Word Mémento. Utilisation de base et avancée. Fac similé. Ce fac-simile contient la table des matières et une partie d'un chapitre.

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1 Microsoft Word 2003 Utilisation de base et avancée Fac similé Ce fac-simile contient la table des matières et une partie d'un chapitre Mémento

2 AVERTISSEMENT Microsoft Word 2003 est une marque déposée de la société Microsoft. Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Cet ouvrage n est pas la documentation officielle de Microsoft Word 2003 et son contenu n engage pas la société Microsoft. Ce document contient des informations protégées par copyright. La loi du 11 mars 1957 n autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l article 41, d une part, que les «copies ou reproductions strictement réservées à l usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective», et, d autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d exemple et d illustration, «toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite» (alinéa 1 er de l article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. Réf : PK0250 Word 2003 Mémento Utilisation de base et avancée Auteur : Patrick MORIÉ Janvier 2004 Editeur TSoft 10, rue du Colisée Paris Tél. : Fax :

3 SOMMAIRE 1 - ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Lancer Word... 6 Quitter Word ou basculer... 8 La fenêtre de Word... 9 Les menus Les barres d'outils Affichage du document Utiliser l'aide En cas de problème CRÉER/RÉVISER UN DOCUMENT Créer un document Enregistrer et fermer un document Options d'enregistrement Ouvrir un document Aperçu avant impression Imprimer un document Propriétés, statistiques et synthèse SAISIE ET MISE EN FORME DU TEXTE Saisie du texte Déplacements dans le texte Sélectionner un bloc de texte Copier/Déplacer un bloc de texte Police et taille des caractères Attributs des caractères Autres mises en forme de caractères Justification et interligne Retrait des paragraphes Espacement et enchaînement Tabulations Puces et listes numérotées Bordure et trame MISE EN PAGE DU DOCUMENT Notion de section Format du papier et alimentation Marges et orientation Numéroter les pages... 61

4 En-tête et pied de page...63 Bordure de page et filigrane...65 Texte en colonnes TABLEAUX ET CALCULS Créer un tableau...70 Saisie, déplacements et sélections...72 Largeur des colonnes...73 Hauteur des lignes...74 Suprimer et insérer des lignes/colonnes...75 Déplacer, fusionner et fractionner...76 Mise en forme du tableau et options...77 Encadrement et trame du fond...80 Calculer dans un tableau...81 Importer un tableau Excel...82 Liaison avec un tableau Excel...83 Incorporer un tableau Excel IMAGES ET GRAPHIQUES Insérer une image...86 Dessiner avec Word...90 Manipuler les objets graphiques...92 Mettre en forme un objet graphique...93 WordArt...95 Graphique de gestion...96 Organigramme VÉRIFICATIONS ET RECHERCHES DIVERSES Vérifier l'orthographe Vérifier la grammaire Corrections automatiques Vérifier la cohérence de la mise en forme Rechercher des synonymes Rechercher une traduction Rechercher des informations LETTRES ET PUBLIPOSTAGE Assistant Courrier Imprimer une enveloppe Imprimer une étiquette Qu'est-ce qu'une fusion? Créer une liste d'adresses Gérer une liste d'adresses Effectuer un publipostage Effectuer un publipostage par Tsoft Word 2003 Utilisation de base et avancée

5 Imprimer des étiquettes Imprimer des enveloppes Imprimer des répertoires FONCTIONS PROPRES AUX DOCUMENTS LONGS Homogénéiser les mises en forme Utiliser les styles Gérer les styles Le mode Plan Document maître Numéroter les titres Table des matières Index Légende Table des illustrations Notes de bas de page Coupure des mots et des paragraphes Signets Renvois AUTOMATISATION Modèle de document Formulaire Mise en forme automatique Rechercher du texte Remplacer du texte Insertion et date automatique Tri de texte ou de tableau Liaison Incorporation d'objet Utiliser les champs Introduction aux macro-commandes SUIVI DU DOCUMENT Commentaires Suivi des modifications Versions Collaboration en ligne PROTECTION DU DOCUMENT Mot de passe Limiter les modifications Restreindre la diffusion Tsoft Word 2003 Utilisation de base et avancée 3

6 13 - GESTION DES DOCUMENTS Afficher plusieurs documents Rechercher des documents Conversion de format de document Scanner un document Transmettre un document par Transmettre un document par fax PAGES WEB Créer des pages Web Table des matières et thème Mises en forme propres aux pages Web Lien hypertexte Index Tsoft Word 2003 Utilisation de base et avancée

