GUIDE A DESTINATION DES GESTIONNAIRES DES AFFILIATIONS DES CLUBS ET DES LICENCIES

Transcription

1 GUIDE A DESTINATION DES GESTIONNAIRES DES AFFILIATIONS DES CLUBS ET DES LICENCIES Guide élaboré par : Jasmina MARKOVIC Comité Territorial de Rugby de Franche-Comté 1

2 AFFILIATIONS ET REAFFILIATIONS 2

3 Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande d affiliation ou de réaffiliation Cliquer sur le nom du club pour accéder à la fiche du club 3

4 Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande d affiliation ou de réaffiliation Cliquer sur l onglet affiliés 4

5 Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande d affiliation ou de réaffiliation Cliquer sur le bouton Actions puis Affiliation 5

6 Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande d affiliation ou de réaffiliation Etape 1 : Saisir les informations demandées dans le formulaire (nom, prénom, date de naissance ) Ajouter le nom des tuteurs légaux pour les mineurs 6

7 Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande d affiliation ou de réaffiliation Etape 2 : Choisir les qualités (joueur, dirigeant, éducateur ) du futur licencié -Cliquer sur le bouton : Transmettre à l affilié -Un mail se génère dans la boîte mail du licencié 7

8 Le futur licencié rempli sa demande d affiliation ou de réaffiliation Un mail se génère dans la boîte mail du futur licencié Expéditeur : ne_pas_répondre Objet : Demande d affiliation à la FFR Attention : vérifier les spams 8

9 Le futur licencié rempli sa demande d affiliation ou de réaffiliation Lien donnant accès au formulaire sur Oval-e2 Identifiant : N d identifiant Mot de Passe d initialisation 9

10 Le futur licencié rempli sa demande d affiliation ou de réaffiliation Page d accueil Oval-e2 Identifiant : N de licence s il s agit d une ré-affiliation Mot de Passe d initialisation Page d accueil Oval-e2 Mot de Passe : en cas de copier/coller, penser à supprimer le dernier caractère, il s agit d un espace! Page d accueil Oval-e2 Mot de passe oublié : permet de générer un nouveau mot de passe dans la boîte mail du licencié à condition que son mail soit renseigné sur sa fiche dans Oval-e2 10

11 Le futur licencié rempli sa demande d affiliation ou de réaffiliation Formulaire d affiliation 11

12 Le futur licencié rempli sa demande d affiliation ou de réaffiliation Etape 3 : -cocher les conditions de la FFR Etape 3 : -cocher les informations relatives aux précautions à prendre Etape 3 : -ouvrir une nouvelle fenêtre avec les conditions d assurance 12

13 Le futur licencié rempli sa demande d affiliation ou de réaffiliation Etape 3 : -cocher les conditions d assurances -cocher l option choisie -valider 13

14 Le futur licencié ou le gestionnaire des affiliations du club peut agir sur la demande d affiliation Etape 3 bis -le certificat médical peut-être téléchargé par le licencié ou le club 14

15 Le futur licencié rempli sa demande d affiliation ou de réaffiliation Etape 3 bis : -imprimer le certificat médical et le faire tamponner, dater et signer par le médecin -signer les conditions d assurance sur le certificat 15

16 Le gestionnaire des affiliation du club peut accéder au formulaire d affiliation afin de télécharger le certificat médical ainsi : Etape A : cliquer sur le Tableau de Bord Etape B : cliquer sur Affiliations 16

17 Le gestionnaire des affiliation du club peut accéder au formulaire d affiliation afin de télécharger le certificat médical ainsi : Etape C : -sur la ligne correspondant à la personne concernée -cliquer sur Actions puis -Voir le formulaire afin d accéder au formulaire d affiliation du futur licencié 17

