La facturation électronique en 10 étapes simples

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1 1 (6) La facturation électronique en 10 étapes simples Le passage à la facturation électronique est une mesure très judicieuse pour les entreprises. Qu il s agisse de demandes insistantes de la part de vos clients, que vous souhaitiez réduire vos coûts, améliorer vos processus et la qualité de vos factures, ou encore faire face à un fonds de roulement déficitaire ou à des changements législatifs, la facturation électronique peut vous aider. Plus de 600 millions de factures électroniques ont été envoyées dans toute l Europe en 2008 et, vous n en avez peut-être pas conscience, mais vous disposez déjà des composants nécessaires pour rejoindre cette communauté croissante. Pour vous mettre le pied à l étrier, nous avons mis au point une approche concise en 10 étapes qui vous explique comment mettre en place la facturation électronique dans votre entreprise. Etape 1 : mettez-vous en relation avec un opérateur de facturation électronique, par exemple Basware Environ 65 % des factures électroniques sont gérées par des opérateurs de facturation électronique. Du temps des messages EDI (échange de données informatisé), les entreprises de production avaient tendance à s échanger directement les factures par voie électronique. Aujourd hui, la plupart des clients font appel à des opérateurs de facturation électronique pour de nombreuses raisons : coûts moindres, démarrage plus efficace, respect des règles de TVA, facilité d utilisation, mais l objectif est surtout de bénéficier des meilleures pratiques que les opérateurs ont développé au fil des ans. L opérateur vous aide à choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins. Alternative possible, Basware a mis au point une solution qui fonctionne avec un réseau d interopérabilité ouvert. Cela signifie que vos clients peuvent opter pour l opérateur de facturation électronique connecté de leur choix (il existe actuellement plus de 60 opérateurs) et nous ferons transiter le trafic par cet opérateur. Le principe de fonctionnement est très proche de celui de l itinérance sur les réseaux mobiles, qui vous permet d appeler n importe quel client, quel que soit son réseau mobile. Tout l attrait d une telle solution réside dans le fait qu elle étend vos options de connectivité au-delà des frontières du réseau d un seul opérateur, et qu elle offre bien plus de flexibilité et d'efficacité. Ainsi, inutile de réinventer la roue : les opérateurs disposent d un processus éprouvé qui confère une valeur ajoutée maximum à votre entreprise. Etape 2 : évaluez votre système de comptabilité. Est-il en mesure de générer un fichier de données de facturation et/ou une image de la facture? L image de la facture est une version imprimée électronique de la facture (l équivalent de ce que vous envoyez généralement sur papier), habituellement au format.tif ou.pdf. Quant au fichier de données de facturation, il s agit d un fichier texte structuré (en général un fichier XML) qui contient exactement les mêmes informations que l image de la facture.

2 2 (6) Si le contenu/la mise en page de vos factures papier actuelles sont jugés acceptables par vos clients et qu ils satisfont aux exigences comptables et fiscales, tout ceci sera préservé dans le cadre de la remise électronique. Le fichier de données de facturation est un fichier texte qui est utilisé pour les communications de machine à machine. Sachez qu il existe des centaines de formats différents dans lesquels vous pouvez générer un fichier de données de facturation. Si vous dirigez une entreprise de production, vous connaissez sans doute le terme EDI? Les entreprises qui disposent de logiciels SAP ont tendance à utiliser le format SAP idoc. Dans ce cas, le fichier de données de facturation est généré avec un ensemble de balises XML afin d indiquer les champs de données individuels conformément aux spécifications de SAP. Exemples d'autres formats communément utilisés : TEAPPS, UBL, OpenTrans, etc. Mais vous n avez pas à vous préoccuper du format de fichier! Tout ce que vous devez savoir, c est que l image de la facture et le fichier de données de facturation (quel que soit leur format) vont servir à créer votre facture électronique. Etape 3 : pouvez-vous obtenir une adresse de facturation électronique pour le destinataire et faire figurer votre propre adresse de facturation électronique sur les factures? Pour pouvoir envoyer des factures électroniques, chacun de vos clients va avoir besoin d une adresse de facturation électronique. Cette adresse sert à router la facture électronique entre vous et le destinataire. Son rôle est d identifier le bon client destinataire, jusqu au niveau d une division d entreprise, pour un traitement automatisé. Le format de l adresse varie selon les pays. Comme alternatives largement répandues, on trouve les numéros GLN/EAN (numéro de localisation mondiale ou numérotation européenne des articles) ou DUNS (numéros attribués par Dun & Bradstreet). Dans certains pays (comme l Allemagne et la Finlande), le numéro de TVA ou ID de taxe est devenu le numéro privilégié pour représenter les adresses de facturation électronique. Votre client (c est-à-dire le destinataire de la facture) décide de son adresse de facturation électronique, puis vous devez définir votre propre adresse de facturation en vue de l envoi des factures électroniques. Là encore, vous n avez pas à vous soucier du format, car Basware (en tant qu opérateur) est capable d interpréter tous les types de formats différents. La seule chose que vous ayez à faire est d enregistrer l adresse de facturation électronique du destinataire dans votre système comptable de manière à ce qu elle figure sur l image de la facture et qu on la retrouve dans le fichier de données de facturation.

