Objet : Lignes directrices sur la gouvernance des régimes de retraite et questionnaire d autoévaluation de l ACOR

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1 Le 25 octobre 2004 Objet : Lignes directrices sur la gouvernance des régimes de retraite et questionnaire d autoévaluation de l ACOR Madame, Monsieur, Au nom de l Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR), nous avons le plaisir d annoncer la publication de la Ligne directrice n o 4 : Lignes directrices sur la gouvernance des régimes de retraite et questionnaire d autoévaluation de l ACOR. Les lignes directrices et le questionnaire d autoévaluation visent à aider les administrateurs des régimes de retraite à s acquitter de leurs responsabilités en matière de gouvernance grâce à l instauration et au maintien de saines pratiques de gouvernance. Les organismes de réglementation s attendent à ce que les administrateurs prennent volontairement les mesures nécessaires pour se conformer aux lignes directrices. Les Lignes directrices sur la gouvernance des régimes de retraite et questionnaire d autoévaluation ont été élaborés par le Comité de gouvernance des régimes de retraite de l ACOR avec l aide d un groupe de travail de l industrie. À cette fin, le Comité a procédé à de vastes consultations auprès de l industrie. L ACOR a grandement apprécié les commentaires que lui ont adressés les intervenants pendant la consultation. Nous avons une dette envers les membres du groupe de travail de l industrie dont l expertise a été un ingrédient essentiel du succès de cette initiative. L automne dernier, les administrateurs des régimes de retraite ont été invités à participer volontairement au banc d essai de la version provisoire des lignes directrices et du questionnaire. Cet exercice avait pour objet de recueillir les commentaires des administrateurs au sujet des lignes directrices et de déterminer s il convenait d ajouter des instructions pour remplir le questionnaire et dans quelle mesure. D après la réaction générale des administrateurs des régimes de retraite qui ont participé au banc d essai, les lignes directrices donnent des consignes pertinentes pour les aider à instaurer et maintenir de saines pratiques de gouvernance. Des changements visant à régler certains points soulevés et à prendre en compte les propositions faites par les administrateurs ont été intégrés à la version finale des lignes directrices. Certains administrateurs ont aussi suggéré à l ACOR de donner des exemples pour les aider à remplir certaines parties du questionnaire d autoévaluation. L ACOR a donc décidé de joindre une Foire aux questions qu elle prévoit publier au début de Secrétariat de l ACOR, 5160, rue Yonge, 17 e étage, case postale 85, North York, Ontario M2N 6L9 Tél. : , poste 7773 Téléc. : Courriel :

2 Le 25 octobre 2004 Page 2 L ACOR profite de cette occasion pour remercier les administrateurs des régimes de retraite qui ont participé au banc d essai. Leur contribution est inestimable. Les Lignes directrices sur la gouvernance des régimes de retraite et questionnaire d autoévaluation sont affichés sur le site Web de l ACOR à l adresse Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sentiments les meilleurs. La présidente, Association canadienne des organismes De contrôle des régimes de retraite (ACOR), Le président, Comité de gouvernance des régimes de retraite, Nancy MacNeill Smith Nurez H. Jiwani Secrétariat de l ACOR, 5160, rue Yonge, 17 e étage, case postale 85, North York, Ontario M2N 6L9 Tél. : , poste 7773 Téléc. : Courriel :

3 LIGNE DIRECTRICE N O 4 LIGNES DIRECTRICES SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE ET QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION OCTOBRE, 25, 2004

4 TABLE DES MATIÈRES CONTEXTE DES LIGNES DIRECTRICES... 3 PRINCIPES DE L ACOR SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE... 6 LIGNES DIRECTRICES DE L ACOR SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE 7 Principe 1 : Obligation fiduciaire... 7 Principe 2 : Objectifs de gouvernance... 7 Principe 3 : Rôles et responsabilités... 8 Principe 4 : Mesures de rendement... 8 Principe 5 : Connaissances et compétences... 8 Principe 6 : Accès à l information... 8 Principe 7 : Gestion des risques... 9 Principe 8 : Supervision et conformité... 9 Principe 9 : Transparence et reddition de comptes... 9 Principe 10 : Code de conduite et conflits d intérêts Principe 11 : Examen de gouvernance GLOSSAIRE ANNEXE : QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION DE L ACOR SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE... 12

