Adoptée le 13 septembre 2016 Résolution numéro /262 POLITIQUE D ACHAT

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1 Adoptée le 13 septembre 2016 Résolution numéro /262 POLITIQUE D ACHAT

2 Table des matières 1. INTRODUCTION CHAMPS D APPLICATION OBJECTIF RESPONSABILITÉ CRITÈRES D ACHAT RÉCEPTION DES SOUMISSIONS GARANTIE DE SOUMISSION ÉTHIQUE ENTRÉE EN VIGUEUR... 8 Page 2

3 1. INTRODUCTION La présente politique d achat s adresse essentiellement aux fonctionnaires municipaux de Saint-Michel et plus particulièrement aux directeurs et responsables des services municipaux auxquels certains pouvoirs d autoriser des dépenses ont été délégués en vertu du la règlementation municipale applicable. La politique d achat de la Municipalité est complémentaire à la Politique de gestion contractuelle en vigueur ainsi qu au règlement décrétant les règles de contrôle et de suivi budgétaire et la délégation d autorisation de dépense et de passer des contrats. 2. CHAMPS D APPLICATION La politique est adoptée par le conseil municipal et ne peut être modifiée que par résolution de celui-ci. Toute personne exerçant des fonctions au sein de la Municipalité doit respecter la politique. Elle s applique aux demandes de services professionnels, à l acquisition de biens et services, à l exécution des travaux et à la disposition du matériel en surplus. 3. OBJECTIF La municipalité de Saint-Michel, par sa politique d achat, entend poursuivre les objectifs suivants : - Établir un processus impartial pour les fournisseurs tout en favorisant une saine concurrence; - Uniformiser les procédures administratives de façon à faciliter les contrôles; - Offrir aux directeurs et aux responsables des services municipaux un outil de gestion efficace leur permettant de respecter les dispositions du Code municipal et les dispositions du règlement municipal sur la délégation de pouvoir; Page 3

4 - S assurer d un contrôle sur la nature, la qualité, la quantité, la livraison et les coûts en fonction des besoins des requérants et des budgets disponibles. 4. RESPONSABILITÉ L approvisionnement relève de la responsabilité de chaque directeur et responsable de service à l intérieur des limites budgétaires qui leur sont fixées chaque année. Pour tout achat ou octroi de contrat de service de moins de 5 000$, chaque directeur de service a le pouvoir de décision. Il est assujetti au respect de cette politique et doit rendre compte de sa décision en fonction des critères ici présents : - Définir son besoin et le justifier, s il y a lieu; - Prévoir, dans sa planification de projets, le processus d acquisition en tenant compte des délais inhérents; - S assurer de la disponibilité des fonds requis; - Au besoin, obtenir les autorisations requises pour l acquisition de biens régis par une directive (achat de mobilier, d équipement et d outillage); - Préparer un devis technique, au besoin; - Respecter les normes, les standards et les ententes en vigueur; - Effectuer l analyse de la conformité technique des soumissions, lorsque requis; - Gérer efficacement le matériel qui lui est confié et le rapporter lorsqu il n est pas utilisé (surplus d actifs); - Dans le cas de produits ou services disponibles localement, il doit voir à les obtenir au meilleur prix selon leur disponibilité et en cas d équivalence en termes de coûts, il doit s assurer d être équitable envers le choix des fournisseurs pour ne pas en favoriser un au détriment d un autre sans en justifier le choix en dehors des critères prévus à l article intitulé «critères d achats» Page 4

5 5. CRITÈRES D ACHATS Les critères d achats reconnus sont les suivants : - Le prix; - La réponse aux besoins de la Municipalité; - La qualité et garantie du produit ou du service; - La durée de vie; - L expertise et l expérience du fournisseur; - La disponibilité, proximité et délai de livraison du produit ou du service; - La gestion de l inventaire; - La provenance du produit; - Le coût du transport et les frais de dédouanage, s il y a lieu; Lorsque requis, la Municipalité procède par l émission d un bon de commande émis par les responsables de service ou par l adoption d une résolution du conseil municipal. Le responsable de service ou, en son absence prolongée, son remplaçant, est autorisé à signer tout bon de commande. Tout bon de commande entre 1 500$ et de moins de 2 500$ incluant les taxes applicables doit être approuvé par le directeur général et secrétairetrésorier ou secrétaire-trésorier adjoint ou technicien comptable. Tout bon de commande s élevant à plus de 2 500$ incluant les taxes applicables doit être approuvé par le directeur général et secrétaire-trésorier. Achat local La municipalité de Saint-Michel entend participer pleinement au développement économique sur son territoire. En ce sens, la Municipalité désire favoriser les fournisseurs ayant un établissement sur son territoire d abord et sur le territoire de l une des municipalités régionales du compté des Jardins-de-Napierville advenant qu il n y ait pas d établissement sur le Page 5

