Support de cours. Excel Initiation. Se former

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2 SOMMAIRE Excel Initiation Connaître les commandes de base Pages 3 à 12 Savoir faire un tableau simple Pages 13 à 19 Savoir faire un tableau Pages 20 à 29 avec des calculs simples Savoir mettre un tableau en forme et en page Pages 30 à 52 Savoir créer et présenter des graphiques Pages 53 à 63 Testez vos connaissances Pages 64 à 67 2

3 Connaître les commandes de base Ouvrir un classeur Fermer un classeur Imprimer une feuille Lancez Excel : Sur le Bureau, cliquez sur le menu Démarrer, choisissez Programmes, puis Microsoft Excel. Donnez une brève impulsion sur le bouton gauche de la souris pour cliquer. Bureau Cliquez ici Menu : Démarrer Sous menu : Programmes Le logiciel Excel est lancé. Après avoir lancé Excel, vous vous trouvez sur une feuille de calcul d un Classeur nommé Classeur1. 3

4 Connaître les commandes de base L écran se présente comme ci-dessous : A B C D 4 F H 5 E G Voici l intitulé de chaque zone : A La Barre de titre avec : le nom de l application : Microsoft Excel le nom du Classeur actif : Classeur1 B La Barre des menus C La Barre d outils Standard D La Barre d outils Mise en forme E La Barre d outils Dessin F La Barre de Formule G La Barre d état H La zone de travail : la feuille de calcul 1 Une Cellule 2 Une Ligne 3 Une Colonne 4 Le Pointeur : la cellule sélectionnée 5 Les feuilles de calculs du Classeur 4

5 Connaître les commandes de base Un classeur est un ensemble de feuilles de calcul. Une feuille de calcul est une surface de travail composée de colonnes et de lignes servant à la création d un tableau. Sur une feuille de calcul, vous disposez de 256 colonnes et de lignes. Chaque colonne possède un nom de colonne (A, B, ). Chaque ligne à un numéro de ligne (1, 2, ). L intersection d une colonne et d une ligne est une cellule. Vous avez dans une feuille de calcul Excel environ 16 millions de cellules ( x 256). Vous allez ouvrir un travail déjà réalisé et présent sur le disque dur de votre ordinateur. Avec la souris, cliquez sur le menu Fichier, puis sur la commande Ouvrir. La case de dialogue Ouvrir apparaît à l écran. Le dossier Mes documents est dans la zone Regarder dans La liste des fichiers disponibles sur votre poste de travail est probablement différente de celle qui figure dans la copie d écran cidessous. Cliquez sur un fichier dont le nom se termine par l extension «.xls» et cliquez sur le bouton Ouvrir de la case de dialogue Ouvrir. 5

6 Connaître les commandes de base Voici un exemple de tableau créé dans Excel. Remarquez que chaque élément du tableau : - nom des produits, - années, - valeurs se trouve dans une cellule. Vous allez, pour bien comprendre le système de coordonnées des cellules, déplacer le pointeur avec les 4 flèches de déplacement du clavier. Ensuite, cliquez avec la souris sur la cellule E11. Remarquez le déplacement du pointeur, mais aussi les coordonnées dans la zone de nom. Dans cet exemple, la cellule E11 est sélectionnée et son nom est indiqué dans la zone de nom. Choisissez l option Imprimer du menu Fichier afin d imprimer ce document. Cliquez sur le bouton OK de la case de dialogue Imprimer. Choisissez l option Fermer du menu Fichier afin de fermer ce document. 6

7 Connaître les commandes de base FICHE DE SYNTHESE Ouvrir un classeur Fermer un classeur Imprimer une feuille Vous pouvez obtenir de l'aide, en cliquant sur Sommaire et index dans le menu? (Aide). Cliquez sur l'onglet Sommaire de l'aide pour faire défiler une table des matières du fichier d'aide. Cliquez sur l'onglet Index pour rechercher les rubriques dans un index des sujets traités par l'aide. Cliquez sur l'onglet Rechercher si vous souhaitez rechercher dans tout le texte certaines expressions ou certains mots déterminés. Les info-bulles affichent des informations relatives aux différents éléments de l'écran. 1) Pour afficher l'info-bulle d'une commande de menu, d'un bouton de barre d'outils ou d'une partie de l'écran, cliquez sur Qu'est-ce que c'est? dans le menu? (Aide), puis sur l'élément au sujet duquel vous souhaitez obtenir des informations. 2) Pour afficher le nom d'un bouton de barre d'outils, placez le pointeur de la souris au-dessus de celui-ci jusqu'à ce que son nom apparaisse. Dans ces deux exemples, les noms des fonctions associées aux icônes Ouvrir et Imprimer apparaissent : 7

8 Connaître les commandes de base Imprimer une feuille Enregistrer un classeur Créer un nouveau classeur Saisir des données Dans ce Cas, vous allez créer un nouveau classeur, saisir des informations numériques et alphanumériques Cliquez sur la commande Nouveau du menu Fichier. Dans la case de dialogue Nouveau, cliquez sur Classeur. Ensuite, cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. Vous venez de créer un nouveau classeur ayant comme nom Classeur2. A chaque fois que vous créez un nouveau classeur, le nom de celui-ci change automatiquement (Classeur2, Classeur3, Classeur4,...). Si vous quittez puis relancez Excel, vous recommencez avec un classeur Classeur1. Remarquez également les onglets Feuil1, Feuil2, Feuil3. Ce sont les 3 feuilles de calculs créées à chaque nouveau classeur. 8

9 Connaître les commandes de base Vous allez saisir les noms des accessoires Cliquez sur la cellule A2. Vérifiez le déplacement du pointeur sur la cellule et saisissez le mot Crayon. a c d b a et b : Quand vous saisissez une donnée dans une cellule, celle-ci s affiche dans la cellule, mais aussi dans la Barre de formule. c : icône d Annulation qui permet d'annuler la formule saisie et de revenir dans la cellule active. d : icône de Validation qui permet de saisir dans la cellule active de votre feuille de calcul la formule affichée dans la Barre de formule. Validez la saisie en appuyant sur la touche Entrée : Notez que le pointeur descend automatiquement sur la cellule en dessous. Continuez à saisir le reste des accessoires. Saisissez ensuite Janvier dans la cellule B1, puis les valeurs numériques de janvier en utilisant le pavé numérique du clavier. Il est temps d enregistrer le classeur afin qu il puisse être récupéré plus tard. L enregistrement consiste à stocker sur un support tel le disque dur ou la disquette le travail que vous avez réalisé. Il est fortement conseillé de le faire en cours de réalisation et non pas à la fin. Ceci pour éviter la perte accidentelle du classeur. 9

10 Connaître les commandes de base Pour enregistrer le classeur : Ouvrez le menu Fichier et cliquez sur la commande Enregistrez. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît, vous devez indiquer le nom du fichier que vous désirez affecter à votre travail et sélectionner le dossier où vous désirez le ranger. Vérifiez que le dossier sélectionné par défaut est le dossier Mes documents. Excel vous proposera toujours comme nom par défaut le nom du classeur actuel : Classeur2.xls. Vous remarquerez qu Excel ajoute une extension au nom de fichier. Cette extension : xls permet de savoir que ce fichier a été créé avec Excel. Modifiez le nom du fichier dans la zone Nom de fichier afin de le nommer Cas02.xls. Tapez Cas02.xls dans la zone Nom de fichier, le suffixe : xls s inscrira automatiquement. Cliquez sur le bouton Enregistrer de cette case de dialogue. Le nom du fichier : Cas02.xls est indiqué dans la Barre de titre. 10