5 PRINCIPES SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE CONTEXTE DES LIGNES DIRECTRICES Gouvernance des régimes de retraite La gouvernance * des régimes de retraite est liée au respect de la promesse d une prestation de retraite conformément aux documents du régime et de la législation sur les pensions. La législation sur les pensions stipule que l administrateur du régime est le premier responsable de la gouvernance du régime. L Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) a conçu les présentes lignes directrices pour aider les administrateurs de régimes à s acquitter de leurs responsabilités de gouvernance. La gouvernance des régimes de retraite désigne la structure et les processus employés pour surveiller, administrer et gérer un régime de façon à garantir le respect des obligations, fiduciaires et autres, du régime. L ACOR est d avis qu une saine gouvernance des régimes de retraite est essentielle pour faire en sorte que les participants touchent les prestations et les sommes auxquels ils sont admissibles, et comprennent les droits et les responsabilités que le régime leur confère. Administrateur du régime de retraite La législation sur les pensions précise qui peut être administrateur d un régime, de même que les responsabilités de ce dernier. Peut être l administrateur d un régime : l employeur qui a établi le régime; un comité des pensions; un conseil de fiducie, une société d assurances; * Les termes définis à la fin des présentes Lignes directrices apparaissent en italique la première fois qu ils sont employés dans le présent document. un agent de négociation; tout autre organe établi en vertu d une loi. La partie qui est nommée administrateur d un régime est habituellement mentionnée dans les documents du régime. L administrateur du régime peut faire appel à un mandataire pour l aider à s acquitter de ses obligations de gouvernance. Les mandataires peuvent être des employés de l administrateur du régime ou des fournisseurs de services de l extérieur. Système de gouvernance des régimes de retraite Un système efficace de gouvernance des régimes de retraite : établit un cadre pour définir les fonctions ainsi que les responsabilités et les obligations de reddition de comptes qui y sont associées entre toutes les parties impliquées dans le processus de gouvernance; tient compte de toutes les facettes de la gestion des régimes de retraite, y compris la communication, le financement, les placements et l administration des prestations; permet d exercer une surveillance minutieuse tout en améliorant la protection des participants et des bénéficiaires. Une saine gouvernance des régimes de retraite : est essentielle à l exécution des obligations, fiduciaires et autres; minimise les risques tout en maximisant l efficience; favorise le service des prestations de retraite de manière exacte et rentable et en temps opportun; appuie l administration uniforme des régimes dans l intérêt des participants et des bénéficiaires; 3

6 PRINCIPES SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE exige des mécanismes de contrôle qui favorisent la prise de décisions judicieuses, des pratiques adéquates et efficientes, une reddition de comptes claire, de même que l examen et l évaluation périodiques du fonctionnement des régimes; contribue au rendement positif des régimes et montre que l administrateur du régime fait preuve d une saine diligence. Lignes directrices sur la gouvernance Les Lignes directrices de l ACOR sur la gouvernance des régimes de retraite présentent une vue d ensemble générale et souple des principes élémentaires de gouvernance. Les pratiques de gouvernance peuvent toutefois varier selon la taille et le type de régime. Même s ils doivent adapter leurs pratiques de gouvernance à des circonstances particulières et aux ressources disponibles, nous recommandons fortement à tous les administrateurs d adopter une structure et des processus de gouvernance conformes aux principes décrits plus loin. Les Lignes directrices recommandent des principes axés sur la gouvernance efficace des régimes de retraite. Elles ne traitent des rôles et des obligations du répondant que dans la mesure où ce dernier agit en qualité d administrateur du régime. Elles n abordent pas les rôles et les obligations que les principes généraux de gouvernance des sociétés confèrent à l administrateur d un régime. Les personnes ayant des responsabilités liées à la gouvernance des régimes ont aussi souvent des obligations envers le répondant. Elles doivent donc bien comprendre les rôles et les responsabilités de chacun. En outre, lorsqu elles prennent des mesures qui influent sur les régimes, elles doivent soigneusement documenter ces mesures en fonction de ces deux séries d obligations. Les Lignes directrices s appuient sur d importants travaux réalisés par des organisations syndicales, des associations de l industrie comme l Association canadienne des gestionnaires de fonds de retraite (ACGFR), et des organismes de réglementation des régimes de retraite comme le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF). L ACOR encourage tous les administrateurs de régimes de retraite du Canada à vérifier si leurs structures actuelles de gouvernance des régimes de retraite sont efficaces, et à s efforcer d appliquer les meilleures pratiques énoncées dans les Lignes directrices. Notons toutefois que ces dernières ne sont pas conçues pour conférer à toute partie à un régime des droits ou des obligations supplémentaires. Bien qu elles soient d application facultative, elles visent à aider les administrateurs à développer et à maintenir de bonnes méthodes de gouvernance des régimes de retraite. Lignes directrices sur les régimes de capitalisation Les Lignes directrices de l ACOR sur la gouvernance des régimes de retraite offrent des consignes générales pour aider les administrateurs des régimes, peu en importe le type et la taille, à développer et à maintenir de bonnes méthodes de gouvernance. Les administrateurs de régimes de retraite à cotisations déterminées dont les participants peuvent prendre des décisions en matière de placements à partir d au moins deux options devraient également prendre connaissance des Lignes directrices sur les régimes de capitalisation (Lignes directrices sur les RC). Ces Lignes directrices ont été élaborées par le Forum conjoint des autorités de réglementation du marché financier et ont été avalisées par l ACOR en mai À ce moment-là, l ACOR a annoncé qu elle s attendait à ce que les régimes de retraite avec des composantes liées aux RC soient exploités conformément aux Lignes directrices sur les RC d ici au 31 décembre Les Lignes directrices sur les RC donnent un aperçu des rôles et responsabilités des répondants, des 4

