Guide pour les porteurs de projets du Circuit Scientifique Bordelais 2017 Présentation

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1 Guide pour les porteurs de projets du Circuit Scientifique Bordelais 2017 Présentation Vous travaillez dans une structure d Enseignement supérieur et de recherche ou autres et vous souhaitez proposez une animation scientifique dans le cadre de la Fête de la Science 2017? Le Circuit Scientifique Bordelais est fait pour vous! Quesako? Le Circuit Scientifique Bordelais (CSB) est organisé depuis 20 ans dans le cadre de la Fête de la Science. Le principe est simple : proposer des ateliers sous forme ludique, des conférences, des visites, des représentations théâtrales ou cinématographiques quelle que soit la discipline scientifique. Les chercheurs non francophones peuvent aussi proposer des ateliers en anglais. Cet évènement est réservé aux scolaires. Un comité de pilotage dans lequel est représenté la quasi-totalité des structures participantes organise cette action, avec deux co-pilotes qui seront vos contacts privilégiés et les administrateurs du site internet : le CNRS et l université de Bordeaux. Contacts : Delphine Charles (delphine.charles@u-bordeaux.fr ) et Julie Steunou (julie.steunou@cnrs.fr ) A titre d exemple, les ateliers des années précédentes sont accessibles en ligne. Comment s inscrire? Depuis 2014, les inscriptions se font à partir du site internet dédié. Tant pour les porteurs de projets qui proposent des animations scientifiques que pour les enseignants qui s inscrivent avec leur classe. Suite aux retours des utilisateurs les années précédentes, le comité de pilotage a fait évoluer le site de manière à le rendre encore plus efficace! N hésitez pas à nous contacter pour nous faire part d éventuelles remarques. Un site internet : pourquoi faire? Ce site internet a été créé afin de faciliter la gestion des plannings. Il va vous permettre, grâce à un accès personnalisé, de gérer vos ateliers : de la programmation aux inscriptions des enseignants. Dans un premier temps vous déposerez vos ateliers et renseignerez les créneaux de disponibles pour chacun d entre eux. Les ateliers seront ensuite visibles par les enseignants qui pourront, dans un second temps, s inscrire via le site internet. Tout sera regroupé sur votre interface et vous aurez accès à l ensemble des informations concernant votre semaine de participation au Circuit.

2 Guide pour les porteurs de projets du Circuit Scientifique Bordelais 2016 Utilisation du site internet Dans un premier temps la création d un espace personnalisé est nécessaire. Cet espace vous permet de déposer vos propositions d ateliers qui sont ensuite validés par les administrateurs, de gérer des modifications et de voir, une fois le site ouvert aux enseignants, les différentes inscriptions. N.B. : Les porteurs de projets inscrits les années précédentes et se souvenant de leurs identifiant et mot de passe auront accès à leur compte directement. Des mises à jour peuvent vous être demandées. Les informations à rassembler avant de commencer : - Pour créer son compte personnel : o Nom de la structure Si vous êtes dans un laboratoire : merci de donner son nom en toute lettre pour une meilleure identification de votre structure (ne notez pas le code UMR qui n est pas parlant pour le grand public) o Logos (laboratoire, tutelles, ) : jusqu à 5 logos Ces logos seront visibles sur toutes vos fiches ateliers! o Nom et prénom du porteur de projet o Téléphone portable Ce numéro ne sera visible que des administrateurs et ne sera utilisé qu en cas d incident, il est essentiel que nous puissions vous joindre en cas d annulation, de retard, etc. o Téléphone fixe Ce numéro sera donné aux enseignants pour pouvoir vous joindre. Vous pouvez donner un numéro de portable, du bureau ou de l accueil de votre structure/ établissement o Adresse Donnez une adresse que vous consultez régulièrement car vous serez contacté par les co-pilotes ou par les enseignants à cette adresse. C est également à cette adresse que vous recevrez votre feuille de route (document synthétisant les inscriptions des enseignants à vos ateliers). o Mot de passe è Les comptes seront validés par les administrateurs du site. - Pour créer les ateliers : o Titre Il doit être compréhensible de tous et suffisamment accrocheur pour les enseignants et leurs élèves. Les co-pilotes du circuit pourront vous aider dans le choix du titre. o Thème(s) disciplinaire(s) Vous pourrez sélectionner plusieurs disciplines au besoin. o Type Est-ce une conférence, une visite, un atelier (= démonstration d expérience), etc o Langue Les chercheurs non francophones aussi peuvent participer en proposant des ateliers en anglais, mais il est nécessaire qu une personne parlant français soit présente. La langue espagnole est également proposée pour cette année o Résumé et contenu pédagogique Les enseignants auront accès à ce résumé. Il les aidera à choisir ou non votre atelier, il convient de mettre en avant les connaissances scientifiques mobilisées sans que cela paraisse trop compliqué!

