DOCUMENT INFORMATIF. Réglement intérieur - TIRCNA. Processus : MGT-Management\Organisation - Communication Page 1 / 7 V.

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1 DOCUMENT INFORMATIF Réglement intérieur - TIRCNA Diffusion par : RECHERCHE - Tumorothèque de l'ircna TIRCNA-DI-037 Processus : MGT-Management\Organisation - Communication Page 1 / 7 V. 03 SOMMAIRE 1) ORGANISATION de la TUMOROTHEQUE de l'ircna ) STRUCTURE DECISIONNELLE ) Comité de Gestion ) Comité de pilotage ) Bureau Exécutif ) ORGANISATION DES INSTANCES... 5 Annexe 1 : Liste des intervenants aux instances de la Tumorothèque de l IRCNA Annexe 2 : Organigramme fonctionnel et hiérarchique REDACTEUR(S) VERIFICATEUR(S) APPROBATEUR(S) Date d application Cecile GIRARD (Responsable - Recherche\Tumorothèque-IRCNA) Anne MOES (Directeur adjoint - Recherche\Direction de la recherche) Pour le comité de gestion du 06/12/2016 Jean-Francois MOSNIER (Coordonnateur - Recherche\Tumorothèque-IRCNA) Pour le comité de gestion du 06/12/ /02/2017

2 DECISIONNEL OPERATIONNEL Management Qualité Technique CHU de NANTES TIRCNA-DI V. 03 Réglement intérieur - TIRCNA Page : 2 / 7 Le présent règlement intérieur a pour objet de fixer le mode de fonctionnement de la Tumorothèque de l Institut Régional du Cancer Nantes Atlantique (IRCNA). La Tumorothèque de l IRCNA est : Placée sous la responsabilité mixte de la Direction de l ICO et de la Direction de la Recherche et des Affaires Médicales du CHU de Nantes (rattachée au Département Partenariats et Innovations) Rattachée fonctionnellement au pôle de Biologie du CHU de Nantes de par les missions de prise en charge sanitaire des échantillons qui lui sont dédiées 1) ORGANISATION de la TUMOROTHEQUE de l'ircna Schéma décisionnel et opérationnel Comité de Gestion (Décisions stratégiques) Comité de Pilotage (Décisions relatives au développement de la TIRCNA) Bureau Exécutif (Décisions opérationnelles) BANQUE CENTRALE (Site HGRL - CHU de Nantes) Centralisation Échantillons / Mise à disposition Échantillons BT1 Tumeurs solides CHU Nantes Site Hôtel Dieu BT 3 Hématologie CHU Nantes Site Hôtel Dieu BT 4 Tumeurs solides CHU Nantes Site HGRL BT 5 ICO Site René Gauducheau Site Paul Papin BT6 Réseau sanitaire Ville Hôpital Région Vendée - LA

3 Réglement intérieur - TIRCNA Page : 3 / 7 2) STRUCTURE DECISIONNELLE 1) Comité de Gestion a. Composition La composition du comité de gestion est arrêtée sur désignation de la Direction Générale du CHU de Nantes et de l ICO René Gauducheau de Nantes, en conservant un équilibre entre membres administratifs et scientifiques des deux institutions. Le mandat de chaque membre est constitué pour une durée de 5 ans, renouvelable par tacite reconduction. Le comité de gestion comprend les membres suivants : Le responsable médical et scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA Un représentant de la Direction Générale du CHU de Nantes Un représentant de la Direction de l Institut du Cancer de l Ouest (ICO) Un représentant du pôle de biologie du CHU de Nantes Un représentant de l administration de l ICO Un responsable scientifique et technique de la BT5 de la Tumorothèque de l IRCNA (ICO) Le responsable opérationnel de la Tumorothèque de l'ircna La présidence est assurée par le responsable scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA. b. Missions Le comité de gestion est chargé de : Définir les orientations stratégiques de la Tumorothèque de l IRCNA Valider la composition du comité de pilotage de la Tumorothèque de l IRCNA Valider le règlement intérieur de la Tumorothèque de l IRCNA Valider toute décision relative à la gestion fonctionnelle de la Tumorothèque de l IRCNA Mettre à disposition de la Tumorothèque de l IRCNA les moyens nécessaires à son bon fonctionnement S assurer que les moyens obtenus sont distribués pour le financement de l objectif initial Approuver le programme d action annuel et le suivi budgétaire de la Tumorothèque de l IRCNA Approuver le rapport d activité de la Tumorothèque de l IRCNA Définir la politique d entrée des biocollections dans de la Tumorothèque de l IRCNA Définir la politique de mise à disposition des ressources biologiques et des données médicales associées Valider les mandats des membres du comité exécutif. c. Organisation Le comité de gestion se réunit trois à quatre fois par an. Le secrétariat des réunions du conseil de gestion est assuré par le responsable opérationnel de la Tumorothèque. Sous la responsabilité du responsable médical et scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA, celui-ci : Tient le registre des présences Diffuse le compte-rendu de réunion Est chargé de conserver les comptes-rendus de toutes les réunions. Les comptes-rendus de réunion sont soumis à l approbation du conseil de gestion dans un délai de un mois, consécutif à son envoi par mail.

