FACTURATION ÉLECTRONIQUE

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1 FACTURATION ÉLECTRONIQUE Consultant et expert judiciaire en informatique Maître de conférences à l U.L.B. ( ) Président du CLUSIB Baron de Vironlaan, 29 Tel B-1700 DILBEEK Fax Belgium luc.golvers@skynet.be Législation Depuis le 1er janvier 2013, les factures électroniques et papier sont (en principe ) traitées de façon égale. Directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010 modifiant la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les règles de facturation Inscrit dans le code de la TVA 2 1

2 3 Textes réglementaires Loi du 17 décembre 2012 modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée (M.B ) Arrêté royal du 19 décembre 2012 modifiant l'arrêté royal de 1992 relatif au paiement de la taxe sur la valeur ajoutée (M.B ) Circulaire AAF n 2/2013 dd 23/01/2013 (AFZ/ ). Textes réglementaires La version consolidée du code TVA et de l'arrêté royal numéro

3 Références utiles site de base du Gouvernement fédéral ge=sec,fr,foc,100,068 un point de la situation très complet par l Agence Wallonne des Télécommunications ectronique.htm. 5 Considérant 10 de la directive 2010/45/UE Le considérant 10 précise que les factures doivent correspondre à une livraison de biens ou à une prestation de services réellement effectuée et que l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité devraient dès lors être assurées. L'assujetti est libre de choisir la manière de satisfaire à cette exigence. 6 3

4 Facture Tout document ou tout message, qu'il se présente sur papier ou sous un format électronique, qui répond aux finalités du régime de la TVA et aux conditions fixées par le Code et les arrêtés pris pour son exécution. La présentation matérielle des factures, qu'elles se présentent sur papier ou sous format électronique, importe peu en soi. 7 8 Facture électronique La facture qui contient les informations exigées par le Code et les arrêtés pris pour son exécution et qui a été émise et reçue sous une forme électronique, quelle qu elle soit. Le fait qu'une facture ait été rédigée sous un format électronique (fichier Word par ex.) avant d'être émise n'est évidemment pas en soi suffisant pour qu'elle soit qualifiée de facture électronique. 4

5 9 Facture électronique La facture peut très bien être envoyée dans un certain format électronique et reçue dans un autre format électronique. Sont donc visées les factures sous un format électronique (messages structurés de type XML, FINVOICE, PDF, Word ou autre) qui sont émises et reçues sous une forme électronique, comme un avec pièce jointe, un fax non reçu sur papier, le téléchargement sur un portail web, etc. Facture électronique D'une manière générale, il s'agit des situations où l'émission de la facture s'effectue par la transmission ou la mise à disposition électroniques des données que la facture doit contenir, quelle que soit la procédure utilisée (techniques de la télématique, clef USB, code-barres, puce électronique ). 10 5

6 Facture électronique et papier Les garanties d authenticité et d intégrité ne doivent pas être avancées pour qu une facture papier soit considérée comme valide. Les factures électroniques doivent obligatoirement être archivées électroniquement en suivant une réglementation spécifique. 11 Acceptation par le cocontractant L utilisation de la facture électronique est soumise à l'acceptation du cocontractant. Cette obligation spécifique est essentiellement justifiée par l'existence de moyens techniques nécessaires pour pouvoir recevoir des factures électroniques et par la capacité que doit avoir le cocontractant de garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de telles factures. 12 6

7 Acceptation par le cocontractant L'acceptation d'une facture électronique par le cocontractant peut être déterminée de la même manière que l'acceptation des factures papier. Cette acceptation peut se faire par écrit, au moyen d'un document formel ou non, ou tacitement, par exemple lorsque le cocontractant traite ou acquitte la facture reçue. Décision de commun accord entre parties. 13 Acceptation par le cocontractant Une facture électronique ne peut absolument pas être archivée à des fins administratives sous forme papier, aucune valeur fiscale n'étant accordée à cette dernière. Elle doit en effet être conservée sous sa forme originale, y compris les données garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité de son contenu. 14 7

8 Acceptation par le cocontractant Toute entreprise qui accepte de recevoir des factures électroniques doit être absolument en mesure d'archiver numériquement les factures de façon conforme sur le plan fiscal (en s'équipant ou en souscrivant à un tel service en ligne). Il est donc hautement recommandé pour l'acheteur de ne pas donner un tel accord à la légère. 15 Acceptation par le cocontractant Cet accord obligatoire doit pouvoir être démontré. Il est donc recommandé que cet accord soit écrit, même si cela n'est pas requis. Cet accord peut toutefois aussi être sollicité sur une plate-forme en ligne, s'il est enregistré de façon indiscutable et bien entendu conservé. 16 8