7 PRINCIPES SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE fournisseurs de services et des participants à l égard de l exploitation de ces régimes ainsi que des consignes sur l information et l aide qu il convient d offrir aux participants des régimes pour les aider à prendre des décisions en matière de placements. Les administrateurs des régimes de retraite avec des composantes liées aux RC doivent exploiter leurs régimes en accord avec les Lignes directrices sur les RC et y ajouter les aspects des Lignes directrices sur la gouvernance des régimes de retraite de l ACOR qui ne sont pas abordés dans les Lignes directrices sur les RC. La Ligne directrice numéro 3 de l ACOR, Lignes directrices sur les régimes de capitalisation, est affichée sur le site Web de l ACOR ( à la rubrique Politiques et Lignes directrices. 5

8 PRINCIPES SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE PRINCIPES DE L ACOR SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE Principe 1 : Obligation fiduciaire L administrateur du régime a des obligations, fiduciaires et autres, envers les participants et les bénéficiaires du régime, et peut-être envers d autres intervenants. Principe 2 : Objectifs de gouvernance L administrateur du régime doit établir des objectifs de gouvernance pour la supervision, la gestion et l administration du régime. Principe 3 : Rôles et responsabilités L administrateur du régime doit décrire clairement et documenter les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition de comptes de tous les participants à la gouvernance du régime. Principe 4 : Mesures de rendement L administrateur du régime doit prévoir l établissement de mesures de rendement et la supervision du rendement des intervenants ayant un pouvoir décisionnel dans le cadre du processus de gouvernance. Principe 5 : Connaissances et compétences L administrateur du régime doit appliquer, directement ou par l intermédiaire de mandataires, les connaissances et les compétences nécessaires à l exécution de ses obligations de gouvernance. Principe 6: Accès à l information L administrateur du régime et, le cas échéant, tout mandataire doit avoir accès à une information pertinente, exacte, et obtenue en temps utile. Principe 7 : Gestion des risques L administrateur du régime doit prévoir la mise en œuvre d un cadre de contrôle interne des risques auxquels le régime est exposé et qui tienne compte des particularités de ce dernier. Principe 8 : Supervision et conformité L administrateur du régime doit veiller à la mise en œuvre de mécanismes appropriés pour faciliter la supervision et garantir le respect des exigences législatives, des documents régissant le régime et des politiques administratives. Principe 9 : Transparence et reddition de comptes L administrateur du régime doit prévoir la communication des modalités du processus de gouvernance aux participants, aux bénéficiaires et aux autres intervenants pour accroître la transparence et la reddition de comptes. Principe 10 : Code de conduite et conflits d intérêts L administrateur du régime doit prévoir l établissement d un code de conduite et d une politique sur les conflits d intérêts. Principe 11 : Examen de gouvernance L administrateur du régime doit en examiner périodiquement la gouvernance. 6

