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1 Charte régissant l'usage du système d information par les organisations syndicales représentatives des personnels ou toutes listes représentatives des personnels se présentant à des scrutins de l'université Paris 13 D.S.I S.S.I. B.D.A Document source : Intranet RSSI du MESR du 17/10/2012 et RENATER

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3 Sommaire Article I. Champ d'application... 6 Article II. Messagerie électronique... 6 Section II.1 Attribution d adresses électroniques syndicales... 6 Section II.2 Nature des messages électroniques... 7 Section II.3 Listes de diffusion... 7 Section II.4 Confidentialité des échanges... 8 Article III. Accès des organisations syndicales à l Intranet... 8 Section III.1 Droits d'usage... 8 Section III.2 Gestion de l'espace dédié et de ses contenus... 9 Section III.3 Formation... 9 Section III.4 Statut et valeur juridique des contenus... 9 Article IV. Mesures conservatoires Article V. Entrée en vigueur de la charte D.S.I S.S.I. & B.D.A Version 1.0 du 14/10/2011 3/ 10

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5 Préambule La présente charte définit les conditions d'utilisation du système d information par les organisations syndicales ou toutes listes représentatives des personnels se présentant à des scrutins dans le cadre de l'exercice de leur activité à l université Paris 13. Par "organisation" ou "organisation syndicale", il faut entendre toute organisation syndicale représentative au sein de l université Paris13 conformément aux critères légaux et jurisprudentiels en vigueur en fonction du scrutin. Ces critères s appliquent au ressort territorial concerné. Par toute liste représentative des personnels, il faut entendre une liste jugée recevable se présentant à un scrutin quel qu il soit à l université Paris 13. Il s agit en l espèce des listes représentatives des personnels et non des usagers. La présente charte formalise les conditions de mise à disposition par l université Paris 13 des outils de communication électronique tels que la messagerie électronique interne de l'administration ou les intranets institutionnels dans des conditions permettant de faciliter et de préserver tout à la fois : le droit à l expression syndicale, l égalité de traitement des différents partenaires sociaux, l intégrité de l outil de travail, propriété de l'institution, S agissant des organisations syndicales, l usage d une liste de diffusion prend fin dans le cas où l organisation syndicale : - n est plus représentée sur l université, - n est plus représentative. Dans le cas d une liste représentative se présentant à un scrutin ponctuel, l usage du système d information ne vaut que pour un scrutin limité dans le temps et dans son objet. - Lorsque le scrutin local est clos et qu il n y a plus lieu de s exprimer au titre de la liste, l usage de la liste de diffusion est garanti au maximum 15 jours après le scrutin aux fins de permettre les remerciements des électeurs par les candidats et toute information liée au dit scrutin. D.S.I S.S.I. & B.D.A Version 1.0 du 14/10/2011 5/ 10

6 Article I. Champ d'application La présente charte précise les modalités d'utilisation des systèmes d information par les organisations syndicales ou toutes listes représentatives des personnels se présentant à des scrutins donnés citées dans le préambule, sans que celles-ci puissent se substituer aux moyens d expression existants et régis par le décret du 28 mai 1982 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique. Article II. Messagerie électronique Section II.1 Attribution d adresses électroniques syndicales L'université Paris 13 s'engage à attribuer à l'organisation syndicale ou toute liste représentative des personnels se présentant à des scrutins une adresse électronique lui permettant d émettre et de recevoir des messages. A titre permanent, s agissant des organisations syndicales, la dénomination de cette adresse syndicale devra faire apparaître explicitement le nom 1 de l organisation. L adresse électronique de l'organisation syndicale ne se substitue pas à celle de l'agent représentant de l'organisation ; toutefois, celui-ci devra utiliser l'adresse électronique syndicale pour toute communication d expression syndicale. L'accès à ces adresses électroniques est autorisé depuis tout poste de travail, le cas échéant, depuis un poste mis à disposition par l'université. A titre provisoire, s agissant des listes représentatives des personnels se présentant à un scrutin donné, la dénomination de cette adresse électronique «liste» sera utilisée pour toute communication. L'accès à ces adresses est autorisé depuis tout poste de travail, le cas échéant, depuis un poste mis à disposition par l'université. 1 Pour exemple : nom de l'organisation syndicale@ univ-paris13.fr. D.S.I S.S.I. & B.D.A Version 1.0 du 14/10/2011 6/ 10

