Manuel d utilisation. Version 3.1.2

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1 Manuel d utilisation Version 3.1.2

2 TABLE DES MATIERES 1 AVANT-PROPOS CONNEXION A TELLMYCITY PRESENTATION DE L INTERFACE D ACCUEIL NAVIGATION DANS LA CARTE LES FILTRES DE LA CARTE GESTION DES DEMANDES GESTION DU BACK OFFICE GESTION D UNE FICHE DE SIGNALEMENT GESTION DES THEMATIQUES, CATEGORIES ET SOUS-CATEGORIES GESTION DES THEMATIQUES GESTION DES CATEGORIES GESTION DES SOUS-CATEGORIES GESTION DES NIVEAUX DE PRIORITES GESTION DES MODELES DE REPONSE GESTION DES MODELES DE REPONSES ACCEPTES GESTION DES MODELES DE REPONSES REJETEES ET TERMINEES GESTION DU SUIVI LE SUIVI DES S LE SUIVI DES ACTIONS LES TABLEAUX D EVOLUTION M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

3 9 APPLICATION MOBILE TELLMYCITY CREATION D UN COMPTE UTILISATEUR SUR TELLMYCITY FAIRE UNE REMONTEE SUR TELLMYCITY MES SIGNALEMENTS CONSULTER LES REMONTEES FORMULAIRE WEB TELLMYCITY CREATION D UN COMPTE UTILISATEUR SUR TELLMYCITY FAIRE UNE REMONTEE SUR TELLMYCITY CONCLUSION M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

4 1 AVANT-PROPOS Ce manuel décrit tous les modules disponibles dans TellMyCity. Il est possible que vous n ayez la visibilité que sur certains de ces modules en fonction des droits qui sont affectés à votre compte TellMyCity. 2 CONNEXION A TELLMYCITY Pour vous connecter à votre logiciel TellMyCity, vous devez tout d abord ouvrir votre navigateur web et rentrer l url du type qui vous a été fournie par Spallian. Vous arriverez alors sur l écran de connexion suivant : Veuillez rentrer votre identifiant et mot de passe qui vous ont été fournis par votre administrateur informatique ou bien par les équipes Spallian. 4 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

5 3 PRESENTATION DE L INTERFACE D ACCUEIL Véritable tableau de bord, cette page d accueil va permettre de prendre connaissance des signalements ainsi que de l état de traitement de la demande. Un système de filtre permet d affiner l affichage des données cartographiées. Légende Cartographie de tous les signalements 2 Zoom de la carte 3 Échelle 4 Ouvrir le panneau de filtre 5 Onglet Organisation 6 Onglet Gestion 7 Onglet Suivi 8 Onglet Administration 9 10 Configuration de TellMyCity Prénom et Nom de l utilisateur 11 Quitter TellMyCity 5 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

6 3.1. NAVIGATION DANS LA CARTE Pour se déplacer sur la carte, il vous suffit de cliquer droit sur la souris et de rester enfoncer sur le bouton. Lorsque vous êtes sur l écran d accueil, vous avez une vue globale de toutes les fiches ayant moins 48 heures, tout statut confondu. Un code couleur sur l icône vous permet de visualiser les différentes thématiques de TellMyCity : ₒ En vert : Félicitations ₒ En jaune : Suggestions ₒ En orange : Signalements De même, un code couleur sur le petit carré en bas à droite de l icône vous informe du statut actuel de la demande : En positionnant la souris sur une icône, un bref descriptif de la demande apparaît avec les détails suivants : ₒ Le numéro d identification de la demande ₒ La date de la demande ₒ La catégorie de la demande ₒ La sous-catégorie de la demande ₒ L exposé qui a été renseigné par le citoyen ₒ Le statut de la demande 6 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

7 3.2. LES FILTRES DE LA CARTE En cliquant sur l icône de filtre se trouvant à droite de l écran demandes sur la cartographie. Le filtre peut se faire sur :, Il est ainsi possible de filtrer les ₒ Numéro de la fiche ₒ Statuts des demandes : Nouvelles, acceptées, en cours, effectuées, refusées, terminées et rejetées. ₒ Catégorie de signalement : Voirie / Propreté / Administration de la Ville... Les codes couleurs de chaque thématique sont repris afin d avoir une lecture plus aisée. ₒ Dates : Dernières 48h / semaine dernière / mois dernier ou saisie manuelle 7 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