9 Authenticité de l origine Le fournisseur de biens / services doit être en mesure de démontrer qu'il est à l'origine de la facture, à savoir qu'il l a lui-même émise ou que la facture a été émise par un tiers ou par le client (auto-facturation) agissant au nom et pour le compte du fournisseur. 17 Authenticité de l origine Le cocontractant doit être en mesure d'assurer que la facture qu'il a reçue provient du fournisseur/prestataire de services ou de l'émetteur de la facture. L'obligation d'assurer l'authenticité de l'origine d'une facture incombe aussi bien à l'assujetti qui émet la facture qu'à celui qui la reçoit. 18 9

10 19 Authenticité de l origine L'identité du fournisseur/prestataire de services est une information qui doit toujours figurer sur la facture. Toutefois, cette information ne suffit pas en soi pour assurer l'authenticité de l'origine. Le cocontractant doit dans ce cas s'assurer que le fournisseur/prestataire de services indiqué sur la facture a réellement effectué la livraison de biens ou la prestation de services faisant l'objet de la facture. Intégrité du contenu Le fait que le contenu prescrit par les règles applicables à la facture n'a pas été modifié. L'obligation d'assurer l'intégrité du contenu d'une facture incombe à nouveau tant au fournisseur/prestataire de services qu'au cocontractant

11 Intégrité du contenu Ceux-ci peuvent choisir indépendamment l'un de l'autre la manière dont ils satisferont à cette obligation ou ils peuvent se mettre d'accord, par exemple en ayant recours à des technologies comme l'edi, pour garantir que le contenu n'a pas été modifié. 21 Intégrité du contenu Le fait que le contenu de la facture n'a pas été modifié est indépendant du format d'une facture électronique. Dès lors que le contenu de la facture n'est pas modifié, le format de ce contenu peut être converti dans d'autres formats. Un simple document au format.pdf (non signé et crypté) n offre pas les garanties requises

12 Intégrité du contenu Lorsque l'assujetti a choisi de satisfaire à l'obligation d'assurer l'intégrité du contenu au moyen d'une signature électronique avancée, la conversion d'un format à un autre doit être enregistrée dans une piste d'audit. 23 Intégrité du contenu Si un document ne présente pas toutes ces caractéristiques, le SPF Finances se basera sur un ensemble d éléments: Un virement ou autre paiement bancaire. Un contrat Un bon de commande ou de livraison. L horodatage est imposé en cas de facturation intra-groupe

13 Risques en cas de non-respect Le droit à la déduction de la TVA peut être refusé s il ne peut être montré que les conditions d authenticité et d intégrité ne sont pas respectées. Amende administrative: le double du montant de la TVA due avec un minimum de 50 euros par document. 25 Facture papier reçue en.pdf par mail Le fichier est considéré comme une copie d un original. Pour éviter toute contestation du droit à la déduction, le client a tout intérêt à exiger de son fournisseur l original papier, qu il archivera

14 27 Factures B2C Les obligations visent surtout les assujettis. L administration considère qu il n y a pas eu de facturation électronique mais juste une délivrance d une copie par d un original papier. Envoyer la facture papier si le client n a pas réglé la facture dans les délais afin d éviter les contestations. Lisibilité La lisibilité d'une facture désigne le fait que celle-ci est lisible par l'utilisateur. Les factures doivent rester lisibles jusqu'à la fin de leur période de conservation. Elles doivent pouvoir être présentées, sur papier ou sur un écran, dans un style permettant de lire clairement les informations relatives à la TVA, sans devoir les examiner ou les interpréter de manière excessive

15 Lisibilité Les messages EDI, les messages XML et les autres messages structurés dans le format d'origine ne sont pas considérés comme lisibles par l'utilisateur (ils peuvent être considérés comme tels après un processus de conversion) Lisibilité Pour les factures électroniques, cette condition est réputée remplie lorsque la facture peut être présentée sur demande et dans un délai raisonnable dans un format lisible pour l'utilisateur sur écran ou sur papier. Il doit être possible de comparer les informations entre le fichier électronique original et le document lisible présenté afin de s'assurer qu'elles n'ont pas été modifiées. 15

16 Lisibilité La plupart des logiciels de facturation électronique, qui transfèrent des messages structurés, offrent également une version PDF afin que les clients puissent les lire facilement. 31 Durée des obligations L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture doivent être assurées à compter du moment de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation, que la facture se présente sur papier ou sous un format électronique