11 Connaître les commandes de base Lorsque le classeur est enregistré pour la première fois, la case de dialogue Enregistrer sous s ouvre et vous permet de donner un nom de fichier à ce classeur. Lorsque vous effectuerez des sauvegardes ultérieurement, cette case de dialogue n apparaîtra plus et le fichier sera remplacé par le dernier enregistrement. Sauvegardez ce travail en cliquant sur l icône Enregistrer Cliquez sur l option Imprimer du menu Fichier afin d imprimer ce document. La case de dialogue Imprimer apparaît à l écran. Cette case de dialogue vous permet de paramétrer l impression en choisissant notamment l impression de plusieurs copies de travail ou encore d imprimer le classeur entier ou seulement une feuille de calcul. Afin de lancer l impression, cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. Cliquez sur l option Quitter du menu Fichier. Les documents ouverts avec Excel sont automatiquement fermés, dans notre exemple, le fichier Cas02.xls est fermé. Cette commande vous permet également de quitter l application Excel, vous retournez donc sur le Bureau de Windows. Vous devez sauvegarder régulièrement votre travail en cliquant sur l icône Enregistrer Dans notre exemple, vous avez nommé le classeur Cas02.xls lors de la première sauvegarde. Si vous sauvegardez à nouveau ce classeur, la case de dialogue Enregistrer sous n apparaît plus et le fichier est automatiquement remplacé par la dernière sauvegarde. Terminez le tableau en saisissant le mois de février et le mois de mars comme ci-contre. 11

12 Connaître les commandes de base FICHE DE SYNTHESE Imprimer Enregistrer un classeur Créer un nouveau classeur Saisir des données Ouverture d'un classeur : 1) Cliquez sur l icône Ouvrir : 2) Dans la zone Regarder dans, cliquez sur le lecteur (C: pour le disque dur). 3) Dans la liste des dossiers, double-cliquez sur le dossier (dans notre exemple le dossier Am) et les sousdossiers jusqu'à ce que vous ouvriez le dossier qui contient le document que vous souhaitez avoir à l écran. 4) Double-cliquez sur le document que vous souhaitez ouvrir (dans notre exemple Cas19.xls). La première fois que vous ouvrez les boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer sous après le démarrage d Excel, le dossier Mes documents est sélectionné comme dossier de travail par défaut pour chaque programme Office que vous installez. Le dossier Mes documents se trouve au niveau du répertoire principal appelé répertoire racine (C: \ pour le disque dur). Pour créer un nouveau classeur : 1) Cliquez sur l option Nouveau du menu Fichier. 2) Double-cliquez sur l icône Classeur de la case de dialogue Nouveau. 3) Cliquez sur l icône Enregistrer : Nommez le classeur dans la zone Nom de fichier de la case de dialogue Enregistrer sous. 12

13 Savoir faire un tableau simple Saisir des données Effacer une cellule Déplacer, copier des cellules Lancez Excel puis ouvrez le classeur Cas02.xls. Afin de créer une copie de ce classeur cliquez sur l option Enregistrer sous du menu Fichier. Indiquez le nom du classeur : Cas04 dans la case Nom de fichier puis, cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous allez sélectionner les cellules A12, B12, C12 et D12 afin de les effacer. Pour cela, cliquez sur la cellule A12 et faites glisser le curseur (sans relâcher la pression sur le bouton gauche de la souris) jusqu à la cellule D12. Puis, lâchez la souris. Voici ce que vous devez obtenir : la sélection concerne les cellules A12, B12, C12 et D12. Les cellules sélectionnées sont en vidéo inverse sauf la première cellule : A12 dans notre exemple. Choisissez l option Effacer Tout du menu Edition. Saisissez Blouse en A12 ainsi que les valeurs des cellules B12, C12, D12 et E12. Saisissez Avril en E1. Vous allez faire en sorte que les cellules E2:E11 soient identiques aux cellules B2:B11.Vous allez donc effectuer un copier coller afin de recopier ces valeurs rapidement. Sélectionnez les cellules B2:B Cliquez sur l option Copier du menu Edition 2. La zone copiée est entourée d un trait pointillée. 3. Cliquez dans la cellule E Cliquez sur l option Coller du menu Edition. 5. Les cellules sont recopiées. 6. Cliquez sur une cellule quelconque afin de supprimer la sélection. 7. Fermez ce classeur en cliquant sur le bouton de fermeture du fichier. 8. Cliquez sur le bouton Oui de cette case de dialogue. 13

14 Savoir faire un tableau simple FICHE DE SYNTHESE Saisir des données Effacer une cellule Déplacer, copier des cellules Sélection de cellules, de plages, de lignes et de colonnes : Pour sélectionner une seule cellule : Cliquez sur la cellule ou appuyez sur les touches de direction pour vous déplacer jusqu'à la cellule. Pour sélectionner une plage de cellules : Cliquez sur la première cellule de la plage, puis faites glisser le curseur jusqu'à la dernière cellule. Pour sélectionner toutes les cellules d'une feuille de calcul : Cliquez sur le bouton Sélectionner tout. C est à dire le rectangle gris situé dans le coin supérieur gauche d'une feuille de calcul, à l'endroit où les en-têtes de lignes et de colonnes se rejoignent. Pour sélectionner une ligne entière : Cliquez sur l'en-tête de ligne. Pour sélectionner une colonne entière : Cliquez sur le titre de colonne. Pour sélectionner des lignes ou des colonnes adjacentes : Faites glisser la souris sur les titres de colonnes ou sur les numéros de lignes, ou sélectionnez la première ligne ou colonne, puis maintenez la touche MAJ enfoncée et sélectionnez la dernière ligne ou colonne. 14

15 Savoir faire un tableau simple Saisir des données Déplacer, copier des cellules Créez un nouveau classeur et saisissez les cellules comme ci-dessous. Effectuez un Enregistrer sous de ce classeur afin de le nommer Cas05.xls et procédez aux opérations ci-dessous. Cliquez sur la cellule D2 (Perpignan), puis cliquez sur la commande Copier du menu Edition. Cliquez sur la cellule D9, puis cliquez sur la commande Coller du menu Edition. Sélectionnez les cellules D3 et D4. Cliquez sur l icône Copier de la barre d outils Standard : Sélectionnez la cellule D10. Cliquez sur l icône Coller de la barre d outils Standard : Le contenu de cellules est recopié. Cliquez sur l icône Enregistrer de la barre d outils Standard : Lorsque vous copiez une ou plusieurs cellules, vous pouvez les coller indéfiniment. Par exemple, vous allez copier la cellule E2 et la coller plusieurs fois. Cliquez sur la cellule E2 et cliquez sur l icône Copier Cliquez sur la cellule E3 et cliquez sur l icône Coller Cliquez sur la cellule E7 et cliquez sur l icône Coller Cliquez sur la cellule E9 et cliquez sur l icône Coller Cliquez sur la cellule E10 et cliquez sur l icône Coller Enregistrez et fermez ce classeur. 15