8 4 GESTION DES DEMANDES 4.1. GESTION DU BACK OFFICE Pour accéder au Back Office, c est-à-dire à la liste qui centralise toutes les fiches de signalements, vous devez cliquer sur le menu Gestion qui se trouve en haut de l interface. En fonction de vos droits d accès à TellMyCity, plusieurs sous-menus s offrent à vous, cliquez sur Signalements. Lorsqu un citoyen fait son signalement, la demande arrive directement dans le back office. La fiche est créée avec le statut «Nouvelle» et un numéro unique d identification. La couleur des fiches correspond à l état de traitement de la demande. En double cliquant sur une ligne, l utilisateur accède à tout le détail de la fiche M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

9 Dans la Partie 1, un système de tri et de recherche permet à l utilisateur de classer et regrouper les fiches selon certains critères : ₒ De numéro d identification de la demande ₒ De la date de création des demandes ₒ Du type ou «thématique» des demandes ₒ De la catégorie des demandes ₒ De la sous-catégorie des demandes ₒ Du citoyen qui a créé la ou les demandes ₒ D un service de la Ville qui gère une ou plusieurs demandes ₒ D un mot se trouvant dans l exposé du citoyen ₒ Du statut des demandes : rejetées, nouvelles, acceptées, en cours, effectuées, refusées et terminées. Une fois vos critères déterminés, cliquez sur le bouton Rechercher qui se trouve en bas à droite de l encart 1. Le tableau des demandes se mettra alors à jour en fonction de vos critères. En cliquant sur Effacer, vous remettez à zéro les filtres et revenez à toute la liste des demandes. 1 En cliquant sur le bouton Exporter, vous exportez au format PDF ou CSV (Format Excel) la liste des demandes visibles dans le tableau qui sont ou non le fruit d une recherche. Pour les deux formats, vous avez la possibilité de cocher les champs que vous souhaitez exporter. Dans le cas d un export au format PDF, vous pouvez sélectionner : ₒ l orientation de la page : paysage ou portrait ₒ Si la taille des colonnes se fait automatiquement ₒ Si vous souhaitez conserver le code couleur des statuts des demandes. 9 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

10 Dans la partie 2, la liste centralise toutes les demandes intégrées au système TellMyCity. Lorsqu un citoyen fait son signalement, la demande arrive directement dans le back office. La fiche est créée avec le statut «Nouvelle» et un numéro unique d identification. 2 La couleur des fiches correspond à l état de traitement de la demande : Sur le tableau, les informations sont les suivantes en allant de gauche à droite : ₒ ID : Il s agit du numéro unique d identification de la demande. Ce numéro ne peut être changé. ₒ Date : Il s agit de la date de création de la demande faite par le citoyen. ₒ Type : Il s agit du type de demande (=thématique) à savoir Signaler, Suggérer ou Féliciter précédé de son icône. ₒ Catégorie : Il s agit de la catégorie de la demande (Voirie & Circulation, Propreté, ) précédée de son icône. ₒ Sous-catégorie : Il s agit de la sous-catégorie de la demande (Dépôt sauvage, Lampadaire en panne, ) précédée de son icône. ₒ Citoyen : Il s agit du nom, prénom ainsi que l adresse du citoyen ayant effectué le signalement. ₒ Visible aux citoyens : Il s agit de savoir si la demande est visible à tous les citoyens dans la rubrique «Consulter» de l application mobile. La Ville définit par défaut si elle souhaite que les signalements soient visibles ou non. ₒ Actions : Dans la colonne action, vous avez plusieurs possibilités : L icône crayon vous permet d aller dans le détail de la demande. L icône poubelle vous permet de supprimer la demande. Attention!! Cette opération est irréversible. L icône imprimante vous permet d imprimer le détail de la demande. Chaque fiche peut être exportée en PDF, notamment pour impression ou transfert à un service extérieur pour l utilisation en tant que bon de travail. 10 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

