TRACES Questions fréquemment posées (FAQ s) A l attention des opérateurs

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1 TRACES Questions fréquemment posées (FAQ s) A l attention des opérateurs TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

2 Table des matières : GENERALITES Qu est-ce que TRACES? Quelle est la configuration (logicielle/matérielle) minimale requise pour utiliser TRACES? Que signifient les abréviations suivantes? Comment savoir quelle version de TRACES est actuellement installée dans l environnement que j utilise? Qu est-ce qu une autorité compétente dans TRACES, quelle est la mienne? Comment retrouver une autorité compétente dans TRACES? Comment faire une «impression d écran» de l erreur obtenue afin de la communiquer à mon autorité compétente?... 9 OUVERTURE DE SESSION / MOT DE PASSE Comment puis-je me connecter à TRACES (après être enregistré)? TRACES est indisponible. Que dois-je faire? Une fenêtre «Alerte de sécurité» apparaît lorsque je tente d accéder à TRACES. Que dois-je faire? Je souhaite créer mon propre compte utilisateur en tant qu opérateur. Que dois-je faire? J ai oublié mon mot de passe. Que dois-je faire? J ai bloqué mon compte en faisant cinq tentatives erronées d ouverture de session. Que doisje faire? Je n ai pas reçu de courriel de notification contenant un nouveau mot de passe standard («TR»). Que dois-je faire? J ai reçu un message d erreur m informant que je dois encoder un nouveau mot de passe. Que dois-je faire? J ai reçu un message d erreur m informant que le statut de mon compte est invalide alors que je ne l ai pas bloqué. Que dois-je faire? Comment puis-je changer mon mot de passe actuel? Comment puis-je changer mon adresse de messagerie électronique actuelle? ORGANISATIONS Comment puis-je rechercher une organisation dans TRACES? Comment puis-je créer une nouvelle organisation dans TRACES? Quels statuts peut avoir une organisation dans TRACES? Quels sont les catégories existantes d organisation dans TRACES et quelles sont celles que je peux choisir dans mon certificat? Pourquoi ne puis-je retrouver l organisation à partir de l écran de recherche de mon certificat? Quelle est la différence entre le code d agrégation et le numéro d agrément? L écran de recherche d une organisation m invite à saisir un «numéro». Dois-je introduire le code d agrégation ou le numéro d agrément? J ignore le numéro d agrément (obligatoire) de l organisation. Comment-puis je néanmoins poursuivre le remplissage de mon certificat? Que signifie «Dans le certificat»? CERTIFICAT Comment puis-je retrouver mon certificat pour échange intracommunautaire dans TRACES? En tant que ressortissant de l UE, pourquoi ne puis-je créer un nouveau type de certificat (échanges intracommunautaires, DVCEA ou DVCEP)? Comment procéder si je dois expédier un lot contenant des espèces multiples d animaux ou des types multiples de produits? Quelle est la dénomination commune des principales espèces dont le nom est repris en latin dans TRACES? TRACES a immédiatement validé le certificat pour les échanges intracommunautaires que je venais de créer. Comment est-ce possible? Comment puis-je entrer en contact avec l autorité compétente d un certificat pour les échanges intracommunautaires? Comment annuler un certificat? Mon certificat présente un contrôle ; qu est-ce que cela veut dire? TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

3 9. Comment imprimer un certificat? Quelle est la fonction du bouton «Copier nouveau sous» dans le bas d un certificat existant? Quelle est la fonction du bouton «Enregistrement d une demande en cours» dans le bas d un certificat existant? Quelle est la fonction du bouton «Soumettre à la certification» dans le bas d un certificat existant? Mon certificat a le statut «Remplacé», qu est-ce que cela veut dire? Mon certificat a le statut «En cours», qu est-ce que cela veut dire? Mon certificat a le statut «Valide», qu est-ce que cela veut dire? Mon certificat a le statut «Refusé», qu est-ce que cela veut dire? Comment utiliser les séparateurs «.» et «,» dans TRACES? DIVERS Il me semble ne pas recevoir de messages de notification. Que dois-je faire? Je ne peux pas imprimer mes certificats. Que dois-je faire? Je reçois un message d erreur du type : «GEN»/«HTD». Que dois-je faire? Quels sont mes droits en matière d accès et de rectification de mes informations privées contenues dans TRACES? TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

4 GENERALITES 1. Qu est-ce que TRACES? La direction générale de la santé et de la protection des consommateurs (DG SANCO) a établi une architecture de réseau moderne multilingue baptisée TRACES («TRAde Control and Expert System»). TRACES est un système axé sur l Internet qui établit un réseau entre les autorités vétérinaires de l ensemble des États membres et les opérateurs économiques (OE). Ce système: 1) permet de produire et d échanger des informations sur tous les certificats de santé et bien-être animal et de santé publique qui accompagnent les animaux et les produits d origine animale et sur le document vétérinaire commun d entrée (DVCE) qui est délivré par les postes d inspection frontaliers de l UE, dans les vingt langues officielles de l UE conformément à la législation communautaire pertinente; 2) aide les autorités vétérinaires compétentes à prendre une décision et à réagir rapidement dans l éventualité d une urgence sanitaire en retraçant les mouvements des animaux et des produits commercialisés et importés; 3) fournit des informations statistiques consolidées sur la santé et le bien-être des animaux et sur la santé publique en utilisant les données introduites; 4) permet aux opérateurs économiques d encoder leurs demandes en ligne afin d accélérer les procédures administratives, tant pour les échanges intracommunautaires que pour les importations; 5) permet aux pays tiers d entrer des données dans les certificats d exportation TRACES afin de notifier électroniquement les marchandises à envoyer vers l UE et accélérer les procédures administratives à la frontière. Le code de nomenclature douanière, qui est utilisé actuellement par l ensemble des postes d inspection frontaliers dans le monde, est inclus dans le système et permettra à l avenir aux systèmes de l UE d interagir avec ceux du reste du monde. Les domaines politiques couverts sont la santé animale, le bien-être animal (uniquement en UE) et la santé publique vétérinaire. D autres informations générales sont accessibles sur le site : Des informations plus techniques sont accessibles sur le site : Les principales bases légales qui fondent le fonctionnement et l utilisation de TRACES sont : - la décision 2004/292/CE relative à la mise en application du système TRACES et modifiant la décision 92/486/CEE ; - la règlement 599/2004 de la Commission relatif à l adoption d un modèle harmonisé de certificat et de compte rendu d inspection lié aux échanges intracommunautaires d animaux et de produits d origine animale ; - le règlement 282/2004 de la Commission relatif à l établissement d un document pour la déclaration et le contrôle vétérinaire des animaux en provenance de pays tiers et introduits dans la Communauté ; TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

5 - le règlement 136/2004 de la Commission fixant les procédures de contrôles vétérinaires aux postes d inspection frontaliers de la Communauté lors de l importation des produits en provenance de pays tiers ; - le règlement 1/2005 du Conseil relatif à la protection des animaux pendant le transport et les opérations annexes et modifiant les directives 64/432/CEE et 93/119/CE et le règlement 1255/ Quelle est la configuration (logicielle/matérielle) minimale requise pour utiliser TRACES? Exigences logicielles La plateforme client devrait être équipée au minimum des logiciels suivants: Navigateur Internet: IE (version 5 ou 6) ou Opera (version 6 ou 7) ou Mozilla Firefox (version ) Système d exploitation: Microsoft Windows, Linux ou Mac OS Visualiseur de fichiers au format de document portable (PDF) Programme de messagerie électronique (Microsoft Outlook ou autre) Exigences matérielles Les exigences matérielles minimales de l application sont les suivantes: Mémoire (RAM): 128 MB Espace disque (disque dur): 500 MB Connexion réseau (internet + ): 28,8 Kbps Microprocesseur (CPU): Pentium ou équivalent Imprimante: présence d une imprimante (pas d exigence spécifique). Matériel recommandé pour l application: Espace disque (disque dur): 500 MB Connexion réseau (internet + ): 3,3 Mbps Microprocesseur (CPU): Pentium III 800 MHz ou équivalent Imprimante: présence d une imprimante (pas d exigence spécifique). Remarques : Certains navigateurs Internet peuvent donner lieu à des difficultés d impression de documents voire de navigation entre pages. Dans cette éventualité, veuillez recourir aux navigateurs mentionnés ci-avant. En fonction de l espèce et du support utilisé, des lecteurs appropriés peuvent être utiles pour la saisie des numéros d identification individuels des animaux (lecteur de puce électronique, lecteur de codes à barres pour passeport, ). 3. Que signifient les abréviations suivantes? ACC CN code DG SANCO DVCEA DVCEP DWH EO Autorité Centrale Compétente Code de nomenclature douanière Direction générale Santé et COnsommateurs Document vétérinaire commun d'entrée pour animaux Document vétérinaire commun d'entrée pour produits d'origine animale Data Warehouse Opérateur économique TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

6 HTD IMPORT INTRA LMS MSADM Pays tiers PIF RADM RASFF RCA RCCA RRCA TRACES TRANSITAIR UE UVL Aide décisionnelle Certificat d'importation au sein de l'ue fait par les pays tiers Certificat sanitaire pour les échanges intracommunautaires Système de gestion des listes d'établissements des pays tiers Administrateur de l'etat membre Pays non UE Poste d'inspection aux frontières Administrateur régional Système d alerte rapide (Rapid Alert System for Food and Feed) Autorité Régionale Compétente Autorité Centrale Compétente avec un accès restreint Autorité Régionale Compétente avec un accès restreint TRAde Control and Expert system Transitaire, intéressé au chargement Union européenne (Membres de l'ue plus NO, CH, AD, SM, FO, IS) Unité vétérinaire locale 4. Comment savoir quelle version de TRACES est actuellement installée dans l environnement que j utilise? Afin de retrouver cette information, assurez-vous tout d abord que la barre d état de votre navigateur Internet (par exemple, MS Internet Explorer ou Firefox Mozilla) est active dans le bas de votre écran. Si elle ne l est pas, appelez votre navigateur Internet, sélectionnez le menu «Affichage», puis cliquez sur «Barre d état». TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

7 Vous pouvez contrôler la version de TRACES en tirant le pointeur flèche de votre souris jusqu à hauteur du logo TRACES, c est-à-dire sur l image représentant la vache et la carte de l Europe avec ses étoiles, qui se trouve dans le coin supérieur droit. Le numéro de la version actuelle de TRACES et la date d édition/installation de cette version apparaîtront dans la barre d état (en bas à gauche). Le passage d une version à l autre ne nécessite aucune intervention de votre part. Lorsqu une nouvelle version est mise en production,celle-ci est automatiquement accessible dès que vous vous connectez à l application. Le passage d une version à l autre est généralement notifié à l avance aux utilisateurs via la page d accueil de TRACES sous la rubrique «Dernières informations» ; cette notification comporte généralement un lien vers un document expliquant les améliorations apportées. 5. Qu est-ce qu une autorité compétente dans TRACES, quelle est la mienne? L autorité compétente est l autorité en charge de la certification et/ou des contrôles réalisés sur les lots à certifier et/ou certifiés. L autorité compétente peut être différente selon le produit à certifier et l endroit où s effectue le contrôle. Par pays, il existe plusieurs types d autorité compétente : les autorités centrales, les autorités régionales, les autorités locales et les postes d inspection frontaliers. La Belgique dispose d une autorité centrale (AFSCA-Bruxelles), de 3 autorités régionales (région flamande, région wallonne et région de Bruxelles), de 11 autorités locales et de 5 postes d inspection frontaliers. Dans TRACES, les autorités locales sont représentées par les unités vétérinaires locales (UVL). En Belgique, ces unités vétérinaires locales sont assimilées aux unités provinciales de contrôle (UPC). TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

8 Les unités vétérinaires locales sont impliquées dans la certification des animaux vivants et de certains produits d origine animale dans le cadre des échanges intracommunautaires. Les autorités régionales belges sont impliquées dans la délivrance des documents d accompagnement de certains sous-produits d origine animale dans le cadre des échanges intracommunautaires. Les postes d inspection frontaliers (PIF) sont impliqués dans le contrôle des animaux vivants et des produits d origine animale importés de pays tiers et dans la délivrance des documents vétérinaires communs d entrée (DVCE). Si en tant qu opérateur vous êtes actif dans les échanges intracommunautaires, votre autorité compétente est généralement l UPC dont vous dépendez. Excepté s il s agit du commerce intracommunautaires de certains sous-produits d origine animale ; dans ce cas l autorité compétente est votre autorité régionale ou l organisme qui en dépend. Si vous agissez en tant qu agence en douane (intéressé au chargement), dans le cadre des importations d animaux vivants ou de produits d origine animale en provenance de pays tiers, votre autorité compétente est le poste d inspection frontalier à partir duquel les animaux ou produits sont importés. 6. Comment retrouver une autorité compétente dans TRACES? La plupart des écrans de recherche de TRACES vous permettent d indiquer comme critères de recherche le nom ou le code de l autorité. La liste des autorités (unités vétérinaires locales et postes d inspection frontalier) reprises dans le système TRACES est fixée par la décision 2009/821/CE, accessible via le lien (texte consolidé) Les deux premiers caractères du code d une autorité TRACES sont les deux lettres qui composent normalement le code ISO de son pays («BE» pour la Belgique, «DE» pour l Allemagne, etc.). L URL suivante donne accès à la liste des codes ISO utilisés pour désigner les différents pays: Les autres caractères du code d une autorité TRACES varient selon qu il s agit d une unité vétérinaire locale ou d un poste d inspection frontalier. - S il s agit d une unité vétérinaire, les deux premiers caractères (code ISO du pays) sont suivis de 5 caractères numériques identifiant l unité ; le tout constituant un numéro à 7 caractères alphanumériques. Exemple : BE S il s agit d un poste d inspection frontalier, le code d identification utilisé est celui fondé sur les règles du Code for Trade and Transport Locations des Nations unies et sur celles de l Association internationale du transport aérien (IATA International Air Transport Association), ceci afin de faciliter les communications internationales. Exemple : BEZEE1 L URL suivante donne accès à la «Location Code List» des Nations Unies. Lorsque vous utilisez le code de l autorité dans l écran de recherche, veuillez ne pas ajouter d espaces devant, dans ou même derrière le code. Par exemple, «BE 00103», doit s écrire «BE00103». Si vous n introduisez pas le bon format il est fort probable que vous n obteniez pas les résultats escomptés. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

