Mise à jour sur la modernisation/l innovation et la simplification. Chapitre Paragraphes Page

Transcription

1 Comité exécutif du Programme du Haut Commissaire Comité permanent 53 e réunion Distr. restreinte 21 février 2012 Français Original: anglais et français Mise à jour sur la modernisation/l innovation et la simplification Table des matières Chapitre Paragraphes Page I. Introduction II. Modernisation/innovation III. Simplification IV. Conclusion Résumé Ce document fournit une actualisation des progrès et réalisations eu égard aux priorités de gestion annoncées lors de la cinquante-deuxième réunion du Comité permanent dans la Mise à jour sur le processus de changement de structure et de gestion du HCR (EC/62/SC/CRP.29). Ce document présente également, au titre du chapitre II, une proposition visant à réduire la consommation de papier au cours des réunions, proposition sur laquelle le HCR souhaite obtenir l avis du Comité.

2 I. Introduction 1. Suite à la réunion mondiale des représentants en février 2011, le Haut Commissaire a demandé au Haut Commissaire adjoint de prendre la direction des activités concernant les grandes priorités de gestion, y compris les moyens de moderniser/innover et simplifier les systèmes et les processus du HCR. L objectif est de renforcer l engagement du HCR et sa capacité à fournir une assistance, une protection et à rechercher des solutions pour les personnes qu il prend en charge de façon plus efficace et efficiente. II. Modernisation/innovation A. Initiative d innovation 2. Afin de fournir aux réfugiés des produits, des services et des systèmes novateurs pour améliorer leur vie, le HCR adopte une initiative pluriannuelle en matière de collaboration à l innovation, mobilisant le potentiel créateur des bénéficiaires et des communautés locales, en coopération avec le personnel et les partenaires, y compris les donateurs du secteur privé et le monde universitaire. 3. L initiative «d innovation du HCR» permettra de discuter des problèmes et des solutions novatrices ; encouragera le personnel à penser différemment ; cherchera à atteindre une communauté plus ample aux fins d appui ; et contribuera à la conception et à l élaboration de solutions novatrices et tangibles. L initiative reposera essentiellement sur : Des projets d innovation : Le personnel de terrain sera encouragé à travailler avec les communautés pour concevoir des projets fondés sur des problèmes concrets ainsi que des solutions éventuelles identifiées au niveau local, pouvant être ensuite appliquées à d autres opérations. Ils peuvent inclure par exemple des approches novatrices en matière d hydrologie, d assainissement et d hygiène (WASH), d abris, de moyens d existence ou l utilisation de technologies modernes pour améliorer l approvisionnement, la réponse d urgence et les communications. Des partenariats dans le secteur privé : Des efforts très importants ont été déployés avec les partenaires pour offrir de nouvelles possibilités aux réfugiés et aux communautés hôtes. L intention derrière cette nouvelle initiative est de développer ces relations stratégiques et d en optimiser les avantages par le biais de projets novateurs portant sur les problèmes réels des réfugiés. Un groupe d icoordination : Un groupe de coordination composé de personnel de toute l Organisation (Siège et terrain) contribuera à conférer une orientation stratégique à cette initiative ; à déterminer les projets prioritaires, à établir des liens avec les programmes en cours ; à discuter des problèmes et des idées et à proposer des solutions. 4. L initiative, qui doit être lancée en avril 2012, sera conduite moyennant un budget modeste et sera coordonnée par le Bureau du Haut Commissaire adjoint. B. Réunions sans papier 5. Bon nombre d organisations examinent les avantages de réunions sans papier. L Union internationale des télécommunications et le Programme des Nations Unies pour l environnement ont déjà étudié cette gestion électronique des réunions et d autres leur 2

3 emboitent le pas. Les économies potentielles en papier, en coûts de matériel et d entretien, ainsi que l impact sur l environnement sont très importants. 6. Le HCR organise six réunions statutaires chaque année (trois réunions du Comité permanent, une session plénière du Comité exécutif, la réunion de planification annuelle et la ccnférence d annonces de contributions). En outre, chaque année, un certain nombre de réunions consultatives, de consultations préparatoires informelles et de réunions d information sont organisées par le Secrétariat ainsi que le Dialogue du Haut Commissaire sur les défis de protection qui a lieu chaque année en décembre. 7. Afin d avoir une idée de la quantité de papier utilisée, on estime que pour la réunion du Comité permanent de juin 2011, les exemplaires de documents mis à disposition dans la salle représentaient plus de pages. Cela n inclut pas les copies des exposés, des déclarations, des brochures et autres documents distribués dans la salle. Pour les trois réunions du Comité permanent et une session plénière, une estimation modérée serait de l ordre de feuilles de papier. 8. Le HCR a déjà adopté un système d enregistrement en ligne pour ses réunions et aimerait désormais proposer aux délégations d utiliser des ordinateurs portables ou des tablettes pour consulter les documents au cours des réunions afin de minimiser le nombre de copies papier nécessaire. Dans la mesure où les salles de réunions du Palais des Nations ne sont pas équipées de prises de courant à chacun des sièges, les tablettes seraient plus pratiques en termes d autonomie. Tous les documents pour les réunions du HCR sont déjà disponibles sous forme électronique. 9. Le HCR se propose de lancer cette phase de l Initiative dès la réunion du Comité permanent de juin. Les délégations n ayant pas les capacités techniques et souhaitant donc recevoir les copies papier des documents peuvent indiquer cette préférence lorsqu ils s enregistrent en ligne. 10. Ultérieurement, le HCR est prêt à envisager l élaboration d un système de conférence sans papier, afin de faciliter l accès en ligne à tous les documents d information au cours de la réunion. Cela permettrait aux délégations de travailler en ligne, et même de préparer et de soumettre des propositions, de communiquer et de s exprimer sur les documents au sein de groupes de contact, d entrer en contact avec le Secrétariat, etc. Grâce à ce système, les délégations seraient également en mesure de recevoir des actualisations et d être informées des évènements. Les salles de conférence XVII et XIX ont la capacité d accueillir simultanément jusqu à 120 utilisateurs wifi. 11. Le HCR serait reconnaissant aux membres du Comité exécutif de lui proposer des commentaires sur cette question. III. Simplification 12. Sur la base des apports et des suggestions des représentants du HCR et du personnel dans son ensemble 1, un certain nombre de secteurs prioritaires ont été identifiés aux fins de simplification comme l a annoncé la Mise à jour sur le processus de changement de structure et de gestion du HCR (EC/62/SC/CRP.29). Cette initiative recouvre les systèmes et les procédures structurelles mais aussi les processus spécifiques. Certains des secteurs identifiés peuvent être examinés relativement rapidement mais d autres sont encore à l étude et des plans d action sont actuellement en cours d élaboration. Des progrès ont été 1 L Enquête générale sur le personnel de novembre 2011 a permis d identifier nombre de domaines nécessitant des améliorations. 3