11 Dans la partie 3, les services municipaux peuvent créer une nouvelle demande sur TellMyCity. En addition du formulaire web et de l application mobile, les citoyens peuvent également opter pour un mode de communication plus traditionnel tel que l envoi de courrier, le téléphone ou même l accueil en mairie. Les standardistes et/ou agents à l accueil se chargeront alors de renseigner une demande pour le compte du citoyen. Par ailleurs, les services municipaux peuvent également créer un signalement sur TellMyCity afin que celui-ci soit introduit dans le système et suive les mêmes étapes de traitement qu un signalement standard, seul la partie «Citoyen» n est alors pas renseignée dans la fiche de signalement. Cette possibilité est notamment très utile et appréciée dans les collectivités locales n ayant pas de logiciels métiers dédiés aux services techniques GESTION D UNE FICHE DE SIGNALEMENT Pour accéder au détail d une fiche de signalement à partir du Back Office, vous devez cliquer sur l icône du crayon ou double cliquer sur la ligne de la fiche. Le personnel municipal accède ainsi aux détails des données de la fiche de signalement. Par ailleurs, il conserve la possibilité de modifier certaines informations ou d en rajouter à toutes les étapes du traitement de la fiche, notamment sur sa priorité et donc son urgence. Seul le personnel municipal peut apprécier l urgence ou non de la demande d un citoyen. 11 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

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13 L encart Opérateur se remplit automatiquement en fonction de votre compte. Si vos droits d utilisateur vous le permettent, vous pouvez réaffecter la fiche à un autre service. L encart Citoyen, vous donne le nom, prénom, l adresse mail et le numéro de téléphone (si le citoyen à renseigner son numéro de téléphone) du citoyen qui vous a envoyé cette demande. L encart Détails du signalement contient : ₒ le numéro unique d identification de la fiche ₒ sa date et heure de création (saisie de manière automatique lors de l envoie du signalement par le citoyen) ₒ sa nature : type (Signaler, Suggérer, Féliciter), catégorie et sous-catégorie. ₒ Sa priorité : Par défaut, la priorité est Normale. Vous pouvez cependant la changer à tout moment. Grâce au menu déroulant, l agent pourra choisir la priorité adaptée pour ce signalement en fonction des priorités existantes. ₒ Sa visibilité aux citoyens : Par défaut, la visibilité aux citoyens sera celle que vous avez définie lors de la mise en production de TellMyCity. Néanmoins, il est possible de changer cette visibilité chaque fiche de signalement. Si le signalement est visible aux citoyens, tous les citoyens pourront voir un descriptif de la fiche sur leur application smartphone dans la rubrique «Consulter». ₒ L exposé du citoyen ₒ Le ou les photos que le citoyen a ajoutées à son signalement. 13 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

14 L encart Localisation du signalement vous indique où se trouve géographiquement votre signalement. Vous avez : ₒ l adresse du signalement ₒ sa position cartographique ₒ ses coordonnées GPS. Si vous le souhaitez, il est possible de zoomer sur la carte à l aide de la molette de la souris. Vous pouvez également vous y déplacer en restant appuyer sur bouton gauche de la souris et en la déplaçant. L encart Cycle de vie du signalement vous indique à quelle étape de traitement est le signalement sélectionné. Dans le 1 er exemple, il s agit de la première étape : la fiche est «Nouvelle». Le commentaire reprend l exposé du citoyen. Dans le 2 nd exemple, il s agit de l étape «Effectué». Le commentaire reprend le commentaire interne laissé par le service de la Ville. Il est possible de visualiser tous les commentaires en cliquant sur 14 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

15 Enfin, les boutons d Action sur le signalement vous permettent en fonction de vos droits d accès sur TellMyCity : ₒ de revenir sur le Back Office en cliquant sur «Retour» ₒ d enregistrer vos modifications en cliquant sur «Enregistrer» ₒ de rejeter le signalement en cliquant sur «Rejeter» ₒ de passer à l étape suivante d intervention, dans cet exemple ci-contre «Accepter» le signalement ₒ de supprimer le signalement en cliquant sur «Supprimer». Attention!! Cette opération est irréversible. Lors de l acceptation ou du rejet du signalement, une fenêtre apparaît sur l écran. Vous pouvez alors : ₒ Ajouter un commentaire qui restera visible uniquement au sein des services municipaux ₒ Sélectionner la réponse via un menu déroulant qui va être envoyée au citoyen déclarant. Une fois la réponse type sélectionnée, il est toujours possible de personnaliser cette réponse. Lors de l acceptation d un signalement, deux actions seront simultanées et automatiques : ₒ Le citoyen va recevoir un mail (mail ci-contre votre signalement #N Accepté) indiquant que son signalement a bien été pris en compte ₒ La fiche de signalement a changé de statut, de «Nouvelle» elle passe à «Acceptée». Le ou les intervenants, c est-à-dire la ou les personnes du service de la Ville affecté à la catégorie sélectionnée par le citoyen, reçoivent un mail les invitant à prendre connaissance du signalement et si besoin intervenir. (mail ci-dessous Intervention à réaliser). 15 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