9 Liste des codes associés aux autorités belges : Unités vétérinaires locales (équivalent aux UPC) : BE00103 : West-Vlaanderen BE00404 : Oost-Vlaanderen BE00701 : Antwerpen BE01007 : Limburg BE01302 : Vlaams-Brabant BE01202 : Bruxelles BE01402 : Brabant wallon BE01505 : Hainaut BE01809 : Namur BE02206 : Liege BE02508 : Luxembourg Postes d inspection frontaliers : BEANR1 : Antwerpen (P) BEBRU4 : Brussel-Zaventem (A) BEGNE1 : Gent (P) BELGG4 : Liège (A) BEOST4 : Oostende (A) BEZEE1 : Zeebrugge (P) 7. Comment faire une «impression d écran» de l erreur obtenue afin de la communiquer à mon autorité compétente? Lorsque vous utilisez TRACES, le système procède de manière automatique à différents contrôles sur les données introduites. En cas d anomalies constatées et en fonction de celles-ci le système génère différents messages d erreur. Ces messages sont destinés à vous aider dans l utilisation correcte de TRACES. Dans certains cas, il n est toujours possible d interpréter directement le message ou de trouver une solution au problème signalé. Dans ce cas, en premier lieu, vous devez vous adresser à votre autorité compétente. Pour informer cette dernière, la manière la plus efficace consiste à lui adresser un courrier électronique dans lequel vous indiquez toujours le numéro de référence du certificat TRACES et une description succincte du problème. L impression d écran, en particulier de messages d erreur générés par TRACES, s avère une méthode simple qui permet de réduire les risques d erreur dans les informations que vous souhaitez communiquer à votre autorité compétente. Pour ce faire, rendez-vous dans la fenêtre dans laquelle le message d erreur apparaît et pressez la touche de fonction ImprSyst de votre clavier qui se trouve normalement à droite de vos touches F1- F12 et au dessus des touches «Insert», «flèche de début», etc. sur votre clavier. Vous pouvez ensuite coller les informations directement dans votre message ou dans un document externe (en MS Word par exemple), que vous enregistrez et attachez à votre message. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

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11 OUVERTURE DE SESSION / MOT DE PASSE 1. Comment puis-je me connecter à TRACES (après être enregistré)? TRACES dispose de 2 environnements : Environnement Production Adresse Internet : Il s agit de l environnement principal, officiel. Cet environnement ne peut pas être utilisé à des fins de formation ou de test. À ces fins, veuillez utiliser l environnement Formation (détails ci-dessous). Environnement Formation Adresse Internet : Cet environnement peut être utilisé à des fins de formation ou de test. Sachez que cet environnement n envoie aucun courriel de notification concernant les comptes utilisateurs, les organisations, les certificats, etc. L accès aux 2 environnements se fait avec le même nom d utilisateur et mot de passe. Attention, il s agit d environnements sécurisés ; si vous tapez l adresse n oubliez pas le s à https. Conseil : si vous utilisez régulièrement l application, enregistrez l adresse dans vos favoris et/ou créez un raccourci vers l application sur le bureau de votre ordinateur. Les adresses précitées donnent accès à l écran de connexion au système (Production ou Formation selon le cas) : Dans la rubrique Connexion : Complétez le champ Courrier électronique avec l adresse mail que vous avez renseignée lors de votre enregistrement. Complétez le champ Mot de passe avec le mot de passe que vous avez renseigné lors de votre enregistrement ; une fois dans l application il vous sera possible de le modifier. Cliquez sur le lien Connexion Remarques : TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

12 Si vous utilisez régulièrement l application, enregistrez l adresse dans vos favoris et/ou créez un raccourci sur le bureau de votre ordinateur. Si vous avez oublié votre mot de passe ou que votre compte est bloqué (suite à 5 tentatives erronées de connexion ou pas de connexion à TRACES durant plus de trois mois), vous devez vous faire envoyer automatiquement un nouveau mot de passe par le système, à votre boîte de courrier électronique, en cliquant sur le lien : Demander l envoi d un nouveau mot de passe Si vous ne complétez pas les champs Courrier électronique et/ou Mot de passe, vous recevrez l un et/ou l autre de ces messages d erreur : Vous accédez à la page d accueil de TRACES : Au centre de la page apparaissent deux sections : la section «Bienvenue» : pour des informations à caractère permanent (comme le point de contact de la DG SANCO la section «Dernières informations» : pour des informations plus volatiles, classées en différentes catégories et matérialisées par des icônes (informations sanitaires, alertes sanitaires, maintenance et nouvelles versions). A gauche de la page se trouve le menu principal de l application avec ses 6 sections, ainsi que l accès au datawarehouse de TRACES (uniquement accessible aux autorités compétentes) : TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

13 Documents vétérinaires Rapport Gestion des utilisateurs et des organisations Publication des listes d établissements Gestion de l aide à la décision Législation Chacune de ces sections est autoextensible ; en cliquant sur l intitulé vous ouvrez et fermez le contenu de chaque section ; la dernière configuration utilisée est gardée en mémoire. La section Documents vétérinaires comporte les liens vers les interfaces de l application permettant de consulter et compléter les différents documents vétérinaires en ligne, en particulier les certificats sanitaires pour les échanges intracommunautaires et les DVCE, ainsi qu un lien vers les modèles de certificats vierges. La section Rapport comporte des liens vers les rapports standards sur les lots refusés à l importation (lots en provenance de pays tiers d animaux vivants ou de produits d origine animale). La section Gestion des utilisateurs et des organisations comporte 2 liens permettant d accéder aux écrans de modification du mot de passe et de modification du profil utilisateur. La section Publication des listes d établissements comporte les liens vers les listes des établissements de pays tiers autorisés à exporter vers l Union Européenne avec différentes fonctionnalités de recherche. La section Gestion de l aide à la décision comporte le lien vers un écran permettant de rechercher les contrôles renforcés appliqués à certains produits d origine importés de pays tiers. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

14 La section Législation comporte le lien vers la législation européenne (EUR-Lex). 2. TRACES est indisponible. Que dois-je faire? Dans un premier temps, vérifiez s il ne s agit pas d un problème indépendant de TRACES et notamment d un problème général d accès à l Internet ; essayez de vous connecter à d autres sites. Si le problème concerne uniquement le site TRACES, essayez de vous connecter un peu plus tard dans la journée ; il est parfois résolu dans les minutes qui suivent. En effet, le site peut être temporairement inaccessible suite, par exemple, à une surcharge momentanée du serveur ou à une mise à niveau urgente de l application. Ce problème peut être constaté notamment lors de la mise en production d une nouvelle version. Veuillez noter qu une procédure d urgence est prévue dans l éventualité où l indisponibilité de l application dépasserait les 24 heures. Cette procédure implique l intervention de votre autorité compétente. 3. Une fenêtre «Alerte de sécurité» apparaît lorsque je tente d accéder à TRACES. Que dois-je faire? L environnement TRACES est un environnement sécurisé. La fenêtre «Alerte de sécurité» qui apparaît lorsque vous ouvrez TRACES ou lorsque vous y accédez est une caractéristique de configuration de TRACES et est, dès lors, tout à fait fiable. Si cette fenêtre «Alerte de sécurité» apparaît, sélectionnez l option «Oui» pour commencer à utiliser TRACES ou cliquez sur l option «Visualiser le certificat» afin de faire apparaître les détails avant de poursuivre. 4. Je souhaite créer mon propre compte utilisateur en tant qu opérateur. Que dois-je faire? Vous pouvez créer vous-même votre propre compte utilisateur dans le système mais aussi en faisant appel à votre autorité compétente qui peut alors le créer pour vous. Remarque importante : TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

15 Avant de créer votre compte utilisateur ou d en demander la création, vous devez vous assurer que : - votre organisation est enregistrée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises et que les données d identification de votre entreprise et de vos unités d établissement éventuelles sont correctes ; dans la négative demandez-en la correction. Pour plus d informations, consultez le site : - votre organisation est enregistrée, voire agréée, selon le cas, par l autorité compétente pour l exercice de l activité envisagée (AFSCA, SPF, Région, ). Seule exception : les personnes physiques ou morales voyageant à titre privé avec des animaux pour leur compte ou pour un tiers dans un but non lucratif ou non couvert par la directive 91/628/CEE (animal individuel accompagné d une personne physique responsable de l animal, animaux familiers de compagnie avec leur maître). Procédure à suivre pour créer vous-même votre compte utilisateur Etape 1 : Introduction de votre demande d enregistrement à TRACES Ouvrez l écran de connexion de TRACES. Cliquez sur le lien Cliquez ici pour enregistrer un nouvel utilisateur (bas de la page). Cette action vous permet d accéder à une page intitulée «Enregistrer un nouveau compte d utilisateur», qui présente trois parties d écran à compléter. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

16 1. Partie d écran en haut à gauche : Dans la rubrique Courrier électronique, indiquez votre adresse de courrier électronique qui sera utilisée pour vous connecter à l application TRACES. Attention! Cette adresse électronique est un identifiant de l utilisateur dans le système (= User-ID). C est pourquoi cette adresse n est valable que pour une seule demande et ne peut être utilisée pour créer deux comptes ou profils utilisateur différents. Dans la rubrique Mot de passe indiquez le mot de passe que vous souhaitez utiliser. Votre mot de passe doit comporter dix caractères, avec au minimum une majuscule, un chiffre et un caractère spécial. Confirmez votre mot de passe dans la rubrique Mot de passe (confirmation). Pour accroître le niveau de sécurité du système, vous êtes invité à choisir une question dans le menu déroulant de la rubrique Question secrète et à y répondre dans la rubrique Réponse à la question secrète. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

17 La réponse à la question secrète vous sera posée dans le cas où vous avez oublié votre mot de passe ou lorsque votre compte a été verrouillé suite à plusieurs tentatives erronées de connexion. Dans la pratique, une fois rentré dans l application avec le nouveau mot de passe transmis par le système, celui-ci vous invite à le modifier. Lorsque vous avez effectué cette modification, le système vous demande alors de la valider en sélectionnant et répondant correctement à la question secrète précédemment choisie. 2. Partie d écran intitulée Organisation, Société (en bas à gauche) Pour la compléter cliquez sur le lien Sélectionner; la fenêtre suivante apparaît : Il s agit d un écran standard pour la recherche des organisations. Cet écran de recherche vous permet de vérifier si votre organisation est déjà enregistrée dans le système. Pour effectuer cette vérification vous disposez des différents critères de recherche repris dans cet écran. Remarques générales concernant les critères de recherche : TRACES permet de rechercher une organisation au moyen de l écran prévu pour autant que vous rentriez une séquence d au moins trois caractères dans les critères Nom ou Numéro (numéro d agrément). Si cette règle n est pas respectée, vous recevrez le message d erreur suivant : Cette règle vise à garantir la confidentialité des données des organisations dans TRACES. TRACES permet d utiliser les différents critères de recherche en combinaison. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

18 Attention : il n est pas toujours utile de préciser trop de critères car vous augmentez le risque d introduction d une erreur et alors de ne pas obtenir le résultat escompté! TRACES demande de rentrer au minimum un critère pour éviter une recherche trop grande et un «time out». TRACES prend en compte les caractères accentués mais pas les majuscules et minuscules. TRACES permet la recherche canonique d une organisation par son numéro ou par son nom, c'est-à-dire indépendamment de la présence de caractères particuliers ou d intervalles dans le numéro ou le nom. Exemple : L établissement ayant le numéro d agrément «ME 1*1/19» peut être retrouvé en introduisant simplement «ME1119». TRACES ne considère pas le signe pourcentage (%) comme un critère de recherche valable ; cependant il s agit d un caractère générique utile permettant de faire une recherche sur une plage plus vaste d organisations, d autorités, d adresses, La liste des résultats que vous obtiendrez variera en fonction de l endroit où vous placez le caractère générique. Notez bien qu un caractère générique ne doit pas forcément être ajouté à la fin de vos critères de recherche, étant donné que le système essaie toujours de retrouver au minimum les informations que vous avez introduites au début plus toutes autres informations supplémentaires. TRACES essaie toujours de retrouver les informations qui commencent au minimum par les données entrées dans les critères de recherche. Exemple : DUP permet de retrouver les noms commençant par DUP comme Dupont, Dupuis, %DUP permet de retrouver les noms commençant par mais aussi contenant DUP c est-à-dire non seulement Dupont, Dupuis mais aussi Ferme du Pont, Ecurie Dupire, Veuillez noter que si vous utilisez le caractère générique % pour les critères Nom ou Numéro (numéro d agrément) vous êtes tenu d introduire au minimum trois caractères de recherche supplémentaires, ceci afin de garantir la confidentialité des données des organisations dans TRACES. Si vous ne le faites pas, vous recevrez le message d erreur : Dans ce cas, le résultat ne se limite plus à une organisation, mais présente toutes celles qui correspondent aux critères de recherche. Critères de recherche : Pays : cette donnée doit être obligatoirement saisie. Si vous ne le faites pas, vous recevrez le message d erreur : Code postal : le code postal associé à l adresse de l organisation. Numéro : le numéro d agrément attribué à l organisation. Veuillez introduire au moins 3 caractères (excepté si la même règle est respectée pour le Nom). Si vous ne le faites pas, vous recevrez le message d erreur : Numéro d unité TRACES : le numéro attribué à chaque unité TRACES (veuillez consulter la rubrique «Comment retrouver une autorité compétente dans TRACES?»). Nom : le nom de l organisation. Veuillez introduire au moins 3 caractères (excepté si la même règle est respectée pour le Numéro). Si vous ne le faites pas, vous recevrez le message d erreur : TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

19 Adresse : l adresse de l organisation. Catégorie : la catégorie à laquelle est sensée appartenir l organisation, sélectionnable dans la liste du menu déroulant (veuillez consulter la rubrique «Quelles sont les catégories d organisation existantes dans TRACES?»). Lancez la recherche en cliquant sur le lien Rechercher Si votre organisation apparaît dans la fenêtre Résultat de la recherche et pour autant qu elle dispose du statut «valide», cliquez sur le lien Sélectionner. Vous revenez automatiquement à l écran précédent et les informations de votre organisation sont enregistrées à l emplacement voulu. Si les tentatives de recherche de votre organisation dans le système se sont révélées infructueuses, vous pouvez alors créer votre organisation dans TRACES en cliquant sur le lien Nouveau Pour la suite de la procédure, veuillez consulter la rubrique «Comment puis-je créer une nouvelle organisation dans TRACES?» 3. Partie d écran à droite intitulée Informations utilisateur TRACES permet à plusieurs personnes (utilisateurs, au sens personne physique) d être affectées à la même organisation. Dans ce cas, le système les identifie et les différencie sur base de leur adresse électronique personnelle mais aussi des informations complémentaires saisies dans cet écran, c'est-à-dire : prénom, nom, langue de communication (les notifications transmises automatiquement par TRACES à l utilisateur le seront dans la langue sélectionnée à partir de cette liste déroulante), numéro de téléphone et numéro de télécopie professionnels (les numéros doivent être indiqués au format international, sans espacement ni ponctuation entre les chiffres; exemple : ). Attention! les champs Nom et Prénom doivent contenir les informations demandées c est-àdire le nom et le prénom d une personne physique; il n est pas autorisé d y indiquer des informations qui ne permettent pas d identifier individuellement l utilisateur! Après avoir correctement complété les 3 rubriques de l écran, cliquez sur le lien Soumettre TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