16 Savoir faire un tableau simple FICHE DE SYNTHESE Saisir des données Déplacer, copier des cellules Manipulations de cellules : Pour supprimer une cellule, vous pouvez soit appuyer sur la touche Suppr du pavé numérique, soit ouvrir le menu Edition et choisir Effacer puis Contenu. Pour faire une copie de cellule vous avez la méthode du Copier-Coller ou du Couper-coller (pour un déplacement). 1) par l utilisation du menu Edition, 2) par l utilisation des icônes de la barre d outils standard, 3) par les raccourcis clavier : Ctrl+C pour Copier, Ctrl+V pour Coller et Ctrl+X pour Couper. Il est possible d effectuer une copie d une autre façon. Cette méthode est surtout utilisée pour recopier des formules de calcul. Il suffit de cliquer sur la cellule que vous désirez recopier, de pointer la souris en bas et à droite de cette cellule : la souris prend la forme d une croix noire; c est la poignée de recopie. Ensuite vous cliquez et vous faites glisser : -soit horizontalement (vers la droite ou vers la gauche) puis de relâcher -soit verticalement (vers le haut ou vers le bas) puis de relâcher -Pour modifier le contenu d une cellule, vous pouvez faire un double clic sur celle-ci et la modifier directement. 16

17 Savoir faire un tableau simple Saisir des données Modifier une cellule Effacer une cellule Déplacer, copier des cellules Lancez Excel si vous avez quitté le logiciel. Cliquez sur l icône Nouveau : Cliquez sur le menu Fichier, Commande Enregistrer sous Dans la zone Nom du fichier saisir : Cas06.xls. Saisir les données ci-contre. Sélectionnez la plage de cellules D2:D5. Appuyez simultanément sur les touches du clavier Ctrl+C (équivalent de la commande Copier du menu Edition). Cliquez sur la cellule G2. Appuyez simultanément sur les touches du clavier Ctrl+V (équivalent de la commande Coller du menu Edition). Cliquez sur l icône Enregistrer. Cliquez sur la cellule G3 afin de modifier son contenu : Tapez la valeur 45. Vous remarquez que cette valeur s affiche, non seulement dans la barre des formules, mais aussi dans la cellule. Cliquez sur l icône Enregistrer. Sélectionnez la plage de cellules A5:G5. Appuyez sur la touche Suppr. du clavier afin d effacer le contenu de ces cellules. Cliquez sur l icône Enregistrer. Cliquez sur la cellule B1. Sélectionnez 01 dans la Barre de formules (effectuez un cliquer-glisser sur 01 pour obtenir cette sélection). 17

18 Savoir faire un tableau simple Remplacez dans la date la valeur 01 (qui correspond au mois) par la valeur 02. Cliquez sur le bouton de validation. Approchez le curseur du coin inférieur droit de la cellule B1 (qui doit être toujours sélectionnée). Lorsque le curseur prend la forme d une croix noire, effectuez un cliquer-glisser vers la droite jusqu à la cellule G1. Vous avez effectué une recopie incrémentée. Enregistrez et fermez ce classeur 18

19 Savoir faire un tableau simple FICHE DE SYNTHESE Saisir des données Modifier une cellule Effacer une cellule Déplacer, copier des cellules Modification du contenu de cellules 1) Double-cliquez sur la cellule contenant les données à modifier. 2) Effectuez les modifications nécessaires dans le contenu des cellules. 3) Pour valider vos modifications, appuyez sur ENTRÉE ou sur le bouton de validation de la Barre de formule. Pour annuler vos modifications, appuyez sur ÉCHAP ou sur le bouton d annulation de la Barre de formules. Annulation d'erreurs : Pour annuler une par une les dernières opérations effectuées, cliquez sur le bouton Annuler Pour annuler plusieurs opérations à la fois, cliquez sur la flèche à côté du bouton Annuler et faites votre sélection dans la liste. Microsoft Excel annule l'action sélectionnée ainsi que toutes celles au-dessus dans la liste. Si vous avez annulé une opération par erreur, cliquez sur le bouton Rétablir 19

20 Savoir faire un tableau avec des calculs simples Concevoir une formule Les opérateurs mathématiques Lancez Excel si vous avez quitté le logiciel et créez un nouveau classeur que vous nommez Cas07.xls. Saisissez le contenu de la feuille de calculs. Pensez, tout au long de la réalisation de ce Cas a enregistrer le classeur à chaque fois que vous avez réussi une étape importante. Vous allez créer une formule de calcul qui vous permettra de multiplier le prix unitaire de chaque article par la quantité. Cliquez sur la cellule E2 : la cellule qui affiche le résultat. Tapez au clavier le signe = Toutes les formules commencent par le signe =. Cliquez sur la cellule C2. Tapez au clavier le signe * Ce symbole correspond à la multiplication Cliquez dans la cellule D2. Validez la formule en appuyant sur la touche ENTREE du clavier. Vous aurez remarqué que durant la création de la formule de calcul, celle-ci s est affichée non seulement dans la cellule E2 mais aussi dans la barre de formule. 20

21 Savoir faire un tableau avec des calculs simples Si vous cliquez sur le résultat, c est-à-dire la cellule E2, vous constaterez que dans la barre de formule est affichée la formule complète. Vous allez calculer le total pour l achat de Monsieur Durand sur le même principe que précédemment. Cliquez sur la cellule E3. Tapez au clavier = Cliquez sur la cellule C3. Tapez au clavier * Cliquez sur la cellule D3. Validez en appuyant sur Entrée. La cellule E4 est sélectionnée. Vous allez calculer la somme des 2 Totaux. Tapez = Cliquez sur E2. Tapez + Cliquez sur E3. Tapez sur la touche Entrée du clavier. Enregistrez votre travail final et fermez ce classeur. 21

22 Savoir faire un tableau avec des calculs simples FICHE DE SYNTHES Concevoir une formule Les opérateurs mathématiques Conception de formules de calcul : Toute formule de calcul commence toujours par le signe = Dans une formule de calcul, on désigne une cellule par ses coordonnées, par exemple : A1, B12... Si vous désirez faire une addition entre 2 cellules, la formule peut être celle-ci: =A1+B2 Durant la conception de la formule, les coordonnées des cellules peuvent être saisies au clavier ou renseignées par Excel (pour cela vous devez cliquer sur chaque cellule qui sera utilisée dans la formule de calcul) Les opérateurs mathématiques sont : + pour l addition * pour la multiplication - pour la soustraction / pour la division Une fois que la formule est validée, la barre de formule affiche la formule complète. La cellule affiche le résultat du calcul. Les messages d erreur : Le message #VALEUR! apparaît, la plupart du temps, cela signifie que vous effectuez un calcul avec une cellule qui n est pas numérique (ici 10 Euros). Si vous saisissez 10 en B1, le résultat de la formule réapparaît. Le message #REF! signifie très souvent que dans votre formule de calcul vous utilisez une REFérence (coordonnées) qui n existe plus (par exemple, après la suppression d une colonne ou d une ligne qui possédait cette référence). Dans l image, c est l ancienne cellule B1 qui n existe plus. Le message ##########, signifie simplement que votre cellule n est pas assez large pour afficher complètement le résultat de la formule de calcul. 22

23 Savoir faire un tableau avec des calculs simples Concevoir une formule La somme automatique Les recopies de formules Créez un nouveau classeur, nommez-le Cas08.xls et saisissez la feuille de calcul ci-dessous. Faire des additions est relativement facile mais parfois très long, comme dans cet exemple. Si vous deviez additionner toutes les chemises, la formule de calcul serait très longue : = C4+C5+C6+C7+C8+C9 et vous pourriez en oublier. Une méthode rapide consiste à utiliser la Somme Automatique. Cette fonction intégrée est très efficace à partir du moment où les valeurs à additionner sont contiguës (côte à côte). C est le cas dans notre exemple. Vous allez commencer par faire la somme des chemises. Cliquez sur la cellule C10. Cliquez ensuite dans la barre d outils Standard sur l icône Somme Automatique : 23