6 territoire. De façon générale, on définit notre politique d achat de la façon suivante : - Dans le respect du Code municipal du Québec, un fournisseur ayant son établissement sur le territoire de la Municipalité devra être favorisé par rapport aux autres fournisseurs, à la condition qu il soit en mesure de respecter toutes les spécifications requises et qu il n y ait pas d écart signification entre son prix et le prix du plus bas des autres fournisseurs. - S il n y a pas de fournisseur répondant aux critères du paragraphe précédent sur le territoire de la Municipalité, à ce moment-là, un fournisseur ayant son établissement sur le territoire d une des municipalités régionales du Comté des Jardins-de-Napierville devra être favorisé par rapport aux autres fournisseurs; - Un écart de prix non significatif s entend généralement par un écart de prix ci-après décrit : VALEUR DE LA SOUMISSION ÉCART DE PRIX AUTORISÉ (TAXES INCLUSES) 0$ à $ 10 % 5 000$ à $ 5 % Nombre de fournisseurs invités : Le nombre minimal de fournisseurs invités est déterminé selon la valeur estimative de la transaction, et ce, de la façon suivante : VALEUR ESTIMATIVE DE LA TRANSACTION (TAXES INCLUSES) NOMBRE MINIMAL DE FOURNISSEURS INVITÉS $ ou moins 2 (1)* $ à 9 999$ 3 (1) * $ à $ 4 (1)* $ à $ (sur invitation 4 (1) obligatoire) $ et plus N/A (SEAO) (1) Dans certains cas et tout dépendamment des fournisseurs, il peut y avoir moins de fournisseurs invités. Si la recherche d un autre fournisseur comporte trop de contraintes et de difficultés, le conseil devra être informé de ce fait à l aide d un rapport explicatif. Tous les contrats conclus avec un organisme sans but lucratif, hormis les contrats pour exécution de travaux, peuvent être conclus de gré à gré. Page 6

7 6. RÉCEPTION DES SOUMISSIONS Toutes les soumissions doivent être envoyées à l Édifice municipal. Pour tous travaux d infrastructures, les soumissions devront être acheminées dans une enveloppe cachetée. 7. GARANTIE DE SOUMISSION Pour les achats ou la location de biens et services de moins de $, une garantie de soumission peut être demandée. Pour les achats ou la location de biens et services de $ ou plus, une garantie de soumission doit être déposée avec la soumission. Nonobstant ce qui précède, le directeur général et secrétaire trésorier peut approuver une dérogation à cette directive. 8. ÉTHIQUE Il est de la responsabilité de tous les employés et élus municipaux qui participent au processus d approvisionnement de contribuer à développer et maintenir de bonnes relations entre la Municipalité et ses fournisseurs. Pour ce faire, ils doivent : - Accorder un traitement équitable à tous les fournisseurs; - Assurer la transparence dans le traitement des dossiers d acquisition; - Faire en sorte d appliquer la présente politique dans les meilleurs intérêts de la Municipalité; Page 7

8 9. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le conseil municipal. La forme masculine est utilisée dans ce texte aussi bien pour les femmes que les hommes. (s) Jean-Guy Hamelin Jean-Guy Hamelin Maire (s) Daniel Prince Daniel Prince Directeur général & secrétairetrésorier Politique adoptée le 13 septembre 2016 Entrée en vigueur le 13 septembre 2016 Résolution numéro /262 RECONNAISSANCE ET ATTESTATION Je,, reconnais que j ai lu et compris la politique d achat de la municipalité de Saint-Michel. Je suis d accord pour adhérer à cette politique. Je comprends que, si je ne respecte pas les règles / procédures décrites dans la présente politique, je peux faire face à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu au congédiement. Le remboursement total de toutes les sommes non appropriées sera également requis. Nom : Signature : Date : Page 8