Restitution des contributions de l atelier n 2

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1 Journée thématique des Rencontres Professionnelles de l'emrh du 23 juin 2017 Compte personnel de formation et développement des compétences dans la fonction publique Restitution des contributions de l atelier n 2 «L instruction des demandes présentées dans le cadre du CPF Comment mettre en œuvre les priorités définies? Afin de favoriser les échanges, les participants à l atelier n 2 ont été répartis en trois sous-groupes thématiques : A. Comment élaborer une doctrine et fixer les priorités en lien avec la stratégie RH de l employeur? B. Comment formaliser le projet d évolution professionnelle? C. Comment traiter et motiver les refus? Attention, ce document est une restitution des échanges des participants mais ne constitue en aucun cas une doctrine officielle sur le sujet. Un guide spécifique sur le déploiement du CPF dans la fonction publique d Etat sera prochainement publié par la DGAFP.

2 Sous-groupe A : «Comment élaborer une doctrine et fixer les priorités en lien avec la stratégie RH de l employeur?» Cadre général de la réflexion Les participants se sont tout d abord accordés sur la nécessité de formaliser et de communiquer à l ensemble des agents une doctrine claire présentant les priorités de l ensemble de la structure considérée (ministère par exemple) en termes de formalisation, d analyse et de traitement des demandes. Cette formalisation a notamment pour intérêt : - De garantir un traitement équitable et uniforme de l ensemble des demandes - D afficher clairement auprès des agents comme des encadrants les priorités de l institution - De permettre de faire évoluer cette doctrine et d informer de ces évolutions par une nouvelle diffusion (par exemple annuelle) Enfin il a été souligné la nécessité de partager et de débattre de cette doctrine, dans le cadre des instances dédiées, avec les représentants du personnel. Eléments préalables avant l élaboration de la doctrine Il convient préalablement à l élaboration de la doctrine de rassembler un certain nombre d éléments dans la mesure du possible et lorsqu ils sont disponibles : - Travaux de GPRH permettant, par exemple, de distinguer les métiers ou zones géographiques en tension pour lesquels les projets de mobilité ou de reconversion peuvent être priorisés - Eléments de cadrage budgétaires, idéalement pluriannuels, permettant de distinguer l enveloppe disponible afin de couvrir les demandes - Idéalement un recensement des demandes effectuées l année précédente (dans le cadre du DIF jusqu au 1 er janvier 2017) pour analyser les demandes récurrentes ou fréquentes Il a été notamment souligné que la fixation de priorités claires doit permettre de pouvoir traiter l ensemble des demandes «prioritaires» dans le cadre de l enveloppe définie en évitant de devoir refuser, pour des raisons budgétaires, une demande identique qui aurait été acceptée en début d exercice. Définition des priorités Pour la définition des priorités il convient tout d abord d identifier les priorités «socles» c est-à-dire celles qui sont prévues par les textes (sans ordre hiérarchique) : - Action de formation relevant du «Socle de connaissances et de compétences professionnelles» - Action de formation, accompagnement ou bilan de compétences, permettant de prévenir une situation d inaptitude à l exercice des fonctions - Action de formation ou accompagnement à la validation des acquis de l'expérience par un diplôme, un titre ou une certification inscrite au répertoire national des certifications professionnelles - Action de préparation aux concours ou examens professionnels