4 Réglement intérieur - TIRCNA Page : 4 / 7 d. Règles de vote Le comité de gestion délibère valablement si la majorité de ses membres en exercice sont présents ou représentés. L ensemble des membres de chaque institution représente une voix comptant pour celle de l institution, afin de respecter l équité du vote. Toute décision relative à la gestion budgétaire et impactant sur la stratégie de management de la Tumorothèque de l IRCNA doit être votée à l unanimité. 2) Comité de pilotage a. Composition Le comité de pilotage est composé des membres suivant : Le responsable médical et scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA Un représentant du pôle de biologie du CHU de Nantes Un représentant administratif du comité de Gestion Un représentant du service juridique du CHU de Nantes et/ou de l ICO Le responsable opérationnel de la Tumorothèque de l'ircna Un représentant du personnel technique de la Tumorothèque de l IRCNA Un représentant de chaque banque de transfert composant la Tumorothèque de l IRCNA : BT1 : Service d Anatomie cytologie Pathologique Hôtel Dieu CHU de Nantes BT4 : Service d Anatomie cytologie Pathologique HGRL CHU de Nantes BT3 : Service d Hématologie du pôle de Biologie du CHU de Nantes BT5 : Département de Biologie Oncologie du CLCC René Gauducheau de Nantes BT6 : Réseau Ville Hôpital Tumorothèque Nantes Atlantique La composition du comité de pilotage est validée par la Direction Générale du CHU de Nantes et l Institut de Cancérologie de l Ouest. Le mandat de chaque membre est constitué pour une durée de 5 ans, renouvelable par tacite reconduction. La présidence est assurée par le responsable scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA. b. Missions Le comité de pilotage a pour missions de : Proposer le programme annuel de la Tumorothèque de l IRCNA, avant son approbation par le comité de gestion Proposer les grandes orientations scientifiques de la Tumorothèque de l IRCNA Piloter le développement de la Tumorothèque de l IRCNA Mettre en œuvre les orientations stratégiques validées par le comité de gestion Rédiger le rapport d activité annuel en incluant les rapports d activité scientifiques de chaque banque de transfert Assurer la veille technologique, éthique et juridique Assurer la communication en interne et en externe de la Tumorothèque de l IRCNA Recenser les problèmes de fonctionnement et proposer des solutions aux problèmes organisationnels et techniques. c. Organisation Le comité de pilotage se réunit une fois dans l année.

5 Réglement intérieur - TIRCNA Page : 5 / 7 Le secrétariat des réunions du comité de pilotage est assuré par le responsable opérationnel de la Tumorothèque de l IRCNA. Sous la responsabilité du responsable médical et scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA, celui-ci : Tient le registre des présences Diffuse le compte-rendu de réunion, approuvé préalablement par le responsable scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA Est chargé de conserver les comptes rendus de toutes les réunions. Les comptes rendus de réunion sont soumis à l approbation du comité de pilotage dans un délai de un mois, consécutif à son envoi par mail. 3) Bureau Exécutif a. Composition Le bureau exécutif de la Tumorothèque de l'ircna est composé au minimum d un représentant de chacune des parties suivantes : Le responsable médical et scientifique de la Tumorothèque de l'ircna Le responsable scientifique et technique de la banque de transfert n 5 Le responsable opérationnel L'ingénieur qualité Un technicien de la Tumorothèque de l IRCNA Le mandat de chaque membre est constitué pour une durée de 5 ans, renouvelable par tacite reconduction, et sur validation du comité de gestion. La présidence est assurée par le responsable scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA. b. Missions Le bureau exécutif est en charge de : Etudier et sélectionner (valider) les nouvelles collections Etudier et sélectionner (valider) les demandes de mise à disposition des biocollections Etudier et sélectionner (valider) les projets de collaborations et de valorisation des échantillons de la Tumorothèque Répondre à toute question qui lui sera soumise par le comité de pilotage Recenser les problèmes et informations relatifs au fonctionnement et proposer des solutions à questions organisationnelles et techniques de la Tumorothèque de l IRCNA Faire part des recommandations utiles au développement local, national, européen et international de la Tumorothèque de l IRCNA Evaluer l impact des activités et des actions menées par la Tumorothèque de l IRCNA c. Organisation Le bureau exécutif se réunit chaque fois que nécessaire. Le secrétariat des réunions du bureau exécutif est assuré par le responsable opérationnel de la Tumorothèque de l'ircna, qui : Tient le registre des présences Diffuse le compte-rendu de réunion Est chargé de conserver les comptes-rendus de toutes les réunions. 3) ORGANISATION DES INSTANCES Le responsable médical et scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA et le responsable opérationnel de la Tumorothèque de l'ircna s assurent de la mise en place, du fonctionnement et du respect du présent règlement intérieur ainsi que des différentes décisions et propositions émises lors des instances du comité de gestion, du comité de pilotage et du bureau exécutif de la Tumorothèque de l IRCNA.

