Procès-verbal de la réunion du conseil d administration du 26 janvier 2015

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1 Comité des Fêtes de Remilly-sur-Tille Comité des fêtes de Remilly-sur-Tille 4 rue de l église Remilly-sur-Tille Procès-verbal de la réunion du conseil d administration du 26 janvier 2015 Le 26 janvier 2015, à 20 heures, le Conseil d Administration de l'association Comité des fêtes de Remilly-sur-Tille s est réuni sur convocation du président. Le Conseil d'administration était présidé par Pierre-Yves Cousin, en qualité de président de l'association. Il était assisté d une secrétaire de séance, Maryline Boulla, secrétaire de l'association. Plus de 75 % des administrateurs étaient présents ou représentés. Le Conseil d'administration a donc pu valablement délibérer, conformément à l article du règlement intérieur. Etaient présentes les personnes suivantes : Eric BAUCHET Valérie BENOIT VBT Olivier BERNARD Maryline BOULLA MBA Sandrine CHAMBAUD SCD Emeline COUSIN ECN Pierre-Yves COUSIN PYC Gilbert GALAND GGD Mickaël GOUBAUX MGX Claude GUICHET CGT Frédérique GUICHET FGT François MILLOT FMT Véronique MILLOT VMT Christiane ROCHETTE CRE Maxime ROCHETTE Françoise THOMAS FTS

2 Etaient excusés : Maryvonne KOJEOU (pouvoir donné à François MILLOT), Pierre KOJEOU (Pouvoir donné à Véronique MILLOT), Alexandre LUMINET (Pouvoir donné à François MILLOT) et Florence MIELLE (Pouvoir donné à Sandrine CHAMBAUD). Ordre du jour Développement Qui ORGANISATION DE L ASSOCIATION Adhésions à l association Délégations de signature pour adhésions futures Recueil des premiers bulletins d adhésion et des cotisations. Des cartes d adhésion personnalisées ont été délivrées en retour. Le 2 ème exemplaire du bulletin d adhésion a été conservé par l adhérent. Rappel : Une délégation de signature peut être établie par le Président ou le Vice-président au bénéfice d'un membre de l'association pour faciliter l'accomplissement de certains actes de gestion. Où adhérer Désignation des nouveaux membres au Conseil d Administration Fichier adhérents Contrat d assurance Banque Page Web de l association Une délégation de signature a été accordée à Maxime ROCHETTE et François MILLOT en prévision de futures adhésions. Des cartes d adhésion ont été données à Maxime ROCHETTE (Cartes N 021 à N 030), Pierre-Yves COUSIN (Cartes N 031 à N 040), Eric BAUCHET (Cartes N 041 à N 050). François MILLOT conserve les cartes restantes. Les personnes désirant adhérer à l'association peuvent le faire soit au moment de l'assemblée générale annuelle, soit en contactant un membre du bureau, dont la liste est en mairie (liste remise par Olivier BERNARD), soit en contactant Maxime ROCHETTE. Les candidatures étaient les suivantes : - Emeline COUSIN - Gilbert GALAND Le Conseil d'administration adopte à l'unanimité la proposition. Le fichier "Adhérents" est à mettre à jour par la secrétaire et sera ensuite transmis aux membres du bureau. Le choix de la compagnie d assurance est reporté à la prochaine réunion du fait de la non-réception de toutes les réponses des compagnies d assurance. Trois banques ont été mises en concurrence : La Banque Postale, le Crédit Mutuel et le Crédit Agricole. Le pouvoir est donné au trésorier et trésorier adjoint pour le choix final de l organisme bancaire. Cette décision sera communiquée lors de la prochaine réunion. La page Web de l association est adossée au site de la mairie de Remilly-sur-Tille. Maxime ROCHETTE explique que plusieurs MBA FMT PBE

