Commune de LA FOREST-LANDERNEAU Téléphone : Télécopie : REGLEMENT DE LA SALLE POLYVALENTE

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1 Commune de LA FOREST-LANDERNEAU Téléphone : Télécopie : REGLEMENT DE LA SALLE POLYVALENTE Règlement d utilisation de la salle polyvalente établi par le Conseil Municipal du 18 décembre 1996 modifié à la date du 21 Septembre 2015 ARTICLE 1 : CONDITIONS D'UTILISATION 1 ) La salle polyvalente doit être utilisée conformément à sa destination (réunions, spectacles, éventuellement réceptions avec ou sans consommations). En est exclue toute manifestation ou utilisation relevant de la salle omnisports ou toute utilisation inadaptée. La salle polyvalente étant réquisitionnée pour les différentes élections, la Commune se verra dans l obligation d annuler la réservation en cas d élections imprévues. 2 ) La réservation de la salle sera faite à la Mairie au plus tard 8 jours avant la date de la manifestation par le responsable de la dite manifestation. A cette occasion, le réservataire précisera : - la date et la nature de la manifestation, - le nombre approximatif de participants attendus, - les heures d'occupation, - l'équipement souhaité (couverts - lave-vaisselle vidéo projecteur.) 3 ) Afin de ne pas favoriser la concurrence déloyale envers les professionnels, la fourniture de toute consommation dans la salle polyvalente et ses abords devra obligatoirement être assurée par un professionnel de la restauration pour les banquets et buffets, par un professionnel cafetier pour les apéritifs, cafés, pots. Lors de la réservation de la salle, un imprimé sera remis au demandeur afin de le faire remplir par le dit professionnel. Cet imprimé devra être rendu au plus tard un mois avant la date de la manifestation. Par consommation, il est entendu apéritifs, café, pots, banquets, buffets. Cette clause n'est pas applicable à la Municipalité et aux Associations déclarées de la Commune. 4 ) La clef de la salle sera à prendre par le responsable de la manifestation au secrétariat de la mairie, aux jours et heures ouvrables. Elle devra être rapportée par le même responsable, à l'issue de la manifestation ou dès le jour ouvrable suivant. A cette occasion, tout dégât constaté devra être signalé. 5 ) La réservation ne deviendra effective qu'après paiement d'un acompte représentant 50% du prix de location. En cas d annulation dans les trois mois précédant la date de la manifestation, cet acompte ne sera pas restitué. Le règlement du solde de la location sera effectué lors de la remise de la clef au réservataire en Mairie. La caution prévue au paragraphe 9 de l article 1er sera restituée lors de la restitution de la clef à la Mairie. 6 ) Les locaux seront mis à la disposition du réservataire en état de propreté. A l'issue de la manifestation, le Réservataire devra débarrasser la salle, en assurer le nettoyage (balayage, vaisselle...) et ranger le matériel utilisé (tables, chaises, couverts) dans les endroits prévus à cet effet (local de rangement pour tables et chaises, armoires pour les couverts). Les déchets seront emballés dans des sacs poubelle avant d'être déposés dans les bennes à l'extérieur. Les utilisateurs ne désirant pas préparer la salle, ni la ranger et la nettoyer après la manifestation, pourront s'en décharger contre le paiement d'un forfait (voir tarifs). 7 ) Les utilisateurs de la salle devront veiller eux-mêmes : - au respect des consignes de sécurité, - à terminer la soirée à 2 heures du matin au plus tard, sauf autorisation municipale, - à procéder à l'extinction des lumières et du chauffage. - à fermer l'ensemble des portes et fenêtres, après une dernière visite des lieux,

