Gestion des comptes et habilitations

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1 Gestion des comptes et habilitations 1. Qui peut gérer les comptes et habilitations? Notion d utilisateur référent page 2 2. Gérer l arrivée d un nouvel utilisateur page 3 3. L utilisateur a oublié son mot de passe page 6 4. Modifier un compte utilisateur page 7 5. Prolonger une habilitation page 9 6. Départ d un utilisateur : supprimer une habilitation page Débloquer un compte page Supprimer un compte page 12 1

2 1- Qui peut gérer les comptes et habilitations? Notion d utilisateur référent Le compte utilisateur est personnel. Il est conservé lorsque l utilisateur change d unité, de service ou d établissement. L habilitation détermine le type d activité et le périmètre sur lequel l utilisateur va pouvoir intervenir. (exemples : prescripteur sur l unité x du centre hospitalier X, responsable des admissions sur l établissement Y, ) - Pour gérer des comptes utilisateurs, il faut avoir un profil comportant le «privilège» : «gérer les utilisateurs». On dispose alors de la rubrique «Utilisateurs» dans le menu «ADMINISTRATION». - Pour pouvoir gérer des habilitations, il faut avoir un profil comportant le «privilège» : «gérer les habilitations». On dispose alors de la rubrique «Habilitations» dans le menu «ADMINISTRATION». Un utilisateur «référent» ne peut gérer que les comptes et habilitations des utilisateurs de son périmètre (unité, structure, région, ) Selon les organisations, ces profils peuvent être attribués à des prescripteurs d unités de court séjour, des coordinations SSR, des responsables des admissions en SSR On appelle «utilisateur référent» une personne qui a accès à la gestion des comptes utilisateurs et des habilitations. Pour plus de détails consultez sur le site Trajectoire : 2

3 2- Gérer l arrivée d un nouvel utilisateur 1 ère étape : Rechercher si la personne a déjà un compte ViaTrajectoire 1. Ouvrez le menu «Administration» et cliquez sur «Utilisateurs» : 2. Saisissez le nom (et éventuellement le prénom), puis tapez sur «entrée». Vérifiez dans la liste si la personne a déjà un compte ViaTrajectoire : 3

4 3. Si la personne n a pas de compte ViaTrajectoire, il faut lui en créer un (ci-dessous). Si elle a déjà un compte, passez à l étape 2 (page suivante). 3a. Cliquez sur 3b. Renseignez les différents champs et enregistrez : Réception des notifications par courriel (demandes d admissions, réponses des unités receveuses, ) Le compte est bloqué (inutilisable) : - si le référent coche cette case ou - si l utilisateur s est trompé 5 fois de suite dans la saisie de son mot de passe Cliquez ici pour générer automatiquement un mot de passe Les paramètres de connexion seront envoyés automatiquement à l utilisateur 4

5 2ème étape : Ajouter l habilitation 1. Cliquez sur Note : permet de voir les habilitations de l utilisateur. 2. Renseignez les champs requis, puis cliquez sur, recommencez s il y a plusieurs unités pour lesquelles la personne doit être habilitée, puis : 1- sélectionnez le profil. La liste des profils auxquels vous avez accès dépend de votre propre profil. 2 sélectionnez l unité. Vous ne pouvez créer des habilitations que sur votre «périmètre» 3- Date de fin de d habilitation * 4 5 * Indiquez la date de fin de semestre pour un interne, et une date lointaine pour un utilisateur présent pour une durée indéterminée 5

6 3- L utilisateur a oublié son mot de passe Un utilisateur qui a oublié son mot de passe doit lui-même en générer un nouveau en cliquant sur le lien «J ai oublié mon mot de passe». Le nouveau mot de passe sera envoyé à l adresse électronique qui est enregistrée dans son compte. L adresse s affiche lors de l envoi du nouveau mot de passe (voir ci-dessous). Or, si l adresse électronique de l utilisateur n est plus valide, il ne pourra pas obtenir ce nouveau mot de passe. Il a besoin qu un référent modifie son compte : voir page L utilisateur saisit son nom d utilisateur ViaTrajectoire 2- Il recopie le code de sécurité lu dans l image qui précède 3- Il clique sur «Régénérer mon mot de passe» Le message qui s affiche alors permet de voir à quelle adresse le mot de passe a été envoyé. 6

