Règlement doctoral de l Académie universitaire LOUVAIN. Vade-mecum destiné aux doctorants relevant des domaines «Sciences et Sciences vétérinaires»

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1 ACADEMIE UNIVERSITAIRE «LOUVAIN» FUCAM FUNDP FUSL UCL Rue de Bruxelles, Namur Règlement doctoral de l Académie universitaire LOUVAIN Vade-mecum destiné aux doctorants relevant des domaines «Sciences et Sciences vétérinaires» 1. Généralités Le règlement, qui peut être consulté sur le site s applique à tous les cursus doctoraux au sein de l Académie pour les doctorants admis à partir du 15 septembre La commission doctorale des domaines «Sciences et Sciences vétérinaires» (CDD) est chargée de la validation des différentes étapes du cursus des doctorants en sciences (sous-domaines biologie, chimie, physique, géographie, mathématiques, statistiques, géologie, informatique, sciences actuarielles) et en sciences vétérinaires de l Académie Louvain. Elle arbitre aussi les conflits entre les promoteurs et les doctorants. Le grade académique de docteur s obtient au terme d un cursus doctoral à deux composantes obligatoires : o La réalisation de travaux de recherche relatifs à la préparation d une thèse de doctorat validée pour un minimum de 120 crédits. o Une formation doctorale de 60 crédits. Cette formation comprend cinq composantes, dont quatre sont obligatoires (1 à 4). Pour trois d entre elles (2 à 4) un seuil minimal de crédits a été fixé par la CDD. 1. Réussite de l épreuve de confirmation (5 crédits), de la défense privée (10 crédits) et de la soutenance publique (5 crédits) : 20 crédits 2. Cours avec évaluation (minimum 10 crédits). L évaluation peut prendre différentes formes : examen, travail écrit, exposé en rapport avec le thème... Il s agira a priori de cours de 3 ème cycle. Néanmoins, sur avis positif du comité d accompagnement, des cours avancés de maîtrise utiles voire nécessaires à la recherche seront autorisés 3. Autres activités de formation (minimum 5 crédits). Il s agit par exemple de la participation comme auditeur à des cours, à des congrès et séminaires, à des conférences, de séjours de recherche d une durée significative en dehors de l académie. Le doctorant tiendra un journal de bord dans lequel ces activités seront consignées. 4. Communication scientifique (minimum 15 crédits). Il s agit de communication au sens large : participation active (communications orales ou affiches) à des réunions scientifiques, rédaction d articles scientifiques, 5. Activités pédagogiques (maximum 6 crédits). Il s agit de l encadrement de travaux pratiques, de la participation à des activités de vulgarisation scientifique

2 2. Etapes du cursus doctoral Le cursus doctoral comprend quatre étapes obligatoires : 1. L admission au doctorat Ont accès au doctorat o les étudiants qui portent un grade académique de master conféré après des études de deuxième cycle de 120 crédits au moins ou de master complémentaire, o les porteurs d un grade académique de deuxième cycle (licence) délivré en vertu des dispositions antérieures au décret, o les candidats d un grade académique belge ou étranger reconnu équivalent (cf Article 55 du règlement du doctorat) ou valorisé pour au moins 300 crédits par la CDD. Si le diplôme de deuxième cycle a été acquis dans une orientation éloignée de celle dans laquelle ils souhaitent obtenir leur doctorat, les candidats peuvent se voir imposer par la CDD de justifier de maximum 60 crédits de cours supplémentaires de niveau Master dans l orientation du doctorat. Lorsque les conditions d accès consistent en un ou plusieurs enseignements complémentaires dont la charge dépasse 15 crédits, le programme comprend une année d études supplémentaire. Le candidat doit veiller à remplir le formulaire propre à l institution dans laquelle il souhaite prendre son inscription DISPOSITIONS POUR LES CANDIDATS DESIRANT S INSCRIRE AUX FUNDP a) Dispositions générales Toute demande d admission au doctorat devra respecter la procédure suivante : - tout candidat doit remplir, uniquement via le site WEB prévu à cet effet et en collaboration avec son promoteur (et co-promoteur éventuel), un formulaire demandant un ensemble d informations nécessaires à la mise en ordre de son dossier au plan administratif et académique. - Une fois validé, le formulaire DOIT être imprimé et DOIT être signé par le candidat et son promoteur (et co-promoteur éventuel). -Ce formulaire imprimé et signé DOIT ensuite être envoyé (ou déposé) ACCOMPAGNE DE TOUTES LES ANNEXES RECQUISES (voir la check liste en fin de formulaire) au Services des inscriptions des FUNDP (A l attention de Mme. N. BATAILLLE, Service des Inscriptions, FUNDP, 61 rue de BRUXELLES, B-5000 Namur Belgique. 1 - les informations sont traitées en premier lieu par le service des inscriptions qui s assurera, notamment, du respect des conditions légales d admission. Après avoir procédé aux vérifications d usage, ce service notifie au secrétariat local de la CDD 1 Les dossiers devraient être rentrés un mois avant la prochaine réunion de la CDD (qui se tiennent aux environs du 15 octobre et du 15 avril). A noter qu une demande d admission validée sur le site web après le 01 février est automatiquement prise en compte pour l année académique suivante. Créé le 28/06/06 17:11-2 -

