Règlements sur les expositions

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1 Règlements sur les expositions Ces règlements visent à faciliter votre participation à tous nos événements. Ils ont pour but de guider vos démarches de préparation pour l exposition et permettent de maintenir des normes de sécurité adéquates pour les exposants et le public. Ce document fait partie intégrante de votre contrat de location d espace et service (voir clause contractuelle #1 b) et nous vous conseillons donc de le lire attentivement. Accès au lieu Le port de la carte d accréditation est obligatoire. Les menus travaux et l entretien du stand doivent s effectuer durant la période allouée qui précède l ouverture au public. Pour des raisons de sécurité, tous les exposants et leur personnel doivent libérer les lieux immédiatement après la sortie du public. LA PRÉSENCE D ENFANTS DE 16 ANS ET MOINS EST STRICTEMENT INTERDITE SUR LE SITE DURANT LE MONTAGE ET LE DÉMONTAGE. Accrochage et affichage d enseignes Toute bannière ou enseigne rigide doit être installée à l intérieur du stand. La hauteur maximale permise est de 8 pieds. Pour les bannières accrochées au kiosque, seul le côté recto de celui-ci peut être utilisé le verso de la bannière doit être jugés esthétique. Toute bannière suspendue est sujette à l approbation de la Direction du Salon. Le promoteur se réserve le droit de refuser ou de faire enlever toute bannière qui sera jugée nuisible au bon déroulement du salon. Tous travaux d accrochage sur les colonnes ou par le plafond doivent être effectués par le fournisseur exclusif. Tout affichage devra se faire avec une prédominance de la langue française (voir section «Documentation/Littérature). Tout écart à cette norme exige l autorisation préalable de la Direction du Salon. Acquittement des comptes L exposant doit respecter les modalités de paiement indiquées sur le contrat qu il a approuvé. L exposant recevra ses cartes d accréditation et ne sera admis sur le site d exposition que s il a acquitté les sommes dues à Expo Media Inc. Assurances (Voir clause contractuelle #5) Expo Media Inc. ne sera aucunement tenu responsable ni des accidents, ni des blessures aux personnes se trouvant dans les stands, ni des pertes, ni des dommages aux produits ou stands,

2 attribuables au feu, au vol, ou à toute autre cause. Expo Media inc. exige une preuve d assurance de l exposant obtenue et en vigueur pour la durée du Salon. L exposant est tenu de contracter à ses frais une police multirisque exposition (voir le forfait offert dans le manuel). En cas de sinistre, vol ou accident, l exposant est tenu de soumettre un rapport à la Direction du Salon dans les 24 heures après l incident. Attitude, comportement et respect Les exposants sont responsables de leurs personnels et du comportement et de l attitude de ceux-ci, par conséquent, dans le but de maintenir un salon harmonieux, toute personne jugée violente, agressive, déplaisante ou indésirable, pourra être expulsée des lieux d exposition. Aucun excès ne sera toléré, aussi bien avec les autres exposants, les visiteurs, que le personnel du promoteur. La direction de l exposition se réserve le droit de refuser l accès au hall d exposition à tout visiteur, exposant ou employé d un exposant qui, de l avis de la direction, est indésirable, ivre, ou qui, d une façon quelconque, entrave le bon fonctionnement de l exposition. Bruit La réglementation municipale sur le bruit dans les locaux commerciaux limite la puissance sonore. La direction de l exposition se réserve le droit de faire respecter un niveau sonore acceptable afin de favoriser un bon voisinage. L utilisation de microphone dans les kiosques est sujette à l approbation de la Direction du Salon. Cartes d accréditation Le nombre de cartes est déterminé selon votre contrat. Les cartes d accréditation sont remises pendant le montage au bureau du promoteur seulement si, le dernier paiement a été effectué. Pendant le salon, les cartes seront disponibles au kiosque d accréditation, niveau 200. Le promoteur se réserve le droit de demander des frais pour des cartes d accréditation supplémentaires. Toute utilisation illégale ou frauduleuse des cartes d accréditation pourra résulter en une expulsion immédiate des lieux d expositions Concours Les réclames commerciales et les concours organisés par les exposants ne doivent jamais engager Expo Media Inc. Veuillez noter que les concours doivent être autorisés par la Direction du Salon et la Régie des alcools, des courses et des jeux (pour tout prix d une valeur de 100$ et plus). Pour renseignements, veuillez communiquer avec la Régie au (514) ou visitez Dans le cadre de la loi anti-pourriel : Tout coupon concours, que ce soit coupon papier ou formulaire internet doit être accompagné d une case à cochée, donnant l approbation à l exposant de contacter le participant par courriel. Exemple: Oui, je souhaite recevoir de l information/promotion de (compagnie)?

3 Construction et normes de sécurité Le montage et le démontage d une exposition est considéré par la loi comme un chantier de construction, par conséquent le port de chaussure de sécurité, de lunettes protectrices, de casque et de harnais de sécurité est fortement recommandé dans certaines situations, et obligatoire dans d autres. SVP vous référer à la réglementation sur la construction (émise par la CSST) pour les normes de sécurité à suivre sur un chantier de construction. Cuisson d aliments et de produits alimentaires Les personnes qui désirent faire cuire des aliments dans leur stand doivent soumettre une demande écrite à la Direction du Salon en précisant la nature du produit et le genre d appareil utilisé de même que la fréquence d utilisation. L énergie utilisée sur le site de l exposition est l électricité. Il est à noter qu il est strictement interdit de distribuer ou de vendre des aliments ou des boissons, sans une approbation écrite de la Direction du Salon. Documentation / littérature Afin de satisfaire tous les visiteurs, l exposant s engage à distribuer de la documentation en français en quantité suffisante pour toute la durée de l événement. Voici le texte de l article 58 de la Charte de la langue française : «L affichage public et la publicité commerciale doivent se faire en français. Ils peuvent également être faits à la fois en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante. Toutefois, le gouvernement peut déterminer, par règlement, les lieux, les cas, les conditions ou les circonstances où l affichage public et la publicité commerciale doivent se faire uniquement en français ou peuvent se faire sans prédominance du français ou uniquement dans une autre langue.» Droits d auteur Les exposants sont responsables d obtenir toute les licences et permis pour utiliser musique, photographie, film et autre media sujet à la loi sur la protection des droits d auteurs. Le promoteur se réserve le droit de retirer toutes productions jugées offensantes ou non-conformes à la réglementation en vigueur. Échantillons, sollicitations et souvenirs Aucun sac, de quelque matière, ne peut être distribué par l exposant sans l autorisation écrite préalable de la Direction du Salon. La distribution