20 Un nouvel écran apparaît vous informant de la prise en compte de votre demande d enregistrement et signalant l envoi d un message à l adresse électronique que vous avez mentionnée ; ce message vous demande de confirmer vos coordonnées. Remarque : Etant donné que vous avez introduit votre propre mot de passe lors de la création de votre compte, vous ne recevrez pas de notification contenant un mot de passe standard («TR»). Par contre, si votre compte a été créé par votre autorité compétente, vous recevrez par courrier électronique une notification supplémentaire contenant un mot de passe standard («TR»). A ce stade, votre statut d utilisateur dans le système est «Nouveau». Etape 2 : Confirmation de votre enregistrement à TRACES Ouvrez votre messagerie électronique. Normalement vous devez y trouver la notification transmise automatiquement par le système TRACES, vous demandant de confirmer votre enregistrement. Cette procédure électronique vise à vérifier qu il n existe aucune erreur dans l adresse électronique que vous avez proposée lors de votre enregistrement. Pour confirmer votre enregistrement cliquez sur le lien Cliquez ici ; normalement, ce lien apparaît dans le message dans une couleur différente du texte. Un message est alors transmis automatiquement à votre autorité compétente pour l avertir de votre demande d enregistrement. A ce stade, votre statut d utilisateur dans le système est «Confirmé» mais vous ne pouvez pas encore accéder à TRACES. Etape 3 : Approbation de votre demande et activation de votre compte utilisateur Votre autorité compétente ayant été informée automatiquement de votre demande, celle-ci doit décider de l approuver ou non. Si votre demande est approuvée, elle procède alors à l activation de votre compte utilisateur dans le système. Un message est transmis automatiquement à votre messagerie électronique, vous informant de l activation de votre compte. A ce stade, votre statut d utilisateur dans le système est «Valide» C est seulement à partir de ce moment que vous pouvez accéder à l application TRACES. Remarque : Votre compte utilisateur ne pourra être validé par votre autorité compétente que si l organisation à laquelle vous êtes lié dans le système a elle-même le statut «Valide». L octroi du statut «Valide» à votre organisation est également du ressort de votre autorité compétente. 5. J ai oublié mon mot de passe. Que dois-je faire? Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe actuel, exécutez la procédure ci-après qui est, en réalité, fort semblable aux démarches à entreprendre pour demander le déverrouillage de votre compte. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

21 Accédez à l écran de connexion en vous assurant que vous vous trouvez dans l environnement Production. Saisissez votre adresse dans le champ prévu de l écran de connexion et assurez-vous que vous n avez ajouté aucune espace supplémentaire. Cliquez sur le bouton Demander un nouveau mot de passe L écran suivant apparaît : Si vous avez introduit une adresse correcte, celle-ci apparaît dans le champ Courrier électronique. Répondez à la question secrète dans le champ Réponse à la question secrète. Cliquez sur Demander l envoi d un nouveau mot de passe. Vous devriez ainsi recevoir, immédiatement, dans votre boîte de messagerie, un nouveau mot de passe standard (TR ). Accédez à nouveau à l écran de connexion et introduisez : - dans Courrier électronique : votre adresse , - dans Mot de passe : le mot de passe transmis par TRACES (récupéré de votre boîte de messagerie et débutant toujours par TR ) Cliquez ensuite sur Connexion Vous verrez alors apparaître le message d erreur suivant, tout à fait normal : TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

22 Pour des raisons de sécurité, vous devez créer votre propre mot de passe lorsque vous en avez demandé un nouveau. Ce nouveau mot de passe devra comporter dix caractères, avec au minimum une majuscule, un chiffre et un caractère spécial. Le champ Mot de passe est normalement déjà complété avec le mot de passe (caché) transmis automatiquement par TRACES. Dans la rubrique Nouveau mot de passe saisissez le mot de passe que vous souhaitez utiliser en respectant la règle ci-avant. Confirmez votre mot de passe dans la rubrique Confirmer le nouveau mot de passe Les champs Question secrète et Réponse à la question secrète sont normalement déjà complétés avec les informations que vous avez choisies lors de votre enregistrement. Cliquez sur Modifier pour enregistrer les modifications et accéder à la page d accueil de l application.. Remarques: Si vous avez introduit une adresse de messagerie électronique qui n est pas encore enregistrée dans la base de données TRACES, vous recevrez le message d erreur suivant : Dans ce cas, veuillez vérifier l orthographe exacte de votre adresse , ainsi que l environnement dans lequel vous travaillez actuellement, et assurez-vous que vous êtes déjà enregistré dans TRACES. Si vous n avez pas reçu de courriel de notification contenant le nouveau mot de passe standard («TR»), après avoir cliqué sur le bouton «Demander un nouveau mot de passe», consultez la rubrique: «Je n ai pas reçu de courriel de notification contenant un nouveau mot de passe standard («TR»). Que dois-je faire?». 6. J ai bloqué mon compte en faisant cinq tentatives erronées d ouverture de session. Que dois-je faire? Dans ce cas, vous recevez le message d erreur suivant : LOG-003 Compte verrouillé en raison du nombre trop élevé de tentatives de connexion erronées. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

23 Si votre compte est bloqué après cinq tentatives erronées d ouverture de session (données de connexion incorrectes), les démarches à entreprendre sont identiques à celles visant à demander un nouveau mot de passe. Veuillez consulter la rubrique «J ai oublié mon mot de passe. Que dois-je faire?» 7. Je n ai pas reçu de courriel de notification contenant un nouveau mot de passe standard («TR»). Que dois-je faire? Assurez-vous d abord que vous vous trouvez dans l environnement Production. En effet, si vous êtes dans l environnement Formation : Il n y a pas d envoi de notifications automatiques par courrier électronique, que ce soit pour les mots de passe, les organisations, les certificats afin d éviter toute confusion avec l environnement Production de TRACES. La procédure permettant de «Demander un nouveau mot de passe» n est pas fonctionnelle. Toutefois, veuillez noter que le système procède automatiquement au déverrouillage des comptes bloqués, plusieurs fois par jour. Si vous êtes bien dans l environnement Production : lors du déverrouillage votre compte: Vérifiez que vous avez bien entré votre adresse dans le champ d ouverture de session de la page d accueil et assurez-vous que vous n avez ajouté aucune espace supplémentaire. Cliquez sur le bouton «Demander un nouveau mot de passe». lorsque vous avez créé un nouveau compte: Assurez-vous que vous êtes bien enregistré dans TRACES avec un nouveau compte ou un compte valide. Veuillez noter que TRACES n envoie pas (encore) de courriel de confirmation aux comptes inactifs et non validés (en statut nouveau ou confirmé). D une manière générale: La taille de votre boîte de messagerie vous permet-elle toujours de recevoir des messages? Votre boîte n est-elle pas «pleine»? Un pare-feu ou un logiciel spécial (de type anti-spam) susceptible d empêcher la réception de messages de notification de TRACES est-il installé? Recevez-vous actuellement d autres notifications de TRACES par courriel? N avez-vous pas créé dans votre boîte de messagerie, une règle de traitement du courrier entrant qui soustrait les messages de notification? Votre passerelle de messagerie électronique accepte-t-elle du courriel au format html ou des confirmations «UTF8», par exemple? Veillez noter que vous avez la possibilité de contrôler, et au besoin de modifier, le format des messages TRACES en changeant ce paramètre dans TRACES. Pour ce faire, ouvrez une session dans l environnement Production de TRACES et appelez le menu «Gestion des utilisateurs et des organisations» > sous-menu «Modifier le profil d utilisateur». Changez ensuite le «Type de notification» en sélectionnant le mode «Texte» au lieu de «HTML». TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

24 Remarques : Si vous avez créé votre propre profil d opérateur en passant par l écran de connexion de TRACES, rappelez-vous que vous avez introduit votre propre mot de passe privé dans TRACES. Ceci signifie que le système ne vous enverra pas de nouveau mot de passe TRACES standard ( TR ) par courriel. En outre, veuillez vérifier les autres paramètres de votre passerelle de courrier (central) local avec votre service d assistance technique local éventuel avant de prendre contact avec l autorité compétente. 8. J ai reçu un message d erreur m informant que je dois encoder un nouveau mot de passe. Que dois-je faire? Pour des raisons de sécurité, le système demande régulièrement d introduire un nouveau mot de passe. Vous recevez alors le message d erreur suivant : Le champ Mot de passe est normalement déjà complété avec votre ancien mot de passe (caché). Dans la rubrique Nouveau mot de passe saisissez le mot de passe que vous souhaitez utiliser. Ce nouveau mot de passe devra comporter dix caractères, avec au minimum une majuscule, un chiffre et un caractère spécial. Confirmez votre mot de passe dans la rubrique Confirmer le nouveau mot de passe Les champs Question secrète et Réponse à la question secrète sont normalement déjà complétés avec les informations que vous avez choisies lors de votre enregistrement. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

25 Cliquez sur Modifier pour enregistrer les modifications et accéder à la page d accueil de l application. 9. J ai reçu un message d erreur m informant que le statut de mon compte est invalide alors que je ne l ai pas bloqué. Que dois-je faire? Ce message d erreur peut avoir deux causes: 1. Si vous avez créé votre compte d utilisateur au départ de l écran de connexion de TRACES, il se peut que votre autorité compétente n ait pas encore validé votre demande alors que vous avez déjà confirmé vos propres données par le biais du courriel automatique de confirmation que TRACES vous a fait parvenir. À défaut d être valide, votre compte reste confirmé. 2. Il se peut cependant aussi que votre compte ait été mis automatiquement sur «inactif/désactivé» parce que vous ne vous êtes pas connecté à l environnement Production de TRACES dernièrement (plus de trois mois). Votre compte est inactif au lieu d être valide. Veuillez noter que toute autorité compétente a également le pouvoir de mettre le statut d un utilisateur manuellement sur «inactif». Veuillez prendre contact avec votre autorité compétente, car elle a la possibilité de redonner à votre compte le statut «actif»/«valide». 10. Comment puis-je changer mon mot de passe actuel? A tout moment, vous pouvez modifier votre mot de passe en ouvrant une session dans l environnement Production et en appelant le menu «Gestion des utilisateurs et des organisations» (page d accueil, à gauche). Là, sélectionnez l option «Modifier mot de passe». TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

26 Veuillez consulter également la rubrique «J ai oublié mon mot de passe. Que dois-je faire?» 11. Comment puis-je changer mon adresse de messagerie électronique actuelle? Votre adresse de messagerie électronique étant l identifiant unique de votre compte, vous (et votre autorité compétente) n aurez pas la possibilité d apporter des modifications manuelles dans l interface graphique utilisateur. Dès lors, veuillez envoyer un courriel de notification à votre autorité compétente avec une copie carbone (CC) à : sanco-traces@ec.europa.eu (helpdesk TRACES de l UE). TRACES.BELGIUM@afsca.be (administrateur TRACES Belgique). Ce courriel portera en objet la mention: «Changement d adresse », tandis que le corps de texte reprendra votre adresse de courrier électronique actuelle ainsi que votre future adresse électronique, accompagnée de votre nom et de votre prénom et d une justification de votre demande de changement. Remarques: L adresse de messagerie étant l unique identifiant d un compte, il n est pas possible de créer deux profils d utilisateur différents en utilisant la même adresse . Avant d exécuter une modification, l équipe TRACES de l UE doit recevoir au préalable une confirmation de votre autorité compétente indiquant que le changement d adresse peut avoir lieu. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

27 ORGANISATIONS 1. Comment puis-je rechercher une organisation dans TRACES? La recherche d une organisation dans le système TRACES est possible en différents endroits de l application et déjà au niveau de l écran de connexion, avant de renter dans la partie sécurisée de l application, en cliquant sur le bouton : Recherche d organisations L écran standard pour rechercher une organisation est le suivant : Remarques générales concernant les critères de recherche : TRACES permet de rechercher une organisation au moyen de l écran prévu pour autant que vous rentriez une séquence d au moins trois caractères dans les critères Nom ou Numéro (numéro d agrément). Si cette règle n est pas respectée, vous recevrez le message d erreur suivant : D autre part si la recherche est effectuée à partir de l écran de connexion, c'est-à-dire avant d être dans la partie sécurisée de l application, la recherche doit être suffisamment restrictive pour limiter les résultats à cinq organisations au maximum. Dans le cas contraire, vous recevrez le message d erreur suivant : En outre, vous êtes limité à 100 actions par heure dans cette section. Ces règles visent à garantir un niveau de confidentialité suffisant aux données des organisations dans TRACES. TRACES permet d utiliser les différents critères de recherche en combinaison. Attention : il n est pas toujours utile de préciser trop de critères car vous augmentez le risque d introduction d une erreur et alors de ne pas obtenir le résultat escompté! TRACES demande de rentrer au minimum un critère pour éviter une recherche trop grande et un «time out». TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