4 accomplis au cours du deuxième semestre de 2011 et du premier trimestre de 2012 dans les domaines suivants : Rapports opérationnels Rapports de fin d année : Bien que les travaux soient encore en cours, des efforts considérables ont été déployés pour rationaliser les rapports et réduire le champ global du rapport de fin d année pour En particulier, alors que le rapport distinct sur les normes et indicateurs reste crucial pour le système de rapports en 2011, l année 2012 devrait voir émerger des rapports d indicateurs normalisés dans Focus. Cela impliquera que les bureaux de terrain devront présenter des rapports sur les réalisations et les données liées aux indicateurs une fois seulement et en lien direct avec leurs plans d opérations. En outre, un certain nombre d ajustements ont été faits pour simplifier le rapport descriptif. Pour faciliter le travail des opérations de terrain, le rapport descriptif a été réduit pour éviter les doublons. Le rapport sera mieux ciblé et continuera de porter sur les éléments clés des plans d opérations. Cela facilitera l analyse de la performance de la part des gestionnaires au Siège et sur le terrain. Gestion des ressources humaines Simplification du processus d affectation : Un examen préliminaire a identifié un certain nombre de domaines dans les politiques et procédures en matière d affectations nécessitant une amélioration et/ou une simplification. Un plan d action est actuellement élaboré pour rendre ce processus plus léger et plus efficace afin de permettre à la Division de la gestion des ressources humaines (DHRM) de conduire le processus d affectations le plus rapidement possible, tant pour les compendium que pour les affectations accélérées. Système de gestion et d appréciation de la performance (PAMS) : Le PAMS est un mécanisme d évaluation de la performance pour l ensemble du personnel du HCR, utilisant des critères mis au point grâce à un dialogue permanent entre le personnel et les gestionnaires. La DHRM a déployé des efforts considérables pour passer en revue et améliorer le cycle d évaluation de la performance afin de combler les lacunes à ce niveau. Les travaux sur la simplification du document d évaluation de la performance (epad) inclut : une évaluation du volume de travail que l epad engendre pour les gestionnaires et les fonctionnaires chargés de la révision; la modification du cycle de l epad à 15 mois pour mieux prendre en compte les mouvements de personnel; les mesures quant au non-respect de ces exigences par les gestionnaires quittant l Organisation; la délégation de rapports sur le terrain pour évaluer le respect des exigences. D autres améliorations seront apportées au cours des mois à venir. Rapport sur l obligation personnelle de rendre des comptes Rapport annuel des gestionnaires quant au code de conduite et stage de recyclage : pour renforcer les fonctions en matière de déontologie et d obligation redditionnelle au HCR, le Bureau de la déontologie a simplifié les exigences en matière de rapports en réduisant et en rendant plus convivial le formulaire de rapport annuel pour les cadres supérieurs. Les gestionnaires sont toujours responsables de l Organisation et des rapports quant aux stages de recyclage. 4

5 Modalités de voyage IV. Conclusion Réservation personnelle : sur la base des meilleures pratiques en vigueur dans d autres organisations des Nations Unies, le HCR se prépare à l adoption d un outil de réservation personnelle pour couvrir les destinations les plus fréquentes du personnel à partir de Genève. Les voyageurs devront faire eux-mêmes leurs propres réservations en respectant les paramètres et les contrôles prescrits. Cela rendra le système plus efficace en réduisant la bureaucratie ainsi que le coût des réservations qui sont actuellement facturées par l Agence de voyage pour chaque billet acheté. 13. Le processus de modernisation/innovation et de simplification est en cours et restera pendant longtemps encore une priorité de gestion. Il permettra en dernier ressort au Haut Commissariat de relever des défis anciens moyennant l utilisation de technologies et de ressources modernes et lui permettra d être dynamique dans la recherche de solutions à ces nouveaux défis. Le HCR s engage à accroître son efficacité et à atteindre les résultats les plus satisfaisants possibles pour les personnes qui relèvent de sa compétence, moyennant cette initiative. Le Haut Commissariat tiendra le Comité permanent informé des progrès accomplis en la matière. 5