6 Réglement intérieur - TIRCNA Page : 6 / 7 Annexe 1 : Liste des intervenants aux instances de la Tumorothèque de l IRCNA I) COMITE DE GESTION o Le responsable médicale et scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA : PU-PH Anatomie Cytologie Pathologie CHU de Nantes o Un représentant de la Direction Générale du CHU de Nantes : Directeur des Affaires Médicales et de la Recherche CHU de Nantes (DAMR) Responsable du département partenariat et innovations DAMR CHU de Nantes o Un représentant de la Direction de l ICO René Gauducheau de Nantes Directeur Général Adjoint ICO o Un représentant du pôle de biologie du CHU de Nantes Cadre supérieur du pôle de Biologie CHU de Nantes o Un représentant de l administration de l ICO René Gauducheau de Nantes Direction des affaires financières ICO o Le responsable scientifique et technique de la BT5 de la Tumorothèque de l IRCNA Médecin Anatomie Cytologie Pathologie Service ACP ICO René Gauducheau o Le responsable opérationnel de la Tumorothèque de l'ircna Responsable opérationnel de la Tumorothèque de l'ircna II) COMITE DE PILOTAGE o Le responsable médical et scientifique de la Tumorothèque de l IRCNA : PU-PH Anatomie Cytologie Pathologie CHU de Nantes o Un représentant du pôle de biologie du CHU de Nantes Cadre supérieur du pôlede Biologie CHU de Nantes o Un représentant de l administration de l ICO René Gauducheau de Nantes Direction des affaires financières ICO o Un représentant du service juridique Juriste Cellule Juridique CHU de Nantes/Juriste ICO René Gauducheau o Un représentant du personnel technique de la Tumorothèque de l IRCNA Cadre technique BT3 Hématologie CHU de Nantes ou technicien Tumorothèque IRCNA o Le responsable de chaque banque de transfert composant la Tumorothèque de l IRCNA : o BT1 : Service d Anatomie cytologie Pathologique Hôtel Dieu CHU de Nantes PU-PH- Anatomie Cytologie Pathologie o BT4 : Service d Anatomie cytologie Pathologique HGRL CHU de Nantes PU-PH- Anatomie Cytologie Pathologie o BT3 : Service d Hématologie du pôle de Biologie du CHU de Nantes Biologiste Hématologie CHU de Nantes o BT5 : Département de Biologie Oncologie de l'ico René Gauducheau de Nantes Médecin Anatomie Cytologie Pathologie Service ACP ICO René Gauducheau o BT6 : Réseau Ville Hôpital Tumorothèque Nantes Atlantique Responsable opérationnel de la Tumorothèque de l'ircna III) BUREAU EXECUTIF Le responsable médical et scientifique des banques de transfert du CHU de Nantes PU-PH Anatomie Cytologie Pathologie CHU de Nantes Le responsable scientifique et technique de la BT5 de la Tumorothèque IRCNA (ICO René Gauducheau Nantes) Médecin Anatomie Cytologie Pathologie Service ACP ICO René Gauducheau Un représentant des banques de transfert du Réseau Tumorothèque Le Responsable opérationnel de la Tumorothèque de l'ircna L'ingénieur qualité de la Tumorothèque de l'ircna L ingénieur qualité de la Tumorothèque IRCNA Un représentant du personnel technique et opérationnel de la Tumorothèque de l IRCNA Technicienne Tumorothèque IRCNA BT5 (RG)-BT4-Banque Centrale ICO

7 Réglement intérieur - TIRCNA Page : 7 / 7 Annexe 2 : Organigramme fonctionnel