4 d échantillons, de souvenirs et de matériel publicitaire et la sollicitation commerciale ne sont permises qu à l intérieur de votre stand. Toute distribution est sujette à l approbation du promoteur. Toute distribution jugée illégale sera interrompue immédiatement sur le champ et les responsables pourront être expulsés du lieu d exposition si la Direction du Salon le juge nécessaire. Tout matériel publicitaire autocollant est interdit à l extérieur des stands. Éclairage L intensité de l éclairage étant différente d une exposition à l autre, il est de la responsabilité des exposants de s assurer d avoir de l éclairage répondant à leur besoin Électricité L installation électrique à l intérieure des stands, après branchement, ne peut qu être exécutée par un entrepreneur électricien certifié, lequel est au choix de l exposant. Toutes les installations électriques doivent être conformes aux différents codes du bâtiment en vigueur. L exposant doit se conformer en tous points aux prescriptions de sécurité. Les installations électriques des stands sont contrôlées par le promoteur en collaboration avec l entrepreneur électricien agréé par l exploitant du hall d exposition. L énergie électrique est livrée à l exposant en autant que l installation électrique à l'intérieure de son stand est conforme aux règlements et codes, et le demeure. Les branchements électriques sont en prises standards nordaméricaines, soit en raccord direct. L exposant est responsable de fournir tout adaptateur nécessaire au fonctionnement de ses installations électriques. Aux fins d inspection et de dépannage, les fils électriques des stands préfabriqués doivent être facilement accessibles des deux côtés et de l arrière du stand en tout temps. Il est strictement interdit de se brancher aux prises électriques des stands voisins ou aux prises permanentes de l édifice. Chaque exposant est responsable de commander son branchement électrique auprès de la firme désignée par l exploitant du hall d exposition. Entreposage Tous les contenants d emballage doivent être retirés des stands. L entreposage de boîtes de carton ou autres contenants autour ou à l arrière du stand durant l exposition est strictement interdit par le Service des incendies. L exposant qui ne respecte pas ce règlement est passible d une amende. Lorsque les contenants sont vides et prêts pour l entreposage,

5 l exposant doit les identifier en indiquant le nom de sa compagnie, le numéro de la boîte, le nombre de boîtes et le numéro de son stand; ces contenants seront par la suite ramassés et entreposés. Entretien et nettoyage des stands et menu travaux Les stands doivent être nettoyés tous les jours et ce avant l ouverture au public. À cet effet une période est allouée aux exposants avant l ouverture au public. Les déchets doivent être déposés dans l allée devant votre stand à la fin de chaque journée pour être recueillis par le Service d entretien du hall d exposition. Photographie La prise de photo est autorisée durant nos salons, par contre, chaque exposants est libre de refuser que son kiosque ou ses produits soient photographiés par une tierce personne (autre que le photographe officiel). La Direction du Salon se réserve le droit d interdire la prise de photo à toute personne jugée indésirable ou nuisible au bon déroulement du salon. Plan des kiosques Des plans d aménagement sont nécessaires et exigés pour tout kiosque ou attraction de plus de 300 pieds carrés. Ces plans devront nous parvenir pour approbation dans un délai minimum de 15 jours ouvrable avant l évènement. Tout propriétaire de kiosque non approuvé pourrait se voir refuser l accès au site, à ses frais. Présence dans les stands L exposant s engage à avoir du personnel dans son stand pendant toutes les heures d ouverture du salon. Sécurité La direction de l exposition assure un service de sécurité jour et nuit pendant l`évènement. L accès du public est contrôlé à l accueil et l accès des marchandises, au quai de déchargement. L exposant doit toutefois prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger ses biens. Durant les heures d ouverture de l exposition au public, l exposant doit assurer une permanence à son stand. L exposant est responsable de la sécurité à l intérieur de son stand et est tenu de prendre toutes les précautions nécessaires pour assurer la sécurité des visiteurs, de ses employés et des préposés à l exposition. Il est à noter que le service de sécurité n est pas effectif durant la période de montage et de démontage. Nous ne serons pas tenu responsables de bris ou de vol durant ces périodes.

6 Services Exclusifs Certains services exclusifs sont offerts par Expo Media inc. ou par les exploitants des halls d exposition. Les exposants sont dans l obligation de transiger avec eux pour les services suivants: manutention, accrochage, électricité, plomberie (eau et évacuation), air comprimé, traiteur, téléphonie, nettoyage de stand, service de sécurité. Véhicule sur le site Les exposants qui désirent un véhicule en démonstration dans leur espace, doivent obtenir au préalable l autorisation de la Direction du Salon. La clé pour ce véhicule devra être remise au promoteur. Le positionnement du véhicule devra s effectué sous la supervision d un employé du promoteur. Nous vous demandons de vous conformer aux règlements établi en ce sens par le Hall d exposition ainsi que le service des incendies, vous retrouverez ces normes dans le document appelé «Règlements incendies».