28 TRACES prend en compte les caractères accentués mais pas les majuscules et minuscules lorsqu ils sont utilisés dans les critères de recherche TRACES permet la recherche canonique d une organisation par son numéro ou par son nom, c'est-à-dire indépendamment de la présence de caractères particuliers ou d intervalles dans le numéro ou le nom. Exemple : L établissement ayant le numéro d agrément «ME 1*1/19» peut être retrouvé en introduisant simplement «ME1119». TRACES ne considère pas le signe pourcentage (%) comme un critère de recherche valable ; cependant il s agit d un caractère générique utile permettant de faire une recherche sur une plage plus vaste d organisations, d autorités, d adresses, La liste des résultats que vous obtiendrez variera en fonction de l endroit où vous placez le caractère générique. Notez bien qu un caractère générique ne doit pas forcément être ajouté à la fin de vos critères de recherche, étant donné que le système essaie toujours de retrouver au minimum les informations que vous avez introduites au début plus toutes autres informations supplémentaires. TRACES essaie toujours de retrouver les informations qui commencent au minimum par les données entrées dans les critères de recherche. Exemple : DUP permet de retrouver les noms commençant par DUP comme Dupont, Dupuis, %DUP permet de retrouver les noms commençant par mais aussi contenant DUP c est-à-dire non seulement Dupont, Dupuis mais aussi Ferme du Pont, Ecurie Dupire, Veuillez noter que si vous utilisez le caractère générique % pour les critères Nom ou Numéro (numéro d agrément) vous êtes tenu d introduire au minimum trois caractères de recherche supplémentaires, ceci afin de garantir la confidentialité des données des organisations dans TRACES. Si vous ne le faites pas, vous recevrez le message d erreur : Dans ce cas, le résultat ne se limite plus à une organisation, mais présente toutes celles qui correspondent aux critères de recherche. Critères de recherche : Pays : Cette donnée doit être obligatoirement saisie. Si vous ne le faite pas, vous recevrez le message d erreur : Code postal : Le code postal associé à l adresse de l organisation. Numéro : Le numéro d agrément attribué à l organisation. Veuillez introduire au moins 3 caractères (excepté si la même règle est respectée pour le Nom). Si vous ne le faite pas, vous recevrez le message d erreur : Numéro d unité TRACES : Le numéro attribué à chaque unité TRACES (veuillez consulter la rubrique «Comment retrouver une autorité compétente dans TRACES?»). Nom : Le nom de l organisation. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

29 Veuillez introduire au moins 3 caractères (excepté si la même règle est respectée pour le Numéro). Si vous ne le faite pas, vous recevrez le message d erreur : Adresse : L adresse de l organisation. Catégorie : La catégorie à laquelle est sensée appartenir l organisation, sélectionnable dans la liste du menu déroulant (veuillez consulter la rubrique «Quelles sont les catégories d organisation existantes dans TRACES?»). Option particulière de recherche dans les rubriques du certificat référant à une organisation (Expéditeur, Lieu d expédition, Destinataire, Lieu de destination, Négociant, Transporteur) Dans ces rubriques, vous disposez d une fonctionnalité de recherche supplémentaire très efficace qui vous permet de retrouver rapidement une organisation, à la condition que vous connaissiez son numéro d agrément ou au moins une séquence de 3 caractères qui compose ce numéro. Dans le champs Pays, sélectionnez à partir du menu déroulant, le code iso du pays de l organisation recherchée. Introduisez ensuite dans le champ N, le numéro d agrément de l organisation recherchée ou au moins une séquence de 3 caractères qui compose ce numéro ; le caractère générique «%» (voir ciavant) peut être utilisé en combinaison avec les précédents pour étendre votre recherche. Cliquez ensuite sur le lien Assigner Si une seule organisation répond au numéro d agrément introduit, les champs Nom, Adresse, Code postal et Pays) de la rubrique sont automatiquement complétés avec les données correspondantes de l organisation. Dans le cas contraire, un écran présente l ensemble des résultats répondant aux critères spécifiés. Attention, si la rubrique est soumise à un contrôle sur la catégorie, seuls les résultats pour la catégorie concernée sont affichés. Exemple : dans la rubrique Transporteur (case I.17), seuls les organisations appartenant aux catégories Transporteur commercial ou Transporteur privé pourront être affichées. Remarques concernant les organisations dans les autres Etats membres et leur numéro d agrément Dans la plupart des cas, vos partenaires commerciaux dans les autres Etats membres sont déjà enregistrés dans TRACES par leur autorité compétente, avec un statut valide. Cette validation de leur identification dans TRACES est du ressort de leur propre autorité compétente. Si votre partenaire commercial est enregistré dans TRACES avec un numéro d agrément, l usage de ce numéro, comme décrit précédemment, permet de l identifier aisément dans la base de données, et, dès lors, vous facilite grandement le travail lors de la création du certificat. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

30 Si un de vos partenaires impliqué dans la certification (par exemple comme Destinataire ou Lieu de destination) n est pas enregistré dans TRACES, il est conseillé de l inviter à prendre contact avec son autorité compétente afin que cette dernière l enregistre et valide ses coordonnées dans le système, en lui attribuant, si nécessaire, le ou les numéro(s) d agrément requis. La règlementation communautaire impose la publication des listes de différents types d établissements soumis à agrément et actifs dans des secteurs où TRACES est impliqué. Ces listes sont établies par chaque Etat membre et sont accessibles via le site de la Commission européenne ; elles peuvent être consultées notamment pour retrouver le numéro d agrément des établissements (organisations) recherchés. Etablissements agréés dans le domaine vétérinaire Etablissements agréés dans le domaine zootechnique Etablissements agréés pour les denrées alimentaires d origine animale Etablissements agréés sous-produits animaux 2. Comment puis-je créer une nouvelle organisation dans TRACES? La possibilité de créer une nouvelle organisation dans TRACES vous est donnée dans certaines situations, en particulier : lors de la création de votre compte utilisateur (création de votre propre organisation) ; lors de la rédaction d un certificat (création d une organisation autre que la vôtre). Dans l application, l écran standard permettant de créer une nouvelle organisation est accessible via le lien Nouveau situé en bas de l écran de recherche d une organisation. L écran standard permettant de créer une nouvelle organisation est le suivant : TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

31 1ere possibilité : vous créez votre propre organisation pour pouvoir créer votre propre compte utilisateur Remarques importantes : Avant de créer votre organisation dans le système, vous devez : vous assurer que votre organisation est enregistrée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises et que les données d identification de votre entreprise et de vos unités d établissement éventuelles sont correctes ; dans la négative demandez-en la correction. (*) vous assurer que votre organisation est enregistrée, voire agréée, selon le cas, par l autorité compétente pour l exercice de l activité envisagée (AFSCA, SPF, Région, )(*) effectuer une recherche dans le système afin de vous assurer que votre organisation n existe pas déjà! (Consultez la rubrique «Comment puis-je rechercher une organisation dans TRACES?»). (*) Seule exception : les personnes physiques ou morales voyageant à titre privé avec des animaux pour leur compte ou pour un tiers dans un but non lucratif ou non couvert par la directive 91/628/CEE (animal individuel accompagné d une personne physique responsable de l animal, animaux familiers de compagnie avec leur maître). Si votre organisation n existe pas dans le système, complétez cet écran de la manière suivante : Rubrique Organisation TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

32 S agissant de vos propres données et étant enregistré auprès de la Banque Carrefour des Entreprises, veuillez rentrer les mêmes informations que notifiées à la BCE, pour autant qu elles s appliquent bien à votre situation dans TRACES. Code d agrégation : Mentionnez le numéro d identification unique qui vous a été attribué par la Banque Carrefour des Entreprises, c est-à-dire, sur base de l adresse indiquée, en priorité le numéro d unité d établissement (exemple : ) ; en l absence de celui-ci, le numéro d entreprise (exemple : ). Nom, Adresse : Indiquez les informations telles qu enregistrées auprès de la Banque Carrefour des Entreprises pour le numéro d identification unique mentionné dans le champ Code d agrégation. Pays : Sélectionnez «Belgique» Code postal : Sélectionnez le code postal correspondant à l adresse mentionnée. N de téléphone : Indiquez, si disponible, le numéro de téléphone général de votre organisation. Le numéro doit être indiqué au format international, sans espacement ni ponctuation entre les chiffres; exemple : Télécopie : Indiquez, si disponible, le numéro de télécopie général de votre organisation. Le numéro doit être indiqué au format international, sans espacement ni ponctuation entre les chiffres; exemple : Courrier électronique : Indiquez, si disponible, l adresse de courrier électronique générale de votre organisation. Rubrique Numéros d agrément Sélectionnez la catégorie d organisation à laquelle vous appartenez (veuillez consulter la rubrique «Quelles sont les catégories d organisation existantes dans TRACES?»); si un numéro d agrément est requis pour la catégorie sélectionnée, indiquez dans le deuxième champ le numéro qui vous a été attribué par l autorité compétente pour cette catégorie. Si plusieurs catégories peuvent être affectées à votre organisation, cliquez sur le lien Ajouter autant de fois que nécessaire pour attribuer les catégories voulues en mentionnant, lorsqu il est requis, le TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

33 numéro d agrément correspondant qui vous a été attribué par l autorité compétente pour chaque catégorie. Remarque importante : Il est important de sélectionner les catégories adéquates ; en effet lors de la création d un certificat, pour certaines rubriques, un contrôle est effectué automatiquement par le système sur la catégorie renseignée. Si vous avez renseigné une mauvaise catégorie, vous pouvez être bloqué dans le processus de création du certificat. Rubriques Affecter une autorité compétente /Affecter un poste d inspection frontalier Vous êtes actif dans les échanges intracommunautaires : La case Affecter une autorité compétente doit être activée. En fonction du code postal repris dans l adresse de votre organisation, celle-ci sera automatiquement liée à ses autorités compétentes, à savoir l Unité Provinciale de Contrôle et l autorité régionale dont elle dépend. En effet, d une manière générale, la structure de TRACES repose sur l association correcte des autorités compétentes à leurs villes et codes postaux. Seul l administrateur TRACES de l Etat membre peut corriger la liaison entre les autorités compétentes et leurs villes et codes postaux, dans son propre pays. Lorsque vous soumettrez vos certificats via TRACES, ces autorités pourront automatiquement les visualiser. Remarque : Si votre organisation est liée à une autorité compétente, il vous sera possible de lui affecter plusieurs types à l exception de la catégorie Intéressé au chargement. (Veuillez consultez la rubrique «Quels sont les types existants d organisation et quels sont ceux que je peux choisir dans mon certificat?»). Vous êtes actif dans les importations en provenance de pays tiers, en tant qu agence en douane, transitaire, intéressé au chargement : Veuillez activer la case Affecter un poste d inspection frontalier (PIF). Remarque : Si votre organisation est liée à un poste d inspection frontalier, seul la catégorie «Intéressé au chargement» pourra être attribuée à votre organisation (Veuillez consultez la rubrique «Quels sont les types existants d organisation et quels sont ceux que je peux choisir dans mon certificat?»). Après avoir activé la case à cocher, cliquez sur le lien Sélectionner Vous accédez à un écran vous permettant de rechercher le PIF auquel votre organisation doit être affectée. En sélectionnant «Belgique» dans la liste déroulante du champ Pays, puis en cliquant sur le lien Rechercher, vous obtenez la liste des postes d inspection frontaliers belges. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

34 Cliquez sur le lien Sélectionner en regard du poste frontalier auquel votre organisation doit être affectée. Lorsque vous soumettrez à la signature, via TRACES, les parties I des DVCE que vous aurez complétées, cette autorité pourra automatiquement les visualiser. Cliquez sur lien Enregistrer pour sauvegarder les informations introduites. Vous retournez automatiquement à l écran précédent. Remarques : Comme vous venez de créer vous-même votre organisation dans le système, celle-ci y aura le statut «Nouvelle». L Unité Provinciale de Contrôle ou l autorité régionale dont dépend votre organisation devra vérifier et valider les informations que vous avez introduites avant que vous ne puissiez utiliser le compte utilisateur lié à votre organisation. Si votre organisation exerce des activités en différents endroits, elle doit normalement disposer d autant d unités d établissement qu il y a de lieux où sont exercées ces activités (cf. Banque- Carrefour des Entreprises). Ce principe doit permettre à votre organisation, via ses unités d établissement, d être affectée à autant d autorités que nécessaire (à une UPC et un PIF, à plusieurs PIF, à plusieurs UPC). Dans ces cas, en tant qu utilisateur de l application, vous devrez introduire autant de demandes d accès à TRACES, avec autant d adresses mail différentes, qu il y a d unités d établissement de l organisation auxquelles vous souhaitez être lié en tant qu utilisateur. Veuillez consulter la rubrique «Je souhaite créer mon propre compte utilisateur en tant qu opérateur. Que dois-je faire?» 2 e possibilité : vous créez une organisation autre que la vôtre pour les besoins de la certification Remarques importantes : La plupart des organisations actives dans les échanges intracommunautaires et les importations en provenance de pays tiers sont déjà enregistrées et validées dans le système TRACES par leur autorité compétente. Si un de vos partenaires impliqué dans la certification (par exemple comme Destinataire ou Lieu de destination) n est pas enregistré dans TRACES, il est conseillé de l inviter à prendre contact avec son autorité compétente afin qu elle l enregistre et valide ses données d identification dans le système. Avant de créer une nouvelle organisation dans TRACES, vous devez effectuer une recherche dans le système afin de vous assurer que cette organisation n existe pas déjà! Veuillez consulter la rubrique «Comment puis-je rechercher une organisation dans TRACES?». Si l organisation n existe pas, veuillez compléter aussi précisément que possible les rubriques suivantes : TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

35 Rubrique Organisation De façon générale les règles suivantes s appliquent pour la saisie des données : Code d agrégation : S il s agit d une organisation belge mentionnez le numéro d identification unique attribué par la Banque Carrefour des Entreprises, c est-à-dire, sur base de l adresse indiquée, en priorité le numéro d unité d établissement (exemple : ) ; en l absence de celui-ci, le numéro d entreprise (exemple : ). S il s agit d une organisation étrangère, laissez le champ vide. Nom : S il s agit d une organisation belge, indiquez les informations telles qu enregistrées auprès de la Banque Carrefour des Entreprises. S il s agit d une organisation étrangère du type personne morale : mentionnez d abord le nom suivi éventuellement du prénom suivi éventuellement de l abréviation (SARL, GMBH, ) ; utilisez des lettres majuscules pour l ensemble. S il s agit d une personne physique : mentionnez d abord le nom suivi du prénom complet ; ne mentionnez pas de titre (Mr, Mme, ) ; distinguez de préférence le nom du prénom par l usage de lettres majuscules pour le nom et de lettres minuscules pour le prénom. Adresse : S il s agit d une organisation belge, indiquez les informations telles qu enregistrées auprès de la Banque Carrefour des Entreprises. Dans les autres cas, mentionnez d abord le nom de la rue suivi du numéro (avec un espacement simple sans ponctuation entre les deux) ; ne mentionnez pas le code postal et/ou le nom de la commune dans l adresse, des champs sont spécialement prévus pour saisir ces deux données. Téléphone / télécopie (fax) : Mentionnez le numéro au format international, sans espacement ni ponctuation entre les chiffres (format type : ) Remarque : Les caractères accentués peuvent être utilisés dans la saisie des données et sont pris en compte dans les écrans de recherche. Rubrique Numéros d agrément Sélectionnez la catégorie d organisation à laquelle est sensée appartenir l organisation que vous souhaitez créer (veuillez consulter la rubrique «Quelles sont les catégories d organisation existantes dans TRACES?») et complétez la rubrique Numéro d agrément avec le numéro d agrément qui lui a TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

