Guide de démarrage rapide Microsoft Office 365

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1 Guide de démarrage rapide Microsoft Office 365 Version 4.1 Date : 08/06/2015 Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 1 de 21

2 Table des matières Contents 1. Introduction Connexion à la plateforme Microsoft Office Configurer Microsoft Office Ajouter un DNS Ajouter un utilisateur Rediriger vos mails sur Office Préparation de votre ordinateur pour les services Microsoft Office Aperçu des caractéristiques de Microsoft Office Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 2 de 21

3 1. Introduction L objectif de ce guide de démarrage rapide est de vous donner les premières bases pour commencer à utiliser l ensemble des services Microsoft Office 365 de Proximus. Il est conseillé de parcourir ce kit avant l utilisation des services Microsoft Office 365. Ci-dessous, vous trouverez les différentes tâches à effectuer lors de votre première connexion aux services. - Vérifier votre nom de domaine. - Ajouter vos utilisateurs et leur assigner un service. - Configurer les postes clients (Outlook, Lync, Windows Service pack updates). Tout d abord, veuillez vérifier les configurations et mises à jour minimales requises pour une utilisation optimale de Microsoft Office 365 : https://support.office.com/fr- fr/article/configuration-requise-pour-office-2013-et-office-365-proplus-4349bb87-531e-4ee d19dfab3a5a?ui=fr-fr&rs=fr-fr&ad=fr (Attention Windows XP et Vista ne sont plus supportés) Il est important d effectuer les mises à jour des postes clients avant de configurer les comptes! 1.1 Connexion à la plateforme Microsoft Office 365 Connectez-vous à https://portal.microsoftonline.com et accédez à l ensemble des services grâce à votre nom d administrateur et mot de passe. Vous êtes alors redirigé vers la page d accueil. Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 3 de 21

4 1.1.1 Configurer Microsoft Office 365 Cliquez sur le bouton "Administrateur" Cliquez sur "Configurer vos services" Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 4 de 21

5 Vérification du nom de domaine Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 5 de 21

6 Ajouter un DNS Cliquez sur "Ajouter un domaine" et suivez les instructions. Conta ctez votre fournisseur de DNS en demandant d ajouter l enregistrement TXT tel que demandé par Microsoft (voir image ci-dessus). Idéalement, envoyez une copie de l image de votre écran reprenant vos paramètres. Si vous avez un accès à la gestion de votre domaine, ajoutez le champ TXT. Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 6 de 21

7 Une fois le champ TXT ajouté, connectez-vous à la page d'administration du DNS, cliquez sur votre domaine et procédez à la vérification de votre domaine. Attention : l activation de l enregistrement TXT peut prendre jusqu à 72 heures en fonction du registraire. Une fois votre DNS vérifié, vous êtes prêt pour passer à l étape d ajout des utilisateurs. - Cliquez sur "Suivant" Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 7 de 21

8 Ajouter un utilisateur - Sous Prénom, introduisez Jean ; sous Nom, introduisez Dupond et sous Adresse de messagerie, JeanD. - Sous Licences, sélectionnez une licence à attribuer à cet utilisateur. - Cliquez sur "Ajouter ces utilisateurs" Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 8 de 21

9 Envoyez les accès temporaires à l utilisateur. Cliquez sur "Suivant". Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 9 de 21

10 Rediriger vos s sur Office365 Cliquez sur "Suivant" pour terminer la configuration du DNS. Cliquez sur "Non, j ai déjà un site web ou je préfère gérer moi-même mes enregistrements DNS" afin de garder vos éventuels services existants. Cliquez sur "Suivant". Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 10 de 21

11 Désélectionnez les options non voulues (non recommandé) Cliquez sur "Suivant". Veuillez reprendre contact avec votre fournisseur de DNS. Veuillez lui demander la modification des enregistrements SRV, CNAME et celle des MX. Dès l ajout de l enregistrement MX aux paramètres DNS, tous les s arriveront dans vos nouvelles boîtes s. Cliquez sur "OK, j ai ajouté les enregistrements". Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 11 de 21