24 Savoir faire un tableau avec des calculs simples Vous remarquez que dans la cellule C10, Excel à automatiquement mis le signe = puis la fonction intégrée SOMME( ) De plus, les cellules à additionner sont encadrées en pointillé clignotant. La formule est donc =SOMME(C4:C9) ce qui veut dire qu Excel effectuera la somme des cellules C4 jusqu à C9. Validez cette formule en appuyant sur la touche Entrée. Maintenez enfoncée la touche gauche de la souris et glissez vers la droite. Une sélection grise apparaît autour des cellules de destinations. Il vous suffit ensuite de relâcher la souris en E10 et la recopie se fait automatiquement. Vous remarquez que la formule qui a été recopiée a automatiquement modifié les références des cellules. En C10, vous avez =SOMME(C4:C9) En D10 vous avez =SOMME(D4:D9) En E10 vous avez =SOMME(E4:E9) Le résultat s affiche dans la cellule C10 et la formule s affiche dans la barre de formule si votre pointeur est sur C10. L étape suivante va consister à recopier la formule de calcul à droite afin de faire le total des cravates et des pantalons. Cliquez sur la formule que vous désirez recopier. Ici en C10. Déplacez la souris sur la poignée de recopie : votre souris change de forme et devient une croix noire. 2

25 Savoir faire un tableau avec des calculs simples Vous allez faire la somme des ventes de DUPOND. Cliquez sur la cellule F4. Cliquez sur l icône Somme Automatique : La formule de calcul est =SOMME(C4:E4) Validez en appuyant sur Entrée. Cliquez sur la cellule F4. Prenez la poignée de recopie de cette cellule Maintenez enfoncée la touche de la souris et faite glisser vers le bas, jusqu à F10. N oubliez pas d enregistrer régulièrement votre travail en cliquant sur l icône Enregistrer de la barre d outil Standard : En recopiant la formule de calcul vers le bas, vous avez automatiquement adapté la formule à chaque ligne. Cliquez en F5 la formule est =SOMME(C5:E5) Cliquez en F6 la formule est =SOMME(C6:E6) Enregistrez votre classeur et quittez Excel. 25

26 Caculs de sommes : Savoir faire un tableau avec des calculs simples FICHE DE SYNTHESE Concevoir une formule La somme automatique Les recopies de formules 1) vous pouvez saisir en F4 la formule de calcul suivante : = C4+D4+E4 2) vous pouvez activer la somme automatique en cliquant sur l icône de la barre d outil, vérifier que la zone pointillée correspond bien aux cellules que vous désirez additionner, validez la formule. 3) vous pouvez également saisir au clavier la formule =SOMME(C4:E4) Ces 3 méthodes auront le même résultat. Certaines sont plus ou moins rapides à concevoir que d autres, le choix vous appartient. Tout dépendra du calcul à effectuer. Si vous deviez, par exemple, additionner une colonne de 50 chiffres, la méthode la plus efficace et la plus rapide serait l utilisation de la somme automatique. Pour recopier une formule de calcul : 1) la poignée de recopie qui se situe en bas à droite de la cellule à recopier. Cette méthode est très pratique, mais n est possible que si vous désirez recopier une formule vers la droite, la gauche, le haut ou le bas. Vous ne pouvez pas la recopier 1 ligne sur 2, par exemple. 2) l utilisation du copier-coller est très pratique lorsque la formule doit être recopiée dans des cellules très distantes les unes des autres. Cette méthode est un peu plus longue à mettre en œuvre. 26

27 Savoir faire un tableau avec des calculs simples Concevoir une formule Les opérateurs mathématiques La somme automatique Les recopies de formules Lancez Excel et créez un nouveau classeur, l Enregistrer sous par le menu Fichier, le nommer Cas09.xls, puis saisissez les données comme sur la feuille ci-dessous. Cliquez sur D2. Tapez = Cliquez sur B2. Tapez * Cliquez sur C2. Validez en cliquant sur l icône de Validation. Vous allez recopier cette formule vers le bas. Cliquez sur D2. Afin de calculer le montant de la remise, cliquez sur la cellule D16. Tapez le signe = Cliquez sur la cellule D15 (le total). Tapez le signe * Cliquez sur la cellule C16 (le pourcentage de la remise). Validez en appuyant sur la touche Entrée. Cliquez sur le coin bas droit de cette cellule afin de prendre la poignée de recopie. 27

28 Savoir faire un tableau avec des calculs simples Afin de calculer le montant total de la facture, cliquez sur la cellule D18. Tapez le signe = Cliquez sur la cellule D15 (le total). Tapez le signe - Cliquez sur la cellule D16 (le montant de la remise). Validez en appuyant sur la touche Entrée. Enregistrer votre travail. Imprimez cette feuille en cliquant sur l icône Imprimer : Fermez ce classeur et quittez Excel. 28

29 Savoir faire un tableau avec des calculs simples FICHE DE SYNTHESE Concevoir une formule les opérateurs mathématiques La somme automatique Les recopies de formules Conception de formules : Nous avons vu comment concevoir des formules de calcul en cliquant dans telle ou telle cellule (adjacente et distante). Cependant, il est également possible de faire des calculs en saisissant des valeurs. Dans l exemple ci-dessus, pour calculer la taxe à 12%., vous ne pouvez pas multiplier D6 par C7, étant donné que dans la cellule C7, les chiffres sont mélangés au texte. Deux méthodes sont alors possibles : 1) soit vous saisissez 12% dans une cellule et appliquez ce que vous avez vu précédemment, 2) soit vous saisissez 12% directement dans la formule de calcul. 29

30 Savoir mettre un tableau en forme et en page Sélectionner les cellules, les colonnes, les lignes La police des caractères Formater les nombres Encadrer, ombrer Aligner des cellules La largeur des colonnes La hauteur des lignes Insérer et supprimer des lignes et des colonnes Vous allez créer un nouveau classeur et le nommer Cas10.xls. Puis saisir dans la feuille de calcul, les données qui vous sont présentées ci-dessous. Pour information, le texte COMPARATIF DU CA SUR 3 ANS doit être saisi entièrement dans la cellule A1. Il est normal que le texte déborde sur les cellules voisines. Après avoir saisi, il vous reste à effectuer les calculs. Pour cela, vous allez utiliser la Somme Automatique. Cliquez sur la cellule E4. Cliquez sur l icône Somme Automatique. Vérifiez la sélection pointillée. Validez en cliquant sur l icône de Validation. Recopiez la formule vers le bas en prenant la poignée de recopie et en glissant jusqu en E8. De la même façon, vous allez effectuer les totaux des colonnes. Cliquez sur la cellule B9. Cliquez sur l icône Somme automatique : Attention, Excel vous propose la formule suivante : =SOMME(B3:B8) Or, la cellule B3 contient l année et ce chiffre ne fait pas parti du total souhaité qui est : =SOMME(B4:B8) 30

31 Savoir mettre un tableau en forme et en page Vous devez rectifier la zone à additionner : Effectuez un cliquer-glisser sur la zone B4:B8, puis lâchez la souris. Validez en cliquant sur l icône de Validation. Recopiez la formule jusqu en E9 en prenant la poignée de recopie et en glissant jusqu en E9. Cliquez sur l icône Enregistrer afin de sauvegarder ces dernières opérations. Avant de voir les commandes de mise en forme, il est important de savoir sélectionner. La sélection de cellules, colonnes ou lignes vous permet d agir sur un plus grand nombre de cellules. 31