9 LIGNES DIRECTRICES SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE LIGNES DIRECTRICES DE L ACOR SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE Principe 1 : Obligation fiduciaire L administrateur du régime a des obligations, fiduciaires et autres, envers les participants et les bénéficiaires du régime, et peut-être envers d autres intervenants. a) Obligations fiduciaires de l administrateur du régime Il existe une obligation fiduciaire lorsque l administrateur d un régime ou son mandataire peut exercer un pouvoir discrétionnaire pour influer sur les intérêts des participants ou des bénéficiaires. Plus les pouvoirs discrétionnaires des fiduciaires sont vastes, plus leurs obligations fiduciaires sont importantes. Dans l exercice de leurs obligations fiduciaires, l administrateur du régime et son mandataire doivent agir de bonne foi et au mieux des intérêts des participants, des bénéficiaires et des autres intervenants du régime. En qualité de fiduciaire, l administrateur du régime doit notamment : traiter les participants et les bénéficiaires avec impartialité; faire preuve d autant de soin, de compétence et de diligence qu une personne prudente; interpréter les modalités du régime avec équité et impartialité, et de bonne foi; éviter que ses intérêts personnels n entrent en conflit avec ceux du régime; veiller, dans la mesure des pouvoirs qui lui sont conférés, à ce que les participants et les bénéficiaires touchent les prestations promises. L administrateur du régime a d autres obligations envers les participants et les bénéficiaires, et il peut en avoir envers d autres intervenants. Le processus de gouvernance du régime doit aider l administrateur à s acquitter de ses obligations, fiduciaires et autres. Au besoin, l administrateur doit retenir les services de conseillers professionnels appropriés. L administrateur doit mettre en œuvre un processus de règlement des conflits d intérêts (voir le principe 10). b) Employeurs ou agents de négociation agissant à titre d administrateurs L employeur, l agent de négociation ou leur mandataire qui agit en qualité d administrateur du régime doit comprendre la différence entre leur rôle d administrateur et leurs autres fonctions, et agir en conséquence. L employeur ou l agent de négociation doit suivre les principes énoncés dans les présentes Lignes directrices lorsqu il joue le rôle d administrateur du régime. Principe 2 : Objectifs de gouvernance L administrateur du régime doit établir des objectifs de gouvernance pour la supervision, la gestion et l administration du régime. L administrateur du régime fixe les objectifs de gouvernance, qui établissent le cadre et les normes pour la supervision, la gestion et l administration du régime et de son fonds de retraite. Ces objectifs, qui doivent être clairement documentés, doivent s appuyer sur les objectifs du répondant à l égard du régime, de même que sur les modalités de ce dernier et sur les exigences réglementaires applicables. Les objectifs de gouvernance facilitent l élaboration de pratiques de gouvernance efficaces qui assurent le bon fonctionnement et l efficience du régime. 7

10 LIGNES DIRECTRICES SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE Principe 3 : Rôles et responsabilités L administrateur du régime doit décrire clairement et documenter les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition de comptes de tous les participants à la gouvernance du régime. L administrateur du régime : doit superviser le régime et en assumer la responsabilité, mais il n est pas tenu d en assurer la gestion au jour le jour; peut déléguer des tâches de gestion opérationnelle, mais demeure responsable de la gestion du régime, du choix et de la supervision des mesures prises par les mandataires et des comités, et il doit en rendre compte; doit veiller à ce que la structure, les rôles et les responsabilités, les mesures de reddition de comptes et les rapports hiérarchiques (la chaîne de délégation) soient clairement documentés et communiqués à tous les participants à la gouvernance du régime. Si une personne s acquitte à la fois de tâches de gouvernance du régime et de fonctions de gestion, elle doit clairement reconnaître et comprendre les rôles et les obligations découlant de chacune de ses fonctions. La saine gouvernance des régimes de retraite exige la documentation claire de chaque mesure prise et du rôle que jouait la personne qui l a prise. Principe 4 : Mesures de rendement L administrateur du régime doit prévoir l établissement de mesures de rendement et la supervision du rendement des intervenants ayant un pouvoir décisionnel dans le cadre du processus de gouvernance. L administrateur du régime doit superviser périodiquement le rendement de tous les décideurs clés, et évaluer ce rendement en regard des mesures de rendement établies. Il doit transmettre les résultats aux intervenants appropriés et revoir périodiquement les mesures de rendement elles-mêmes. Puisque les évaluations de rendement doivent reposer sur des appréciations impartiales, l administrateur du régime peut devoir solliciter les conseils d un professionnel indépendant. Il doit soumettre toute modification recommandée au groupe de qui relèvent les décideurs. L administrateur doit assurer la mise en place de procédures prévoyant des mesures de suivi afin de corriger les problèmes de rendement. Principe 5 : Connaissances et compétences L administrateur du régime doit appliquer, directement ou par l intermédiaire de mandataires, les connaissances et les compétences nécessaires à l exécution de ses obligations de gouvernance. En dernière analyse, l administrateur du régime répond de la gouvernance de celui-ci. Il peut obtenir l aide d autrui pour s acquitter de ses obligations à ce titre. L administrateur, les mandataires et les comités de la structure de gouvernance doivent détenir et appliquer collectivement les connaissances et les compétences nécessaires à l exécution de leurs obligations de gouvernance. L administrateur doit bénéficier au besoin de la formation et des services d éducation permanente nécessaires. Principe 6 : Accès à l information L administrateur du régime et, le cas échéant, tout mandataire doit avoir accès à une information pertinente, exacte et obtenue en temps utile. Il faut des procédures devant permettre à l administrateur et, le cas échéant, à son mandataire, 8

