LA SALLE DES CHEVALIERS/ LA PETITE PIERRE

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1 LA SALLE DES CHEVALIERS/ LA PETITE PIERRE Fiche technique Concerts/conférences/expositions - pout événement public: 75 la journée Assurance responsabilité civile de l artiste ou du groupe prise en compte pour la durée de la location (attestation requise). Sacem à régler par l'artiste/ déclaration préalable à faire auprès de leurs services (si nécéssaire). Déclaration en mairie à effectuer un mois à l avance si nécéssaire (événement public/vente d'alcool). - Pour événement privé: 120 la journée Pour événements privés: caution de 200 restitué dans la semaine suivant l événement et attestation d assurance. NB : Pas de sonorisation fournie. Mise à disposition et réservation après règlement du solde, fourniture du certificat d'assurance, et déclaration en mairie si nécessaire. VOS DÉMARCHES POUR ORGANISER UNE SOIRÉE Les démarches pour organiser la soirée ne sont pas les mêmes si la soirée est ouverte au public ou si c est une soirée privée réservée aux adhérents de l association ou à des invités (non payants). En effet, à l occasion d un événement public, vous devrez respecter plusieurs démarches (voir ci-dessous). A l occasion d un pot ou d une soirée entre adhérents, aucune modalité n est prévue. Vous devez donc définir au préalable si la soirée est ouverte au public ou non.

2 1 A L OCCASION D UN EVENEMENT PUBLIC A l occasion de l organisation d un évènement public, plusieurs éléments doivent être pris en compte : - La vente d alcool - Les questions de droits d auteur des musiques diffusées - La sécurité - Les assurances Vente d alcool Ce que dit la loi : L article L du code de la santé publique (CSP) énonce : «Les associations qui établissent des cafés ou débits de boissons pour la durée des manifestations publiques qu elles organisent ne sont pas tenues à la déclaration prescrite par l article L mais doivent obtenir l autorisation de l autorité municipale dans la limite de cinq autorisations annuelles pour chaque association. Précisions sur la demande d autorisation : - Cette demande d autorisation devra être présentée au maire au plus tard 30 jours avant ladite manifestation (il n y pas de délai légal en la matière mais l on considère habituellement qu un délai de 30 jours est raisonnable) Rappel - Le code de la santé publique rappelle que le fait à l occasion d une foire, d une vente ou d une fête ouvertes au public, d établir un débit de boissons sans avoir obtenu l autorisation de l autorité municipale est puni d une amende (contravention de la 4ème classe) de 750 euros au plus (Article R du CSP). - Ce même code rappelle aussi que «si l article L prévoit des formalités d ouverture simplifiées pour les débits de boissons temporaires ouverts à l occasion de foires, ventes ou fêtes publiques, il interdit à ces débits de vendre ou offrir sous quelque forme que ce soit des boissons autres que celles des deux premiers groupes», la violation de ces restrictions quant aux boissons est punie d une amende de 3750 euros (Article L du CSP). Le débit temporaire est soumis à toutes les autres obligations du Code de la santé publique tenant notamment aux incapacités ou interdictions d exploiter du débitant. Lorsque l association souhaite organiser un événement public dans une salle louée à cet effet : - la salle est dépourvue de licence, l association devra alors faire une demande d ouverture temporaire d un débit de boisson à la mairie. Vous devrez également vous assurer que la salle répond aux normes (notamment en matière de sécurité incendie). La SACEM Cet organisme gère les droits d auteur que vous devez normalement verser aux ayants droits en application du code de la propriété intellectuelle. Tout événement musical doit être déclaré au moins 15 jours avant la soirée. La SACEM vous délivre alors un contrat général de représentation. Vous préciserez, sur ce dernier, divers renseignements : superficie de la salle, concert, musique enregistrée, tarifs des entrées, des consommations Dans les dix jours suivant la représentation, vous devrez renvoyer un état des recettes et des dépenses correctement rempli, accompagné d un listing des oeuvres diffusées. L assurance responsabilité civile