17 Contrôles de gestion Piste d audit fiable Chaque assujetti détermine la manière dont il assurera le respect des trois conditions visées ci-avant. Cela peut être réalisé par tout contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services. 33 Contrôles de gestion Piste d audit fiable Les contrôles de gestion sont les processus créés, suivis et actualisés par les personnes chargées de fournir une assurance raisonnable en matière de déclaration financière, comptable et réglementaire et de veiller au respect des obligations juridiques

18 Contrôles de gestion Piste d audit fiable Les contrôles de gestion devraient être appropriés à la taille, à l'activité et au type d'assujetti et devraient tenir compte du nombre et de la valeur des opérations ainsi que du nombre et du type de fournisseurs/prestataires de services et de cocontractants Contrôles de gestion Piste d audit fiable La comparaison des pièces justificatives constitue un exemple de contrôle de gestion. Pour le fournisseur/prestataire de services, la facture pourrait être comparée avec le bon de commande ou avec les documents de transport et un récépissé de paiement. Pour le cocontractant, elle pourrait être comparée avec le bon de commande approuvé, le bon de livraison, le bon de paiement, 18

19 Contrôles de gestion Piste d audit fiable Les méthodes telles que la signature électronique avancée ou l'échange de données informatisées (EDI), imposées auparavant par l'ancien article 233, paragraphe 1, de la directive TVA, constituent, parmi d'autres systèmes qui garantissent le respect de ces trois conditions, des exemples de technologies possibles. 37 Contrôles de gestion Piste d audit fiable Compte tenu de ce que les pratiques des entreprises peuvent évoluer pendant la période au cours de laquelle le respect de ces trois conditions doit être assuré - depuis l'émission de la facture et jusqu'à la fin de sa période de conservation - la manière dont l'assujetti procède pour garantir le respect desdites conditions peut également varier

20 Délivrance de la facture Le fournisseur peut l'envoyer électroniquement, mais peut également la mettre à disposition sur une plate-forme en ligne, à condition qu'il laisse un temps raisonnable pour la télécharger (que l'administration estime à minimum 2 mois) et que la facture soit effectivement délivrée au terme de ce délai si elle n'a pas été téléchargée (cette obligation ne s'applique qu'en B2B). 39 Les 5 conditions de conservation des factures 1. Les fichiers informatiques doivent être stockés pendant une période minimale de 7 ans à dater du 1 er janvier qui suit la date de la facture (15 ans pour les factures relatives à des investissements immeubles neufs et pour les tableaux de biens d amortissement) + la conservation de toutes les pièces annexes, telles que bons de commande, contrats, documents de transport, etc. Attention : au moins la période couvrant le délai de prescription 40 20

21 Les 5 conditions de conservation des factures 2. Les garanties d authenticité de l origine de la facture et d intégrité du contenu doivent être maintenues pendant cette période pour que la facture puisse être considérée comme un original. Scanning avec signature électronique avancée Scanning avec algorithme de sécurisation Tout autre processus doit démontrer qu il présente les garanties demandées par l administration 41 Les 5 conditions de conservation des factures 3. Toutes les données électroniques permettant de s assurer du maintien de ces garanties doivent également être archivées dans leur état jusqu au terme de la durée légale de conservation. Les imprimer est inutile 42 21

22 Les 5 conditions de conservation des factures 4. Une garantie supplémentaire s applique : la lisibilité. Pas facile à respecter compte tenu de l obsolescence rapide des solutions informatiques. 43 Les 5 conditions de conservation des factures 5. La conservation en dehors de l UE n est pas autorisée. Si conservées dans un autre état membre: Un accès en ligne doit être possible à partir de la Belgique L administration doit en avoir été informée au préalable 44 22

23 45 L archivage mixte Factures électroniques et factures papier pour les clients qui n ont pas consenti. Une même facture ne doit être archivée que sous une seule forme. Donc, deux journaux différents pour les deux filières. Privilégier un archivage exclusivement numérique via scanning. L archivage mixte Si scanning, les factures papier doivent être conservées durant un mois à partir de la date de scanning, avant destruction. L archivage ne sera pas considéré comme «mixte» sur la plan fiscal si l organisation scanne par une procédé standard (non conforme) ses factures entrantes. Les factures originales doivent être archivées, mais cette solution est néanmoins 46 avantageuse 23

24 Signer ou ne pas signer Certains pays considèrent qu une facture signé est assimilée à un «pour acquit» Besoin manifeste d une harmonisation européenne 47 24

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