11 LIGNES DIRECTRICES SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE d obtenir une information adéquate, à jour, exacte et complète pour leur permettre de s acquitter efficacement de leurs obligations. Principe 7 : Gestion des risques L administrateur du régime doit prévoir la mise en œuvre d un cadre de contrôle interne des risques auxquels le régime est exposé et qui tienne compte des particularités de ce dernier. a) Cadre de contrôle interne Le cadre de contrôle interne doit garantir la prise en compte des risques et la mise en œuvre de contrôles adéquats. L administrateur doit comprendre et approuver le cadre et les politiques écrites sur le contrôle interne. Même si le contenu du cadre peut varier selon le type de régime, il doit inclure des politiques sur la documentation, la tenue de dossiers, l établissement des coûts, le financement, l investissement du fonds de retraite, le contrôle des dépenses, l administration des prestations, l impartition, la conformité et les communications. b) Frais L administrateur du régime surveille et évalue le caractère raisonnable et la compétitivité les frais d administration et de gestion imputés au régime ou acquittés par les participants. c) Contrôle des défaillances L administrateur du régime doit mettre en place un programme de contrôle des défaillances comprenant des procédures de recouvrement des cotisations en souffrance et des données, de même que des solutions à appliquer en cas de non-conformité. Principe 8 : Supervision et conformité L administrateur du régime doit veiller à la mise en œuvre de mécanismes appropriés pour faciliter la supervision et garantir le respect des exigences législatives, des documents régissant le régime et des politiques administratives. Tout régime de retraite doit reposer sur des processus et des normes documentés pour en garantir la conformité avec les exigences législatives. Cela garantit en outre que toutes les fonctions administratives, y compris le calcul, le versement et la perception des cotisations et le service des prestation ou des valeurs, respectent les modalités et les politiques administratives du régime, de même que les exigences législatives. Principe 9 : Transparence et reddition de comptes L administrateur du régime doit prévoir la communication des modalités du processus de gouvernance aux participants, aux bénéficiaires et aux autres intervenants pour accroître la transparence et la reddition de comptes. a) Politique sur les communications : participants et bénéficiaires Il faut doter le régime de retraite d une politique axée sur les communications. Cette politique doit prévoir la communication d information sur la gouvernance aux participants et aux bénéficiaires. Cela doit comprendre au minimum l information à communiquer en vertu de la loi. Les communications doivent être appropriées, effectuées en temps utile, exactes, complètes, uniformes, rentables et accessibles, de manière à favoriser la confiance des participants et des bénéficiaires dans le processus de gouvernance. L administrateur du régime doit tenir compte de ses obligations, fiduciaires et autres, pour décider de l information à divulguer, des modalités de la 9