3 L assurance responsabilité civile de votre association ne couvre pas forcément l organisation de soirées. De ce fait, il faut que l association se renseigne auprès de son assureur et vérifie qu elle est couverte pour l organisation de ce type d événements. Le contrat doit alors préciser les risques qu il garantit à savoir : - l intégrité physique des participants et des organisateurs - la sécurité des biens déposés. Dans le cas où l assurance de l association ne couvre pas les soirées, vous devez vous rapprocher de votre assureur afin de solliciter une extension de garantie. Cette extension de garantie vous permettra alors d être couvert pendant la soirée. 2 A L OCCASION D UN EVENEMENT PRIVE Si la buvette temporaire est réservée aux adhérents (pot associatif, 3ème mitemps, réception-buffet, etc.), il n y a pas de démarche particulière à effectuer, ni de réglementation spécifique à suivre. La buvette ou le bar se tiennent sans déclaration, sans demande d autorisation et sans limitation quant aux types de boissons disponibles ou aux fréquences des buvettes ou du bar sur une année. Attention tout de même, si la buvette/le bar est permanent et non temporaire, il vous faudra alors vous soumettre à la réglementation des débits de boissons permanents. Attention également à bien veiller à ce que l entrée soit limitée aux seuls adhérents. Il pourrait être possible de requalifier la soirée privée en soirée publique s il est constaté la présence de personnes qui ne sont pas membres de l association. SYNTHÈSE Une association ou personne qui souhaite organiser une soirée ouverte au publique devra alors faire des démarches, sauf si elle organise la soirée dans une discothèque ayant déjà les autorisations nécessaires. En termes de calendrier : - au plus tard 1 mois avant la soirée : faire une demande à la mairie et s assurer que la salle respecte les normes en termes d incendie, prendre contact avec l assurance si celle-ci ne couvre pas ce type d évènements - au plus tard 15 jours avant la soirée : faire la déclaration SACEM Une association souhaite organiser une soirée avec ses seuls adhérents : aucune démarche particulière. Les boissons servies doivent faire parties des deux premiers groupes de la classification. En effet, pour obtenir des licences III et IV, il faut être un commerçant et se soumettre à la législation relative au débit de boisson permanent (Code de la Sante publique Article L et suivant et article 1655 alinéa 2 du Code général des impôts) RESPONSABILITÉ ENCOURUE EN COURS DE SOIRÉE Quel que soit le type de soirées organisées (fête publique, fête privée, pots de départ ), il est important de connaître la législation afin d éviter de voir votre responsabilité pénale engagée. Il existe des contraintes : Interdiction des open bars interdiction de vendre de l alcool aux mineurs interdiction de laisser quelqu un boire de manière démesuréi interdiction des bizutages

4 Règlement intérieur de la Salle des Chevaliers Le présent règlement intérieur a pour objectif de permettre l utilisation des installations pour la satisfaction pleine et entière de tous, tout en veillant scrupuleusement au respect du matériel et des lieux mis à disposition. Chaque utilisateur doit avoir conscience que le règlement ne cherche, en aucune façon, à limiter la liberté de chacun mais au contraire à préserver la qualité d accueil des lieux. 1. Dispositions générales Les réunions ou manifestations de toute nature ayant lieu dans la Salle des Chevaliers devront présenter un caractère de bonne tenue, ne pas contrevenir aux bonnes mœurs. L'environnement ne doit en aucun cas être perturbé par des nuisances, telles que sonorisation excessive, stationnement gênant, fumées... Toutes les règles d'hygiène et de propreté devront être observées. Il est notamment formellement interdit de fumer dans les salles, d'apposer des affiches de nature à détériorer les biens servant de support. L'organisation d'une buvette comportant la vente de boissons alcoolisées par les organisateurs des manifestations doit faire l objet d une demande d'autorisation de débit de boissons auprès de la Police Municipale. Les organisateurs seront responsables de l inobservation de ces prescriptions comme de toutes les destructions, dégradations ou détériorations causées à l'immeuble, ainsi qu'au mobilier ou au matériel dans la salle ou dans ses dépendances. Ils répondront également des détournements d'objets et se chargeront, en outre, de la police de la salle. Indépendamment de toute réparation civile, voire pénale, les organisateurs qui auraient enfreint le règlement pourraient se voir refuser la salle pour des manifestations ultérieures. La location de la Salle des Chevaliers est, de plus, subordonnée au respect d un contrat à l'application stricte définissant précisément les conditions de location et de sécurité dont l'essentiel est indiqué ci-après et qui devra être obligatoirement signé par les utilisateurs. La salle est non fumeur. 2. Conditions de location Toute demande de réservation pour un événement ouvert au public (vente d'alcool) devra être formulée, à l attention de Monsieur le Maire, par écrit au moins 1 mois avant l'utilisation de la salle. Cette demande contiendra l'exposé du programme de la manifestation, sa date, son heure de début, sa durée, les noms et coordonnées des organisateurs.