7 1 - AUTOMATISATION 10

8 MODÈLE DE DOCUMENT Un modèle est un document de base dont on se sert pour créer certains documents dont la présentation est toujours identique (courriers, mémos, notes de service, etc.). Word est livré avec un certain nombre de modèles et l utilisateur peut les adapter à ses besoins ou en créer de nouveaux. Un modèle peut contenir les éléments suivants : Une mise en page prédéfinie. Du texte ou des graphiques (un logo) qui ne varient pas d un document à l autre. Des styles adaptés aux différentes parties du document. Dans les cas complexes : des insertions automatiques, des macros, des barres d outils personnalisées et des instructions d affectation de menus et de touches. Les modèles créés par l utilisateur sont enregistrés dans le dossier C:\Documents and Settings \NomUtilisateur\Application Data\Microsoft\Modèles, et possèdent l extension dot. 1 - CRÉER UN MODÈLE Créez un nouveau document ou ouvrez le document allant servir de base au modèle Précisez les caractéristiques du modèle en effectuant les opérations suivantes : Définissez la mise en page, tapez le texte fixe du document et insérez les graphiques. Créez les styles adaptés au document. Si nécessaire, modifiez les affectations de touches ou les menus, construisez des barres d outils, définissez des insertions automatiques et créez des macros. Fichier/Enregistrer sous <Nom de fichier> : tapez un nom pour le modèle <Type de fichier> : sélectionnez le type Modèle de document (*.dot) Cliquez sur «Enregistrer» Fichier/Fermer 2 - UTILISER UN MODÈLE Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau document Dans le volet Office, cliquez sur ce lien. Cliquez sur l un des onglets, chacun regroupant une famille de modèles (ceux que vous avez créés sont regroupés sous l onglet Général) Sélectionnez un modèle en cliquant sur son icône et cochez!document 152 Tsoft Word 2003 Utilisation de base et avancée

9 MODÈLE DE DOCUMENT 3 - MODIFIER UN MODÈLE Cliquez sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Ouvrir, ou appuyez sur -O, ou encore sur -. <Type de fichiers> : sélectionnez Modèles de document (*.dot) Affichez le dossier C:\Documents and Settings \NomUtilisateur\Application Data\ Microsoft\Modèles Sélectionnez le nom du modèle Cliquez sur «Ouvrir» Modifiez et mettez en forme le modèle Enregistrez et fermez le document 4 - ATTACHER UN MODÈLE EXISTANT À UN DOCUMENT Si, en cours de travail, vous voulez utiliser les styles, les insertions automatiques ou d autres paramètres d un modèle, vous pouvez attacher votre document à ce modèle. Le texte du document ne sera pas modifié, et les textes/graphiques fixes du modèle ne seront pas importés. Mais les autres paramètres définis dans le modèle s activeront. Ouvrez le document auquel attacher un modèle Outils/Modèles et compléments Cochez Mise à jour automatique des styles de document pour importer les styles Cliquez sur «Attacher» Sélectionnez un modèle dans la liste Cliquez sur «Ouvrir» 5 - TÉLÉCHARGER UN MODÈLE SUR LE SITE WEB DE MICROSOFT Microsoft propose un site Web en français qui met à votre disposition de nombreux modèles concernant des besoins courants. Attention : tous les modèles proposés ne sont pas des modèles de document Word car un certain nombre concernent les autres logiciels Office. Vous devez vous connecter à Internet avant d entamer la procédure suivante. Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau document Dans le volet Office, cliquez sur ce lien. La page du site s affiche. Cliquez sur le nom d une catégorie de modèles, puis sur une sous-catégorie Cliquez sur le nom du modèle de votre choix Un aperçu du modèle s affiche. Cliquez sur «Télécharger maintenant» Le modèle est téléchargé sur votre poste et ouvert dans Word. Il ne vous reste plus qu à le personnaliser et à l enregistrer en tant que modèle. Tsoft Word 2003 Utilisation de base et avancée 153

10 FORMULAIRE Un formulaire est un modèle contenant du texte fixe ainsi que des zones à renseigner par l utilisateur. Ces zones peuvent être de trois types : zones de saisie, cases à cocher et listes déroulantes. Case à cocher Zone de saisie Liste déroulante 1 - CRÉER UN FORMULAIRE Fichier/Nouveau Dans le volet Office, cliquez sur ce lien. Cliquez sur l onglet Général Sélectionnez l icône Document vide Cochez!Modèle Saisissez le texte fixe du formulaire, créez les encadrements et les trames Affichez la barre d outils Formulaires Pour chaque champ de formulaire que vous souhaitez ajouter, cliquez dans le document à l endroit où l utilisateur devra saisir les informations Cliquez sur ce bouton dans la barre d outils pour insérer un champ Texte, pour la saisie des données alphanumériques. Cliquez sur ce bouton dans la barre d outils pour insérer un champ Case à cocher. Cliquez sur ce bouton dans la barre d outils pour insérer un champ Liste déroulante. Pour définir les caractéristiques d un champ (texte par défaut, case cochée ou non par défaut, les éléments d une liste, etc.), double-clic sur celui-ci Suivant le type de champ, trois dialogues distincts peuvent apparaître : Pour un champ de type Texte Pour un champ de type Case à cocher 154 Tsoft Word 2003 Utilisation de base et avancée