3 (personne de contact : J.J. Letesson) un avis, assorti de commentaires éventuels, portant sur l admissibilité du candidat au plan administratif (volet A point 6.2. du formulaire) ; - Le secrétaire local vérifie la conformité de la candidature avec le règlement doctoral et celui de la CDD. Il transmet les dossiers conformes au(x) membre(s) de la CDD du sous-domaine dont relève le sujet de thèse ; - le(s) membre(s) de la CDD du sous-domaine prennent avis auprès des personnes ou instances compétentes sur la recevabilité du dossier (composition du comité, proposition de formation, projet de thèse) et prennent si nécessaire contact avec le candidat et son (ses) promoteur(s) pour demander d éventuelles modifications ; - les candidatures sont présentées par le secrétaire local lors de la prochaine réunion de la CDD - la CDD statue sur la recevabilité des candidatures (en ce compris, pour les candidats concernés, sur la valorisation des titres étrangers de deuxième cycle non reconnus équivalents : cf infra, point b) et peut soit autoriser l admission au doctorat, soit la refuser (avec motivation), soit demander des renseignements complémentaires ou des modifications. Le résultat est notifié au doctorant et à son(ses) promoteur(s) ; - en cas d accord de la CDD, celui-ci est notifié au service des inscriptions via le secrétariat local de la CDD (au moyen du volet B du formulaire) ; - lorsque l autorisation d admission est accordée, le service des inscriptions contacte le candidat doctorant en vue de la finalisation de la procédure d inscription. Il convient de noter que le doctorant ne sera considéré comme effectivement inscrit au doctorat qu après paiement des frais d inscription et mise en ordre complète de son dossier au plan administratif. Cette inscription sera renouvelée annuellement, moyennant paiement des frais d inscription au rôle, sauf dans le cas où le doctorant se verrait retirer par la CDD la qualité d étudiant admis au doctorant (par exemple en cas d échec de l épreuve de confirmation). b) Disposition complémentaire particulière concernant certains titulaires de titres étrangers (délivrés hors Belgique) Si l étudiant n est pas en mesure de produire une dépêche d équivalence complète de son titre de deuxième cycle, délivrée par l administration compétente de la Communauté française de Belgique (mettre adresse de contact : ), la CDD devra se prononcer sur la valorisation (pour 300 crédits) des études réussies antérieurement. Dans ce cas, le service des inscriptions remettra un avis d admissibilité, «sous réserve» de la valorisation par la CDD des études antérieures. c) Cas particuliers des admissions provisoires L admission provisoire est une procédure visant à permettre au candidat d accomplir des formalités administratives et sociales qui nécessiteraient une inscription préalable au doctorat. Il s agit d une procédure dont le titre exceptionnel sera apprécié par la CDD ÿ une demande d admission provisoire peut exceptionnellement être introduite mais sans que cela dispense le postulant de respecter les autres dispositions réglementaires et les différentes étapes de la procédure; ÿ le formulaire de demande d admission au doctorat est complété sur le site WEB dédicacé ( site) en spécifiant qu il s agit d une demande d admission provisoire (dans les remarques du promoteur) et en précisant (également dans les remarques du promoteur) les éléments manquants (ex : proposition de composition du comité d accompagnement ou projet de formation doctorale) ; ÿ si la CDD donne son accord, l admission provisoire est valable pour une période de 12 mois maximum Créé le 28/06/06 17:11-3 -