36 été attribué par son autorité compétente. Cependant, il se peut que, même après avoir tenté de contacter le responsable ou l autorité compétente de l organisation, vous ne connaissiez toujours pas le numéro d agrément obligatoire de l organisation que vous souhaitez créer. Dans ce cas, veuillez utiliser le format suivant : INIT + code ISO du pays de destination + votre numéro d unité TRACES (*) + un numéro s incrémentant. Par exemple: INITDE (*) Veuillez consulter la rubrique «Comment retrouver une autorité compétente dans TRACES?». Au moment de valider l organisation, l autorité à destination devrait convertir ce numéro d agrément dans son numéro réel. Remarques : Chaque pays dispose de son propre format concernant les numéros d agrément. Ceux-ci peuvent donc différer d un pays à l autre. Le numéro d agrément est considéré dans TRACES comme une information plus importante que l adresse ou l organisation elle-même et, à ce titre, constitue un critère de recherche très utile. La liste des codes ISO des différents pays est accessible via le lien suivant: La règlementation communautaire impose la publication des listes de différents types d établissements soumis à agrément et actifs dans des secteurs où TRACES est impliqué. Ces listes sont établies par chaque Etat membre et sont accessibles via le site de la Commission européenne ; elles peuvent être consultées notamment pour retrouver le numéro d agrément des établissements (organisations) recherchées. Etablissements agréés dans le domaine vétérinaire Etablissements agréés dans le domaine zootechnique Etablissements agréés pour les denrées alimentaires d origine animale Etablissements agréés sous-produits animaux Cliquez sur lien Enregistrer pour sauvegarder les informations introduites dans les écrans. Comme vous venez de créez vous-même cette organisation, celle-ci aura le statut «Nouvelle» dans le système 3. Quels statuts peut avoir une organisation dans TRACES? Lorsque un opérateur crée lui-même une organisation dans le système, celle-ci prend le statut «Nouvelle». L autorité compétente dont dépend cette organisation doit alors vérifier les informations introduites par l opérateur et au besoin les corriger. Cette autorité compétente peut, soit valider l organisation créée par l opérateur, soit la supprimer (par exemple si elle existe déjà dans le système, ceci afin de ne pas polluer inutilement la base de données). TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

37 Si l autorité compétente valide une organisation qui dépend d elle, cette organisation prend directement le statut «Valide» dans la système. Par contre, si une autorité valide une organisation qui ne dépend pas d elle directement, cette organisation prend le statut «Prévalide» dans le système. Pour passer en statut «Valide» cette organisation doit encore être validée par sa propre autorité compétente dont elle dépend directement. 4. Quels sont les catégories existantes d organisation dans TRACES et quelles sont celles que je peux choisir dans mon certificat? Le tableau ci-après reprend les différentes catégories pouvant être utilisées dans TRACES. Les catégories marquées «C» exigent un numéro d agrément. Les catégories marquées «LMS» ne s appliquent qu aux établissements des pays tiers. La possibilité de les sélectionner dans un certificat dépend de : l autorité à laquelle l organisation est liée (UVL ou PIF), du type de certificat (intracommunautaire, DVCE), du code produit (code NC) sélectionné (bovins, porcins, ), de la case du certificat dans laquelle vous vous trouvez (Expéditeur, Lieu d origine, Négociant, Transporteur, ). TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

38 Abattoir C LMS Règlement 853/ Annexe I: 1,16: abattoir': un établissement utilisé pour l'abattage et l'habillage des animaux dont la viande est destinée à la consommation humaine. Atelier de découpe C LMS Règlement 853/ Annexe I: 1,17; 'atelier de découpe': un établissement de désossage et/ou de découpe de la viande. Atelier de préparations de viande C LMS Usine à laquelle de la viande est produite, comme classifié dans le règlement (CE) 853/2004, Annexe I, Définitions: 1,15: 'préparations de viandes': les viandes fraîches, y compris les viandes qui ont été réduites en fragments, auxquelles ont été ajoutés des denrées alimentaires, des condiments ou des additifs ou qui ont subi une transformation insuffisante pour modifier à coeur la structure fibreuse des muscles et ainsi faire disparaître les caractéristiques de la viande fraîche. Atelier de viande hachée C LMS Usine à laquelle de la viande est produite, comme classifié dans le règlement (CE) 853/2004, Annexe I, Définitions: 1,13: 'viandes hachées': les viandes désossées qui ont été soumises à une opération de hachage en fragment et contenant moins de 1 % de sel. Atelier de viandes séparées mécaniquement C LMS Usine à laquelle de la viande est produite, comme classifié dans le règlement (CE) 853/2004, Annexe I, Définitions: 1,14: 'viandes séparées mécaniquement ou VSM': le produit obtenu par l'enlèvement de la viande des os couverts de chair après le désossage ou des carcasses de volailles, à l'aide de moyens mécaniques entraînant la destruction ou la modification de la structure fibreuse des muscles. Avitailleur C Directive 97/78, article 13, paragraphe 1: opérateur qui approvisionne directement les moyens de transports maritimes en produits pour le ravitaillement du personnel et des passagers de navire. Bateau congélateur C LMS Règlement 853/ Annexe I: 3,3; bateau congélateur': tout bateau, de pêche ou non, à bord duquel sont congelés les produits de la pêche, le cas échéant après les premières étapes de préparation (saignée, étêtage, éviscération, enlèvement des nageoires et, si nécessaire, conditionnement et/ou emballage). Centre de collecte C LMS Règlement 1774/ Annexe I. 18; 'centre de collecte', un établissement assurant la collecte et le traitement de certains sous-produits animaux destinés à être utilisés comme aliments pour les animaux énumérés à l'article 23, paragraphe 2, point c). Centre de collecte de sperme C Directive 2003/43/CE article 1(2): 'centre de collecte de sperme': un établissement officiellement agréé et officiellement contrôlé, situé sur le territoire d'un État membre ou d'un pays tiers, dans lequel est produit du sperme destiné à l'insémination artificielle. Centre de conditionnement des oeufs C LMS Règlement 853/ Annexe I: 5,4; 'centre d'emballage': un établissement où les oeufs sont classés selon leur qualité et leur poids. Centre de rassemblement C Ne concerne que les bovins, les porcins, les ovins, les caprins et les équidés: tels que définis dans la directive 91/68/CEE, article 2, point b) sous 9 et 10, et directive 64/432/CEE, article 2, point o); structures approuvées par les États membres. Centre semence des autres espèces C Centre de collecte et de stockage de sperme pour toutes les autres espèces non citées précédemment. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

39 Centre semence bovine C Centre de collecte et centre de stockage de sperme bovin tels que définis à l article 2, point b), de la directive 88/407/CEE. Centre semence équine C Centre de collecte et de stockage de sperme équin. Centre semence ovine/caprine C Centre de collecte et de stockage de sperme ovin/caprin. Centre semence porcine C Centre de collecte et de stockage de sperme porcin. Centre de stockage de sperme C Directive 2003/43/CE article 1(2): 'centre de stockage de sperme': un établissement officiellement agréé et officiellement contrôlé, situé sur le territoire d'un État membre ou d'un pays tiers, dans lequel est stocké du sperme destiné à l'insémination artificielle. Commerçant Toute personne physique ou morale qui achète ou vend directement ou indirectement toutes autres espèces que les ovins, bovins, caprins, porcins à des fins commerciales. Le commerçant est un intermédiaire et doit, au titre de la réglementation fiscale, être enregistré dans des États membres. Entrepôt frigorifique C LMS Entrepôt sous douane C Directive 97/78, article 12, paragraphe 1: concerne les zones franches, les entrepôts francs et les entrepôts douaniers. Structure agréée par les autorités compétentes. Équipe embryons autres espèces C Structure agréée pour la collecte, le traitement et le stockage des embryons et des ovules pour les autres espèces non citées précédemment. Équipe embryons bovins C Structure agréée pour la collecte, le traitement et le stockage des embryons et des ovules bovins telle que définie à l article 2, point b), de la directive 89/556/CEE. Équipe embryons ovins/caprins C Structure agréée pour la collecte, le traitement et le stockage des embryons et des ovules ovins/caprins. Équipe embryons porcins C Structure agréée pour la collecte, le traitement et le stockage des embryons et des ovules porcins. Équipe embryons équins C Structure agréée pour la collecte, le traitement et le stockage des embryons et des ovules équins. Equipe de collecte d'embryons C Directive 89/556/CEE Article 2: équipe de collecte d'embryons : un groupe de techniciens ou structure officiellement agréé, surveillé par un vétérinaire d'équipe compétent pour assumer la collecte, le traitement et le stockage d'embryons conformément aux conditions énoncées à l'annexe A Equipe de production d'embryons Établissement Etablissement d'aliments pour animaux C Directive 93/52/CEE Article 1 (2) : équipe de production d'embryons: l'équipe de collecte d'embryons officiellement agréée pour la fertilisation in vitro conformément aux conditions énoncées à l'annexe correspondante. Uniquement pour les produits ou sous-produits d origine animale tels qu ils sont définis à l article 2, paragraphe 3, de la Directive 89/662/CEE. C LMS Règlement (CE) N 178/2002: Article 3: aliment pour animaux', toute substance ou produit, y compris les additifs, transformé, partiellement transformé ou non transformé, destiné à l'alimentation des animaux par voie orale. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

40 Etablissement de nourriture pour animaux de compagnie Etablissement de traitement du gibier Etablissement de transformation C LMS Établissement dans lequel de la viande est produite, comme classifié dans 1774/ Annexe I: Définitions spécifiques: Point 41: 'aliments pour animaux familiers', les aliments destinés aux animaux familiers contenant des matières de catégorie 3. C LMS Règlement 853/ Annexe I: 1,18; établissement de traitement du gibier': tout établissement dans lequel le gibier et les viandes de gibier obtenues après la chasse sont préparés en vue de la mise sur le marché. C LMS Règlement 1774/ Annexe I: Définitions spécifiques: Point 46; 'usine de transformation', un établissement de transformation de sous-produits animaux. Etablissement intermédiaire C LMS Règlement 1774/ Annexe I: Définitions spécifiques: Point 8: 'établissement intermédiaire des catégories 1 ou 2', un établissement assurant la manipulation et/ou l'entreposage temporaire de matières non transformées des catégories 1 ou 2 en vue de leur transport vers une destination finale et dans lequel certaines activités préliminaires de transformation telles que le prélèvement des peaux ou la réalisation d'inspections post mortem peuvent être menées; & Point 12: 'établissement intermédiaire de catégorie 3', un établissement dans lequel des matières non transformées de catégorie 3 sont triées et/ou découpées et/ou réfrigérées ou congelées sous forme de blocs et/ou temporairement entreposées en vue de leur transport vers une destination finale. Etablissement non approuvé LMS Etablissement qui n'a pas besoin d'être pre-listé. Exploitation aquacole C Directive 90/425, article 2, paragraphe 4: établissement agricole pour animaux d aquaculture tels que définis dans la directive 91/67/CEE article 2, paragraphe 1 (poissons, crustacés, mollusques vivants) > Directive 90/425/CEE: Article 2: Point 4: exploitation: l'établissement agricole ou l'étable d'un négociant au sens des réglementations nationales en vigueur, situés sur le territoire d'un État membre et dans lequel des animaux visés aux annexes A et B, à l'exception des équidés, sont détenus ou sont élevés de façon habituelle, ainsi que l'exploitation telle que définie à l'article 2 point a) de la directive 90/426/CEE du Conseil, du 26 juin 1990, relative aux conditions de police sanitaire régissant les mouvements d'équidés et les importations d'équidés en provenance des pays tiers (4) > Council Directive 91/67/CEE: Article 2: Point 1: 'animaux d'aquaculture': les poissons, crustacés, mollusques vivants provenant d'une exploitation, y compris ceux d'origine sauvage destinés à une exploitation. Exploitation avicole Directive 90/425, article 2, paragraphe 4: établissement agricole pour volaille au sens de la directive 90/539/CEE (poules, oies, canards, dindes, pigeons, cailles, faisans, perdrix et ratites ainsi que les oeufs à couver de toutes ces espèces). Exploitation bovine C Directive 90/425, article 2, paragraphe 4: établissement agricole pour bovins > Directive 90/425/CEE: Article 2: Point 4: exploitation: l'établissement agricole ou l'étable d'un négociant au sens des réglementations nationales en vigueur, situés sur le territoire d'un État membre et dans lequel des animaux visés aux annexes A et B, à l'exception des équidés, sont détenus ou sont élevés de façon habituelle, ainsi que l'exploitation telle que définie à l'article 2 point a) de la directive 90/426/CEE du Conseil, du 26 juin 1990, relative aux conditions de police sanitaire régissant les mouvements d'équidés et les importations d'équidés en provenance des pays tiers (4). TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