32 Savoir mettre un tableau en forme et en page Pour sélectionnez une cellule : Cliquez, par exemple sur la cellule A3, le pointeur se déplace et sélectionne la cellule. Pour sélectionner la plage de cellules A3:E3, effectuez un cliquer-glisser de la cellule A3 jusqu à la cellule E3. Pour cela, cliquez en A3, maintenez la pression sur le bouton gauche de la souris et faites glisser jusqu en E3 puis relâchez. Vous avez donc une plage de cellule avec en blanc la première cellule de la sélection, c est ce que l on appelle la cellule active. Ou encore : Cliquez en B3, maintenez la pression sur le bouton gauche de la souris puis faites glisser jusqu en D9. Vous obtenez une plage rectangulaire et contiguë avec la cellule B3 active. Si vous devez sélectionner 2 plages non contiguës : Cliquez en B3 puis faites glisser jusqu en B9. Appuyez et maintenez enfoncée la touche Ctrl. Cliquez sur D3 et faites glisser jusqu en D9. 32

33 Savoir mettre un tableau en forme et en page Vous obtenez une plage de cellules non contiguës. Pour sélectionner une colonne entière : Par exemple, cliquez sur l en-tête de la colonne B. L en-tête de colonne est la zone grise, identifiée par une lettre ou un numéro, affichée au-dessus de chaque colonne. Si vous désirez sélectionner plusieurs colonnes, Cliquez sur l en-tête de la colonne B puis faites glisser jusqu à l entête de la colonne D. Pour sélectionner une ligne : Cliquez sur l en-tête de la ligne 5. Si vous désirez sélectionner plusieurs lignes : Cliquez sur l en-tête de la ligne 4 puis faites glisser jusqu à l en-tête de la ligne 7. 33

34 Savoir mettre un tableau en forme et en page Pour élargir une colonne, placez la souris entre l en-tête des deux colonnes. La souris change de forme, effectuez un cliquer-glisser vers la droite pour l élargir ou vers la gauche pour la rétrécir. Par exemple si vous désirez élargir la colonne A : Placez la souris entre l en-tête de la colonne A et l en-tête de la colonne B. Cliquez puis cliquez-glissez vers la droite pour obtenir une largeur d environ 17,5. La ligne pointillée qui apparaît à l écran lors de l élargissement de la colonne, vous indique la future largeur de la colonne. Pour augmenter la hauteur d une ligne, placez la souris entre l en-tête des deux lignes. La souris change de forme, effectuez un cliquer-glisser vers le haut pour diminuer la hauteur de la ligne ou vers le bas pour l augmenter. Par exemple, vous désirez augmenter la hauteur de la ligne 3 : Placez la souris entre l en-tête de la ligne 3 et l en-tête de la ligne 4. Cliquez et glissez vers le bas pour obtenir une hauteur d environ 21. La ligne pointillée qui apparaît à l écran lors de l augmentation de la hauteur de la ligne, vous indique la future hauteur de la ligne. 34

35 Savoir mettre un tableau en forme et en page Pour insérer une colonne ou une ligne dans une feuille de calcul il suffit de placer le pointeur de la souris au bon endroit, c est-à-dire soit à gauche d une colonne à insérer, soit en dessous d une ligne à insérer. Vous allez insérer une colonne entre la colonne D et la colonne E. Placez le pointeur dans la colonne E quelle que soit la ligne. Ouvrez le menu Insertion et cliquez sur la commande Colonne. Une colonne s insère automatiquement et devient la nouvelle colonne E. Les autres colonnes se sont décalées vers la droite. Vous allez insérer une ligne entre la ligne 3 et la ligne 4, Placez le pointeur sur la ligne 4 quelle que soit la colonne. Ouvrez le menu Insertion et cliquez sur la commande Ligne. Une ligne s insère automatiquement et devient la nouvelle ligne 4. Les autres lignes se sont décalées vers le bas. 35

36 Savoir mettre un tableau en forme et en page Vous allez supprimer la colonne E qui est vide. Cliquez dans l en-tête de la colonne E. Ouvrez le menu Editon et cliquez sur la commande Supprimer. A présent, vous allez supprimer la ligne 4 qui est vide. Cliquez dans l en-tête de la ligne 4. Ouvrez le menu Edition et cliquez sur la commande Supprimer. Pour mettre en forme le tableau Comparatif CA sur 3 ans, vous avez besoin de fonctions qui se trouvent dans la commande Cellule du menu Format. Toutes ces fonctions devront être utilisées après avoir sélectionné la ou les cellules que vous désirez mettre en forme. En cliquant sur la commande Cellule du menu Format, vous avez accès à la case de dialogue Format de cellule. 36

37 Savoir mettre un tableau en forme et en page Voici l ensemble des fonctions de mise en forme disponible dans la commande Format de Cellule. L onglet Nombre de la case de dialogue Format de cellule permet de modifier l apparence des chiffres. L onglet Alignement de la case de dialogue Format de cellule permet de modifier l alignement des cellules. L onglet Police de la case de dialogue Format de cellule permet de modifier la typographie. L onglet Bordure de la case de dialogue Format de cellule permet de créer des encadrements autour des cellules. L onglet Motifs de la case de dialogue Format de cellule permet de modifier la couleur de fond des cellules. L onglet Protection de la case de dialogue Format de cellule permet de modifier l attribut protection d une cellule. Vous allez sélectionner les cellules A3 : E3 ; A9. Le signe : signifie jusqu à et le signe ; signifie Et. Ce qui veut dire : sélectionnez les cellules de A3 jusqu à E3 plus la cellule A9. Cette convention d écriture est très importante à retenir car elle permet, d une manière courte, de définir des plages de cellules parfois complexes. N oubliez pas que pour cumuler des sélections non contiguës, il faut utiliser la touche Ctrl. 37

38 Savoir mettre un tableau en forme et en page Effectuez un cliquer-glisser de A3 jusqu à E3 puis appuyez sur la touche Ctrl de votre clavier et cliquez sur la cellule A9. Cliquez sur la commande Cellule... du menu Format. Cliquez sur l onglet Police. Choisissez la Police Arial, le Style Gras, La Taille 12. Puis cliquez sur le bouton OK de la case de dialogue Format de cellule. Sélectionnez les cellules A4 : E8 ; B9 : E9. Cliquez sur la commande Cellule... du menu Format. Cliquez sur l onglet Police. Renseignez la case de dialogue comme ci-contre. Cliquez sur le bouton OK afin de valider vos modifications. 38

39 Savoir mettre un tableau en forme et en page Sélectionnez les cellules B3 : E3. Cliquez sur la commande Cellule... du menu Format. Cliquez sur l onglet Alignement. Choisissez Centré dans la liste déroulante: Horizontal. Cliquez sur OK. Sélectionnez la plage A3 : E9. Ouvrez le menu Format et cliquez sur Cellule... Cliquez sur l onglet Alignement. Choisissez Centre dans la liste déroulante: Vertical. Cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. Sélectionnez la plage A1:E1. Cliquez sur la commande Cellule... du menu Format. Cliquez sur l onglet Alignement. 39

40 Savoir mettre un tableau en forme et en page Choisissez Centré dans la liste Horizontal. Puis cochez la fonction Fusionnez les cellules. Cliquez sur OK. Sélectionnez la plage B4:E9. Cliquez sur la commande Cellule... du menu Format. Cliquez sur l onglet Nombre. Cliquez sur Personnalisé dans la liste Catégorie. Cliquez sur Standard dans la liste Type. Cliquez après le mot Standard dans la zone Type. Effectuez un espace. Appuyez sur les touches Alt Gr + E de votre clavier afin d obtenir le symbole de l euro. Cliquez sur OK. Sélectionnez la plage A5:E5;A7:E7. Cliquez sur la commande Cellule... du menu Format. Cliquez sur l onglet Motifs. Cliquez sur cette couleur grise. Cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. 40