11 FORMULAIRE Pour un champ de type Liste déroulante Précisez les caractéristiques du champ 2 - ACTIVER LA PROTECTION DU FORMULAIRE Avant de pouvoir utiliser un formulaire, il faut en activer la protection afin que, lors de son utilisation, le curseur se déplace de champ en champ et ignore les libellés. Cliquez sur ce bouton dans la barre d outils Formulaires, de manière à empêcher les utilisateurs de taper des informations ailleurs que dans les champs. Enregistrez et fermez le modèle de formulaire ainsi que la barre d outils Formulaire 3 - UTILISER LE FORMULAIRE Fichier/Nouveau Dans le volet Office, cliquez sur ce lien. Sous l onglet Général, sélectionnez l icône associée au formulaire Cochez!Document dans la partie inférieure droite du dialogue Le formulaire s affiche : saisissez-y les données en utilisant la souris ou les touches suivantes Appuyez sur la touche pour passer au champ suivant. Appuyez sur la barre d espace pour cocher/décocher une case. Appuyez sur - pour dérouler une liste, puis sur pour choisir un élément dans la liste, et enfin sur pour valider votre choix. Tsoft Word 2003 Utilisation de base et avancée 155

12 MISE EN FORME AUTOMATIQUE Cette fonction fait deux choses : d une part, elle effectue automatiquement certaines corrections lors de la saisie, d autre part, elle peut, sur demande, exécuter d autres actions. 1 - MISES EN FORME AUTOMATIQUES EXÉCUTÉES EN COURS DE SAISIE Les actions suivantes peuvent être exécutées automatiquement par Word en cours de saisie. Elles ne sont pas toutes activées par défaut. Il crée des listes numérotées et à puces lorsque vous débutez une liste par un nombre ou un astérisque suivi d un espace, d un texte et d une fin de paragraphe. Exemple : 1) ou *. Il crée un trait simple ou double lorsque vous tapez trois traits d union (-) ou signes égal (=) consécutifs (ou plus), puis appuyez sur. Il crée une ligne de points lorsque vous tapez trois étoiles (*) et appuyez sur. Il applique au texte les styles de titres incorporés, tels que Titre 1, lorsque vous tapez une ligne de texte sans point final, puis appuyez deux fois sur. Il met en forme les nombres ordinaux et les fractions : 1er devient 1er et 1/4 devient ¼. Il met en forme les adresses réseau et les adresses Internet sous forme de liens hypertexte. Lorsque vous maintenez appuyée la touche et que vous cliquez sur un lien hypertexte Internet, Word démarre votre navigateur Web et affiche la page Web indiquée. Il reconnaît les styles dactylographiques usuels et les met en forme dans le style correspondant. Par exemple, Word met *Gras* en Gras et _Italique_ en italique. Si vous tapez , puis, Word crée un tableau avec une colonne par paire de +. Il remplace les guillemets " par les guillemets typographiques «et». Il remplace deux traits d union consécutifs par un tiret demi cadratin. Préciser les corrections à effectuer Format/Mise en forme automatique Cliquez sur «Options», puis sur l onglet Lors de la frappe Cochez les cases associées aux actions à effectuer automatiquement lors de la saisie, puis «Annuler» En cours de saisie, refuser ou stopper une correction faite automatiquement par Word A chaque fois que Word effectue une correction automatique, une balise active s affiche à proximité de la correction. Si vous souhaitez l annuler ponctuellement ou la stopper : Cliquez sur la balise, puis sur Annuler ou sur Arrêter. 2 - LANCER LA MISE EN FORME AUTOMATIQUE Actions exécutées sur un document existant quand on lance la mise en forme automatique : Elle applique un style à chaque paragraphe, supprime les marques de paragraphe superflues, et remplace les retraits créés avec des espaces/tabulations par des retraits de paragraphe. Dans une liste, elle insère des puces à la place des astérisques (*), des traits d union (-) ou de tout autre caractère utilisé pour mettre en forme la liste. Préciser les corrections à effectuer Format/Mise en forme automatique Cliquez sur «Options», puis sur l onglet Mise en forme automatique Cochez les cases associées aux actions à effectuer, puis «Annuler» 156 Tsoft Word 2003 Utilisation de base et avancée

13 MISE EN FORME AUTOMATIQUE Lancer la mise en forme automatique du document Format/Mise en forme automatique (a) (b) Cochez!Mettre en forme automatiquement en (a) Indiquez le type du document en (b) 3 - LANCER LA MISE EN FORME AVEC RÉVISION DES MODIFICATIONS Avec cette option, il sera possible de contrôler chaque modification effectuée par Word et de pouvoir l accepter ou la refuser. Format/Mise en forme automatique Cochez!Mettre en forme automatiquement et réviser les modifications Le document est mis en forme, puis le dialogue suivant s affiche : Cliquez sur l un de ces boutons «Accepter tout» : accepte toutes les modifications et revient au document. «Refuser tout» : refuse toutes les modifications et retourne au document. «Style automatique» : pour appliquer les styles de même nom d un autre modèle. «Réviser les modifications» : pour pouvoir accepter ou refuser chaque modification. Dans le dernier cas, on visualise des commentaires dans la marge droite du document et le dialogue suivant s affiche : Cliquez sur «Rechercher» pour faire défiler les descriptions des modifications apportées Pour rejeter celle qui apparaît dans la zone <Modifications>, cliquez sur «Refuser», ou cliquez sur «Rechercher» pour passer à la suivante Tsoft Word 2003 Utilisation de base et avancée 157