7 Section II.2 Nature des messages électroniques L'adresse électronique de l'organisation syndicale ou de toute liste représentative des personnels se présentant à un scrutin donné peut servir aux échanges avec le personnel de l'université Paris 13 via une liste de diffusion établie par l université, excluant les agents ayant fait usage de leur droit de retrait de ladite liste de diffusion. L'adresse électronique de l'organisation syndicale ou de toute liste représentative des personnels se présentant à un scrutin donné peut également servir aux échanges avec les seuls adhérents ou membres desdites organisations syndicales ou listes représentatives. Pour la diffusion d'informations syndicales à caractère général, l organisation syndicale ou la liste représentative des personnels se présentant à un scrutin donné peut utiliser concomitamment la publication sur l'espace intranet qui lui est réservé. Les conditions d'utilisation d'intranet sont précisées à l article III. Section II.3 Listes de diffusion L université Paris 13 établit une dénomination de listes génériques sous l intitulé "personnels.paris13". Les droits et accès de chacune des listes ne sont accordés qu à son représentant officiel qui en assume la responsabilité juridique en qualité de responsable de publication. Dans le cadre de listes de candidats à un scrutin ponctuel, les droits et les accès sont clos au maximum 15 jours après le scrutin, sur décision du président de l université. Les organisations syndicales ou toutes listes représentatives des personnels se présentant à des scrutins ont la possibilité d établir, sous leur seule responsabilité et avec l accord préalable des agents, des listes privées de destinataires. Ces listes de diffusion permettent aux organisations syndicales ou toutes listes représentatives des personnels se présentant à un scrutin ponctuel de diffuser une information syndicale à caractère général ou relative au scrutin. L inscription sur la liste privée résulte d un acte volontaire de l agent. La présence d un agent sur plusieurs listes est possible. L inscription peut se faire en ligne à partir du site syndical ou de l espace d expression Intranet dédié à chaque organisation syndicale ou toute liste représentative des personnels se présentant à des scrutins ponctuels. Tous les agents figurant sur ces listes peuvent demander à tout moment à en être radiés. Les organisations syndicales sont tenues de faire droit à ces demandes. S agissant des organisations syndicales, l université Paris 13 s engage à faire connaître aux agents l existence de ces listes en envoyant un message, au moins une fois par an, à l ensemble des agents de son ressort les informant de la possibilité pour eux de s abonner à une liste de diffusion syndicale à partir de l espace Intranet dédié. S agissant des listes, un message ou plusieurs messages seront envoyés aux agents pendant la période précédant le scrutin. D.S.I S.S.I. & B.D.A Version 1.0 du 14/10/2011 7/ 10

8 La dénomination des listes doit faire apparaître explicitement le nom de l'organisation syndicale 2 ou toute liste représentative des personnels se présentant à des scrutins 3. La déclaration à la CNIL de l existence des listes de diffusion relève de la responsabilité de l université Paris 13. Les listes de diffusion sont gérées par l université Paris 13 et relèvent de la responsabilité de celle-ci. La liste de diffusion doit se présenter en lecture seule. Section II.4 Confidentialité des échanges L'université Paris 13 s engage à prendre les mesures appropriées en vue d assurer la confidentialité : des messages électroniques en provenance ou à destination d'adresses électroniques fonctionnelles syndicales (contenu, auteurs et destinataires), la liste des adresses contenues dans la liste de diffusion élaborée par l'organisation syndicale, et le respect du droit d option des agents. Tout auteur d'actes d'interception de correspondances s expose à des sanctions pénales et/ou disciplinaires. L'université Paris 13 dégage toute responsabilité sur des faits qui seraient commis par un tiers. Article III. Accès des organisations syndicales à l Intranet Section III.1 Droits d'usage L'université Paris 13 s'engage à mettre à disposition de l'organisation syndicale un espace de publication sur son intranet institutionnel. Un lien en page d accueil permettra de renvoyer vers les pages d expression syndicale et un autre lien permettant le réabonnement d un agent. S agissant des listes représentatives des personnels se présentant à des scrutins, l espace intranet ne sera valide que pour un scrutin donné. L'ouverture de cet espace dédié s effectue sur demande explicite de l'organisation syndicale ou toute liste représentative des personnels se présentant à des scrutins. Il permet la mise à disposition de tout personnel des informations d'expression syndicale sous la responsabilité de l organisation syndicale ou de la liste représentative des 2 Pour exemple : nom de l'organisation syndicale@univ-paris13.fr. 3 Pour exemple : liberté ou nom de la liste@univ-paris13.fr D.S.I S.S.I. & B.D.A Version 1.0 du 14/10/2011 8/ 10