3 o Zone Indiquer à l aide du menu déroulant le site sur lequel votre atelier se situe. Vous pourrez également vous localiser géographiquement sur une carte depuis l option «Me positionner sur la carte». o Adresse N'hésitez pas à mettre un lien URL vers la page web d'accès au laboratoire pour que les enseignants puissent mieux visualiser qui vous êtes et où votre unité se situe. o Site web de l'établissement o Durée Les ateliers doivent durer 30 minutes ou un multiple de 30 (1h, 1h30 ). Si vous avez un doute sur la durée, n hésitez pas à contacter le comité de pilotage. Attention, il arrive que des groupes aient beaucoup de questions ou soient en retard, vous pouvez donc prévoir un intervalle de 10 minutes entre chaque atelier (notamment pour ceux qui proposent des ateliers «en continu» sur une journée) afin de limiter les éventuels retards! o Capacité d'accueil : - Pour permettre aux enseignants de mieux gérer leurs groupes d élèves, la capacité des ateliers est de 12 élèves minimum puis multiple de 12 (hors encadrant). - Si vous avez un même atelier qui est disponible sur plusieurs postes avec des équipes différentes, il faut créer 1 fiche avec une capacité par poste (et non globale) Par exemple : atelier de chimie moléculaire : 3 postes de démonstration avec une capacité d accueil de 12 élèves/poste : il faut créer 3 fiches : chimie moléculaire poste 1, chimie moléculaire poste 2, etc. - Si votre atelier dispose de 24, 48, etc. places et qu un groupe de 12 personnes s inscrit, la quantité de place restantes sera disponible pour d autres établissements. o Animateur(s) / Conférencier(s) o Partenaire(s) N hésitez pas ici à citer vos tutelles ou vos autres partenaires o Niveau Si plusieurs groupes venaient à s inscrire sur un même créneau, il faut pouvoir s adapter à tous les niveaux. o Remarque(s) Merci d indiquer dans cette rubrique tout élément pertinent pour vos visiteurs : travaux, difficultés d accès, etc. Vous pourrez également indiquer l accessibilté de votre structure aux Personnes à mobilité réduite (PMR) o Document relatif à l'atelier (document PDF uniquement) Vous pouvez également ajouter un document en lien avec votre atelier en format PDF. Vous pouvez aussi indiquer des liens internet renvoyant vers ces documents s ils sont déjà en ligne sur un site. - Pour ajouter des plages horaires : Avant de commencer l inscription, faites le bilan de tous les créneaux disponibles pour vos ateliers. Une fois enregistré, il est possible d effectuer des modifications jusqu au vendredi 8 septembre Attention il n est plus possible de modifier le planning lorsque les inscriptions des enseignants ont débuté! Cependant, si une annulation était inévitable (porteur du projet malade par exemple) alors qu un groupe a réservé, merci de prendre contact avec les co-pilotes pour gérer la situation dans les plus brefs délais.

4 Guide pour naviguer sur le site internet : Les images et les explications suivantes vont vous permettre de naviguer sur le site et de trouver plus facilement les rubriques qui vous concernent. Image 1 : Page d accueil du site internet Permet de retourner à la page d accueil en 1 clique! Les ateliers validés par les administrateurs seront aussitôt visibles via ce lien mais sans possibilité d inscription (ce n est qu un espace «consultatif»). Les enseignants, pour s inscrire, devront se créer un compte via leur espace dédié. 2 accès pour déposer des ateliers en ligne! Voir image 2

5 Image 2 : Page pour créer un compte / accéder à son espace Si vous n avez pas encore de compte cliquez ici! Voir image 3 Si vous avez déjà créée votre compte cette année ou l an passé, renseignez vos identifiants et cliquez ici Voir images 5 et 6 Image 3 : Création du compte Complétez les champs puis cliquez sur «S inscrire» Voir image 4

6 Image 4 : Confirmation(s) d incription Confirmation(s) d inscription (Sur le site + réception d un mail)

7 Image 5 : Tableau de bord - Page d accueil du compte personnel Modifier / Mettre à jour le profil (= ajouter des logos) Créer un atelier (2 possibilités) Voir image 6 Voir image 8 Voir la feuille de route (les inscriptions des enseignants) Voir image 11 Faire une demande de subvention Voir image 7 Image 6 : Mise à jour du profil Ajouter un logo

8 Image 7 : Faire une demande de subvention Voir le suivi : image 11

9 Image 8 : Créer / Ajouter un atelier Ajouter un document Valider l atelier

10 Image 9 : Ajouter des plages horaires Choisir Date et heure de début + cliquez sur «Ajouter» Image 10 : Confirmation des créneaux horaires Créneau(x) proposé(s) Confirmation de l ajout Image 11 : Voir sa feuille de route Confirmation de la demande de subvention Récapitulatif des demandes de subvention Liste des ateliers proposés