41 Savoir mettre un tableau en forme et en page Sélectionnez la plage A3:E9. Cliquez sur la commande Cellule... du menu Format. Cliquez sur l onglet Bordure. Choisissez ce style de ligne. Cliquez sur Intérieur (entre les cellules de la sélection). Choisissez un style de ligne plus épais dans la zone style Cliquez sur Contour (autour de la sélection). Cliquez sur OK. Cette partie de la boîte de dialogue vous indique le style de trait et la position de celui-ci par rapport à la sélection. Enregistrez toutes vos modifications. 41

42 Savoir mettre un tableau en forme et en page FICHE DE SYNTHESE Sélectionner les cellules, les colonnes, les lignes La police des caractères Formater les nombres Encadrer, ombrer Aligner des cellules Mise en forme élémentaire d'une feuille de calcul : 1) Vous pouvez redimensionner des lignes ou des colonnes en faisant glisser la bordure qui sépare les titres de ligne et de colonne. - Pour ajuster une ligne ou une colonne à l'entrée la plus longue ou la plus haute, double-cliquez sur la bordure droite du titre de colonne ou sur la bordure inférieure du titre de ligne. - Pour afficher la totalité des données dans une cellule sans avoir à redimensionner les colonnes, cliquez sur Cellule... dans le menu Format puis sur l'onglet Alignement et activez la case à cocher Renvoyer à la ligne automatiquement. En ce qui concerne les options de la case de dialogue Format de cellule, vous avez accès à certaines modifications par les icônes de la barre d outils Mise en forme. Permet de diminuer ou d augmenter la taille des caractères. Permet de changer l alignement du texte : à gauche, centré et à droite. Permet de formater des nombres en monétaire, en pourcentage et en milliers. Permet de créer des encadrements autour des cellules. Permet de changer la police de caractères. Permet de changer la mise en forme des caractères Gras, Italique, Souligné. Permet de centrer du texte sur plusieurs colonnes. Permet d ajouter et de supprimer des décimales. Permet de modifier la couleur de fond des cellules et la couleur des caractères. 42

43 Savoir mettre un tableau en forme et en page FICHE DE SYNTHESE La largeur des colonnes La hauteur des lignes Insérer et supprimer des lignes et des colonnes 1) Pour modifier la hauteur d une ligne, vous pouvez, comme ci-dessous, la sélectionner puis cliquer sur le menu Format, la commande Ligne, puis Hauteur afin de pouvoir renseigner la case de dialogue Hauteur de ligne. 2) Pour modifier la largeur d une colonne, vous pouvez, comme ci-dessous, la sélectionner puis cliquer sur le menu Format, la commande Colonne, puis Largeur afin de pouvoir renseigner la case de dialogue Largeur de colonne. 43

44 Savoir mettre un tableau en forme et en page Format automatique Insérer et supprimer des lignes et des colonnes Modifier les marges du document Centrer le tableau dans la page Ajouter un en-tête et un pied de page Créer et utiliser un modèle Ouvrez le classeur Cas09.xls. Afin de créer une copie de ce fichier, cliquez sur l option Enregistrer sous du menu Fichier. Dans la zone Nom de fichier saisissez «CAS 11» puis cliquez sur le bouton Enregistrer de cette case de dialogue. Sélectionnez la plage de cellules : A1:D13, puis cliquez sur la commande Mise en forme automatique du menu Format. Choisissez le format Classique 2. Cliquez sur le bouton OK. Sélectionnez la plage de cellules B15 : D18, puis cliquez sur la commande Mise en forme automatique du menu Format. Choisissez le format Classique 2. Sélectionnez les lignes de 1 à 5. Cliquez sur la commande Lignes du menu Insertion. Vous venez d insérer 5 lignes. 44

45 Savoir mettre un tableau en forme et en page Saisissez les informations concernant le client, ainsi que la date de facturation comme ci-dessous. Vous allez modifier la largeur des colonnes B, C et D. Sélectionnez la plage de cellules B6:D6 (peu importe le numéro de ligne, vous pourriez tout aussi bien sélectionner B3:D3). Cliquez sur le menu Format, puis sur Colonne et enfin sur Largeur. Attribuez la valeur 10 et cliquez sur OK. Il ne vous reste plus qu à effectuer la mise en page du tableau afin d obtenir une impression correcte du document. Pour effectuer cette mise en page, vous devez ouvrir le menu Fichier, cliquez sur la commande Mise en Page... A l écran apparaît une boîte de dialogue, composée de 4 onglets : - Page, Marge, En-tête/Pied de page, Feuille. -L onglet Page de la case de dialogue Format de page vous permet de modifier l orientation et le redimensionnement de la feuille. -L onglet Marges de la case de dialogue Format de page vous permet de modifier les marges de la feuille ainsi que son emplacement dans la page. 45

46 Savoir mettre un tableau en forme et en page L onglet En-tête/Pied de page de la case de dialogue Format de page vous permet d ajouter, en haut ou en bas de la feuille de calcul, du texte à l impression. L onglet Feuille de la case de dialogue Format de page vous permet de modifier les paramètres d impression. Une autre commande est également très utilisée pour effectuer une mise page, c est la commande Aperçu avant impression. Cette commande vous permet de visualiser le tableau tel qu il sera imprimé. Avant d effectuer la mise en page de cette facture vous allez visualiser son aspect à l impression en cliquant sur le menu Fichier puis sur Aperçu avant impression. Voici votre document à l impression, cliquez sur le bouton Fermer afin de quitter l Aperçu avant impression. 46

47 Savoir mettre un tableau en forme et en page Cliquez sur la commande Mise en page du menu Fichier. Cliquez sur l onglet Marges. Modifiez la marge du Haut : 3cm en cliquant sur les petits triangles noirs pour augmenter ou diminuer la valeur. La marge de Gauche : 3cm. La marge de Droite : 3cm. Cliquez sur le bouton Aperçu... Permet de faire un zoom sur la feuille Permet d imprimer la feuille de calcul Permet d afficher les marges Permet de quitter l aperçu et de revenir sur la feuille de calcul Cliquez sur le bouton Page..., puis sur l onglet En-tête/Pied de Page. Au centre de la boîte de dialogue se trouve le bouton En-tête personnalisé... et le bouton Pied de page personnalisé... Cliquez sur En-tête personnalisé... 47

48 Savoir mettre un tableau en forme et en page Cliquez dans la Section centrale. Tapez au clavier FACTURE N Sélectionnez le texte en cliquant à gauche du F de FACTURE puis en glissant jusqu au 6. Cliquez ensuite sur l icône Police. La boîte de dialogue Police apparaît. Changez les paramètres typographiques comme indiqué ci-contre. Cliquez sur le bouton OK de la case de dialogue Police. Cliquez sur le bouton OK de la case de dialogue En-tête. Cliquez ensuite sur le bouton Pied de page personnalisé... Cliquez dans la section Gauche. Cliquez ensuite sur l icône Numéro de page. Le code &[Page] apparaît dans la section. Ce code est remplacé automatiquement par le numéro de page, lors de l aperçu ou de l impression. 48

49 Savoir mettre un tableau en forme et en page Cliquez ensuite dans la section Droite. Cliquez sur l icône Date. Le code &[Date] apparaît dans la section. Il signifie Date d impression. Cliquez sur OK pour la boîte Pied de Page. La boîte de dialogue Mise en Page apparaît avec les différents réglages d En-tête et de Pied de page. Cliquez sur le bouton OK de la case de dialogue Mise en page. Vous retournez automatiquement sur l aperçu puisque c est de là que vous avez activé la mise en page. Cliquez sur le bouton Imprimer. Cliquez sur le bouton OK de la case de dialogue Imprimer. Enregistrez votre travail si vous ne l avez pas fait régulièrement. Icône Date 49