41 Exploitation d'autres espèces Toutes les autres exploitations d élevage concernant les espèces non citées précédemment (équidés, carnivores, abeilles, oiseaux d ornements, reptiles ). Exploitation ovine/caprine C Directive 90/425, article 2, paragraphe 4: établissement agricole pour ovins/caprins. > Directive 90/425/CEE: Article 2: Point 4: exploitation: l'établissement agricole ou l'étable d'un négociant au sens des réglementations nationales en vigueur, situés sur le territoire d'un État membre et dans lequel des animaux visés aux annexes A et B, à l'exception des équidés, sont détenus ou sont élevés de façon habituelle, ainsi que l'exploitation telle que définie à l'article 2 point a) de la directive 90/426/CEE du Conseil, du 26 juin 1990, relative aux conditions de police sanitaire régissant les mouvements d'équidés et les importations d'équidés en provenance des pays tiers (4). Exploitation porcine C Directive 90/425, article 2, paragraphe 4: établissement agricole pour porcins > Directive 90/425/CEE: Article 2: Point 4: exploitation: l'établissement agricole ou l'étable d'un négociant au sens des réglementations nationales en vigueur, situés sur le territoire d'un État membre et dans lequel des animaux visés aux annexes A et B, à l'exception des équidés, sont détenus ou sont élevés de façon habituelle, ainsi que l'exploitation telle que définie à l'article 2 point a) de la directive 90/426/CEE du Conseil, du 26 juin 1990, relative aux conditions de police sanitaire régissant les mouvements d'équidés et les importations d'équidés en provenance des pays tiers (4). Exportateur Toute personne physique ou morale qui procède à des exportations ou des expéditions vers l UE. Elle doit résider en dehors de l UE. Importateur Toute personne physique ou morale qui procède à des importations au sein de l UE. Elle doit résider dans l UE. Installation du négociant C Ne concerne que les ovins et les caprins: telle que définie dans la directive 91/68/CEE, article 2, point b), sous 12. Intéressé au chargement Directive 97/78, article 2, point e): personne physique ou morale qui est chargée des lots de produits ou d animaux lors de leur présentation au poste d inspection frontalier et qui fait les déclarations nécessaires aux autorités compétentes au nom de l importateur. Cette personne réside obligatoirement au sein de l UE conformément au règlement (CE) 1992/2913, sauf pour les déclarations de transit et d admission temporaire et les déclarations à titre occasionnel. Navire-usine C LMS Règlement 853/ Annexe I: 3,2; 'navire-usine': tout navire à bord duquel des produits de la pêche subissent une ou plusieurs des opérations suivantes avant d'être conditionnés ou emballés et, si nécessaire, réfrigérés ou congelés: filetage, tranchage, pelage, décorticage, décoquillage, hachage ou transformation. Négociant C Toute personne physique ou morale qui achète et vend directement ou indirectement des ovins, bovins, caprins et porcins à des fins commerciales (cf. définitions dans la directive 64/432, article 2, point q), et la directive 91/68, article 2, point 11). Le négociant doit être enregistré et agréé par les États membres et être en possession d un numéro d agrément. Organisme agréé C Organisme, institut ou centre officiellement agréé tel que défini à l article 2, paragraphe 1, point c), de la directive 92/65/CEE, notamment les zoos et laboratoires de recherche agréés. Poste de contrôle C Directive 91/628/CEE, article 2, point c): lieux agréés par les États membres où les animaux peuvent se reposer, sont nourris et sont abreuvés. Quarantaine C Décision 2000/666/CE pour les oiseaux importés et directive 92/65/CE pour les carnivores domestiques importés. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

42 Transporteur commercial C Directive 91/628/CEE, article 2, point i): toute personne physique ou morale procédant à un transport commercial d animaux pour son propre compte ou pour le compte d un tiers ou mettant à la disposition d un tiers un moyen de transport d animaux dans un but lucratif. Transporteur privé Directive 91/628/CEE, article 2, point i): toute personne physique ou morale procédant à un transport privé d animaux pour son propre compte ou pour celui d un tiers dans un but non lucratif ou non couvert par la directive 91/628/CEE (animal individuel accompagné d une personne physique responsable de l animal, animaux familiers de compagnie avec leur maître, distance de moins de 50 km et lors des transhumances saisonnières). Zones de production C LMS Règlement 853/ Annexe I: 2,5; zone de production': toute zone maritime, estuarienne ou lagunaire comportant des bancs naturels de mollusques bivalves ou des sites utilisés pour la culture des mollusques bivalves, dans lesquels des mollusques bivalves vivants sont récoltés. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

43 5. Pourquoi ne puis-je retrouver l organisation à partir de l écran de recherche de mon certificat? La recherche d une organisation donnée à partir d une case d un certificat et, éventuellement, sa copie automatique d une case à l autre, là où elle a lieu normalement, dépend : du type d organisation, du type d autorité à laquelle elle est liée, du type de certificat (échanges intracommunautaires/dvce), du code produit sélectionné, du type de case dans lequel vous vous trouvez. Par exemple: concernant la case I.12 «Lieu d origine/lieu de pêche» du certificat pour les échanges intracommunautaires pour le code NC : pour l Hymenoptera, par exemple, vous constaterez que l organisation à rechercher doit être, au minimum, une organisation des deux types suivants: «Organisme agréé» ou «Lieu destiné aux autres espèces». Vous ne pourrez pas rechercher l organisation dans la case I.12 si celle-ci ne contient aucun de ces deux types. Votre autorité compétente à la possibilité d ajouter le type d organisation manquant, à la condition que la structure réelle de l organisation soit, bien entendu, respectée : une exploitation bovine qui est, en réalité, une exploitation ovine ne peut être introduite comme telle dans le système. Le système a été ainsi mis en œuvre dans le but d éviter l affectation de types incorrects d organisation au certificat. Pour toutes questions sur le sujet, veuillez vous adresser à votre autorité compétente en lui communiquant les informations suivantes: le type exact de certificat (échanges intracommunautaires, DVCE), le code NC du certificat (0102 ), le numéro de case du certificat, le numéro d agrément (et au besoin le code d agrégation) et la dénomination complète de l organisation que vous tentez de retrouver. Veuillez également consulter la rubrique «Que signifie: «Dans le certificat»?». 6. Quelle est la différence entre le code d agrégation et le numéro d agrément? Le code d agrégation concerne l organisation dans son ensemble, tandis que le numéro d agrément dépend de la catégorie dont fait partie l organisation. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

44 Le code d agrégation n est pas obligatoire, alors que le(s) numéro(s) d agrément peu(ven)t l être en fonction de la catégorie envisagée. Le numéro d agrément est attribué par l autorité compétente, pour la catégorie envisagée. Plusieurs catégories peuvent être attribuées à une organisation avec, selon le cas, un ou plusieurs numéros d agrément. Le code d agrégation d une organisation doit être unique dans un pays donné. Le code d agrégation d une organisation peut être identique au(x) numéro(s) d agrément de cette organisation. Pour les opérateurs commerciaux belges, le code d agrégation est assimilé au numéro d identification unique attribué par la Banque Carrefour des Entreprises, c est-à-dire, sur base de l adresse indiquée, en priorité le numéro d unité d établissement (exemple : ) ; en l absence de celui-ci, le numéro d entreprise (exemple : ). Pour plus d informations, veuillez consulter la rubrique «Quels sont les types existants d organisation et quels sont ceux que j ai choisis dans mon certificat?». 7. L écran de recherche d une organisation m invite à saisir un «numéro». Dois-je introduire le code d agrégation ou le numéro d agrément? Le «Numéro» à entrer dans l écran de recherche d une organisation doit être le numéro d agrément. Remarque : Pour plus d informations sur le code d agrégation et le numéro d agrément, veuillez consulter la rubrique: «Quelle est la différence entre le code d agrégation et le numéro d agrément?» 8. J ignore le numéro d agrément (obligatoire) de l organisation. Commentpuis je néanmoins poursuivre le remplissage de mon certificat? Vous devriez commencer par rechercher toutes les entrées possibles de l organisation que vous tentez d encoder dans TRACES afin d éviter toute duplication superflue dans le système. Pour ce faire, vous pouvez faire une recherche par nom, type, adresse, etc., et utiliser, par exemple, le caractère générique % Veuillez consulter la rubrique: «Comment puis-je rechercher une organisation dans TRACES?». Cependant, il se peut que, même après avoir tenté de contacter le responsable ou l autorité compétente de l organisation, vous ne connaissiez toujours pas le numéro d agrément obligatoire de l organisation que vous souhaitez créer. Dans ce cas, nous vous invitons à utiliser le format suivant : TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

45 INIT + code ISO du pays de destination + votre numéro d unité TRACES (*) + un numéro s incrémentant. Par exemple: INITDE (*) Veuillez consulter la rubrique «Comment retrouver une autorité compétente dans TRACES?». Au moment de valider l organisation, l autorité à destination devrait convertir ce numéro d agrément dans son numéro réel. Remarques : Chaque pays dispose de son propre format concernant les numéros d agrément. Ceux-ci peuvent donc différer d un pays à l autre. Le numéro d agrément est considéré dans TRACES comme une information plus importante que l adresse ou l organisation elle-même et, à ce titre, constitue un critère de recherche très utile. La liste des codes ISO des différents pays est accessible via le lien suivant: La règlementation communautaire impose la publication des listes de différents types d établissements soumis à agrément et actifs dans des secteurs où TRACES est impliqué. Ces listes sont établies par chaque Etat membre et sont accessibles via le site de la Commission européenne ; elles peuvent être consultées notamment pour retrouver le numéro d agrément des établissements (organisations) recherchées.ee Etablissements agréés dans le domaine vétérinaire Etablissements agréés dans le domaine zootechnique Etablissements agréés pour les denrées alimentaires d origine animale Etablissements agréés sous-produits animaux 9. Que signifie «Dans le certificat»? Une organisation, avec toutes ses catégories, peut être créée directement lors de l établissement d un certificat. Une organisation créée dans le certificat peut se voir affecté autant de catégories que ce qu elle possède réellement, tandis que la catégorie correspondant au domaine (certificat pour bovin, porcin ) et/ou à la case sélectionné(e) du certificat (expéditeur, négociant, transporteur, ) peut, elle, être directement assignée. Par exemple: Lorsque vous créez un nouveau certificat pour les échanges intracommunautaires et sélectionnez le code NC pour l Hymenoptera, par exemple, vous vous rendez compte, au TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

46 moment d entrer une nouvelle organisation dans la case I.12 «Lieu d origine/lieu de pêche», que dans la case du certificat ne vous permet d inclure que les catégories précédées d une astérisque (*). Autrement dit, pour la case I.12 et ce code NC, votre organisation doit être au minimum: soit un «Organisme agréé» soit une «Exploitation d autres espèces». Vous pouvez, bien entendu, ajouter d autres catégories à votre organisation en fonction des circonstances. Comme vous le constaterez, le bouton radio «Dans le certificat» ne sera plus activé (il reste en grisé) et vous obtiendrez même un message d erreur lorsque vous tenterez d introduire une organisation dans le certificat sans saisir au minimum l une des deux catégories d organisation obligatoires. La zone «Dans le certificat» est en grisé, car les catégories d organisation sélectionnées ne sont pas correctes et ne sont donc pas compatibles avec la case (ou le domaine) du certificat concerné. Ceci explique également pourquoi vous êtes dans l impossibilité de rechercher une organisation qui n a pas la catégorie correcte disponible. Votre autorité compétente a la possibilité d ajouter la catégorie d organisation manquante, à la condition que la structure réelle de l organisation soit, bien entendu, respectée : une exploitation bovine qui est, en réalité, une exploitation ovine ne peut être introduite comme telle dans le système. Le système a été ainsi mis en œuvre dans le but d éviter l affectation de catégories incorrectes d organisation au certificat. Pour toutes questions sur le sujet, veuillez vous adresser à votre autorité compétente en lui communiquant les informations suivantes: le type exact de certificat (échanges intracommunautaires, DVCE), le code NC du certificat (0102 ), le numéro de case du certificat, le numéro d agrément (éventuellement le code d agrégation) et la dénomination complète de l organisation que vous tentez de retrouver. Veuillez également consulter la rubrique «Pourquoi ne puis-je retrouver l organisation à partir de l écran de recherche de mon certificat?». TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

47 CERTIFICAT 1. Comment puis-je retrouver mon certificat pour échange intracommunautaire dans TRACES? Cliquez sur le lien Certificat sanitaire pour les échanges intracommunautaires (dans le menu à gauche de la page d accueil). L écran suivant apparaît : Cet écran est l écran principal de recherche des certificats sanitaires pour les échanges intracommunautaires ; les différents critères spécifiés dans cet écran peuvent être utilisés séparément ou en combinaison pour rechercher un certificat dans la base de données de production TRACES. Attention, cette base de données ne contient que les certificats créés au cours des quatre derniers mois! Remarques générales concernant les critères de recherche dans TRACES : TRACES permet d utiliser les différents critères de recherche en combinaison. Attention : il n est pas toujours utile de préciser trop de critères car vous augmentez le risque d introduction d une erreur et alors de ne pas obtenir le résultat escompté! TRACES demande de rentrer au minimum un critère pour éviter une recherche trop grande et un «time out». Dans la négative, vous recevrez le message d erreur suivant : TRACES prend en compte les caractères accentués mais pas les majuscules et minuscules. TRACES ne considère pas le signe pourcentage (%) comme un critère de recherche valable ; cependant il s agit d un caractère générique utile permettant de faire une recherche sur une plage plus vaste d organisations, d autorités, d adresses, La liste des résultats que vous obtiendrez variera en fonction de l endroit où vous placez le caractère générique. Notez bien qu un caractère générique ne doit pas forcément être ajouté à la fin de vos critères de recherche, étant donné que le système essaie toujours de retrouver au minimum les informations que vous avez introduites au début plus toutes autres informations supplémentaires. TRACES essaie toujours de retrouver les informations qui commencent au minimum par les données entrées dans les critères de recherche. Exemple : DUP permet de retrouver les noms commençant par DUP comme Dupont, Dupuis, %DUP permet de retrouver les noms commençant par mais aussi contenant DUP c est-à-dire non seulement Dupont, Dupuis mais aussi Ferme du Pont, Ecurie Dupire, TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

48 Critères de recherche dans l écran principal : Référence du certificat : Le numéro de référence unique du certificat généré automatiquement par le système TRACES ; en référence à la case I.2. du certificat. S agissant de vos certificats et en tant qu opérateur belge, ce numéro commence toujours par INTRA.BE, excepté pour les certificats que vous auriez enregistrés comme «Brouillon» ; dans ce dernier cas, ils commencent par DRAFT.BE Si vous utilisez ce critère de recherche, vous devez spécifier huit caractères au minimum (ex : INTRA.BE) ; dans la négative vous recevrez le message d erreur : Expéditeur : Le nom de l expéditeur ; en référence à la case I.1. du certificat. Départ postérieur au : Date postérieure à la date de départ, au format jj/mm/aaaa ; en référence à la case I.15 du certificat. Si le format n est pas respecté vous recevrez le message d erreur : Départ antérieur au : Date antérieure à la date de départ, au format jj/mm/aaaa ; en référence à la case I.15 du certificat. Si le format n est pas respecté vous recevrez le message d erreur : Pays de destination : Le nom du pays de destination, directement sélectionnable dans la liste du menu déroulant ; en référence à la case I.10 du certificat. Code postal du lieu de destination : Le code postal du lieu de destination (sans la localité) ; en référence à la case I.13 du certificat. N de référence locale : Le numéro de référence local que l Autorité compétente certificatrice peut donner conformément à sa propre classification des certificats ; en référence à la case I.2.a du certificat. Si vous utilisez ce critère de recherche, vous devez spécifier quatre caractères au minimum ; dans la négative vous recevrez le message d erreur : Statut du certificat : Le statut du certificat, en fonction de sa situation dans son «cycle de vie», directement sélectionnable dans la liste du menu déroulant. Pays d origine : Le nom du pays d origine, directement sélectionnable dans la liste du menu déroulant ; en référence à la case I.8. du certificat. Destinataire : Le nom du destinataire ; en référence à la case I.5. du certificat. Marchandise : Le code de nomenclature douanière (code NC) correspondant au produit à certifier ; en référence à la case I.19 du certificat. Peut être saisi directement ou sélectionné au départ de la liste du menu déroulant (cliquer sur «Parcourir»). Moyen de transport : Le type de moyen de transport utilisé ; en référence à la case I.16. du certificat. Autorité à destination : TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