16 A partir de ce mail, le ou les intervenants de la Ville pourront cliquer sur les boutons : «Consulter». Le Back Office va alors s ouvrir directement sur la fiche de ce signalement afin que l intervenant puisse consulter la fiche. «En Cours». Le Back Office va alors s ouvrir directement sur la fenêtre «En Cours». L intervenant peut ajouter un commentaire en interne s il le souhaite et valider le statut en cliquant sur le bouton «En Cours». «Effectuer». Le Back Office va alors s ouvrir directement sur la fenêtre «Effectuer». L intervenant peut ajouter un commentaire en interne s il le souhaite et valider le statut en cliquant sur le bouton «Effectuer». «Rejeter». Le Back Office va alors s ouvrir directement sur la fenêtre «Rejeter». L intervenant peut ajouter un commentaire en interne s il le souhaite et valider le statut en cliquant sur le bouton «Rejeter». 5 GESTION DES THEMATIQUES, CATEGORIES ET SOUS-CATEGORIES Les thématiques, catégories et sous-catégories disponibles pour les citoyens restent à tout moment à la main à la Ville. La Ville peut simplement activer ou désactiver les thématiques, catégories et sous-catégories qu elle souhaite rendre visibles aux citoyens. Par ailleurs, la Ville peut également suggérer de nouvelles catégories et sous-catégories qui devront être acceptées par le support TellMyCity avant d être éventuellement disponibles sur le Back Office GESTION DES THEMATIQUES Pour accéder à la gestion des thématiques, vous devez cliquer sur le menu Gestion qui se trouve en haut de l interface. En fonction de vos droits d accès à TellMyCity, plusieurs sous-menus s offrent à vous, cliquez sur Types de fiche. 16 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

17 Vous accédez à la page Liste des Types de Fiche où les 3 thématiques actuellement existantes sur TellMyCity seront visibles avec leur code couleur : ₒ Féliciter avec son icône verte ₒ Signaler avec son icône orange ₒ Suggérer avec son icône jaune Dans la colonne Affectations communes, vous pouvez voir si ces thématiques sont activées pour votre commune. Pour modifier la visibilité d une thématique, cliquez sur l icône du crayon ou double cliquez sur la ligne de la thématique en question. Vous accédez alors au Formulaire Type de fiche. Si la commune se trouve dans la partie gauche, cela signifie que cette thématique est désactivée. A contrario, si elle se trouve sur la partie droite, la thématique est activée pour la commune. Il faudra basculer la commune dans l autre partie pour changer sa visibilité soit en double-cliquant sur la commune soit en cliquant sur la flèche adéquate ou. Enfin cliquez sur le bouton «Enregistrer». Lorsque l enregistrement sera finalisé, vous reviendrez automatiquement sur la page Liste des Types de Fiche. La thématique désactivée est alors bien visible puisqu aucune commune n est rattachée à celle-ci (dans la colonne Affectations communes) et que sa ligne est en rouge (voir ci-contre). Thématique désactivée, lorsque la commune se trouve sur la partie gauche. Thématique Activée, lorsque la commune se trouve sur la partie droite. 17 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

18 5.2. GESTION DES CATEGORIES Pour accéder à la gestion des catégories, vous devez cliquer sur le menu Gestion qui se trouve en haut de l interface. En fonction de vos droits d accès à TellMyCity, plusieurs sous-menus s offrent à vous, cliquez sur Catégories de fiche. Vous accédez à la page Liste des Catégories où toutes les catégories existantes sont recensées avec leur icône respective sur la partie gauche. De la même manière que pour les thématiques, lorsque la commune est ajoutée dans la colonne «ville» cela indique que la catégorie est activée et visible par les citoyens. Si la catégorie est surlignée en rouge et aucune commune ne figure dans la colonne «ville», cela indique que la catégorie est désactivée donc non visible par les citoyens. 1 Afin de faciliter la lecture, il est possible de filtrer les catégories en indiquant à quelle thématique elle appartient dans le menu déroulant de la partie 1 puis en cliquant sur le bouton «Recherche». Pour modifier la visibilité d une catégorie, cliquez sur l icône du crayon sur la ligne de la catégorie en question. ou double cliquez Vous accédez alors au Formulaire Catégorie de fiche. Si la Ville se trouve dans la partie gauche, cela signifie que cette catégorie est désactivée. A contrario, si elle se trouve sur la partie droite, la catégorie est activée pour la Ville. Il faudra basculer la Ville dans l autre partie pour changer sa visibilité soit en double-cliquant sur la Ville soit en cliquant sur la flèche adéquate ou. Enfin cliquez sur le bouton «Enregistrer». Catégorie désactivée, lorsque la Ville se trouve sur la partie gauche. Catégorie Activée, lorsque la Ville se trouve sur la partie droite. 18 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