4 ÿ le candidat ne pourra être admis ultérieurement au doctorat au sens du point 2.2. du règlement que s il complète son dossier en fournissant les éléments manquants : c est sur base de ce dossier complété que la CDD statuera alors sur la demande d admission définitive. 2. L épreuve de confirmation Au plus tôt 12 mois et au plus tard 24 mois après son admission au doctorat, le candidat présente une épreuve de confirmation. Le délai de 24 mois est porté à 36 mois pour le candidat qui exerce son activité de recherche doctorale à temps partiel. Si les circonstances le justifient, le délai peut être prolongé par le comité d accompagnement, qui en informe la commission doctorale du domaine. L épreuve de confirmation a pour objectif de constater que l état d avancement des travaux de doctorat est bien de nature à aboutir à la présentation d une thèse de doctorat. Le candidat remet un rapport écrit (éventuellement sous forme d un article scientifique, d un rapport FNRS ou FRIA ), rédigé par lui et apportant la preuve de l avancement de ses travaux de recherche et réunit son comité d accompagnement. Lors de la réunion, le candidat présente oralement les travaux réalisés et les projets envisagés pour la suite du doctorat. Le comité discute de ces deux points avec le candidat. Sur ces bases, le comité propose soit la réussite, soit l échec de l épreuve. En cas d échec il peut proposer la présentation d une nouvelle épreuve dans un délai de maximum 12 mois. Le comité notifie sa proposition au secrétariat de la CDD à l aide du formulaire ad hoc. La CDD entérine ou non la proposition du comité et la communique au doctorant et à l administration responsable des inscriptions. En cas de désaccord avec la proposition du comité ou la décision de la CDD, le doctorant peut introduire un recours auprès de la commission doctorale de l Académie (CODAL). Lors de l épreuve de confirmation, le comité d accompagnement doit aussi faire une proposition de reconnaissance de crédits pour les formations déjà suivies par le doctorant (à l aide du formulaire ad hoc) et évaluer avec le doctorant les éléments de formation qui restent à suivre pour parvenir aux 60 crédits exigés en fin de thèse. Le formulaire sera remis au secrétariat de la CDD en même temps que le formulaire relatif à l épreuve de confirmation. La CDD pourra soit valider, soit demander des compléments d information ou des modifications dans l attribution des crédits. Le résultat sera notifié au doctorant. En dehors de l épreuve de confirmation, le doctorant ou son (ses) promoteur(s) sont libres de convoquer le comité d accompagnement s ils le jugent nécessaire ou utile, que ce soit pour bénéficier des conseils du comité ou pour examiner des problèmes spécifiques liés aux recherches ou à d autres aspects du déroulement du doctorat, ou encore en cas de conflit entre le doctorant et son promoteur. Créé le 28/06/06 17:11-4 -