3 contraintes techniques sont à prendre en compte. Deux maquettes seront proposées lors de la prochaine réunion, pour choix final. MGX ECN ORGANISATION DE LA SOIREE INAUGURALE DU COMITE DES FETES Formation des commissions Des commissions ont été formées en vue de l organisation des prochaines manifestations. - Commission Assurances : Eric BAUCHET + Pierre-Yves COUSIN - Commission Billetterie : François MILLOT + Véronique MILLOT + Christiane ROCHETTE - Commission Communication Publicité Internet : Emeline COUSIN + Mickaël GOUBAUX + Maxime ROCHETTE - Commission Buvette Boissons Gestion de la caisse : Eric BAUCHET + Maryline BOULLA + Françoise THOMAS. (Manuela PINSON suggère de partager ses bonnes pratiques lors de la prochaine réunion de cette commission) - Commission Mise en place de la salle Décoration Vaisselle Rangement salle Nettoyage salle (balai et sanitaires) : Olivier BERNARD + Sandrine CHAMBAUD + Claude GUICHET + Frédérique GUICHET - Commission Traiteur : Eric BAUCHET + Olivier BERNARD + Maryline BOULLA + Gilbert GALAND - Commission Musique / SACEM : Pierre-Yves COUSIN + Mickaël GOUBAUX + Christiane ROCHETTE - Commission Voyages : Valérie BENOIT + Emeline COUSIN + Véronique MILLOT - Commission Sécurité Pompiers Contacts Gendarmerie (déclaration de manifestation, demande de passage d une ronde, ) Service d ordre - Contacts Mairie (réservation de la salle, autorisation débit de boisson occasionnel : Eric BAUCHET + Pascal BEGUE + Olivier BERNARD + Pierre-Yves COUSIN - Commission Sponsoring Lot : Pas de personne identifiée Les personnes absentes à la réunion pourront proposer d intégrer la (les) commission(s) de leur choix. Contact Mairie La salle des fêtes est réservée pour la manifestation du 18 avril Il faut compter 100 personnes si souhait d une piste de danse.

4 Questions à poser à la mairie : - une demande d autorisation d organisation de manifestation est-elle nécessaire? - Autorisation débit de boissons? Contact Gendarmerie Publicité Communication Alerte formulée par la gendarmerie : demander une ronde + affichage «Soirée privée» + organiser un relevé de la caisse (collectes périodiques au cours de la soirée en laissant un fond de caisse, par système d enveloppes avec signature du responsable de la collecte et du dépositaire des fonds) - Mise à jour du site Internet avec annonce de la soirée - Pré-annonce sur le bulletin municipal distribué ces prochains jours - Flyers avec le détail de la soirée (menus, tarif des alcools, réservations, ) distribués dans les boîtes aux lettres. Maxime ROCHETTE organise les tournées de distribution dès réception de l annuaire des membres par la secrétaire. Prévoir un coupon-réponse sur le flyer avec demande de réponse et règlement (indiquer l ordre si chèque) pour réservation, à déposer dans la boîte aux lettres de François MILLOT. Traiteur - 2 traiteurs ont été consultés (Philippe Simon à Izier et Maldant-Pécou à Perrigny-sur-l Ognon). À préciser : Variante enfants? Service compris ou non? Arrivée des plats chauds ou froids? Pain? Café? - Eventuellement, consulter nouveaux traiteurs. - Effectuer demande de devis pour location couverts (Bourgogne Réception?) et achat nappes/serviettes FGT Boisson - Buvette - Les prix des boissons ne seront pas inclus dans le prix du menu. Les boissons seront à acheter à la buvette. Système de tickets pour l achat des boissons, à l étude. - Tarif des boissons à indiquer sur le flyer - A confirmer : apéro offert par le Comité des fêtes? (à intégrer donc dans le prix du repas). Commissi on Boisson Musique, SACEM - Déclaration SACEM à effectuer, il faut compter 200 euros pour la soirée - Christiane ROCHETTE a consulté deux animateurs de soirée. Le DJ qui correspond à notre type de soirée demande 180 euros (au lieu de 200 euros car 1 ère manifestation) avec versement d un acompte de 30 %. Confirmation de réservation à effectuer par Christiane puis contact à donner à Pierre-Yves COUSIN et Eric Commissi on Musique - SACEM

5 BAUCHET QUESTIONS DIVERSES Facture Pour rappel, un ticket de caisse n est pas une facture. Certaines mentions sont obligatoires afin d obtenir un remboursement d achat effectué pour le compte de l association. La prochaine réunion du Conseil d'administration est fixée au lundi 9 février 2015 à 20 heures. La séance est levée à 22h30. Il est dressé le présent procès-verbal, signé par le président de séance et la secrétaire de séance. À Remilly-sur-Tille, le 27 janvier 2015 Le Président de séance Pierre-Yves COUSIN La secrétaire de séance Maryline BOULLA