19 5.3. GESTION DES SOUS-CATEGORIES Pour accéder à la gestion des sous-catégories, vous devez cliquer sur le menu Gestion qui se trouve en haut de l interface. En fonction de vos droits d accès à TellMyCity, plusieurs sous-menus s offrent à vous, cliquez sur Sous-catégories de fiche. Vous accédez à la page Liste des Sous-catégories où toutes les sous-catégories existantes sont recensées avec leur icône respective sur la partie gauche. De la même manière que pour les thématiques et les catégories, lorsque la commune est ajoutée dans la colonne «Communes» cela indique que la sous-catégorie est activée et visible par les citoyens. Si la sous-catégorie est surlignée en rouge et aucune commune ne figure dans la colonne «Communes», cela indique que la sous-catégorie est désactivée donc non visible par les citoyens. 1 Afin de faciliter la lecture, il est possible de filtrer les sous-catégories en indiquant à quelle thématique et quelle catégorie elles appartiennent dans la partie 1 puis en cliquant sur le bouton «Recherche». Pour modifier la visibilité d une sous-catégorie, cliquez sur l icône du crayon cliquez sur la ligne de la sous-catégorie en question. ou double Vous accédez alors au Formulaire Sous-catégorie de fiche. Si la Ville se trouve dans la partie gauche, cela signifie que cette sous-catégorie est désactivée. A contrario, si elle se trouve sur la partie droite, la sous-catégorie est activée pour la Ville. Il faudra basculer la Ville dans l autre partie pour changer sa visibilité soit en double-cliquant sur la Ville soit en cliquant sur la flèche adéquate ou. Enfin cliquez sur le bouton «Enregistrer». Sous-catégorie désactivée, lorsque la Ville se trouve sur la partie gauche. Sous-catégorie Activée, lorsque la Ville se trouve sur la 19 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

20 6 GESTION DES NIVEAUX DE PRIORITES Les niveaux de priorités sont paramétrables par la Ville pour qu ils s adaptent au mieux au fonctionnement existant de vos services. Une fois les niveaux de priorité créés, la Ville pourra affecter une priorité à chaque signalement. Pour accéder à la gestion des niveaux de Priorités, vous devez cliquer sur le menu Gestion qui se trouve en haut de l interface. En fonction de vos droits d accès à TellMyCity, plusieurs sous-menus s offrent à vous, cliquez sur Priorités. Vous accédez à la page Liste des Priorités où toutes les priorités existantes sur votre Back Office sont recensées. Dans la partie 1, vous pouvez : ₒ supprimer une priorité existante en la cochant préalablement et en cliquant sur le bouton «Supprimer» ₒ ajouter une priorité en cliquant sur le bouton «Nouveau». Vous accédez alors au Formulaire Priorité (voir ci-dessous) qui vous permet simplement de créer une priorité en lui donnant un libellé et en enregistrant. 1 2 Dans la partie 2, vous visualisez la liste des priorités existantes. Vous pouvez modifier une priorité en cliquant sur l icône du crayon ou en double cliquant sur la ligne de la priorité en question. Vous accédez alors au Formulaire Priorité (voir ci-dessous) qui vous permet de modifier le libellé de la priorité puis enregistrer. 20 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

21 7 GESTION DES MODELES DE REPONSE La communication vers le citoyen s effectue lors de l acceptation ou le rejet de sa demande ainsi que lors de la finalisation de sa demande. Si les étapes de traitement par les services n engendrent pas de communication vers le citoyen, le citoyen peut à tout moment consulter l état de sa demande dans la rubrique «Mes signalements» de son application smartphone GESTION DES MODELES DE REPONSES ACCEPTES Pour accéder à la gestion des modèles de réponses de type «Acceptés», vous devez cliquer sur le menu Gestion qui se trouve en haut de l interface. En fonction de vos droits d accès à TellMyCity, plusieurs sous-menus s offrent à vous, cliquez sur Modèles de réponses puis sur Modèles Acceptés. Vous accédez à la page Liste des Réponses Types «Acceptés» où toutes les réponses existantes sur votre Back Office sont recensées M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