3 L employeur peut ensuite définir des priorités complémentaires correspondant à la fois à ses enjeux institutionnels et aux enjeux plus généralement de la fonction publique. Ces priorités peuvent éventuellement être hiérarchisées et cumulatives. Elles peuvent également être définies en fonction d un type de public, d un type de projet ou du contexte de la demande. Eventuelles priorités évoquées par les participants : - Type de population : o Agents n ayant pas suivi de formation dans les deux années précédentes (y compris actions hors plan de formation) o Agents en «difficulté professionnelle» - par exemple agents en instance d affectation o Agents en situation de handicap o Agents n ayant jamais bénéficié d un tel dispositif - Type de projet o Demande relevant d un projet professionnel pour exercer une activité principale o Demande exprimée avec appui d un conseiller mobilité carrière o Demande visant un projet professionnel au sein de la fonction publique - Contexte de la demande o Demande formalisée lors d un entretien professionnel o Demande effectuée sur une action inscrite au plan de formation Eléments de cadrages financiers et quantitatifs L atelier a également abordé l hypothèse de la fixation de plafonds de prise en charge. Il a néanmoins été évoqué l importance de fixer des plafonds cohérent avec les disponibilités budgétaires mais permettant de ne pas écarter des projets parfois plus coûteux mais cohérents avec plusieurs des priorités fixées. Les participants ont majoritairement retenu l hypothèse de pouvoir fixer des plafonds différenciés : - En fonction du type de population, - En fonction du type de projet, - En fonction du montant de l action visée. Eléments de cadrages méthodologiques Il a été rappelé à cette étape la nécessité d associer les représentants du personnel a minima à l élaboration de la doctrine. Il a été également retenu l hypothèse d afficher clairement, dans la doctrine, la méthodologie de traitement des demandes (processus de formalisation, acteurs, calendriers, plafonds de prises en charge, conditions, etc.) Les participants n ont en revanche pas eu une position commune concernant le traitement des demandes au fil de l eau ou par campagne, ce choix dépendant des différentes organisations. Il a néanmoins été souligné la nécessité de pouvoir traiter des demandes légitimes dont l échéance serait de très court terme (formation organisée une fois par an et programmée tardivement, formation nécessaire suite à l acceptation d un recruteur, etc.). C est pourquoi, si l hypothèse d un traitement au fil de l eau ne pouvait être retenue dans certaines structures, l organisation d au moins deux campagnes par an est apparue opportune.

4 Sous-groupe B : «Comment formaliser le projet d évolution professionnelle?» Les travaux de ce sous-groupe ont permis d échanger sur la formalisation du projet d évolution professionnelle de l agent qui demande l utilisation de son CPF. Les participants se sont tout d abord interrogés sur la place de l entretien de formation et/ou l entretien professionnel dans la formalisation du projet d évolution professionnelle de l agent. Il a notamment été souligné que ce moment pouvait être l occasion de sensibiliser l agent concernant l investissement et les engagements que suppose sa démarche. Les participants se sont également interrogés sur le rôle des différents acteurs dans l accompagnement de l agent (conseiller mobilité carrière, supérieur hiérarchique, service en charge des ressources humaines et/ou de la formation, service financier). Cette question a été abordée dans le cadre de l atelier n 1 «L accompagnement personnalisé et le CPF : quelles évolutions préconiser?» Il a également été souligné dans ce groupe l importance pour l employeur de définir et communiquer une procédure et une méthodologie claires d examen des demandes d utilisation du CPF. Enfin il est apparu que la formalisation de la demande est une étape particulièrement importante, notamment car elle est l occasion de décrire et de formaliser le contenu du projet. Cette formalisation doit permettre d identifier en particulier : - Les motivations de l agent ; - Les objectifs et la nature du projet: mobilité, promotion, reconversion professionnelle, prévention d une inaptitude, acquisition du socle de connaissances et de compétences, etc. ; - Les informations essentielles liées à la formation souhaitée (durée, organisme, identifier les compétences détenues par l agent et celles visées, etc.). Les travaux de ce sous-groupe ont permis de travailler sur un formulaire type de demande d utilisation du compte personnel de formation qui sera annexé au guide de déploiement du CPF dans la fonction publique qui est en cours d élaboration par la DGAFP.