49 Le nom de l autorité compétente locale dont dépend l opérateur mentionné à la case I.13 du certificat (Lieu de destination). Code de l autorité à destination : Le code de l autorité compétente locale dont dépend l opérateur mentionné à la case I.13 du certificat (Lieu de destination). Veuillez consulter la rubrique «Comment retrouver une autorité compétente dans TRACES?» Autorité à l origine : Le nom de l autorité compétente locale dont dépend l opérateur mentionné à la I.12 du certificat (Lieu d origine) ; en référence à la case I.4. du certificat. Code de l autorité à l origine : Le code de l autorité compétente locale dont dépend l opérateur mentionné à la I.12 du certificat (Lieu d origine) ; en référence à la case I.4. du certificat. Veuillez consulter la rubrique «Comment retrouver une autorité compétente dans TRACES?» Passeport n : Le numéro d identification individuel de l animal ; en référence à la case I.31 du certificat (N du passeport). Ne s applique qu aux espèces concernées dont les bovins, les chevaux et certains animaux de compagnie (chiens). Si vous souhaitez cibler la recherche du passeport sur une espèce en particulier, veuillez la combiner avec le critère Marchandise approprié (sélection du code NC de l espèce cible). Après avoir introduit vos critères de recherche, en tenant compte des remarques générales formulées, cliquez sur Rechercher pour lancer la recherche. Si vous souhaitez lancer une nouvelle recherche en spécifiant de nouveaux critères tout en effaçant les précédents, cliquez sur Effacer. 2. En tant que ressortissant de l UE, pourquoi ne puis-je créer un nouveau type de certificat (échanges intracommunautaires, DVCEA ou DVCEP)? Les comptes utilisateurs pour les ressortissants de l UE autorisent deux types d utilisateur dans le système : les utilisateurs rattachés aux autorités UVL (UPC), soit directement soit indirectement par l intermédiaire de leur organisation. Ce type d utilisateur pourra créer des certificats pour les échanges intracommunautaires, mais pas des certificats DVCEA ou DVCEP; les utilisateurs rattachés à des autorités PIF, soit directement soit indirectement par le biais de leur organisation. Ce type d utilisateur pourra créer des certificats DVCEA/DVCEP mais pas de certificats pour les échanges intracommunautaires. Ceci explique aussi pourquoi vous ne voyez pas toujours le bouton «Nouveau» dans la section «Certificats sanitaires pour les échanges intracommunautaires», «DVCE pour animaux» ou «DVCE pour produits d origine animale». Si vous devez pouvoir créer un type de certificat auquel vous n avez pas accès, veuillez prendre contact avec votre autorité compétente. 3. Comment procéder si je dois expédier un lot contenant des espèces multiples d animaux ou des types multiples de produits? Veuillez noter qu il n est pas possible actuellement d encoder un certificat unique renfermant plusieurs codes produit (codes NC). TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

50 Vous devez, dès lors, encoder un certificat distinct par code NC. Remarque: Bien que vous ne puissiez sélectionner qu un seul code NC par certificat, vous avez la possibilité de désigner des espèces multiples pour un même code NC dans un même certificat : 4. Quelle est la dénomination commune des principales espèces dont le nom est repris en latin dans TRACES? Dans un souci de standardisation internationale, TRACES recourt autant que possible à des référentiels reconnus. L usage de la dénomination latine des espèces entre dans ce cadre. Le tableau ci-après fournit à la fois la dénomination latine et la dénomination commune des principales espèces concernées par TRACES. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

51 Codes NC / Animaux vivants - Dénominations latines et communes (liste simplifiée) Code NC Espèce Nom latin Nom commun FR 0101 Espèce équine Equus caballus Jument, étalon, poulain 0101 Espèce équine Equus asinus Ane, ânesse, ânon 0101 Espèce équine Equus caballus* asinus Mulet, bardot 0102 Espèce bovine - domestique Bos taurus Vache, taureau, veau 0102 Espèce bovine - domestique Bison bison Bison domestique 0102 Espèce bovine - domestique Bubalus bubalis Buffle domestique 0102 Espèce bovine - gibier Divers Espèces bovines sauvages 0103 Espèce porcine - domestique Sus scrofa domesticus Truie, verrat, porcelet 0103 Espèce porcine - gibier Divers Espèces porcines sauvages (sanglier, ) Espèce caprine - domestique Capra hircus Chèvre, bouc, chevreau Espèce caprine - gibier Divers Espèces caprines sauvages Espèce ovine - domestique Ovis aries Brebis, bélier, agneau Espèce ovine - gibier Divers Espèces ovines sauvages 0105 Volailles ( ) Gallus gallus Poule 0105 Volailles ( ) Anas Canard 0105 Volailles ( ) Meleagris gallopavo Dinde 0105 Volailles ( ) Numida melagris Pintade 0105 Volailles ( ) Anser Oie Primates Primates Mammifères aquatiques Mammifères aquatiques Lapin domestique Oryctolagus cuniculus Lapin Autres mammifères Divers Artyodactyles, insectivores, rongeurs, Autres mammifères - carnivores Canis familiaris Chien Autres mammifères - carnivores Felis catus Chat Autres mammifères - carnivores Mustela putorius furio Furet Reptiles Divers Crocodiles, tortues, serpents Oiseaux de proie Divers Oiseaux de proie Psittacidés Perroquet, perruche, aras, cacatoes Pigeons Pigeon Autres oiseaux Divers Casoar, émeu, nandou, Autres oiseaux - struthioniformes Autruche, Autres oiseaux - galliformes Faisan, caille, perdrix, paon, Autres espèces animales - insectes hyménoptères Apis melifera Abeille Autres espèces animales - insectes hyménoptères Bombus spp. Bourdon Autres espèces animales - autres Divers Amphibiens, araignées, autres insectes, vers... TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

52 5. TRACES a immédiatement validé le certificat pour les échanges intracommunautaires que je venais de créer. Comment est-ce possible? Lorsqu un envoi destiné aux échanges intracommunautaires reste dans un seul et même pays, autrement dit lorsque les organisations encodées dans les cases I.12 «Lieu d origine» et I.13 «Lieu de destination» du certificat se situent dans le même pays, il est inutile que l autorité compétente valide le certificat. Le certificat reçoit automatiquement le statut «Valide». La partie II «Certification» n apparaît pas non plus. Même si cette possibilité est offerte par le système pour les Etats membres qui souhaiteraient en faire usage, veuillez noter que TRACES ne doit pas être utilisé en Belgique pour notifier les mouvements intra-nationaux. 6. Comment puis-je entrer en contact avec l autorité compétente d un certificat pour les échanges intracommunautaires? En ouvrant le certificat concerné (en statut valide), vous pouvez accéder aux coordonnées de l autorité compétente du lieu d origine en cliquant sur le nom du vétérinaire officiel, sous l onglet «Certification», à la rubrique «Vétérinaire officiel». Ce nom est, en réalité, un lien vers les coordonnées de l autorité. 7. Comment annuler un certificat? En tant qu opérateur vous avez la possibilité d annuler un certificat que vous avez créé et qui se trouve toujours en statut «Brouillon» ou «Nouveau» (partie I complétée). TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

53 Pour ce faire, vous devez rentrer dans le certificat concerné et ensuite utiliser le bouton Supprimer qui se trouve en bas de chaque onglet. Le certificat cessera ainsi d être visible ou accessible dans TRACES. Remarques : Si un certificat vous concernant à le statut «Nouveau», mais que sa partie I a été complétée par l autorité compétente, veuillez noter que vous pourrez accéder au certificat en question mais que seule l autorité compétente pourra le supprimer ; il cessera ainsi d être visible ou accessible dans TRACES. Si un certificat vous concernant a le statut «Valide» (parties I et II complétées), seule l autorité compétente peut utiliser le bouton «Annuler certificat», à la condition qu aucun contrôle (partie III) n ait été ajouté au certificat entretemps. Le certificat sera ainsi annulé, mais restera dans le système sous le statut «Annulé» à des fins de traçabilité et de statistiques. 8. Mon certificat présente un contrôle ; qu est-ce que cela veut dire? Tout envoi à destination d un autre Etat membre peut être contrôlé par les autorités compétentes, tant en cours de route, lors de son transit éventuel par d autres Etats membres, qu à destination. L autorité compétente qui procède au contrôle rentre alors l information dans le système TRACES. Plusieurs contrôles peuvent être réalisés sur un même envoi. Si l envoi n a pas subi de contrôle, l onglet «Contrôle» n apparaît pas à l ouverture du certificat ; par contre, il apparaît bien si au moins un contrôle a été réalisé sur l envoi. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

54 En cliquant sur l onglet «Contrôle» vous accédez aux détails du ou des contrôles réalisés sur votre envoi. 9. Comment imprimer un certificat? Pour imprimer un certificat, il vous suffit d avoir installé: Comme matériel: une imprimante. Comme logiciel: une version (actuelle) d Adobe Acrobat Reader. Pour télécharger la dernière version officielle et gratuite d Adobe Acrobat Reader, cliquez sur l URL Pour l imprimer, vous devez rentrer dans le certificat concerné et ensuite cliquer le sur bouton Imprimer qui se trouve en bas de chaque onglet. L écran suivant apparaît, dans lequel vous pouvez sélectionner, au moyen de cases à cocher, la ou les langues dans la(les)quelle(s) le certificat sera imprimé. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

55 Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer pour faire apparaître la version imprimable du certificat. Remarques : Afin d éviter toute confusion concernant l environnement sélectionné et le statut du certificat, des étiquettes à impression diagonale sont imprimées sur les certificats dans les situations suivantes: Environnement Production : Certificat en statut Projet: PROJET Certificat en statut Nouveau: pas d étiquette à impression diagonale Certificat en statut Enregistrement en cours: ENREGISTREMENT EN COURS Certificat en statut Valide: ORIGINAL Certificat en statut Rejeté: REJETÉ Certificat en statut Annulé: ANNULÉ Veuillez noter que le fait d être «contrôlé» n est pas considéré ici comme un «statut» pour le certificat. Environnement Formation : Quelque soit le statut (Projet, Nouveau, Enregistrement en cours, Valide, Rejeté et Annulé) du certificat dans l environnement Formation, ils portent tous l étiquette FORMATION afin d éviter toute confusion avec l environnement Production. Si vous rencontrez des problèmes d impression, veuillez consulter la rubrique «Je ne peux pas imprimer mes certificats. Que dois-je faire?». 10. Quelle est la fonction du bouton «Copier nouveau sous» dans le bas d un certificat existant? En tant qu opérateur, vous pouvez rechercher des certificats existants dans TRACES. Si vous avez trouvé au minimum un certificat dans TRACES et si vous êtes autorisé à créer ce type de certificat (échanges intracommunautaires,dvce), vous constaterez que le bouton Copier nouveau sous apparaît sous le(s) certificat(s) affiché(s) dans l écran de recherche. Si vous n êtes pas autorisé à créer ce type de certificat, seul le bouton Ouvrir apparaîtra sous les certificats affichés. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

56 En cliquant sur le bouton Copier nouveau sous, vous créez en réalité un nouveau certificat tout en intégrant/transférant automatiquement certaines informations originales dans/vers le certificat que vous êtes sur le point de créer. Aucune information du certificat existant/original n est modifiée. Vous créez un certificat totalement nouveau. Presque tous les éléments de la partie I du certificat sont copiés et sont intégralement modifiables. Les quantités ("Poids brut" et "nombre d'animaux") sont remises à "0", le "nombre de conditionnements" est remis à "1" et le "type de conditionnement" est supprimé. Le changement de code douanier ou de modèle de certificat impose de commencer par les modifications des rubriques liées au code. Toutes les règles de cohérence existantes sont conservées. Cette fonctionnalité a pour objectif principal de vous faire gagner du temps et de vous permettre de créer un nouveau certificat plus rapidement encore en utilisant les informations d un certificat similaire. Remarque : Il n est pas possible de «Copier nouveau sous» un certificat qui utilise un modèle ancien supprimé de TRACES. Si vous tentez néanmoins d utiliser un tel modèle, vous recevrez le message d erreur suivant : CERT-009 Impossible de copier ce certificat en tant que nouveau. Le certificat utilise un vieux modèle qui ne devrait plus pouvoir être copié. 11. Quelle est la fonction du bouton «Enregistrement d une demande en cours» dans le bas d un certificat existant? Il est possible d enregistrer tout type de certificat (échanges intracommunautaires, DVCE) avec un minimum d informations (incomplètes) dans la partie I, sans l envoyer à votre autorité compétente ; les autres détails pouvant être encodés ultérieurement. Ce projet de certificat porte le statut «Brouillon» et le numéro TRACES qui lui est attribué automatiquement par le système débute toujours par DRAFT. Pour enregistrer un projet de certificat vous devez vous trouver dans le certificat concerné et cliquer TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

57 sur le bouton Enregistrement d une demande en cours (présent en bas de chaque page). Ce bouton permet d enregistrer à un stade intermédiaire (incomplet) la partie I du certificat (descriptif du lot) ; il est accessible tant à vous-même qu à votre autorité compétente. Remarques: Afin que le certificat apparaisse dans la liste de l écran de recherche, certaines données minimales doivent toujours être encodées. Si le certificat portant le statut «Brouillon» a été créé par vous-même, seuls vos collègues et votre autorité compétente pourront visualiser, éditer et modifier la partie I (descriptif du lot) du «projet» de certificat. Si le certificat portant le statut de «Brouillon» a été créé par votre autorité compétente, seule cette autorité (ainsi que l autorité centrale) pourra visualiser, éditer et modifier la partie I (descriptif du lot). Aucun message de notification n est envoyé à l autorité compétente pour l informer de l existence d un certificat en statut «Brouillon». 12. Quelle est la fonction du bouton «Soumettre à la certification» dans le bas d un certificat existant? L option «Soumettre à la certification» est le dernier stade de la procédure de remplissage de la partie I (descriptif du lot) d un certificat. Toutes les informations relatives à l envoi doivent être correctement introduites dans le système avant de recourir à cette option. Si c est le cas, cliquez sur le bouton Soumettre à la certification (en bas de page). TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