22 Dans la partie 1, vous pouvez : ₒ supprimer une réponse existante en la cochant préalablement et en cliquant sur le bouton «Supprimer» ₒ ajouter une réponse en cliquant sur le bouton «Nouveau». Vous accédez alors au Formulaire de Réponse Type «Accepté» (voir ci-contre) qui vous permet simplement de créer une nouvelle réponse en lui donnant un nom dans le champ Libellé, en saisissant le texte dans la partie Modèle d et en enregistrant. Dans la partie 2, vous visualisez la liste des réponses type «Acceptés» existantes. Vous pouvez modifier une réponse en cliquant sur l icône du crayon ou en double cliquant sur la ligne de la réponse en question. Vous accédez alors au Formulaire de Réponse Type «Accepté» (voir cicontre) qui vous permet de modifier le libellé de la réponse et le texte de l . Ne pas oublier d enregistrer à la fin de la ou les modifications GESTION DES MODELES DE REPONSES REJETEES ET TERMINEES De la même manière que pour les modèles de réponses de type «Acceptés», vous pouvez créer et éditer les réponses de type «rejetés» et «terminés». 22 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

23 8 GESTION DU SUIVI Une fonctionnalité, habituellement réservée aux administrateurs de la solution, permet de suivre et de retracer toutes les actions effectuées sur le logiciel et notamment sur les s adressés aux administrés. Vous avez notamment la possibilité d accéder au : ₒ Suivi des s qui retracent tous les s envoyés par le Back Office TellMyCity qu il soit dirigé vers un citoyen ou vers le service de la Ville. ₒ Suivi des Actions qui retracent tous les actions effectuées sur les fiches de signalements y compris les annulations de statuts de fiche. ₒ Tableau d évolution qui apporte une vision statistique des fiches de signalement par statut ou par catégories/sous-catégories LE SUIVI DES S Pour accéder au suivi des s, vous devez cliquer sur le menu Suivi qui se trouve en haut de l interface. En fonction de vos droits d accès à TellMyCity, plusieurs sous-menus s offrent à vous, cliquez sur Suivi des s. Vous accédez à la page Liste des s où tous les mails qui ont été envoyés par le Back Office de TellMyCity sont recensés : ₒ L identifiant de l . ₒ La date d envoi de l . ₒ La colonne Module indique que l a été envoyé depuis le menu de gestion des signalements. ₒ Le numéro unique d identification de la fiche associé à l . ₒ le statut de la fiche qui est indiqué dans la colonne Type. ₒ Dans la colonne Expéditeur vous trouverez le nom de l agent qui a envoyé l avec l adresse mail du Back Office (noreply@tellmycity.com) ₒ La colonne Destinataire vous indique le ou les adresses mails qui ont reçu l . ₒ La colonne Sujet indique l intitulé de l , si cela concerne un nouveau signalement, une réponse à un citoyen, et le numéro du signalement. 23 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

24 8.2. LE SUIVI DES ACTIONS Pour accéder au suivi des actions, vous devez cliquer sur le menu Suivi qui se trouve en haut de l interface. En fonction de vos droits d accès à TellMyCity, plusieurs sous-menus s offrent à vous, cliquez sur Suivi des actions. Vous accédez à la page Liste des Actions où tous les actions qui ont été effectuées sur les fiches de signalements sont recensées y compris les annulations de statuts de fiche. Le détail est le suivant : ₒ L identifiant de l action. ₒ Le Module rattaché à l action. ₒ Le numéro unique d identification de la fiche associé à l action. ₒ Le rédacteur, c est-à-dire la personne qui a effectué l action ₒ La date de l action. ₒ le type d action qui a été effectué. ₒ le statut de la fiche après action. 24 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