9 personnels se présentant à des scrutins. L accès aux applications métiers ou relatives aux scrutins (applications de gestion des ressources humaines, ) n est pas autorisé aux organisations syndicales et listes représentatives des personnels se présentant à des scrutins. Un accès partiel peut faire l objet d un accord formel à l initiative de l université Paris 13 et pour les organisations syndicales. L espace dédié permet de prendre contact avec l organisation syndicale ou ponctuellement avec toute liste représentative des personnels se présentant à un scrutin donné. L ouverture d une liste se fait via une demande adressée au bureau de la documentation administrative et des affaires juridiques. Tout agent pourra se réabonner via son espace numérique de travail. L université Paris 13 mettra à disposition pour chaque syndicat ou toute liste représentative des personnels se présentant à des scrutins une liste constituée des adresses de l ensemble des personnels. A l ouverture de cette liste, chaque agent recevra un courriel de bienvenue sur la liste de diffusion du syndicat ou de la liste représentative des personnels se présentant à des scrutins avec la liste donnée. Chaque nouvel arrivant sera automatiquement abonné et recevra un message pour se désabonner. Section III.2 Gestion de l'espace dédié et de ses contenus L'organisation syndicale ou toute liste représentative des personnels se présentant à des scrutins s'engage à limiter sur son espace dédié la publication aux seules informations d'expression syndicale ou en rapport avec le scrutin donné, avec la possibilité de renvois vers d'autres sites syndicaux ou autres présents sur l'intranet ou l'internet. Dans le cadre de la liste représentative des personnels se présentant à des scrutins, l espace dédié est désactivé à l issue du scrutin dans un délai de 15 jours maximum sur décision du président de l université. Section III.3 Formation Une formation peut être mise en place pour permettre aux représentants de l'organisation syndicale ou toute liste représentative des personnels se présentant à des scrutins qui le souhaitent d acquérir les compétences nécessaires à la mise en ligne des pages sur l'espace intranet réservé. Section III.4 Statut et valeur juridique des contenus La mise en ligne des informations sur l'espace dédié s'effectue par l organisation syndicale ou toute liste représentative des personnels se présentant à des scrutins et sous la responsabilité éditoriale de l'organisation syndicale ou de la liste représentative des personnels se présentant à des scrutins : une mention sur la page d'accueil de l'espace dédié à l'organisation syndicale ou de la liste représentative des personnels se D.S.I S.S.I. & B.D.A Version 1.0 du 14/10/2011 9/ 10

10 présentant à des scrutins le précisera. Pour ce faire, il convient que soit désigné un seul représentant officiel. Le contenu de ces intranets ne saurait engager la responsabilité civile ou pénale de l université Paris 13. L'organisation syndicale et la liste représentative des personnels se présentant à des scrutins doivent : respecter strictement les lois et règlements relatifs au droit d expression (syndicale ou autre), au droit de la presse, à l abus de droit et au droit d auteur ; procéder à toutes les déclarations lui incombant auprès de la commission nationale informatique et liberté, en particulier lors de la constitution des listes de diffusion. La nature et le contenu des pages d information pourront faire l objet d éventuelles contestations devant les juridictions compétentes. Article IV. Mesures conservatoires En cas d'inobservation des termes de la présente charte, des lois et des règlements en vigueur, l'université Paris 13 se réserve le droit de suspendre, à titre conservatoire ou définitif, tout accès aux services tels que définis précédemment. Article V. Entrée en vigueur de la charte Le présent document annule et remplace tous les autres documents ou chartes relatifs à l utilisation des systèmes d information académiques ou centraux par les organisations syndicales ou toutes listes représentatives des personnels se présentant à des scrutins. D.S.I S.S.I. & B.D.A Version 1.0 du 14/10/ / 10