De nouveaux comptes clients ou des comptes clients existants peuvent être crées ou modifiés dans SHL à travers le fichier d'interface.

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1 SHL-LINK SHL-209/1 Programme: 209 Date: 24/11/2010 LIAISON Le programme 209 est utilisé pour l'alimentation des journaux de ventes SHL par transferts ASCII à partir d'un logiciel externe (facturation, gestion commerciale,...). Le programme vérifie la validité de certaines données importées, par exemple l'existence du compte client ou du code TVA dans les fichiers SHL. Le résultat du traitement est enregistré dans un fichier de contrôle qui peut être affiché à l'écran ou envoyé vers l'imprimante. De nouveaux comptes clients ou des comptes clients existants peuvent être crées ou modifiés dans SHL à travers le fichier d'interface. PROCEDURE Le fichier d'interface CnnnnLNK.TXT (où nnnn représente le numéro du dossier) doit être accessible. Le programma peut être lancée en test d abord, sans implications comptables. Le programme 209 est démarré directement ou de façon différée par job. Après le choix de l'imprimante, le contenu du fichier d'interface est examiné. Les dates des documents de vente définissent la période comptable des écritures. Ni une date avant le début de l'exercice, ni une date plus loin que la deuxième période comptable ouverte, est acceptée. Après le traitement, la liste de contrôle s'affiche à l'écran ou peut être envoyée vers l'imprimante. Par la suite, le fichier de contrôle (CnnnnCTR) est supprimé ou sauvegardé. A la fin du programme, le fichier d'interface CnnnnLNK.TXT ne contient que les enregistrements refusés. CONTROLES EFFECTUES Chaque code dans le fichier d interface (code TVA, code devise, code compte, ) doivent exister en SHL. Tous les montants dans le fichier d interface sont d abord arrondis selon l arrondi de la monnaie du dossier, défini en SHL. Ensuite, il y a un contrôle débit-crédit par document : A = total document (enregistrements document, 129) B = total imposable (enregistrements document, 87) + montant exonéré de TVA (enregistrements document, 115) + montant TVA (enregistrements TVA, 68 et 82) C = somme de toutes les contreparties (contreparties, 34) + montant TVA (enregistrements TVA, 68 et 82)

2 SHL-209/2 SHL-LINK D = total imposable (enregistrements document, 87) escompte (données du document, 101) E = total imposable (enregistrements TVA, 40 et 54) F = total imposable document (enregistrements document, 87) Contrôles A = B A = C B = C D = E ou E = F NOM DES FICHIERS FICHIER D INTERFACE Toutes les données concernant les ventes, clients ou données d adresse sont stockées dans le fichier CnnnnLNK.TXT, nnnn représente le numéro de dossier. FICHIER DE CONTROLE Le fichier de contröle CnnnnCTR.TXT (nnnn : le numéro de dossier) comprend toutes les écritures non-comptabilisées. LES ENREGISTREMENTS Les enregistrements ont une longueur variable et sont séparés par CRLF (Hex 0D0A). L'ordre des enregistrements est important. Au moins trois enregistrements sont indispensables pour chaque document de vente, chacun identifié par un code enregistrement: Code enregistrement 1 Les données générales du document: numéro, date, compte client, montant total, etc. Code enregistrement 2 Les données TVA du document: code TVA, base imposable, montant TVA. Code enregistrement 3 Les données des imputations comptables: comptes du grand-livre, montants à comptabiliser, etc. Les données du document (code 1) sont regroupées dans un seul enregistrement, suivi de 1 ou 2 enregistrements TVA (code 2). Les données TVA sont regroupées par deux codes TVA dans 1 enregistrement. Puisque SHL permet jusqu'à 4 codes TVA différents pour chaque document, il peut y avoir jusqu'à 2 enregistrements TVA. L'enregistrement TVA (les enregistrements TVA) est (sont) suivi(s) par 1 ou plusieurs enregistrements d'imputation (code 3). Ces enregistrements se suivent par l'intermédiaire d'un compteur avec une valeur initiale égale à 3.

3 SHL-LINK SHL-209/3 Les enregistrements pour la création ou la modification des comptes clients sont placés soit au début du fichier d'interface, soit par compte client juste avant le premier document de vente pour le client en question. CHAMPS NUMERIQUES Un champ numérique est aligné à droite dans la zone, les positions nonutilisées étant remplies avec des 0 (Hex 30) ou des espaces (Hex 20). Un champ numérique montant contient toujours deux décimales, un champ numérique quantité trois décimales. Les signes de séparation (virgule ou point) ne sont pas tolérés. Le signe (- ou +) du montant ou de la quantité se situe toujours dans la position la plus droite dans la zone. Lors du traitement, les montants en monnaie du dossier sont recalculés selon l'arrondi de la monnaie du dossier en SHL. Ceci n est pas valable pour les montants en devises. Exemples CHAMPS ALPHANUMERIQUES , Un champ alphanumérique est aligné à gauche dans la zone, les positions nonutilisées étant remplies avec des espaces. CHAMPS DATES Un champ date contient la journée, le mois et l'année. Exemple: Les formats suivants sont acceptés : dd.mm.aaaa dd.mm.aa ddmmaaaa ddmmaa dont dd=date ;mm=mois ; aa soit aaaa = année. Le séparateur optionnel est au choix libre. Pour les formats dd.mm.aa et ddmmaa l année <80 sera remplacée par 20xx. Les années entres 80 et 99 seront remplacées par 19xx. Une contrôle profonde est lancée sur chaque champs date (date document, date d échéance, date d échéance de l escompte)