25 8.3. LES TABLEAUX D EVOLUTION Pour accéder au tableau d évolution, vous devez cliquer sur le menu Suivi qui se trouve en haut de l interface. En fonction de vos droits d accès à TellMyCity, plusieurs sous-menus s offrent à vous, cliquez sur Tables d évolution. Vous accédez à la page Table d évolution qui apporte une vision statistique des fiches de signalement par statut ou par catégories/sous-catégories. ₒ Récapitulatif des fiches par statuts Dans ce tableau sont répertoriés le nombre de fiches en fonction de leur statut durant ces 4 derniers mois, au total sur la période des 4 mois et au Total depuis la création du Back Office TellMyCity. En dessous du nombre de fiches est également calculée la croissance en pourcentage de ce nombre par rapport au mois précédent. Les données peuvent également se voir : Sur l année en cliquant sur le bouton Année Sur plusieurs mois : la portée visible est de 1 mois jusque 12 mois en cliquant sur le menu déroulant à droite de Portée Sous un format Excel ou PDF en cliquant respectivement sur les icônes. ₒ Détail des fiches par catégorie / sous-catégorie de signalement Dans ce tableau sont répertoriés le nombre de fiches en fonction de leur catégorie / sous-catégories durant ces 4 derniers mois, au total sur la période des 4 mois et au Total depuis la création du Back Office TellMyCity. En dessous du nombre de fiches est également calculée la croissance en pourcentage de ce nombre par rapport au mois précédent. Les données peuvent également se voir : Sur l année en cliquant sur le bouton Année Sur plusieurs mois : la portée visible est de 1 mois jusque 12 mois en cliquant sur le menu déroulant à droite de Portée Par Service. En choisissant le service voulu dans le menu déroulant à droite de Service. Sous un format Excel ou PDF en cliquant respectivement sur les icônes. 25 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

26 9 APPLICATION MOBILE TELLMYCITY Disponible sous Android ainsi que ios, l application TellMyCity est gratuite et téléchargeable par tous, citoyens ou personnels municipaux. Attention, même si vous avez un compte sur le Back Office de TellMyCity, vous devez également vous créer un compte utilisateur sur l application smartphone ou sur le formulaire en ligne si vous souhaitez signaler par ces médias CREATION D UN COMPTE UTILISATEUR SUR TELLMYCITY Que ce soit sur l application smartphone ou le formulaire web, tous les citoyens sont identifiés sur TellMyCity. Si vous faites une remontée sur l application mobile sans avoir créer de compte au préalable, vous serez dirigé lors de la finalisation du signalement vers la création de votre compte utilisateur TellMyCity. Les citoyens peuvent renseigner plusieurs champs : ₒ Un identifiant (obligatoire) ₒ Un Nom / Un Prénom ₒ Une adresse mail (obligatoire) ₒ Un mot de passe (obligatoire) / confirmation de votre mot de passe (obligatoire) ₒ Un numéro de téléphone Une reconnaissance de l adresse mail permet notamment d éviter les doublons de compte. Lorsque les différents champs sont remplis, cliquez sur le bouton «Créer» pour créer votre compte utilisateur. Vous recevrez automatiquement un mail intitulé «Bienvenue sur TellMyCity - Veuillez confirmer votre compte», en cliquant sur le lien ou sur le bouton «Confirmer mon compte», votre compte sera confirmé. 26 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

27 9.2. FAIRE UNE REMONTEE SUR TELLMYCITY L application TellMyCity est très ergonomique et permet en quelques secondes de faire remonter d informations. Voici les étapes pour effectuer une remontée : ₒ Accueil : appuyer sur la rubrique «Signaler» ₒ Localisation : vous êtes automatiquement géolocalisé mais vous pouvez si vous le souhaitez, vous déplacez sur la carte. Validez. ₒ Photos : vous pouvez prendre une photo ou choisir une photo de votre bibliothèque. Il est possible d ajouter jusqu à 4 photos. ₒ Catégorisation : vous devez appuyer sur la thématique, la catégorie et la sous-catégorie de votre choix ₒ Commentaire : Vous pouvez ajouter un commentaire dans le champ orange. Il est possible d insérer jusque 500 caractères. Appuyer sur le bouton «Suivant» pour passer à la prochaine étape. ₒ Finalisation : Vous pouvez vérifier les informations et appuyer sur le bouton «Valider le signalement». Attention si vous n avez pas de compte utilisateur sur TellMyCity, une fenêtre s ouvre pour créer votre compte. (cf 9.1 Création d un compte utilisateur sur TellMyCity ). ₒ Transmission : vous voyez l évolution de la transmission de votre remontée. Une fois transmis, vous pouvez cliquer sur le bouton «Retour vers l accueil» 27 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