3 3 (6) Etape 4 : respect des règles de TVA : revoyez le contenu de votre facture N oubliez pas que votre client va utiliser le fichier de données de facturation électronique pour importer la facture dans son système automatisé de traitement des factures. Par conséquent, il est important de savoir quelles informations vos clients ont besoin de voir figurer sur la facture électronique. Toute la question est de savoir si ce qui les intéresse sont uniquement ce que l on appelle les «informations d entête de facture» ou s ils ont besoin d informations spécifiques dans les lignes de saisie de la facture. Les agents du fisc locaux ont défini le contenu minimum d une facture légale. Les informations d en-tête de facture désignent généralement les éléments suivants d une facture : * Type de facture (crédit ou facture) * Destinataire de la facture, numéro d identification de l entreprise : l adresse de facturation électronique du destinataire * Destinataire de la facture, nom de l entreprise * Nom du fournisseur * Numéro de la facture * Date de la facture * Date de règlement * Numéro de commande * Numéro de contrat * Référence de paiement * Total : le montant total facturé * Code de la devise * Montant de la TVA * Vos coordonnées bancaires * La référence de l acheteur : code fourni par le destinataire lorsqu il vous a passé commande. Les informations des lignes de saisie désignent généralement les éléments suivants d une facture, par produit/service fourni : * Numéro de commande/numéro de bon de commande * Numéro de ligne de commande/numéro de ligne de bon de commande * Quantité * Prix unitaire net * Montant net * Taux de TVA/taxe de vente * Montant de la TVA/taxe de vente

4 4 (6) * Date de livraison Vos agents du fisc locaux, ou votre opérateur de facturation électronique, vous fourniront une description détaillée des éléments requis pour vous mettre en conformité avec la loi dans chaque pays, même si le contenu des factures électroniques ne diffère que très peu de leur équivalent papier. L information principale à ajouter est l adresse de facturation électronique du client. Toutefois, afin que votre client bénéficie pleinement des avantages et des économies liés à la facturation électronique, il souhaitera peut-être ajouter les champs suivants : Données d expédition au niveau de la ligne telles que le centre de coûts et les informations sur le compte pour l expédition automatisée Autres données d ordre organisationnel telles que l ID de la division pour l expédition automatisée Référence des données de commande au niveau de la ligne pour la correspondance automatique Adresse ou ID similaire pour envoyer automatiquement la facture au premier destinataire sans traitement préalable Transfert de l image originale (signée) avec la facture Cela fait beaucoup d'informations, vous devez vous sentir un peu dépassé à présent! Mais n ayez crainte. Si le fait de choisir les bonnes informations de facture à intégrer au fichier de données de facturation (afin de satisfaire la plupart de vos clients destinataires de factures électroniques) vous semble relever davantage d un art que d une science, vous pouvez être certain qu'une courte période de calibrage vous fera réaliser des économies substantielles à moyen et long termes. Etape 5 : choisir XML ou ne pas choisir XML, où comment choisir le bon format de fichier de données de facturation Le fichier de données de facturation généré par votre système doit être au format XML. Votre opérateur de facturation électronique (Basware, par exemple) s assurera que chacun de vos clients reçoive le fichier de données de facturation dans son format XML requis. Du moment que votre fichier de données de facturation se trouve sous un format structuré quelconque, votre opérateur de facturation électronique peut le gérer! En résumé : Vous êtes responsable du contenu de la facture dans le fichier de données de facturation, mais votre opérateur (qui gère la conversion de format pour tous vos clients de facturation électronique) se charge du reste. Et c est tout ; l effet réseau en pratique, il s agit là de l une des propositions de valeur essentielles d un opérateur de facturation électronique pour les expéditeurs et les destinataires des factures.