58 Lorsque le bouton Soumettre à la certification est utilisé, le certificat obtient le statut «Nouveau». Remarques: Si le certificat portant le statut «Nouveau» a été créé par vous-même, seuls vos collègues et votre autorité compétente pourront visualiser, éditer ou modifier la partie I (Descriptif du lot). Si un certificat portant le statut «Nouveau» a été créé par votre autorité compétente, seuls vos collègues et votre autorité compétente pourront visualiser, éditer la partie I (Descriptif du lot). Mais seule votre autorité compétente sera en mesure de modifier la partie I (Descriptif du lot) du certificat. En cliquant sur le bouton «Soumettre à la certification», un message de notification est envoyé automatiquement à votre autorité compétente afin de l informer de l existence d un «nouveau» certificat et de l inviter à le valider. 13. Mon certificat a le statut «Remplacé», qu est-ce que cela veut dire? Votre autorité compétente (et elle seule) a la possibilité de remplacer un certificat qu elle a rédigé, au moyen d une fonctionnalité spécifique de l application. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

59 Cette fonctionnalité a pour principal objectif de faire gagner du temps à votre autorité et de lui permettre d annuler et de remplacer rapidement le certificat existant/original tout en utilisant dans le nouveau certificat les informations déjà encodées. La validation de cette copie de remplacement a pour effet d annuler le certificat original qui prend alors le statut «Remplacé». Un tel certificat ne peut plus être remplacé et il n est plus possible d y ajouter de nouvelles informations ou de modifier les informations existantes Les seuls boutons encore disponibles pour un certificat «Remplacé» sont Copier nouveau sous, Ouvrir ou Imprimer. Un lien entre le certificat original remplacé et le certificat de remplacement est créé. Ce lien est traduit sous la forme d un hyperlien avec le numéro du certificat respectif, à la rubrique I.2. «N de référence du certificat». Afin de garder une trace du nombre de remplacements, la «version» du remplacement est ajoutée. Ainsi, s il y a eu, par exemple, un remplacement, vous verrez apparaître le numéro du nouveau certificat suivi de l extension «- V1». A l'impression d un certificat de remplacement, le numéro du certificat remplacé apparait sur le côté droit du document. A l impression d un certificat remplacé, le numéro du certificat de remplacement apparaît sur le côté droit du document. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

60 La date de remplacement du certificat remplacé apparaît dans l'interface au niveau du champ d'identification du demandeur ainsi que dans le certificat imprimé au niveau de la case de la partie II réservée à la signature de l'autorité compétente. La date de création du certificat de remplacement apparaît dans l'interface au niveau du champ d'identification du demandeur. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

61 Le nom du nouveau signataire qui a procédé au remplacement apparait à l impression du certificat remplacé, dans la case de la partie II réservée à la signature de l'autorité compétente. Remarques : En tant qu opérateur, si vous n êtes pas autorisé à remplacer un certificat, vous avez néanmoins la possibilité de modifier la partie I (descriptif du lot) du certificat, voire d annuler un projet de certificat (en statut Brouillon) ou un certificat en statut Nouveau relevant de votre compétence. Pour plus d informations, veuillez consulter la rubrique «Comment annuler un certificat?». Pour plus d informations sur le bouton «Copier en tant que nouveau», veuillez consulter la rubrique «Quelle est la fonction du bouton «Copier en tant que nouveau» dans le bas d un certificat existant?». TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

62 14. Mon certificat a le statut «En cours», qu est-ce que cela veut dire? Votre autorité compétente (et elle seule) à la possibilité d enregistrer un certificat avec un minimum d informations (incomplètes) dans la partie II (Certification) afin de permettre la subdivision des contrôles réalisés et leur enregistrement à des moments différents en fonction d une séquence logique. L enregistrement d un certificat «En cours», stade intermédiaire dans la procédure de remplissage de la partie II (Certification), n est possible que pour l autorité compétente. Remarque: Aucune notification n est envoyée lorsqu un certificat passe au statut «En cours». 15. Mon certificat a le statut «Valide», qu est-ce que cela veut dire? Un certificat en statut «Valide» est un certificat qui contient toutes les informations nécessaires, tant dans sa partie I (Descriptif du lot) que dans sa partie II (Certification) et qui a été validé par votre autorité compétente. Votre autorité compétente (et elle seule) a la possibilité de valider un certificat. La validation d un certificat dans le système TRACES doit correspondre avec l envoi effectif du lot certifié. Remarques: Lorsqu un certificat a le statut «Valide», toutes les autorités compétentes et les collègues de l organisation reprises dans le certificat peuvent visualiser et éditer les parties I (Descriptif du lot) et II (Certification) du certificat. Lorsqu un certificat est validé, une notification est envoyée automatiquement aux autorités compétentes et collègues de l organisation reprises dans le certificat afin de leur indiquer que le certificat est passé en statut «Valide». 16. Mon certificat a le statut «Refusé», qu est-ce que cela veut dire? Un certificat en statut «Refusé» est un certificat qui, au lieu d être validé, a été refusé par votre autorité compétente. Seule l autorité compétente (et elle seule) a la possibilité de refuser un certificat. Plusieurs raisons peuvent justifier un refus. Si un certificat est «Refusé», l envoi du lot ne peut avoir lieu. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

63 Remarques: Lorsqu un certificat a le statut «Refusé», toutes les autorités compétentes et les collègues de l organisation reprises dans le certificat peuvent visualiser et éditer le certificat. Lorsqu un certificat est refusé, une notification est envoyée automatiquement aux autorités compétentes et collègues de l organisation reprises dans le certificat afin de leur indiquer que le certificat est passé en statut «Refusé». 17. Comment utiliser les séparateurs «.» et «,» dans TRACES? Les séparateurs «,» (virgule) et «.» (point) dans TRACES doivent être utilisés comme suit: la «,» (virgule) doit être utilisée lors de la saisie de décimales dans l application (nb: seuls les deux chiffres après la virgule sont pris en compte): 1.234,567 (mille deux cent trente-quatre virgule cinq cent soixante-sept) devient 1234,57 (mille deux cent trente-quatre virgule cinquante-sept) dans le certificat imprimé. le «.» (point) ne doit pas servir à séparer les milliers dans un nombre: 1.234,567 (mille deux cent trente-quatre virgule cinq cent soixante-sept) devient 1234,57 (mille deux cent trentequatre virgule cinquante-sept) dans le certificat imprimé. Remarque: Le certificat imprimé affiche un point pour indiquer les nombres inférieurs à 0. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

64 DIVERS 1. Il me semble ne pas recevoir de messages de notification. Que dois-je faire? Une fois enregistré en tant qu utilisateur, TRACES envoie automatiquement à votre boîte de courrier électronique les mails de notification autorisés par votre profil d utilisateur. S il vous semble que vous ne receviez pas de notifications, veuillez d abord contrôler les points suivants: Êtes-vous enregistré avec un compte valide ou un nouveau compte dans l environnement Production de TRACES? Veuillez noter que TRACES n envoie pas de courriels aux comptes inactifs et non validés (= confirmés). La taille de votre boîte de messagerie vous permet-elle toujours de recevoir des messages? Votre boîte n est-elle pas «pleine»? Un pare-feu ou un logiciel spécial (de type anti-spam) susceptible d empêcher la réception de messages de notification de TRACES est-il installé? N avez-vous pas créé dans votre boîte de messagerie, une règle de traitement du courrier entrant qui soustrait les messages de notification? Votre passerelle de messagerie électronique accepte-t-elle du courriel au format html ou des confirmations «UTF8», par exemple? Veillez noter que vous avez la possibilité de contrôler, et au besoin de modifier, le format des messages TRACES en changeant ce paramètre dans TRACES. Pour ce faire, ouvrez une session dans l environnement Production de TRACES et appelez le menu «Gestion des utilisateurs et des organisations» > sous-menu «Modifier le profil d utilisateur». Changez ensuite le «Type de notification» en sélectionnant le mode «Texte» au lieu de «HTML». En outre, si vous disposez d un service d assistance technique local, demandez lui de vérifier les autres paramètres de votre passerelle de courrier (central) local. Un problème plus technique peut être impliqué, par exemple, la mise hors service temporaire de votre serveur de messagerie TRACES. Si le problème persiste après avoir effectué les contrôles ci-dessus, contactez votre autorité compétente en mentionnant votre adresse de courrier électronique TRACES dans la description de votre problème, étant donné qu il s agit de l unique identifiant de votre profil. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

65 2. Je ne peux pas imprimer mes certificats. Que dois-je faire? Il y a lieu d insister sur le fait que les services d impression de TRACES dépendent exclusivement des paramètres locaux de votre ordinateur et de l installation correcte du logiciel Adobe Acrobat Reader (dernière version). Si vous utilisez Internet Explorer, il est recommandé de régler les paramètres locaux du navigateur comme suit: «Outils» > «Options Internet» > «Avancés»: sous «Sécurité», assurez-vous que la case «Ne pas enregistrer les pages chiffrées sur le disque» est décochée. Vu que les certificats TRACES à imprimer doivent avant tout être enregistrés en tant que fichiers temporaires sur votre disque local, ce paramètre peut être à l origine de l un de vos problèmes actuels. Cliquez sur «Appliquer», puis «OK» pour enregistrer les changements. Autres options à contrôler concernant cette rubrique si Internet Explorer est installé: «Outils» > «Options Internet» > «Avancés»: l option «S.S.L 2,0» devrait être cochée. «Outils» > «Options Internet» > «Avancés»: l option «S.S.L 3,0» devrait être cochée. «Outils» > «Options Internet» > «Avancés»: sous «Navigation», cochez l option «Activer les extensions tierce partie du navigateur» (redémarrage requis). «Outils» > «Options Internet» > «Sécurité»: veuillez vous assurer que votre «Niveau de sécurité pour cette zone» n est pas réglé sur «Haut», car les fonctions moins sûres seront désactivées. Il s agit du paramètre le moins fonctionnel de votre navigateur. Assurez-vous également qu Adobe Acrobat Reader (dernière version) est correctement installé sur le disque dur du PC. Vous pouvez télécharger gratuitement la dernière version du logiciel gratuit Acrobat Reader sur le site officiel de Macromedia: ( TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

66 Une fois les modifications apportées, retournez dans l application, sélectionnez la langue d impression souhaitée et cliquez sur Imprimer vous devriez recevoir un message d alerte intitulé «Information de sécurité» si vous utilisez Internet Explorer. Ce message indique que la page que vous êtes sur le point d ouvrir contient des éléments sûrs et des éléments moins sûrs. Cliquez sur «Oui» pour afficher la version PDF à imprimer du certificat. Remarque : Si vous disposez d un service d assistance technique local (Internet/serveur), veuillez prendre contact avec lui afin de vérifier si toutes les autres modifications nécessaires en rapport avec votre navigateur ou serveur (installation de filtres/murs pare-feux...) local ont été exécutées et si des modifications doivent être apportées aux paramètres/à l installation d Adobe Acrobat Reader. TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

67 3. Je reçois un message d erreur du type : «GEN»/«HTD». Que dois-je faire? Si vous recevez un message d erreur du type «GEN 002 Une erreur inattendue s est produite (ID= xxxxxxxxxxxxx)», veuillez prendre contact au plus tôt avec l équipe TRACES de l UE à l adresse: sanco-traces@ec.europa.eu en mettant votre autorité compétente et votre administrateur TRACES ( TRACES.BELGIUM@afsca.be ) en CC (copie carbone) de votre message. Veuillez inclure les informations suivantes dans votre message: l adresse de courrier électronique de l utilisateur qui a rencontré l erreur Gen 002; la date (jj/mm/aaaa) et, si possible, l heure à laquelle l erreur Gen 002 s est produite; une brève description de la façon dont l erreur s est produite précisément (procédure) ; le numéro ID qui suit le message. Ce type de message d erreur peut être le résultat de l une des situations suivantes: "Server too busy" Comme le serveur a pris trop de temps pour répondre (plus de 90 secondes), l application a renvoyé une erreur Gen 002, indiquant que l écran suivant s est fait attendre trop longtemps. Ceci peut être dû à un encombrement de l Internet par un nombre trop important d utilisateurs exécutant des opérations exigeantes, à des problèmes de vitesse de connexion au serveur ou à l Internet, etc. Erreur de manipulation L utilisateur a bouleversé l ordre logique de l application en utilisant les boutons «retour» et «suivant» du navigateur Internet, qui ne sont pas spécifiques à l application. Généralités Si un utilisateur demande à TRACES d enregistrer ses données dans la base de données en sauvegardant son certificat et si l application détecte à ce stade une différence entre les données temporaires de la base de données et les données reçues de l utilisateur après son action de sauvegarde proprement dite («soumettre pour certification» ou «valider»), la sauvegarde est refusée et un message d erreur est généré. Explication Ce type d erreur peut s expliquer par le fait que les données originales ont entre-temps été modifiées par une autre personne, si bien que le réenregistrement détruit les changements. Dans TRACES, il est plus que probable que ceci se produise si une personne utilise le bouton «retour» et «rafraîchir» de son navigateur Internet (Internet Explorer/Firefox Mozilla, etc.). Exemple Un utilisateur enregistre un certificat, clique sur «retour» et tente d enregistrer à nouveau les mêmes données. Cette situation «délicate», mais exceptionnelle se produit lorsqu une personne souhaite enregistrer un certificat, mais reçoit tout d abord un message d erreur (par exemple, Gen-002) ou souhaite (à nouveau) modifier son certificat ou y ajouter des informations. Si l utilisateur utilise une nouvelle fois le bouton «retour» pour tenter de (ré)enregistrer son certificat, cette action peut déboucher sur une erreur («Gen-008»), car le système a déjà modifié les états internes et croit, dès lors, qu il s agit d un problème d accès. Solution L utilisateur ne devrait utiliser ni le bouton «retour» ni le bouton «rafraîchir» du navigateur pour (re)modifier les données ou pour contourner les erreurs affichées par le système. Il est recommandé d utiliser le bouton Annuler et revenir au menu (en bas de chaque) de l application TRACES elle-même afin d annuler le certificat complet ou d utiliser les onglets (tels que «Commerçants» ou «Lot») pour corriger les informations ou en ajouter directement dans la section souhaitée. Bogue du système TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68

68 Cela implique un problème plus structurel de l application. L application ne peut faire apparaître l écran suivant, car il existe une erreur dans le script/code ou un autre problème 4. Quels sont mes droits en matière d accès et de rectification de mes informations privées contenues dans TRACES? Vous pouvez accéder aux informations concernant vos droits en matière d accès et de rectification de vos informations privées contenues dans TRACES, en cliquant sur le lien Déclaration de confidentialité présent à la page d accueil (en haut et à droite) TRACES 3.32 FAQ s-opérateurs v /68