5 Le doctorant qui est amené à rédiger des rapports scientifiques d avancement dans le cadre de son doctorat (boursier FRIA, FNRS ou autre) est invité à communiquer ces rapports aux membres de son comité d accompagnement. 3. La constitution du jury et la défense privée Lorsque le doctorant, en accord avec son ou ses promoteur(s), estime que le travail de recherche est achevé, il convoque une réunion de son comité d accompagnement. Celui-ci vérifie que le travail de recherche est suffisant et examine le bilan du programme de formation doctorale. Il propose une attribution de crédits pour les formations (cf point 1) suivies depuis la dernière réunion du comité et vérifie que, selon son estimation, le total de 40 crédits est atteint (en additionnant les crédits correspondants aux types de formation 2 à 5, cf point 1) (formulaire). Il établit une proposition de composition du jury de thèse (formulaire). Le jury de thèse comprend le ou les promoteur(s) et au moins trois autres membres, dont au moins un membre extérieur à l Académie, choisis en raison de leurs compétences scientifiques. Les membres du jury doivent être porteurs du titre de docteur obtenu après soutenance d une thèse ou faire preuve d une expertise équivalente. Le jury est présidé par le doyen de la faculté ou son délégué, sans que celui-ci ne soit compté parmi les membres du jury. Le bilan de la formation doctorale et la proposition de composition de jury de thèse sont envoyés au secrétariat de la CDD qui valide la composition du jury et les crédits accordés pour la formation doctorale et transmet l information au doyen de la Faculté ou au Directeur de l Institut concerné.. Les membres du jury sont officiellement invités par le recteur de l institution universitaire concernée ou son délégué. La date de la défense privée est choisie en fonction des disponibilités du jury, en accord avec le doctorant. Au plus tard un mois avant la date fixée, le candidat fait parvenir le texte provisoire de sa thèse aux membres du jury. Ce texte consiste soit en une dissertation originale, soit en un essai accompagné d un ensemble cohérent de publications dont le doctorant est l auteur ou le co-auteur. Ces documents peuvent être rédigés en français ou en anglais. Le jury est présent au complet lors de la défense privée. En cas de force majeure, un membre absent fait parvenir au président, avant la séance, un rapport écrit avec son avis motivé sur la valeur de la thèse et l inventaire des questions qu il souhaite poser au candidat. Lors de la défense privée, le jury examine le texte remis par le candidat et discute avec lui les résultats de sa recherche. A l issue de la défense privée, le jury délibère et se prononce sur la recevabilité de la thèse. Le résultat de la délibération est communiqué immédiatement au candidat et transmis à la CDD à l aide du formulaire ad hoc. Trois cas de figure sont possibles : 1. La thèse est jugée recevable telle quelle. Dans ce cas le jury fixe avec le candidat la date et l heure de la soutenance publique qui aura lieu au moins un mois après la défense privée, et il communique cette information à la Faculté et à la CDD. Créé le 28/06/06 17:11-5 -

6 2. La thèse est jugée recevable moyennant des modifications à apporter au texte. Dans ce cas, le jury communique par écrit au doctorant la liste des modifications demandées, évalue avec lui le délai à prévoir pour modifier le manuscrit et fixe ensuite la date et l heure de la soutenance publique (cf 1.). Le ou les promoteur(s) sont chargés de vérifier et d approuver les modifications avant le dépôt du manuscrit. 3. La thèse est jugée irrecevable. Dans ce cas, le jury justifie sa décision, la communique au candidat et fixe avec lui un délai avant une nouvelle défense privée. 4. La soutenance publique Deux semaines au moins avant la soutenance publique, le candidat remet aux membres du jury un exemplaire relié de sa thèse, approuvé par son ou ses promoteurs et selon le modèle officiel prévu par chaque institution. Au moins les deux tiers des membres du jury doivent être présents à la soutenance publique, dont la durée totale ne peut excéder trois heures. Les membres absents font parvenir au président, avant la séance, un rapport écrit avec avis motivé sur la valeur de la thèse et l inventaire des questions qu ils souhaitent poser au candidat. La soutenance publique consiste en un exposé oral du candidat présentant les résultats des travaux de recherche qui ont conduit à la thèse. A cette occasion, il met en évidence les qualités et l originalité de ses travaux, ainsi que ses capacités de vulgarisation scientifique. Cet exposé est suivi d une discussion entre le candidat et le jury puis avec toute personne présente. Immédiatement après la soutenance publique, les membres du jury se retirent pour délibérer. Ils constatent l aboutissement favorable du cursus doctoral, valident l obtention du minimum de 180 crédits dont 60 crédits de formation. Un rapport signé par les membres du jury présents atteste des formations suivies et des travaux menés lors de la préparation de la thèse, ainsi que des conclusions des débats du jury (cf. formulaire). Ce rapport est envoyé au secrétariat local de la CDD. Un procèsverbal de délibération est rédigé qui sera conservé par le doyen de la Faculté ou le président de l Institut concerné(e). Le jury procède à la signature du diplôme et de ses annexes. Le président du jury proclame ensuite le résultat en séance publique. Le diplôme est signé séance tenante par le nouveau docteur, et ultérieurement par le recteur de l institution universitaire concernée. Au plus tard un mois après la soutenance publique, le nouveau docteur dépose auprès de la faculté un exemplaire relié de sa thèse et en transmet un exemplaire électronique au service responsable de l institution qui a décerné le diplôme. Créé le 28/06/06 17:11-6 -

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