5 5 (6) Etape 6 : signer ou ne pas signer Si vous consultez les directives de l Union européenne sur la comptabilité de la TVA sur les factures, vous pourrez lire que les factures électroniques doivent être signées numériquement à l aide d une signature électronique avancée. De nombreux autres pays ont également pris soin d intégrer ce point dans leur législation nationale respective. Pourtant, il va sans dire que l on peut encore rencontrer différents types de comportements au sein de l'ue : - Certains pays, à l instar de la France et de l Allemagne, signent rigoureusement leurs factures électroniques - D autres, comme les pays nordiques, sont avant-gardistes en matière de facturation électronique mais n apposent pas de signature numérique sur leurs factures électroniques - Les Pays-Bas ont modifié leur réglementation en la matière : depuis début 2009, il n est plus obligatoire de signer les factures électroniques Voici un guide simple qui s applique si la signature numérique n est pas obligatoire : a) Votre administration fiscale locale exige-t-elle la signature numérique des factures électroniques? Si tel est le cas, demandez à votre opérateur de facturation électronique de vous fournir des services de signature numérique b) Si vous êtes amené à envoyer des factures électroniques à l étranger, renseignez-vous afin de savoir si le destinataire exige ou non que les factures électroniques portent la signature numérique. Si c est le cas, demandez à votre opérateur de facturation électronique d ajouter la signature numérique aux factures électroniques destinées aux pays concernés. Les opérateurs sont là pour vous aider : ils savent dans quels pays la signature est obligatoire. En général, les entreprises n envoient qu entre 1 et 5 % de l ensemble de leurs factures à l étranger. Les signatures sont des opérations courantes pour votre opérateur, donc vous n avez pas à vous en préoccuper. Laissez-le gérer ce point. Etape 7 : gérez votre processus d archivage électronique En tant qu expéditeur, vous devez archiver vos factures électroniques. Le meilleur moyen de stocker toutes vos factures, aussi bien celles au format électronique que les versions papier, est de disposer d un dossier d'archivage unique pour tout ce qui se rapporte à la fiscalité/comptabilité. Veuillez noter que si vous envoyez vos factures par voie électronique, vous devez également les enregistrer électroniquement pour la conformité de la TVA. Vous avez le choix entre gérer vos propres archives électroniques ou faire appel à un fournisseur de services tiers. Si vous optez pour la seconde option, demandez à votre opérateur de facturation électronique d envoyer une copie de vos factures électroniques à ce partenaire.

6 6 (6) Etape 8 : obtenez l adresse de facturation électronique de vos clients A présent que vous avez établi la communication avec vos clients, vous devez obtenir les adresses de facturation électronique des destinataires (acheteurs). Vos destinataires de factures électroniques seront déjà connectés directement au service Business Transactions de Basware ou Basware peut également remettre la facture électronique via un opérateur tiers (cf Etape 1 la remarque sur l interopérabilité). Dans le cadre de sa plate-forme de facturation électronique, Basware a signé des accords d interopérabilité avec plus de 60 opérateurs de facturation électronique dans le monde entier. Et la liste continue à s allonger. Lorsque vous êtes en possession de l'adresse de facturation électronique, et que celle-ci a été intégrée à l image de la facture et au fichier de données de facturation, vous êtes prêt à envoyer votre première facture électronique authentique! Etape 9 : commencez à envoyer des factures électroniques C est la partie la plus facile! Laissez votre système comptable/de facturation enregistrer l image de la facture et le fichier de données de facturation dans le dossier réseau désigné. La solution d expédition de Basware va les chercher et les transfère sur la plate-forme de facturation électronique. A ce niveau, vos factures sont entre de bonnes mains, car Basware s occupe de leur livraison. Pour une totale tranquillité d esprit, vous pouvez surveiller votre trafic de factures à l aide de différents outils. Basware, pour sa part, propose l outil de surveillance Monitor : un site web sécurisé et protégé par un mot de passe, qui vous confère une vision en temps réel du flux de factures. Etape 10 : analysez le succès du projet En surveillant votre facturation électronique, vous constaterez très vite des améliorations au niveau de vos processus de comptes clients. Vous réaliserez des économies d échelle grâce à : - Une réduction de la charge de travail liée à la mise en œuvre du système de facturation - L'amélioration de votre processus de rappel de paiement - Une meilleure gestion du fonds de roulement de votre entreprise (suite à l amélioration des modalités de paiement) Une meilleure gestion des litiges (favorisant le règlement en temps réel des litiges) - Une gestion optimisée de la trésorerie (factures de meilleure qualité et réduction des étapes manuelles) - Une baisse des coûts à l aide du processus automatisé d impression des archives

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