5 Sous-groupe C : «Comment traiter et motiver les refus?» L objectif de ce sous-groupe était de réfléchir à la manière dont les employeurs peuvent fonder les refus aux demandes d utilisation du CPF présentées par les agents. Les participants ont notamment échangé sur les principes suivants : Nécessité de motiver un refus Il a tout d abord été rappelé la nécessité de la motivation pour l employeur, notamment en cas de recours de l agent : L agent peut contester toute décision de refus opposée à sa demande d utilisation du compte personnel de formation devant la commission administrative paritaire, et ce dès un premier refus ; L agent peut également effectuer un recours contentieux contre une décision individuelle défavorable ; L article 22 quater de la loi n du 13 juillet 1983 prévoit que l administration doit préalablement recueillir l avis de la commission administrative paritaire (CAP) à un troisième refus portant sur une demande d utilisation par un agent du compte personnel de formation pour une action de formation de même nature. La demande doit avoir été refusée pendant deux années consécutives. Importance d une réponse explicite La règle dite «SVA» (silence vaut accord) selon laquelle le silence de l administration pendant un délai de deux mois à compter d une demande vaut accord, et conduit à une décision implicite d acceptation (DIA), ne s applique pas aux relations entre l administration et ses agents (cf. 5 de l article L231-4 du Code des relations entre le public et l'administration). Par conséquent, le silence de l employeur gardé pendant deux mois suite à la demande d utilisation du CPF conduit à une décision de rejet. Il convient de rappeler que toute décision individuelle défavorable doit être motivée, à défaut elle pourra être contestée par l agent pour vice de forme (défaut de motivation). C est pourquoi, est attendue une décision explicite de l employeur à une demande d utilisation du compte personnel de formation par un agent. Si l examen de la demande de l agent entre dans le cadre d une procédure d examen par campagne, l employeur doit lui communiquer une réponse explicite dans un délai de deux mois à compter de la date limite de dépôts des demandes telle que fixée par l employeur dans le cadre de la procédure par campagne. Les différentes catégories de refus Les travaux de ce sous-groupe ont un lien fort avec celui dédié à la définition des priorités (cf. sousgroupe A : «Comment élaborer une doctrine et fixer les priorités en lien avec la stratégie RH de l employeur?»).

6 Une motivation d un refus à une demande d utilisation du CPF doit être circonstanciée. Le processus de validation d une demande impliquant nécessairement plusieurs acteurs, il apparait important que l employeur mette en place une procédure et une méthodologie explicite d examen de ces demandes. Le refus invoqué peut relever de la responsabilité du supérieur hiérarchique de l agent (liés au service par exemple), du service en charge du financement, du service en charge de formation et/ou des ressources humaines (liés au projet d évolution professionnelle par exemple). Plusieurs motifs de refus peuvent être invoqués. Ils peuvent se regrouper dans trois grandes catégories : Les refus liés au financement de la formation (défaut de crédits disponibles : la demande ne peut être satisfaite au regard des demandes effectuées et des priorités définies, et des disponibilités budgétaires ; le coût de la formation est supérieur au(x) plafond(s) de prise en charge, etc.) ; Les refus liés au service (respect des nécessités de service où le calendrier de la formation envisagée ne permet pas de satisfaire à l intérêt du service, l agent occupe un poste clé, etc.). A ce titre, il a été rappelé l importance de la discussion préalable entre l agent et son supérieur hiérarchique afin de trouver un accord ; Les refus liés au projet d évolution professionnelle de l agent : o la demande n entre pas dans le cadre de l utilisation du CPF (projet associatif, formation au titre d une activité de loisir, etc.) ; o l agent ne dispose pas des prérequis pour suivre la formation souhaitée ; o la demande ne peut être considérée comme prioritaire au regard des priorités définies dans le cadre de la stratégie de l employeur et des disponibilités budgétaires (départ imminent à la retraite, activité accessoire, l agent a déjà bénéficié dans l année d une utilisation de son CPF, etc.). Les participants ont à nouveau souligné l importance de priorités clairement affichées ; o la forme de la demande (demande non formalisée, demande effectuée hors délais et calendrier fixé dans le cadre d une campagne, durée de la formation supérieure aux droits acquis, etc.) ; o autres. Un accompagnement nécessaire y compris après la décision de refus Les participants ont enfin rappelé l importance de l accompagnement de l agent suite à un refus à sa demande d utilisation du CPF. L agent doit en effet pouvoir être accompagné dans l élaboration de son projet d évolution professionnelle à toutes les étapes. Il a par exemple été évoqué la possibilité que l agent puisse bénéficier d un entretien préalable afin de lui indiquer le refus avant la notification écrite de la décision. Il est apparu en effet que, dans l hypothèse où le projet professionnel ne pouvait être retenu, il apparaissait fondamental de discuter avec l agent de ses perspectives professionnelles.