4 SHL-209/4 SHL-LINK TYPES D'ENREGISTREMENT Type 8 Les enregistrements Document, TVA et Imputations se rapportant aux documents de vente. Type 2 Les enregistrements Clients permettant la création ou la modification des comptes clients SHL. Type 44 Les enregistrements Adresses permettant la création d'adresses optionnelles pour des comptes clients SHL. STRUCTURE DES ENREGISTREMENTS Dans les tables suivantes, les deux premières colonnes définissent la position de début et de fin d'une zone dans l'enregistrement. Le format ou masque de la zone figure dans la troisième colonne. Ce format commence par 9 pour les champs numériques et par X pour les champs alphanumériques. jj.mm.aaaa désigne un champ date. Le chiffre entre parenthèses désigne le nombre maximale de chiffres ou de caractères. Exemple: 9(2) zone numérique (alignée à droite) jusqu'à 2 chiffres; X(14) zone alphanumérique (alignée à gauche) jusqu'à 14 caractères. Lorsque un format numérique se termine par +, le champ doit contenir un signe (+ ou -) dans la position la plus droite. Exemple: 9(13)+ zone numérique à 13 chiffres, dont 2 décimales, se terminant par le signe du montant. Notez que les champs pour des montants comprennent toujours 2 décimales (3 décimales pour des quantités). Le sens comptable d'un montant est défini à travers le type de document (facture ou note de crédit). Sauf des cas exceptionnels - une facture avec un total négatif par exemple - les montants seront toujours positifs.

5 SHL-LINK SHL-209/5 ENREGISTREMENT DOCUMENT Nom du fichier : CnnnnLNK.TXT (nnnn = numéro du dossier SHL) 1 2 9(2) Type d enregistrement: (4) Numéro du journal de ventes SHL Code enregistrement: (4) 0000 ou espaces (7) Numéro du document (5) ou espaces X(10) Code du compte de centralisation: le compte du grand-livre correspondant au compte individuel du client, Créances commerciales par exemple. Attention: une zone non-remplie est remplacée par le compte de centralisation associée au compte client SHL (voir programme 101) Type document: 1 pour facture, 2 pour note de crédit X(14) Code du compte client SHL Attention: le compte doit figurer dans le fichier SHL clients. De nouveaux comptes clients peuvent être créés par un enregistrement de type jj.mm.aaaa Date du document Attention: cette date doit se situer dans l'exercice et dans une des deux périodes comptables ouvertes. Une zone nonremplie est automatiquement remplacée par la date comptable choisie dans SHL jj.mm.aaaa Date d'échéance Attention: lorsque cette zone n'est pas remplie, la date d'échéance est calculée à partir de la date document et selon la condition de paiement du compte client SHL X(18) Référence (option) (13)+ Montant imposable Attention: 2 décimales (13)+ Montant de l'escompte Attention: 2 décimales (13)+ Montant exonéré Attention: 2 décimales (13)+ Montant total Attention: 2 décimales

6 SHL-209/6 SHL-LINK X(3) Code devise (option) (13)+ Montant totale en devise (option) Attention: 2 décimales X(1) Réservé X(1) Réservé jj.mm.aaaa Date d échéance de l escompte. Lorsque cette rubrique n a pas été renseignée ou si la date d échéance définie précède la date de document, la date d échéance de l escompte sera calculée à partir des données du dossier (12) Communication structurée (10+2, digit 97) X(10) Code mémo X(76) Texte mémo X(10) Code affaire (SPX)

7 SHL-LINK SHL-209/7 ENREGISTREMENT TVA 1 2 9(2) Type d enregistrement: (4) Numéro du journal de ventes SHL Code enregistrement: (4) 0000 ou espaces (7) Numéro du document (5) 1 pour le premier, 2 Pour le second enregistrement TVA X(10) Espaces X(3) Premier code TVA de l'enregistrement Attention: ce code doit figurer dans la table des codes TVA SHL (voir programme 109) X(3) Deuxième code TVA de l'enregistrement Attention: ce code doit figurer dans la table des codes TVA SHL (voir programme 109) (13)+ Montant imposable pour le premier code TVA de l'enregistrement Attention: 2 décimales; exceptionnellement un montant négatif (13)+ Montant imposable pour le deuxième code TVA de l'enregistrement Attention: 2 décimales; exceptionnellement un montant négatif (13)+ Montant de la TVA pour le premier code TVA de l'enregistrement Attention: 2 décimales; exceptionnellement un montant négatif (13)+ Montant de la TVA pour le deuxième code TVA de l'enregistrement Attention: 2 décimales; exceptionnellement un montant négatif Les records TVA dont ils ne figurent que des codes TVA et que toutes les montants sont à zéro, seront refusés. Quand le code devise utilisé dans le fichier corresponds avec le code devise du dossier en question, les valeurs en devises ne seront pas reprises.

