : il s'agit de l'identification de la note de crédit dans le facturier de sorties du vendeur. Référence facture : étant donné que le document est une note de crédit, le numéro de la facture rectifiée par la note de crédit doit obligatoirement figurer à cet endroit. 9

10 Date de livraison : date à laquelle les marchandises ont été livrées. Si la livraison s'est étalée sur une certaine période, il convient d'indiquer le dernier jour de cette période. Vous pouvez éventuellement sélectionner un jour à partir de l'icone calendrier. Pays de destination : paramétré par défaut sur Belgique, mais modifiable via le menu déroulant. Etape 3: Adapter les lignes de detail L'exemple ci-dessous montre une commande comportant 2 lignes de commande. Vous allez uniquement créditer une quantité (3) sur la ligne de commande 2. Comment procéder? Sélectionnez d'abord la ligne de commande que vous ne souhaitez pas créditer et supprimez-la en cliquant sur le bouton "Supprimer lignes sélectionnées". Vous allez ensuite adapter et/ou compléter la (les) ligne(s) de commande à créditer. Point 1: indiquez le type de document, à savoir "D" pour une facture ou "C" pour une note de crédit. Sélectionnez donc C (= créditer) via le menu déroulant. Point 2: indiquez le numéro de référence de l'article du fournisseur. Point 3: introduisez la quantité à créditer. Point 4: il convient de mentionner le taux de T.V.A. applicable. Si différents taux de T.V.A. sont applicables à une prestation, vous devez mentionner au moins autant de lignes de détail sur votre note de crédit. Ensuite, la finalization se fait selon 1.1 Etape 3. Etape 4: Enregistrer et envoyer la note de crédit Clôturez l'opération en cliquant sur le bouton "Sauvegarder et envoyer" pour envoyer cette note de crédit au bénéficiaire. Avant d'envoyer effectivement la note de crédit, vous devez en confirmer le contenu. Si certaines données ne sont pas correctes, il vous est encore possible de les modifier en cliquant sur le bouton "ADAPTER". Sinon, faites défiler l'écran vers le bas et confirmez les données. Votre facture électronique ainsi créée est alors enregistrée dans le répertoire "Factures envoyées" avec, comme document-id, son numéro de facture. B. Sur la base d'un template vierge Etape 1 10

11 Connectez-vous à la plateforme "BaswareONE". Vous arrivez dans le centre de messages du fournisseur connecté. Etape 2 Cliquez dans votre centre de messages sur le lien "Créer nouveau message". Après quelques secondes, vous obtenez un écran de sélection. Ici, vous avez le choix entre "Basware facture électronique NPO/RPO à Belgacom" et "Basware facture électronique PO à Belgacom". Le type de message indiqué par défaut est "Basware facture électronique NPO/RPO à Belgacom". Etant donné que vous souhaitez créer une note de crédit concernant une livraison déjà facturée, vous devez adapter ce type de message. Dans le menu déroulant, sélectionnez : "Basware facture électronique PO à Belgacom" Après avoir sélectionné le type exact, cliquez sur le bouton "Créer". Clôturez l'opération en cliquant sur le bouton "Sauver et envoyer" pour envoyer cette note decrédit au bénéficiaire. Avant d'envoyer effectivement la facture, vous devez en confirmer le contenu. Si certaines données ne sont pas correctes, il vous est encore possible de les modifier en cliquant sur le bouton "ADAPTER". Sinon, faites défiler l'écran vers le bas et confirmez les données. Votre facture électronique ainsi créée est alors enregistrée dans le répertoire "Factures envoyées" avec, comme document-id, son numéro de facture. 11

12 V. Impression/enregistrement d'une facture/note de credit Etape 1 Connectez-vous à la plateforme "BaswareONE". Vous arrivez dans le centre de messages du fournisseur connecté. Etape 2 Cliquez sur le sous-répertoire "Factures" dans le domaine "Boîte d'envoi". Vous arrivez dans le centre de messages des factures et notes de crédit envoyées. Cliquez ensuite sur le contenu de la facture ou de la note de crédit pour l'ouvrir.. Vous voyez maintenant le contenu de la facture. Cliquez sur l'icone imprimante figurant dans le coin supérieur droit pour imprimer la facture. Sélectionnez éventuellement l'imprimante adéquate avant de cliquer sur le bouton "Print". La facture/note de crédit est imprimée. 12

13 VI. Rechercher une facture/note de crédit dans les documents archivés et sauvegarder sur votre pc Il est impossible d'enregistrer directement une facture/note de crédit à partir du sous-répertoire "factures envoyées" dans le centre de messages. Cette opération doit être effectuée au depart d'une zone archivée. Cliquez dans la plateforme BaswareONE sur l'onglet "Archives de documents". Cliquez a gauche dans l'onglet sur "Recherche» Ensuite sur le bouton "Chercher" pour démarrer la recherche. Vous obtenez l'écran suivant. Cliquez maintenant sur le numéro d'audit afin d'accéder aux détails du document. Cliquez ensuite sur le document *.pdf dans «Dossiers». Ce document apparaît maintenant en format PDF. Pour le sauvegarder, choisissez «Save a Copy» dans «File». 13

14 VII. Traitement d'une facture refuse A. Information vers le fournisseur Lorsqu'une facture est refusée au niveau de BaswareONE ou de Belgacom en raison de la nonconformité de certaines données de référence, Basware créera et enverra un au fournisseur concerné afin de l'informer du refus de sa facture. Vous trouverez ci-dessous un exemple de ce type d' . s Aussi, vous obtiendrez la même information dans votre «Boîte à messages» à BaswareONE. B. Corriger et renvoyer une facture/ note de credit Aucune modification de la facture/note de crédit existante et archivée n'est plus autorisée ni possible. Vous devez donc créer une nouvelle facture ou note de crédit. La procédure est décrite dans 1, 2/ 4 du présent manuel. Ce sera mieux de se baser sur la «Proposition de facture», qui se trouve actuellement dans «Archive Propositions de facture». Ce qui doit être modifié, peut être deduit du message vers le fournisseur et selon les specifications d une facture pour Belgacom. Vous pouvez retrouver ces spécifications dans l accord avec le fournisseur et les «Conditions Générales». Afin de respecter le Reglement de la TVA, il est important que la date initiale de la fature est retenue. 14

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