12 LIGNES DIRECTRICES SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE divulgation et des destinataires de l information. Dans ce contexte, il doit informer adéquatement les participants au sujet des prestations prévues par le régime, ainsi que des risques et des obligations qui découlent de la participation au régime. L administrateur doit fournir aux participants suffisamment d information pour que ces derniers puissent prendre des décisions éclairées à propos des choix qui s offrent à eux en vertu du régime. b) Préoccupations des participants et des bénéficiaires Les participants et les bénéficiaires du régime ont le droit d exprimer leurs préoccupations et d obtenir qu on y donne rapidement suite. L administrateur doit veiller à ce que des personnes compétentes donnent suite aux demandes de renseignements et aux plaintes des participants, et mettre en place des procédures de règlement des différends. Les noms et les responsabilités des principales personnes-ressources doivent être communiqués aux participants et aux bénéficiaires. Principe 10 : Code de conduite et conflits d intérêts L administrateur du régime doit prévoir l établissement d un code de conduite et d une politique sur les conflits d intérêts. L administrateur doit établir un code de conduite régissant sa propre conduite et celle de ses mandataires. Ce code doit énoncer les comportements exigés, inclure une procédure de contrôle des conflits d intérêts, prévoir une démarche équitable et établir un mécanisme de règlement des différends. La politique sur les conflits d intérêts doit énoncer une procédure adéquate de signalement et de règlement des conflits d intérêts. Elle doit traiter des conflits réels et des apparences de conflit. Principe 11 : Examen de gouvernance L administrateur du régime doit en examiner périodiquement la gouvernance. L administrateur du régime doit revoir périodiquement les procédures et les pratiques de gouvernance pour en évaluer l efficacité en regard des objectifs de gouvernance du régime. Il voudra sans doute faire état des résultats de l exercice d autoévaluation, ainsi que de toute modification résultante des politiques, des procédures et des pratiques des participants, des bénéficiaires, des mandataires et des autres intervenants. Tout régime de pension doit prévoir l évaluation périodique du rendement de l administrateur et de la structure de gouvernance du régime. L examen continu des procédures de gouvernance elles-mêmes témoignera de l efficacité de la structure de gouvernance et du fonctionnement du régime. Il démontrera en outre si l administrateur respecte les objectifs de gouvernance et s acquitte de ses obligations, fiduciaires et autres. Après chaque examen, l administrateur doit modifier au besoin la structure de gouvernance, de même que les politiques et les pratiques, pour accroître l efficacité. L administrateur voudra sans doute solliciter les conseils de spécialistes indépendants pour garantir l impartialité de son autoévaluation. Cette dernière doit être adaptée en fonction des circonstances du régime. La conduite de l administrateur doit toujours refléter ses obligations, fiduciaires et autres. Pour garantir l efficacité du code de conduite et son extension aux mandataires, l administrateur doit mettre en place un mécanisme d examen. 10

13 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION GLOSSAIRE administrateur du régime Particulier, groupe, organisme ou entité responsable, en dernière analyse, de la supervision, de la gestion et de l administration du régime. bénéficiaire Particulier admissible à une prestation de décès aux termes d un régime de retraite. fonds de retraite Actifs du régime, détenus à part des autres actifs du répondant. fournisseur de services Un fournisseur de services ou de conseils dont l administrateur a besoin pour exploiter le régime de retraite. gouvernance Ensemble de la structure et des processus établis pour administrer et superviser le régime de façon à garantir le respect des obligations, fiduciaires et autres, à l égard du régime. intervenant Quiconque a un intérêt dans les décisions et les mesures prises à l égard du régime. Comprend les participants et les bénéficiaires, ainsi que d autres personnes pouvant être admissibles à des prestations prévues par le régime dans des circonstances comme une rupture de mariage. Selon les modalités du régime, peut aussi inclure l administrateur du régime, les employeurs, les agents négociateurs, les associations d employés, etc. mandataire a Personne qui s acquitte de certains aspects de l administration du régime participant Employé, actuel ou ancien, ayant droit à une prestation en vertu du régime. répondant Particulier, entité ou groupe d entités qui établit un régime ou prend la relève du répondant d un régime existant. Au Québec, il existe également une notion de «délégataire» distincte de celle de «mandataire». Ce délégataire a, au regard des tâches déléguées, la même responsabilité que l administrateur. 11