18 L affilié ou le gestionnaire des affiliation du club peut accéder au formulaire d affiliation afin de télécharger le certificat médical et les justificatifs : Etape 4 : -cliquer sur Sélectionner afin de télécharger le certificat médical et/ou les éventuels justificatifs supplémentaires nécessaires Etape 5: -télécharger le dossier médical (cas spécifique pour joueurs/arbitres de 40 ans et +) Etape 6 : -le gestionnaire des affiliations du club transmet la demande à la FFR (comité) 18

19 Le gestionnaire des affiliations du club transmet la demande d affiliation Etape 6 : -si un encadré rouge apparaît : la demande n a pas été transmise -il faut corriger l erreur indiquée 19

20 Le gestionnaire des affiliations du club transmet la demande d affiliation Etape 6 : -si un encadré vert apparaît : la demande a été transmise -le comité ou la FFR instruit le dossier 20

21 Le gestionnaire des affiliations du club imprime la licence Etape 7 : -dans le tableau de bord (voir étapes ABC ci-dessus) -sur la ligne du licencié concerné : -cliquer sur Actions puis -cliquer sur imprimer la carte de qualification -un pdf se génère dans une nouvelle fenêtre 21

22 Sur la fiche signalétique du club, le nom du nouveau licencié apparait dans l onglet affiliés 22

23 REAFFILIATIONS EN MASSE 23

24 Le gestionnaire des affiliations du club initialise les demandes de réaffiliation Cliquer sur le nom du club pour accéder à la fiche du club 24

25 Le gestionnaire des affiliations du club initialise les demandes de réaffiliation Cliquer sur l onglet affiliés 25

26 Le gestionnaire des affiliations du club initialise les demandes de réaffiliation Etape 1 -Filtrer le listing des affiliés sur la saison N-1 -Appliquer le filtre -Vous pouvez triez (bandeau rouge) ou filtrer (case blanche) les licenciés par catégories d âge ou type de dirigeant 26

27 Le gestionnaire des affiliations du club initialise les demandes de réaffiliation Etape 2 Cocher les joueurs/dirigeants que vous souhaitez réaffilier 27

28 Etape 3 -Cliquer sur le bouton réaffilier les membres sélectionnés pour la saison N -un mail se génère dans la boîte mail des personnes dont la réaffiliation a été initialisée -le réaffilié suit le processus décrit ci-dessus (Etape 3, page 8) Le gestionnaire des affiliations du club initialise les demandes de réaffiliation ATTENTION Avant d initialiser l affiliation/réaffiliation vérifier que les personnes concernées ont une adresse mail valide 28

29 /Mutations MUTATIONS 29

30 /Mutations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande de mutation Etape 1: -cliquer sur le nom du club -clique sur l onglet affiliés -cliquer sur le bonton Actions -cliquer sur affiliations 30

31 /Mutations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande de mutation Saisir les nom et prénom du joueur qui mute 31

32 /Mutations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande de mutation Etape 0 : Oval-e2 indique : -qu il s agit d une mutation -le coût de la mutation -le montant des indemnités de formation (IF) Les autres étapes du formulaire se remplissent comme une demande d affiliation de base (voir étapes 1 et suivantes page 6) ATTENTION : il faut envoyer le chèque correspondant aux IF à l organisme qui valide la licence 32

33 /Mutations Le futur licencié rempli sa demande de mutation Etape 0 : -Cocher la case conditionnant la démission du joueur de son club quitté -génération d un mail au président du club quitté ainsi qu au club quitté (codeclub@ffr.fr) Les autres étapes du formulaire se remplissent comme une demande d affiliation de base (voir étapes 1 et suivantes page 6) 33

34 /Mutations Le club quitté donne suite à une demande de mutation Cliquer sur tableau de bord -cliquer sur Affiliations Sur la ligne correspondant au joueur qui mute : -cliquer sur Actions -cliquer sur Avis_CL_codeclub_AFF Une nouvelle fenêtre apparaît : le club quitté donne son accord ou opposition ATTENTION : faute d avis du club quitté, au-delà de 15 jours, la mutation est réputée acceptée 34