2 - à prendre en charge, le cas échéant, les déclarations et règlement à la SACEM et autres organismes concernés par l'organisation d'un spectacle. - le cas échéant, à faire une demande d'autorisation d'ouvrir un débit temporaire de boissons, 8 jours au moins avant la date de la manifestation. La demande est à déposer auprès du Maire si la manifestation ne dépasse pas 2 H du matin et auprès du Sous-Préfet dans le contraire. 8 ) Le Réservataire devra s'assurer pour les dommages engageant sa responsabilité causés aux locaux et matériels ainsi que ceux subis par des tiers à l'occasion de la manifestation. En conséquence, le Réservataire sera tenu de justifier, avant la remise de la clef, de la souscription d'une assurance "Responsabilité Civile" garantissant les dommages exposés ci-dessus. 9 ) Une caution de 300 Euros par chèque sera exigée du Réservataire lors de la remise de la clef. Cette clause n'est pas applicable aux Associations déclarées de la Commune. 10 ) Toute demande de réservation et toutes questions relatives à l application du présent règlement pourront être examinés par le Bureau Municipal. 11 ) Toute demande d option sur la salle ne sera valable que pour une durée limitée à 15 Jours à partir de la date de demande. 12 ) La Commune dégage sa responsabilité pour les dégâts et vols pouvant être causés aux biens personnels des utilisateurs. 13 ) Le Conseil Municipal se réserve le droit de modifier à tout moment le présent règlement ARTICLE 2 : TARIFS Le tarif en vigueur pour la location de la salle et les prestations annexes est joint au présent règlement. Commune de LA FOREST-LANDERNEAU DEMANDE DE RESERVATION DE LA SALLE POLYVALENTE A compléter et retourner : Mairie de LA FOREST-LANDERNEAU LANDERNEAU ( ) DEMANDEUR : Nom / Prénom : Adresse : RESPONSABLE : Nom / Prénom : Adresse Tél : Date demandée : / /. Horaire souhaité : de : à Type de manifestation prévue (réunion, banquet...) : Nombre approximatif de participants : Matériel à disposition dans la salle : * Chaises et tables dans le local de rangement * Sono (lecteur CD lecteur cassette ampli 2 micros) * Couverts à la demande (voir imprimé joint) * Lave-vaisselle à la demande (voir imprimé joint) * Vidéo projecteur et écran à la demande (voir imprimé joint) DATE et SIGNATURE : Ce bon de réservation doit être accompagné du tarif ci-joint dûment complété.

3 Commune de LA FOREST-LANDERNEAU TARIFS D'UTILISATION DE LA SALLE POLYVALENTE A COMPTER DU 1 ER JANVIER LOCATION DE LA SALLE avec 66 tables et 350 chaises au maximum y compris le lavage obligatoirement effectué par la Commune. Entourer le montant approprié Ecoles-Associations de la Commune Autres Utilisateurs de la Commune Autres Utilisateurs Réunion Apéritif café pot Banquet buffet Réunion Apéritif café-pot Banquet buffet Réunion Apéritif café-pot Banquet buffet jours consécutifs par le même réservataire jours consécutifs par le même réservataire 575 Caution : 300 La mise en place et le rangement après usage des tables, chaises et vaisselle est à la charge des utilisateurs, ainsi que le balayage de la salle. La vaisselle est disponible à la demande. Veuillez indiquer ci-dessous l'équipement dont vous voulez disposer : Disponible Désiré Disponible Désiré Assiettes creuses environ 250 Petites cuillères environ 250 Assiettes plates environ 250 Tasses environ 250 Assiettes à Verres à pied environ 250 dessert (vin) Environ 250 Verres à whisky Flûtes environ 75 - Jus de Fruit (champagne kir) environ 250 Cuillères environ 250 couteaux environ 250 Fourchettes environ 250 Plateaux en inox 10 Percolateur 1 Carafes 18 Ramequins 50 Casse et manquants seront facturés en sus du prix de location 2 - PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Des prestations complémentaires sont possibles à la demande, selon les conditions suivantes : Mise en place et rangement de tables 51,00 Mise en place et rangement de chaises 51,00 Supplément pour chaises fixées 51,00 (réunions) Rangement de la vaisselle 0,26 par couvert avec un minimum de 42 Mise à disposition du lave-vaisselle 0,47 par couvert avec un minimum de 58 Lavage de la vaisselle 0,80 par couvert avec un minimum de 100 Balayage de la salle 63 - Forfait Location video-projecteur 40 - Forfait et une Caution de 300