14 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION ANNEXE : QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION DE L ACOR SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE (Dans le présent questionnaire, le terme «vous» désigne l administrateur du régime.) L ACOR a élaboré le présent questionnaire pour vous aider à déterminer dans quelle mesure votre régime est conforme aux principes d une gouvernance efficace. Vous pouvez utiliser ce questionnaire pour recenser les principes que vous appliquez déjà et les mesures à prendre pour rehausser la gouvernance de votre régime de retraite. Par souci d utilisation optimale du questionnaire, notez les raisons pour lesquelles vous répondez Oui à une question donnée. Lorsque vous répondez Non, notez les aspects à approfondir et ce que vous devez faire afin que vous puissiez remplacer votre réponse à cette question par Oui. Les administrateurs des régimes peuvent adapter le questionnaire en fonction des besoins de leur régime de retraite. Veuillez répondre aux questions de manière honnête et objective. Vous voudrez peut-être charger quelqu un de coordonner les réponses aux questions. Cette personne voudra peut-être demander l aide de spécialistes d une question en particulier. En bout de ligne, vous êtes responsable au premier chef des réponses aux questions. Vous devez approuver le questionnaire une fois celui-ci rempli. Nous vous recommandons de remplir le questionnaire chaque année. Vous n avez pas à transmettre le questionnaire à votre organisme de réglementation, mais vous devriez le conserver aux fins de consultation ultérieure. 12

15 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION QUESTIONNAIRE 1. Obligations fiduciaires Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous informé les participants et les bénéficiaires de vos obligations, fiduciaires et autres? b) Avez-vous informé d autres intervenants de vos obligations et signalé celles de nature fiduciaire, le cas échéant? 2. Objectifs de gouvernance Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous fixé des objectifs de gouvernance pour la supervision, la gestion et l administration du régime? 3. Rôles et responsabilités Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous recensé vos rôles et responsabilités, y compris les mandats et les délégations pertinents, pour la gouvernance efficace du régime? b) Avez-vous clairement documenté les attentes, à votre endroit comme à celui de chacun de vos mandataires et délégataires? 13

16 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION 4. Mesures de rendement Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous établi des mesures claires pour évaluer le rendement de tous les intervenants ayant un pouvoir décisionnel dans le cadre du processus de gouvernance? b) Avez-vous adopté un processus de supervision et d examen périodiques et d amélioration du rendement pour tous les intervenants ayant un pouvoir décisionnel dans le cadre du processus de gouvernance? 5. Connaissances et compétences Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous adopté un mécanisme permanent pour recenser les connaissances et les compétences nécessaires à la gouvernance efficace du régime? b) Avez-vous prévu un processus pour acquérir les connaissances et les compétences nécessaires? 6. Accès à l information Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous, ainsi que vos mandataires, le cas échéant, recensé l information dont vous avez besoin pour vous acquitter de vos obligations? b) Avez-vous prévu un mécanisme pour obtenir rapidement une information exacte, claire et suivant une présentation utilisable? 14

17 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION 7. Gestion des risques Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous cerné les risques auxquels le régime est exposé? b) Avez-vous établi un processus pour gérer ces risques? 8. Supervision et conformité Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous recensé les exigences législatives, les documents et les politiques qui s appliquent au régime? b) Avez-vous adopté un mécanisme pour garantir le respect des exigences législatives, des documents et des politiques administratives relatifs au régime? 9. Transparence et reddition de comptes Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous expliqué le processus de gouvernance du régime aux participants, aux bénéficiaires et aux autres intervenants? b) Avez-vous expliqué aux participants et aux bénéficiaires comment le processus utilisé pour répondre à leurs questions et donner suite à leurs plaintes? 15

18 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION 10. Code de conduite et conflits d intérêts Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous adopté un code de conduite décrivant les comportements que l on attend de vous et de vos mandataires? b) Avez-vous adopté une politique pour régler vos conflits d intérêts, réels ou perçus, et ceux de vos mandataires? 11. Examen de gouvernance Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous établi un processus pour revoir périodiquement la gouvernance du régime? b) Avez-vous établi un mécanisme efficace pour corriger les incongruités ou les lacunes touchant la gouvernance du régime? Rempli par : Approuvé par : (s il s agit d une autre personne) Nom Nom Titre Titre Date Date 16