8 SHL-209/8 SHL-LINK ENREGISTREMENT IMPUTATION 1 2 9(2) Type d enregistrement: (4) Numéro du journal de ventes SHL Code enregistrement: (4) 0000 ou espaces (7) Numéro du document (5) Numéro de ligne: à partir de 3 et augmenté avec 1 par imputation consécutive X(10) Code du compte d'imputation, Ventes par exemple Attention: une zone non-remplie ou un compte inexistant est remplacée par le compte de contrepartie du compte client SHL (voir programme 101) ou par le compte standard Ventes (voir programme 110). Dans le cas d'un dossier analytique, une zone non-remplie ou un compte inexistant est remplacé par le compte associé au compte analytique (voir les positions ) (13)+ Montant à imputer. Attention: montant positif, sauf des cas exceptionnelles (escompte accordé, par exemple) X(3) Code devise (option) Attention: le code devise doit figurer dans la table des codes devise SHL (13)+ Montant en code devise (option) X(18) Libellé (option) X(3) Code quantité en cas de suivi par quantité (option) (13)+ Quantité (option) Attention: 3 décimales (5) ou espaces X(10) Centre analytique Attention: uniquement dans le cas d'un dossier analytique X(10) Nature analytique Attention: uniquement dans le cas d'un dossier analytique X(3) Code TVA de l'imputation (option) X(72) Annexe comptabilité générale X(72) Annexe comptabilité analytique

9 SHL-LINK SHL-209/9 ENREGISTREMENT CLIENTS 1 2 9(2) Type d enregistrement: (5) ou espaces 8 21 X(14) Code du compte client (à remplir) X(15) Espaces X(4) Raison sociale X(30) Nom (à remplir) X(25) Rue, numéro X(7) Code postal X(20) Localité X(3) Code pays Attention: le code pays doit figurer dans la table des codes pays SHL X(3) Code devise (option) Attention: le code devise doit figurer dans la table des codes devise SHL Code langue: 2 français, 1 néerlandais, 3 anglais, 4 allemand Attention: une zone non-remplie ou un code invalide est remplacé par le code langue du dossier (voir programme 111) Régime TVA: 0 assujetti, (1 égalisation), 2 exonéré, 3 exportation, 4 intracom, 5 privé, 6 cocontractant X(18) Numéro TVA Attention: la composition du numéro TVA est vérifiée en fonction du code pays (voir programme 111). Belgique: 9 chiffres X(3) Mode paiement Ce code doit figurer dans la table des modes de paiement SHL (5) Condition de paiement: les trois premiers chiffres correspondent au nombre de jours, les deux derniers chiffres à la date de départ (voir programme 101). Exemples jours date facture 0099 fin du mois ième jour du mois X(22) Numéro du compte en banque (voir programme 101). Belgique: 12 chiffres X(10) Code du compte de centralisation Attention: le compte doit figurer dans le

10 SHL-209/10 SHL-LINK plan comptable SHL. Une zone nonremplie, un code invalide ou un compte extracomptable est remplacé par le compte standard Clients (voir programme 110) X(10) Code du compte de contrepartie. Attention: le compte doit figurer dans le plan comptable SHL. Une zone nonremplie, un code invalide ou un compte extracomptable est automatiquement remplacé par le compte standard Ventes (voir programme 110). Dans le cas d'un dossier analytique, la zone peut être remplie avec le code du centre analytique X(10) La nature analytique (uniquement dans le cas d'un dossier analytique) Type de contrepartie: 0 compte général, 1 compte analytique X(12) Référence (option) Relances: 0 pour relancer, autre valeur pour ne pas relancer X(20) RPR X(44) IBAN X(11) BIC

11 SHL-LINK SHL-209/11 ENREGISTREMENT ADRESSE CLIENTS 1 2 9(2) Type d enregistrement: (6) X(14) Code du compte client Attention: le compte client doit figurer dans le fichier des comptes clients SHL (5) X(40) Adresse ligne X(40) Adresse ligne X(40) Adresse ligne X(40) Adresse ligne X(40) Adresse ligne X(40) Adresse ligne 6

12 SHL-209/12 SHL-LINK INFO + CnnnnCTR.TXT (nnnn: le numéro du dossier) Le fichier de contrôle contient de l information concernant les documents refusés. DEBU T FIN FORMAT DESCRIPTION 1 2 9(2) Type d enregistrement: 2 (clients), 8 (documents), 44 (adresses) 3 6 9(4) Numéro du journal de ventes SHL (type enregistrement 8) Code enregistrement (type enregistrement 8) 8 9 9(2) Code résultat (différent de zéro) : 1: le document existe déjà dans SHL 2: compte client invalide 3: code TVA invalide 4: code devise invalide 5: date document invalide 6: journal de ventes invalide 7: compte analytique invalide (7) Numéro du document X(14) Code du compte client