4 COMMUNE DE LA FOREST-LANDERNEAU Téléphone : Télécopie : RESERVATION SALLE POLYVALENTE PIECES A FOURNIR au plus tard 8 jours avant la manifestation 1 - Demande de réservation. 2 - Feuillet des tarifs d utilisation de la salle. 3 - Imprimé rempli par le professionnel restaurateur ou cafetier 1 mois avant la date de la manifestation. 4 -Attestation d une assurance «Responsabilité civile» garantissant les dommages engageant la responsabilité du demandeur causés aux locaux et matériel, ainsi que ceux subis par des tiers à l occasion de la manifestation. 5 - Caution de 300 Euros à la remise de la clef. CONSEILS PRATIQUES 1 -La clef de la salle sera à prendre par le responsable de la manifestation au secrétariat de la mairie. Elle devra être rapportée par le même responsable, à l'issue de la manifestation ou dès le jour ouvrable suivant. A cette occasion, tout dégât constaté devra être signalé. 2 - Les locaux seront mis à la disposition du réservataire en état de propreté. A l'issue de la manifestation, le Réservataire devra débarrasser la salle, en assurer le nettoyage (balayage, vaisselle...) et ranger le matériel utilisé (tables, chaises, couverts) dans les endroits prévus à cet effet (local de rangement pour tables et chaises, armoires pour les couverts). Les déchets seront emballés dans des sacs poubelle avant d'être déposés dans les bennes à l'extérieur. Les utilisateurs ne désirant pas préparer la salle, ni la ranger et la nettoyer après la manifestation, pourront s'en décharger contre le paiement d'un forfait (voir tarifs). 3 - Les utilisateurs de la salle devront veiller eux-mêmes : au respect des consignes de sécurité, à terminer la soirée à 2 heures du matin au plus tard, sauf autorisation municipale, à procéder à l'extinction des lumières et du chauffage. à fermer l'ensemble des portes et fenêtres, après une dernière visite des lieux, à prendre en charge, le cas échéant, les déclarations et règlement à la SACEM et autres organismes concernés par l'organisation d'un spectacle. - le cas échéant, à faire une demande d'autorisation d'ouvrir un débit temporaire de boissons, 8 jours au moins avant la date de la manifestation. La demande est à déposer auprès du Maire si la manifestation ne dépasse pas 2 H du matin et auprès du Sous-Préfet dans le cas contraire.

5 CONSIGNES TECHNIQUES Rappel : les déchets de repas, pots..., devront obligatoirement être mis dans des sacs poubelles à déposer dans les bennes à l'extérieur de la salle. Eclairage IMPORTANT les abords extérieurs de la salle peuvent être éclairés. Les commandes de la minuterie se trouvent dans le 1er sas d'entrée, au fond de la salle. (durée de la minuterie : 7 minutes). les interrupteurs d'éclairage de l'avant et de l'arrière de la salle se trouvent à proximité des entrées. Pour des raisons de sécurité, les commandes d'éclairage du centre de la salle et de la scène se trouvent au tableau électrique, à droite de la scène. Responsables de la salle : 1 - Madame HALLEGOUET Gisèle- Tel Monsieur BESCOND - Tel ou Monsieur BARRE Michel Tel Monsieur GUILLON Roland Tel ou Madame ABILY Emmanuelle Tel

6 IMPRIME A FAIRE REMPLIR PAR LE RESTAURATEUR OU CAFETIER Je, soussigné M, Mme (Restaurateur traiteur) Déclare(nt) traiter avec M, Mme Pour l organisation d un : Apéritif (cocher les mentions appropriées) Café Banquet Buffet Qui se déroulera le : / /. Salle Polyvalente - Mairie de LA FOREST-LANDERNEAU Fait à Le / /. SIGNATURE ET CACHET