50 Savoir mettre un tableau en forme et en page Afin de créer des classeurs contenant vos mises en forme préférées, vous pouvez créer des classeurs basés sur un modèle. Un modèle est un classeur qui contient une mise en forme et un contenu spécifiques que vous pouvez utiliser comme modèle pour d'autres classeurs similaires. Lorsque vous avez créé un modèle, vous pouvez l'ouvrir comme un autre classeur et y apporter les modifications souhaitées. Vous souhaitez vous servir du travail que vous venez d effectuer pour créer un modèle. Cliquez sur la fonction Enregistrer-sous du menu Fichier et choisissez dans la zone Type de fichier l option Modèle (*.xlt), puis cliquez sur le bouton Enregistrer de cette case de dialogue. Un fichier modèle de classeur a le suffixe xlt, tandis qu un classeur a le suffixe.xls. Vous remarquez que les modèles sont rangés automatiquement dans le dossier Modèles. Effectuez ensuite les modifications suivantes : Effacez les contenus des plages de cellules A7:C18, A1:A3 et C1. Enregistrez ces opérations et fermez ce fichier. 50

51 Savoir mettre un tableau en forme et en page Vous allez utiliser le modèle que vous venez de créer, cliquez sur la commande Nouveau du menu Fichier. Choisissez Cas11.xlt comme modèle de classeur. Cliquez sur le bouton OK de cette case de dialogue. Remplissez la facture comme ci-dessous. Les totaux sont calculés automatiquement car vous avez conservé les formules. Vous souhaitez ne pas faire apparaître les valeurs zéro : cliquez sur la commande Options... du menu Outils. Cliquez sur l onglet Affichage et décochez l option Valeurs zéro, puis cliquez sur le bouton OK de la case de dialogue Options. Ainsi, les valeurs zéro n apparaissent plus dans la feuille de calcul. Cliquez sur la commande Enregistrer du menu Fichier et nommez ce classeur Cas11.xls. Vous remarquez que le classeur est automatiquement rangé dans le dossier Mes documents. Quittez Excel 51

52 Mise en forme automatique : Savoir mettre un tableau en forme et en page FICHE DE SYNTHESE Format automatique Insérer et supprimer des lignes et des colonnes Modifier les marges du document Centrer le tableau dans la page Ajouter un en-tête et un pied de page Créer et utiliser un modèle La commande Mise en forme automatique du menu Format permet de mettre en forme rapidement votre tableau. Plusieurs feuilles de styles sont à votre disposition : il suffit de sélectionner votre tableau, d ouvrir le menu et de choisir un style. Vous avez la possibilité de personnaliser votre format automatique en cliquant sur le bouton Options. Vous choisissez les différentes options proposées en cochant ou en décochant les cases. Mise en forme des nombres : Pour modifier l'affichage des nombres, dates et heures, vous pouvez changer le format numérique des cellules sélectionnées. Les modifications apportées au format numérique n'ont aucune incidence sur les valeurs des données utilisées dans des calculs. Pour obtenir une liste complète des formats numériques prédéfinis, cliquez dans le menu Format sur Cellule. L'onglet Nombre propose des formats numériques que vous ne trouvez pas dans la barre d'outils Mise en forme, tels que Comptabilité, Date, Heure, Fraction, Scientifique, et Texte. Vous pouvez créer vos propres formats numériques. Cliquez dans la zone Catégorie sur Personnalisé. Vous pouvez modifier un format prédéfini ou en taper un nouveau dans la zone Type. Lorsque vous cliquez sur OK, le nouveau format numérique est appliqué à la sélection. Par exemple, le format personnalisé rajoute automatiquement des tirets lorsque vous tapez des numéros à six chiffres. 52

53 Savoir créer et présenter des graphiques Insérer un graphique dans une feuille Changer le style de graphique Modifier le graphique Gérer les étiquettes Vous allez apprendre à utiliser l Assistant graphique. Vous réaliserez un graphique lié aux données de la feuille de calcul à partir de laquelle vous le créez. Créez un nouveau classeur et nommez-le Cas19 et saisissez les cellules comme dans l exemple ci-dessous. Calculez le Total d Amérique du Nord puis, recopiez la formule vers le bas. Calculez la Somme de Ventes du Trim 1. Recopiez la formule vers la droite. Ci-dessous, le tableau que vous devez obtenir. Sélectionnez la plage A1:F5. Cliquez sur la commande Mise en forme Automatique... du menu Format. Choisissez le Modèle Classique 2. Cliquez sur OK. Vous allez représenter graphiquement l évolution des ventes de chaque région sur l année écoulée. Pour cela, sélectionnez la plage A1:E4. Il faut toujours sélectionner les intitulés des lignes et les intitulés des colonnes si vous voulez avoir un graphique avec toutes les étiquettes des légendes et des axes. Cliquez sur la commande Graphique... du menu Insertion. 53

54 Savoir créer et présenter des graphiques Choisissez dans la case de dialogue Assistant Graphique le type de graphique désiré, un Histogramme dans le cas présent. Puis, cliquez sur le bouton Maintenir appuyé pour visionner afin de visualiser votre futur graphique. Et enfin sur le bouton Suivant. A l étape 2 de l Assistant Graphique, vous pouvez sélectionner en Lignes ou en Colonnes. En fonction de votre choix le graphique sera différent. Il va dépendre du type d évolution que vous voulez mettre en valeur. Choisissez Lignes puis cliquez sur Suivant. A l étape 3, une boîte de dialogue très complète apparaît à l écran avec plusieurs onglets dont Titre. Les autres onglets vous permettront de modifier le quadrillage, la légende, les axes, les étiquettes... Dans Titre du graphique, saisissez EVOLUTION DES VENTES. Cliquez sur le bouton Suivant. 54

55 Savoir créer et présenter des graphiques A la dernière étape (4) de l Assistant Graphique, vous pouvez choisir la destination du graphique; soit sur une nouvelle feuille : Graph1, soit en tant qu objet dans Feuil1. Choisissez en tant qu Objet de la Feuil1. Cliquez sur le bouton Fin. Le graphique apparaît sur la feuille de calcul comme objet, c est à dire qu il est autonome (déplaçable, supprimable, modifiable...) mais dépendant (lié) à la feuille de calcul. Si vous modifiez une donnée des cellules, le graphique change automatiquement. Saisissez en B2 la valeur 50 au lieu de 200. Le graphique s est modifié automatiquement. Vous devez remarquer autour du graphique, 8 petites poignées noires et carrées, si vous ne les voyez pas c est que votre graphique n est pas sélectionné. Cliquez simplement dessus, puis faites le glisser en dessous de votre tableau. 55

56 Savoir créer et présenter des graphiques Prenez la poignée en Bas à droite, cliquez et faites glisser vers la droite et en même temps vers le bas afin d augmenter la largeur et la hauteur du graphique. Si votre graphique est sélectionné, vous pouvez voir une nouvelle barre d outils apparaître à l écran. Si vous ne la voyez pas c est peut-être parce qu elle n est pas affichée. Pointez alors votre souris sur une des 2 barres d outils déjà affichées (Standard et Mise en forme), et cliquez avec la touche droite de la souris. Un menu contextuel apparaît. Cliquez sur Graphique. Cette barre d Outils Graphique, vous permet de modifier certains aspects de votre graphique. Par exemple, cliquez sur l icône Type de graphique et changez pour un graphique à barres. 56