12 Cliquez sur "Terminer". Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 12 de 21

13 1.1.2 Préparation de votre ordinateur pour les services Microsoft Office 365 Une fois vos utilisateurs configurés, il est nécessaire de configurer vos systèmes avant de pouvoir utiliser les services Microsoft Office 365. Pour ce faire, certains clients sont à télécharger et configurer : Microsoft Office Microsoft Skype for Business Microsoft OneDrive for Business Sharepoint Designer Microsoft Office365 Desktop Setup Et les applications mobiles Le téléchargement de Microsoft Office Professional est optionnel. Cependant, vous devez disposer d au minimum Outlook pour pouvoir utiliser Office Office Professional : avec Microsoft Office Professional, vous bénéficiez de la toute dernière version des applications Office. Connectée de manière transparente et fournie avec des services cloud, elle vous permet d'accéder à vos documents, à vos s et à vos agendas sur pratiquement n'importe quel appareil. - Microsoft Skype for Business : la fonctionnalité Skype for Business requiert le client Skype for Business. Si vous utilisez un domaine personnalisé, les paramètres DNS fournis à la rubrique doivent être appliqués avant de lancer le client de configuration Office. - Microsoft OneDrive for Business : vous permet de synchroniser vos fichiers dans le cloud et sur votre PC. - Sharepoint Designer : vous permet de créer des écrans spécifiques dans Sharepoint - Le client de configuration ("Office365DesktopSetup") : contrôle votre PC en vue de déceler les mises à jour requises et configure vos applications de bureau Office afin qu'elles puissent fonctionner avec Office 365. Il est conseillé d effectuer les mises à jour via Windows Update (windowsupdate.microsoft.com/) avant d installer les différents clients. Pour simplifier, effectuez les mises à jour d Office et Windows jusqu à ce que le site indique que vous êtes à jour et qu il n y ait aucune mise à jour disponible. Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 13 de 21

14 Si vous avez acheté Office 365 avec l option "Microsoft Office", commencez par installer les clients d Office Professional. Allez sur la page d accueil et cliquez sur "Installer". Choisissez la langue. Cliquez sur "Installer". Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 14 de 21

15 Cliquez sur "Run" pour le programme de configuration. Si vous devez installer plusieurs systèmes, sélectionnez Save pour le programme de configuration, puis lancez le programme pour chaque système qui doit être mis à niveau.! Veuillez consulter le lien "Vérifier la configuration requise" pour voir si votre configuration est compatible. Revenez à la page d installation et installez Skype for Business (Skype Entreprise). Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 15 de 21

16 Cliquez sur Installer et sélectionnez Run pour le programme de configuration. En fonction de votre système d exploitation et de sa configuration, une fenêtre "User Access Control" peut s afficher à l écran. Cliquez sur Oui. Faites de même avec OneDrive for Business (OneDrive). Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 16 de 21

17 Faites de même avec SharePoint Designer (dans "Outils et compléments"). Faites de même avec Microsoft Office365 Desktop Setup (dans "Configurer la version de bureau") D. Fin de la configuration Lors de leur première utilisation après avoir installé le logiciel précédent (client de configuration), Outlook vous demandera de configurer votre . Allez dans le menu "Fichier", "Ajouter un compte" et "Configuration d un Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 17 de 21

18 compte automatique". Cliquez sur "Suivant", puis sur "Terminer". Pour les autres clients, vous devrez indiquer votre nom d utilisateur et votre mot de passe à la première utilisation Aperçu des caractéristiques de Microsoft Office Courrier, Calendrier, Contacts et tâches Courrier, Calendrier, Contacts et tâches vous permettent d'accéder à votre messagerie, à votre agenda et à vos contacts pratiquement à tout moment et en tous lieux depuis un PC, un portable ou un appareil mobile, tout en bénéficiant d'une protection contre les logiciels malveillants et les spams. - Gérez facilement votre grâce aux boîtes aux lettres de 50 GB et envoyez des e- mails jusqu'à 150 MB (Mac 35 MB, Online mail 25 MB). - Travaillez pratiquement n'importe où grâce à la mise à jour automatique de votre messagerie, de votre agenda et de vos contacts des appareils que vous utilisez le plus, qu'il s'agisse d'ordinateurs PC ou Mac, de smartphone ou tablette ios, Android, Windows ou BlackBerry. - Connectez-vous à Microsoft Outlook et utilisez toutes les précieuses fonctionnalités d'outlook que vous connaissez et utilisez déjà, que vous soyez connecté à l'internet à la maison ou au bureau, ou que vous travailliez hors ligne. - Accédez à votre , votre agenda et vos contacts depuis pratiquement n'importe quel navigateur, tout en continuant à profiter des avantages familiers d'outlook grâce à Outlook online. - Utilisez votre nom de domaine actuel pour créer des adresses personnalisées (par exemple, - Programmez sans problème vos réunions en partageant les agendas et en les juxtaposant, afin de visualiser les disponibilités de vos collègues ainsi que les heures suggérées pour les réunions. - Favorisez la protection de votre organisation contre les spams et les virus à l'aide des outils de protection intégrés dans Office SharePoint : sites d équipes SharePoint vous permet de créer des sites afin de partager des documents et informations avec vos collègues et vos clients. L'application vous permet de : - collaborer efficacement en partageant les documents de l'équipe et en assurant un suivi du calendrier du projet afin de tenir chacun au courant ; - conserver les documents importants de l'équipe en ligne afin que les dernières versions soient toujours disponibles ; Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 18 de 21