19 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION ANNEXE : QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION DE L ACOR SUR LA GOUVERNANCE DES RÉGIMES DE RETRAITE (Dans le présent questionnaire, le terme «vous» désigne l administrateur du régime.) L ACOR a élaboré le présent questionnaire pour vous aider à déterminer dans quelle mesure votre régime est conforme aux principes d une gouvernance efficace. Vous pouvez utiliser ce questionnaire pour recenser les principes que vous appliquez déjà et les mesures à prendre pour rehausser la gouvernance de votre régime de retraite. Par souci d utilisation optimale du questionnaire, notez les raisons pour lesquelles vous répondez Oui à une question donnée. Lorsque vous répondez Non, notez les aspects à approfondir et ce que vous devez faire afin que vous puissiez remplacer votre réponse à cette question par Oui. Les administrateurs des régimes peuvent adapter le questionnaire en fonction des besoins de leur régime de retraite. Veuillez répondre aux questions de manière honnête et objective. Vous voudrez peut-être charger quelqu un de coordonner les réponses aux questions. Cette personne voudra peut-être demander l aide de spécialistes d une question en particulier. En bout de ligne, vous êtes responsable au premier chef des réponses aux questions. Vous devez approuver le questionnaire une fois celui-ci rempli. Nous vous recommandons de remplir le questionnaire chaque année. Vous n avez pas à transmettre le questionnaire à votre organisme de réglementation, mais vous devriez le conserver aux fins de consultation ultérieure. 1

20 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION QUESTIONNAIRE 1. Obligations fiduciaires Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous informé les participants et les bénéficiaires de vos obligations, fiduciaires et autres? b) Avez-vous informé d autres intervenants de vos obligations et signalé celles de nature fiduciaire, le cas échéant? 2. Objectifs de gouvernance Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous fixé des objectifs de gouvernance pour la supervision, la gestion et l administration du régime? 3. Rôles et responsabilités Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous recensé vos rôles et responsabilités, y compris les mandats et les délégations pertinents, pour la gouvernance efficace du régime? b) Avez-vous clairement documenté les attentes, à votre endroit comme à celui de chacun de vos mandataires et délégataires? 2

21 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION 4. Mesures de rendement Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous établi des mesures claires pour évaluer le rendement de tous les intervenants ayant un pouvoir décisionnel dans le cadre du processus de gouvernance? b) Avez-vous adopté un processus de supervision et d examen périodiques et d amélioration du rendement pour tous les intervenants ayant un pouvoir décisionnel dans le cadre du processus de gouvernance? 5. Connaissances et compétences Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous adopté un mécanisme permanent pour recenser les connaissances et les compétences nécessaires à la gouvernance efficace du régime? b) Avez-vous prévu un processus pour acquérir les connaissances et les compétences nécessaires? 6. Accès à l information Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous, ainsi que vos mandataires, le cas échéant, recensé l information dont vous avez besoin pour vous acquitter de vos obligations? b) Avez-vous prévu un mécanisme pour obtenir rapidement une information exacte, claire et suivant une présentation utilisable? 3

22 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION 7. Gestion des risques Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous cerné les risques auxquels le régime est exposé? b) Avez-vous établi un processus pour gérer ces risques? 8. Supervision et conformité Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous recensé les exigences législatives, les documents et les politiques qui s appliquent au régime? b) Avez-vous adopté un mécanisme pour garantir le respect des exigences législatives, des documents et des politiques administratives relatifs au régime? 9. Transparence et reddition de comptes Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous expliqué le processus de gouvernance du régime aux participants, aux bénéficiaires et aux autres intervenants? b) Avez-vous expliqué aux participants et aux bénéficiaires comment le processus utilisé pour répondre à leurs questions et donner suite à leurs plaintes? 4

23 ANNEXE QUESTIONNAIRE D AUTOÉVALUATION 10. Code de conduite et conflits d intérêts Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous adopté un code de conduite décrivant les comportements que l on attend de vous et de vos mandataires? b) Avez-vous adopté une politique pour régler vos conflits d intérêts, réels ou perçus, et ceux de vos mandataires? 11. Examen de gouvernance Commentaires/Référence/Mesures a) Avez-vous établi un processus pour revoir périodiquement la gouvernance du régime? b) Avez-vous établi un mécanisme efficace pour corriger les incongruités ou les lacunes touchant la gouvernance du régime? Rempli par : Approuvé par : (s il s agit d une autre personne) Nom Nom Titre Titre Date Date 5

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