57 Savoir créer et présenter des graphiques Pour modifier l apparence du graphique, il suffit de choisir dans la barre d outils Graphique l objet à modifier puis de cliquer sur l icône Format de cet objet. Sélectionnez le graphique et choisissez l objet Zone de traçage. La Zone de traçage du graphique est alors sélectionnée. Cliquez sur l icône Format de la zone de tracage. Dans la boîte de dialogue Format de zone de traçage, choisissez dans la partie Aire, Aucune. Cliquez sur le bouton OK. Le fond de votre graphique devient transparent (Blanc). Choisissez ensuite l objet Axe des ordonnées Cliquez sur l icône Format de l axe. 57

58 Savoir créer et présenter des graphiques Dans la boîte de dialogue Format de l axe, cliquez tout d abord sur l onglet Police et changez les attributs typographiques comme dans l exemple cidessous. Après cela, cliquez sur l onglet Echelle et entrez les paramètres définis dans cette case de dialogue : Cliquez sur le bouton OK. Vous allez ajouter une étiquette (du texte) à votre graphique. Sélectionnez la Zone de graphique : par la barre d outils, choisir l objet Zone de graphique. Cliquez dans la barre de formule et tapez Validez par la touche Entrée du clavier. L étiquette apparaît au centre du graphique. Cliquez dessus et faites la glisser au dessus de la légende. Cliquez sur l icône Aperçu avant impression. ATTENTION, le graphique doit être sélectionné. Comme le graphique est sélectionné, l impression concerne uniquement celui-ci. Cliquez sur l icône Imprimer. Enregistrez votre travail et fermez ce classeur. 58

59 Savoir créer et présenter des graphiques FICHE DE SYNTHESE Insérer un graphique dans une feuille Changer le style de graphique Modifier le graphique Gérer les étiquettes Représentation des données d'une feuille de calcul sous forme de graphique : 1) Microsoft Excel permet d'afficher des valeurs contenues dans les cellules d'une feuille de calcul sous forme de barres, de courbes, d'histogrammes, de secteurs, ou sous d'autres formes dans un graphique. Lorsque vous créez un graphique, les valeurs contenues dans la feuille de calcul sont automatiquement représentées dans le graphique. Par exemple, dans un graphique en histogrammes, l'assistant graphique crée des histogrammes en choisissant la bonne hauteur pour toutes les valeurs dans la feuille de calcul. Il existe des liens entre les graphiques et les données de la feuille de calcul à partir desquelles les graphiques sont créés. Ils sont automatiquement mis à jour lorsque vous modifiez les données de la feuille de calcul. Pour créer un graphique, sélectionnez les cellules qui contiennent les données et le texte que vous voulez afficher dans le graphique, puis cliquez sur Assistant Graphique. L'Assistant graphique vous guide à travers les différentes étapes de création d'un graphique. 2) Dans le graphique, vous pouvez mettre en valeur soit les données des lignes, soit les données des colonnes de votre feuille de calcul. Lorsque vous créez un graphique à l'aide de l'assistant graphique, vous pouvez avoir un aperçu de votre graphique, selon l'orientation souhaitée. Le graphique de l'exemple principal utilise les informations contenues dans les colonnes de la feuille de calcul comme série de données. Le nom et la couleur de chaque série de données figurent dans la légende. 59

60 Savoir créer et présenter des graphiques Insérer un graphique dans une feuille Insérer un titre Gérer des étiquettes Créer un nouveau classeur, le nommer Cas21.xls. Saisir les données ci-dessous et sélectionnez la plage A2:B6. Cliquez sur l icône Assistant graphique : Renseignez la case de dialogue Assistant graphique Etape 1 sur 4 comme ci dessous. Cliquez sur le bouton Suivant de cette case de dialogue. -Etape 2 : Choisissez l option Colonnes et cliquez sur le bouton Suivant. - Etape 3 : Remplissez la zone Titre du graphique de la case de dialogue avec le texte suivant : REPARTITION DES VENTES EN 2000 Cliquez sur l onglet Légende. Décochez l option Afficher la légende. Cliquez sur l onglet Etiquettes de données. Cochez l option Afficher étiquette et pourcent. Cliquez sur le bouton Suivant. -Etape 4 : Cochez l option en tant qu objet dans : feuil1, puis cliquez sur le bouton Fin. Modifiez la taille et l emplacement du graphique afin qu il couvre la plage de cellules B15:E29. 60

61 Savoir créer et présenter des graphiques Sélectionnez la plage de cellules B7:D7. Cliquez sur l icône Assistant graphique. Choisissez l option Courbes dans la liste des Types de graphiques. Puis choisissez le premier type de courbe. Cliquez sur le bouton Suivant de cette case de dialogue. Choisissez l option Lignes. Cliquez sur l onglet Série. Renseignez la case de dialogue comme ci-dessus puis cliquez sur le bouton Suivant. Cliquez sur l onglet Légende de la case de dialogue Assistant graphique - Étape 3 sur 4 - Options de graphique. Décochez l option Afficher la légende et cliquez sur l onglet Quadrillage. Cliquez sur l onglet Titres. Renseignez la case de dialogue Assistant graphique - Etape 3 sur 4 - Options de graphique Cliquez sur le bouton Suivant. 61

62 Savoir créer et présenter des graphiques Choisissez les options ci-dessous et cliquez sur le bouton Fin. Déplacez le graphique et modifiez sa taille de façon à ce qu il recouvre la plage de cellules A32:F55. Cliquez sur l icône Aperçu avant impression, Attention, les graphiques ne doivent pas être sélectionnés. Ci-dessous, dans l aperçu avant impression du classeur Cas21.xls, vous constatez que : -le format est horizontal -il y a deux feuilles à imprimer. Vous souhaitez n avoir qu une seule feuille. Cliquez sur le bouton Page. Cliquez sur l option Portrait afin d imprimer sur une feuille verticale. Cliquez sur l option Ajuster afin d avoir la totalité du document sur une seule feuille. Cliquez sur le bouton OK. Cliquez sur le bouton Imprimer. Cliquez sur le bouton Fermer de l aperçu avant impression. Enregistrez et fermez ce classeur. 62

63 Savoir créer et présenter des graphiques FICHE DE SYNTHESE Insérer un graphique dans une feuille Insérer un titre Gérer des étiquettes Quelques exemples de types de graphiques : Un graphique en histogramme représente l'évolution des données sur une période donnée ou illustre les comparaisons entre des éléments. Les catégories sont organisées horizontalement et les valeurs verticalement afin de mettre en évidence leur variation dans le temps. Les histogrammes empilés mettent en valeur les relations entre des éléments individuels et l'ensemble. Un graphique en barres illustre des comparaisons entre des éléments individuels. Les catégories sont organisées verticalement et les valeurs horizontalement, afin d'attirer davantage l'attention sur les valeurs comparées que sur le facteur temps. Les graphiques en barres empilées représentent la relation entre des éléments individuels et l'ensemble. Un graphique en courbes affiche les tendances des données à intervalles réguliers. Un graphique en secteurs représente la taille proportionnelle des éléments qui représentent une série de données par rapport à la somme de ces éléments. Il n'affiche jamais plus d'une série de données et s'avère utile lorsque vous voulez mettre en évidence un élément particulièrement important. Dans un graphique en radar, chaque catégorie a son propre axe des ordonnées partant du point central. Des traits relient entre elles toutes les valeurs d'une même série.un graphique en radar compare les valeurs globales d'un certain nombre de séries de données. Dans ce graphique, la série de données la plus étendue, Marque A, représente la marque contenant le plus de vitamines. 63