19 - fournir à tous les membres de l'équipe un accès en ligne à toutes les informations critiques de l'entreprise quand et où ils en ont besoin ; - protéger facilement les informations critiques de l'entreprise en stipulant qui peut accéder aux documents et informations, les lire et les partager ; - partager des informations avec des personnes externes à l'entreprise, dont vos clients et vos partenaires ; - disposer de 10 GB de stockage avec un stockage supplémentaire de 500 MB par utilisateur OneDrive for Business OneDrive vous permet de stocker et de partager des documents et informations avec vos collègues et vos clients. L'application vous permet de : - collaborer efficacement en partageant vos documents ; - conserver vos documents importants en ligne afin que les dernières versions soient toujours disponibles ; - protéger facilement vos informations critiques de l'entreprise en stipulant qui peut accéder aux documents et informations, les lire et les éditer ; - partager des informations avec des personnes externes à l'entreprise, dont vos clients et vos partenaires ; - disposer d un stockage illimité Office Online La suite bureautique Office Online constitue un compagnon en ligne convivial pour Word, Excel, PowerPoint et Microsoft OneNote. Il vous permet d'accéder aisément à des documents directement via votre navigateur web, pour les visualiser et les modifier. - Modifiez des feuilles Excel et des blocs-notes OneNote avec d'autres personnes en temps réel, tout en identifiant l'utilisateur qui visualise ou modifie vos documents à l'instant. - Consultez vos fichiers sur votre appareil mobile. - Visualisez des documents en haute fidélité. - Assurez-vous que les utilisateurs accèdent aux fichiers dans des formats conformes lorsqu'ils passent des applications Office Online aux applications Office de bureau Office Professional Avec Office Professional, vos collaborateurs disposent d'outils puissants pour effectuer leur travail de différents endroits, au départ d'un PC, d'un téléphone ou d'un navigateur web. Partie intégrante de Microsoft Office 365, Office Professional vous fournit toutes les applications habituelles et intuitives dont votre entreprise a besoin pour rester "connectée". - Gardez le contrôle de votre boîte de réception et de votre agenda à l'aide de "Conversation View" et d'autres outils de gestion avancés dans Outlook. Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 19 de 21

20 - Collaborez tout en gardant le contrôle et la confidentialité grâce à la fonction de coauteur. - Créez des présentations aussi belles à voir que faciles à créer à l'aide de nouveaux outils d'édition de photos et de vidéos dans PowerPoint. - Travaillez rapidement grâce aux centaines de millions de rangées de données dans Excel. Transformez des quantités énormes de données en informations pertinentes Skype for Business : Messagerie instantanée et réunion en ligne Skype for Business vous permet de trouver la bonne personne au départ des applications Office que vous utilisez déjà et de vous connecter rapidement avec elle. - Trouvez vos collègues et clients n'importe où et connectez-vous avec eux via l indicateur de présence, la messagerie instantanée, les appels vidéo et audio et les réunions en ligne. - Utilisez l'indicateur de présence pour savoir si vos collaborateurs et vos partenaires sont en ligne et disponibles. - Effectuez des appels audio et vidéo de PC à PC avec vos collègues et clients. - Organisez des réunions en ligne agréables, conférences audio, vidéo et web, tant avec des collaborateurs qu'avec des personnes externes à l'entreprise. - Partagez votre ordinateur de bureau, des tableaux blancs en ligne et des présentations avec vos collègues et partenaires, tant au sein de votre entreprise qu'à l'extérieur. - Cliquez pour communiquer avec d'autres utilisateurs de Microsoft Office 365 et de Skype. Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 20 de 21

21 Bd du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE RPM Bruxelles, BE BPOTBEB1 Page 21 de 21

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