7 4- Modifier un compte utilisateur Toutes les modifications de comptes utilisateurs sont tracées. Recherchez le compte : ouvrez le menu «Administration», cliquez sur «Utilisateurs». Saisissez le nom de l utilisateur, et éventuellement le prénom, et tapez «Entrée» pour lancer la recherche. (Cf. illustrations page 3.) Vous pouvez modifier uniquement les comptes habilités dans une unité de votre périmètre. Pour modifier le compte d un nouvel arrivant, il va donc falloir au préalable lui donner une habilitation sur une unité de votre périmètre : voir page précédente : «ajouter une habilitation». Il est possible de visualiser les habilitations de l utilisateur en cliquant sur. Pour modifier le compte utilisateur, cliquez sur : L utilisateur «référent» peut modifier : - le nom et le prénom - l adresse électronique (un nouveau mot de passe sera alors automatiquement généré) - le numéro de téléphone et de fax - l activation/désactivation de la réception des courriels - le statut «compte bloqué» - le statut «compte supprimé» (selon les conditions indiquées page 12) Il a la possibilité d activer l envoi d un message à l utilisateur qui l informe des modifications faites. (Voir illustration page suivante) 7

8 1- Modifiez les informations qui doivent l être. Attention, le mot de passe, la profession, le numéro RPPS et le code Adeli ne sont pas modifiables. Si l adresse électronique est modifiée, un nouveau mot de passe sera généré automatiquement et envoyé à l utilisateur (message d avertissement ci-dessous). 2-Cochez l option d envoi de l information à l utilisateur si vous le souhaitez, puis cliquez sur «Enregistrer» pour activer les modifications. 8

9 5- Prolonger une habilitation Ouvrez le menu «Administration», cliquez sur «Habilitations». Recherchez l utilisateur dont vous devez prolonger l habilitation : Cliquez sur : Indiquez la nouvelle date de fin d habilitation, et cliquez sur «Valider» : La nouvelle date de fin est mise à jour : 9

10 6- Départ d un utilisateur : supprimer une habilitation Vous ne pouvez supprimer que les habilitations de votre périmètre. Ouvrez le menu «Administration», cliquez sur «Habilitations». Recherchez l utilisateur dont vous devez supprimer l habilitation : Cliquez sur : Une demande de confirmation s affiche : «Voulez-vous vraiment supprimer cette habilitation?». Si vous choisissez «oui» l habilitation disparaîtra de la liste des habilitations de votre périmètre. Pour un interne, dont la date de fin de semestre est connue, il suffit d indiquer la bonne date de fin d habilitation lors de la création de l habilitation (voir page 5). L habilitation sera automatiquement supprimée à cette date. 10

11 7- Débloquer un compte Un compte est bloqué automatiquement au bout de 5 erreurs consécutives de saisie du mot de passe utilisateur. Il peut également être bloqué volontairement par un utilisateur «référent» (voir page 4). Débloquer un compte peut être réalisé en suivant le chapitre «4-Modifier un compte», page 7 et 8. Il existe un autre moyen : Rechercher le compte : ouvrez le menu «Administration», cliquez sur «Utilisateurs». Saisissez le nom de l utilisateur, et éventuellement le prénom et tapez «Entrée» pour lancer la recherche. (Cf. illustrations page 3.) Le verrou indique que le compte est bloqué. Cliquez sur pour débloquer le compte. Une demande de confirmation s affiche : «Voulez-vous vraiment débloquer ce compte?». Si vous choisissez «oui» le compte apparaît ensuite sans verrou dans la liste des comptes, il est à nouveau utilisable. 11

12 8- Supprimer un compte Un compte peut nécessiter d être supprimé pour différentes raisons : il n est pas utilisé (erreur de création, doublon, ) ; l utilisateur cesse son activité et ne sera plus jamais amené à utiliser ViaTrajectoire (départ en retraite par exemple), La suppression d un compte est réalisable : - par un utilisateur «référent» gérant toutes les habilitations du compte à supprimer. Si une des habilitations est hors de son périmètre, il ne pourra pas supprimer le compte. La suppression d un compte entraine l annulation de toutes ses habilitations. - par tout utilisateur «référent» si l utilisateur n a pas validé la charte d utilisation (ce qui signifie que le compte n a jamais été utilisé) et qu il n a aucune habilitation. Attention, on ne doit pas supprimer un compte sous prétexte que l utilisateur quitte l établissement ou l unité. Dans ce cas, c est l habilitation qui doit être supprimée. L utilisateur pourra continuer à utiliser son compte, dans son établissement ou son unité futur(e), avec de nouvelles habilitations. La suppression d un compte est réalisée en suivant le chapitre «4-Modifier un compte», page 7 et 8 : il suffit de cocher Un compte supprimé apparaît ainsi : Pour annuler la suppression suivez le chapitre «4-Modifier un compte», page 7 et 8 : il suffit de décocher 12

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