28 9.3. MES SIGNALEMENTS Dans la rubrique «Mes signalements» accessible via l accueil, l application TellMyCity permet aux citoyens d accéder à la liste de leurs signalements. Ils pourront être renseignés de leur éventuel signalement en «Brouillons» qu ils pourront compléter et envoyer aux services municipaux en appuyant sur l icône mais aussi sur chacun de leur signalement effectué. Sur chacun d eux, plusieurs informations seront reprises : ₒ La date, l heure et la sous-catégorie du signalement ₒ Le statut de la fiche de signalement au sein des services municipaux : Nouvelle, Rejetée, Acceptée, En cours, Effectuée, Terminée ₒ Le nombre de vote «D accord», de vote «Pas d accord» et le nombre de commentaires, uniquement si le signalement a été rendu public par la Ville. En cliquant sur un signalement effectué, la fiche de celui-ci s ouvre permettant de voir le signalement dans son détail : ₒ Le numéro de fiche, le nombre de vote «D accord», de vote «Pas d accord» et de commentaires. ₒ Le détail du signalement : Date/ Heure/ Catégorie / Sous-catégorie /Photos / Commentaire. ₒ La liste des actions possibles : D accord / Pas d accord / Commenter / Suivre / Signaler ₒ Uniquement si le signalement a été rendu public par la Ville, la liste des commentaires avec un code couleur permettant de visualiser les citoyens «D accord» et ceux «Pas d accord». 28 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

29 9.4. CONSULTER LES REMONTEES Dans la rubrique «Consulter» accessible via l accueil, TellMyCity créé un véritable Réseau Social Citoyen en donnant accès à une cartographie des signalements rendus public par la Ville. Les signalements rendus publics restent à la main de la ville. En cliquant sur une icône, une fenêtre s ouvre permettant un bref descriptif du signalement. En cliquant sur le bouton «Voir la fiche», la fiche du signalement s ouvre et permet aux citoyens via les différentes icônes : ₒ De soutenir ou non un signalement en cliquant sur «D accord» / «Pas d accord» ₒ D ajouter un commentaire après le vote ₒ De suivre une fiche de signalement ₒ De signaler une fiche inappropriée «Consulter» Descriptif du signalement Fiche de signalement 29 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

30 10 FORMULAIRE WEB TELLMYCITY Alternative à l application mobile, le formulaire web permet de renseigner les mêmes informations que l application smartphone. Le formulaire est entièrement intégrable dans le site internet de la ville. Un large choix de design de formulaire permet également d adapter la charte de TellMyCity à celle de la ville CREATION D UN COMPTE UTILISATEUR SUR TELLMYCITY De la même manière que sur l application mobile, si vous faites une remontée sur le formulaire sans avoir créer de compte au préalable, vous serez dirigé lors de la finalisation du signalement vers la création de votre compte utilisateur TellMyCity. Les citoyens peuvent faire une création rapide en renseignant uniquement les champs obligatoires : Un identifiant Une adresse mail Un mot de passe Une reconnaissance de l adresse mail permet notamment d éviter les doublons de compte. Lorsque les différents champs sont remplis, cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour créer votre compte utilisateur. Vous recevrez automatiquement un mail intitulé «Bienvenue sur TellMyCity - Veuillez confirmer votre compte», en cliquant sur le lien ou sur le bouton «Confirmer mon compte», votre compte sera confirmé. 30 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

31 10.2. FAIRE UNE REMONTEE SUR TELLMYCITY De la même manière que sur l application mobile, le formulaire permet en quelques secondes de faire remonter une information automatiquement vers les services concernés en suivant les mêmes étapes : ₒ Accueil : appuyer sur la rubrique «Signaler» ₒ Localisation : vous êtes automatiquement géolocalisé mais vous pouvez si vous le souhaitez, vous déplacez sur la carte. Validez. ₒ Catégorisation : vous devez appuyer sur la thématique, la catégorie et la sous-catégorie de votre choix ₒ Photos : vous pouvez prendre une photo ou choisir une photo de votre bibliothèque. Il est possible d ajouter jusque 4 photos. ₒ Commentaire : Vous pouvez ajouter un commentaire dans le champ orange. Il est possible d insérer jusque 500 caractères. Appuyer sur le bouton «Suivant» pour passer à la prochaine étape. ₒ Finalisation : Vous pouvez vérifier les informations et appuyer sur le bouton «Valider le signalement». Attention si vous n avez pas de compte utilisateur sur TellMyCity, une fenêtre s ouvre pour créer votre compte. (cf 9.2 Création d un compte utilisateur sur TellMyCity ). ₒ Transmission : vous voyez l évolution de la transmission de votre remontée. Une fois transmis, vous pouvez cliquer sur le bouton «Retour vers 31 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y

32 11 CONCLUSION Dans un souci d amélioration continue, la société SPALLIAN vous invite à lui faire part de toutes vos remarques ou suggestions quant au contenu de son manuel d utilisation du logiciel TellMyCity. 32 M a n u e l d u t i l i s a t i o n T e l l M y C i t y