5 il vous sera adressé une convention d'utilisation de cette salle et une fiche technique. Cette fiche technique devra être retournée dûment remplie un mois avant la manifestation, faute de quoi le matériel demandé ne pourra être mis à votre disposition. Si des œuvres culturelles, littéraires, artistiques ou sportives doivent être présentées dans cette salle, les organisateurs devront obligatoirement se mettre en rapport avec les organismes concernés (société des auteurs et compositeurs dramatiques - société des auteurs compositeurs et éditeurs de musique) pour obtenir l'autorisation préalable et écrite prévue par la législation en vigueur - loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique. Si cette formalité n'était pas accomplie, le loueur ne pourrait, en aucun cas, être tenue pour responsable. Les tarifs appliqués sont ceux en vigueur au moment de la location. Un état des lieux d'entrée et de sortie sera effectué. Les clefs seront à retirer à la Salle des Chevaliers et restituées au même endroit 3. Sécurité L'utilisateur devra souscrire auprès d'une compagnie d'assurance solvable toute police d'assurance pour couvrir sa responsabilité d'organisateur dans le cas où elle serait engagée à la suite de dégâts des eaux, accidents, ou pour toute autre cause que ce soit, tant vis-à-vis du loueur que des tiers, pendant l exercice, ou à l occasion ses activités tant à l extérieur ou à l intérieur desdits locaux. L'attestation devra être jointe au règlement. Le loueur dégage sa responsabilité en cas de vol ou dégradation du matériel propre à l'utilisateur. Les organisateurs devront se conformer strictement aux indications du responsable de la salle qui est chargé de veiller à la stricte observation des prescriptions du règlement. Réference du Ministère de la culture sur l assurance d un concert : En tant qu organisateur, vous êtes responsable de la sécurité du public. Il est donc nécessaire de souscrire une assurance «responsabilité civile» couvrant les dommages matériels et corporels causés à autrui. Faites le tour des assureurs : en faisant jouer la concurrence, sur la base de devis demandés aux compagnies démarchées, vous multipliez vos chances de dénicher la garantie la plus efficace, qui protège le plus de monde, contre le plus de risques possibles, et ce au meilleur rapport qualité-prix. Pensez à expliciter de manière claire le détail de vos activités, afin d obtenir la couverture la plus adéquate. Certaines compagnies d assurance proposent une assurance «Organisateur de manifestation» ou «Responsabilité civile organisateur» qui garantit la salle et son équipement ainsi que le montage et le démontage du matériel sur une période de trois jours avant et après la date du concert. Le calcul de la prime se fait selon la date et l heure de l événement, le type de manifestation, la jauge prévue et la surface de la salle. L assurance des instruments demeure à la charge des musiciens. Si vous avez du matériel de valeur, vous avez intérêt à souscrire une extension «tout risque matériel» pour vous couvrir en cas de vol ou de détérioration. Pensez à faire les démarches nécessaires au plus vite : l attestation peut en effet être une condition sine qua non pour louer une salle ou du

6 matériel. 4. État des lieux Les usagers devront constater l état des lieux et du matériel avant et après la location. Cet état des lieux sera fait avec le régisseur de la salle. Les dégâts de toute nature sont à signaler, séance tenante, à la personne en charge de la réservation des salles. Toute destruction, dégradation ou détérioration sera réparée aux frais de l'utilisateur. La salle sera restituée dans l'état ou elle a été mise en location. Modèle de lettre pour faire une demande d autorisation à la Mairie en cas de soirée ouverte au public en cas de vente d alcool [ [Nom et adresse de l'association] ] À [ [lieu] ], le [ [date] ] Madame ou Monsieur le maire, J ai l honneur de solliciter de votre bienveillance l autorisation pour notre association d ouvrir un débit de boisson temporaire au(x) lieu(x), jour(s) et heures suivants : le (ou du au ) [ [date 1] ], de [ [heure de début] ] à [ [heure de fin] ], à [ [lieu 1]],à l occasion de [ [évènement 1] ] le (ou du au ) [ [date 2] ], de [ [heure de début] ] à [ [heure de fin] ], à [ [lieu 2]], Je me tiens à votre disposition pour tout renseignement complémentaire que vous jugerez utile. Dans l attente de votre réponse, que j espère favorable, je vous prie d agréer, Madame ou Monsieur le maire, l assurance de ma considération distinguée. Pour l association, le Président (ou le Vice-Président ou le Secrétaire) [ [Prénom, Nom et signature]]

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