Maintenir une Liste de Diffusion

Transcription

1 TUTORIEL Maintenir une Liste de Diffusion Pourquoi maintenir une liste de diffusion?

2 Table des matières Etape 1: créer un compte Google (Gmail)

3 Etape 1: Créer un compte Google (Gmail) Si vous en avez déjà un, passez à l étape 2 La réalisation de ce tutoriel a entièrement été réalisée en utilisant «Google Chrome» comme moteur de recherche. Bien que vous pourrez obtenir des résultats similaires avec d autres moteurs de recherche, nous vous conseillons d installer Google Chrome et de l utiliser pour réaliser les exercices du tutoriel. accounts.google.com Pour créer un compte Google, écrivez la recherche «créer un compte Google» dans votre moteur de recherche et cliquez sur le premier lien : Vos informations personnelles Il vous sera ensuite demandé de remplir un certain nombre d information comme suit. Remplissez le formulaire et cliquez sur «Étape suivante» Votre photo Voilà! Ajoutez une photo si vous le souhaitez, sinon cliquez suis «Étape suivante» Félicitation, votre inscription est terminée!

4 Etape 2: Commencer une liste de diffusion sur MS Excel Téléchargez notre modèle Pour commencer, vous pouvez télécharger notre modèle de liste de diffusion en cliquant sur le lien de téléchargement cidessous (ou le coller dans la barre d'adresse votre navigateur internet). Si vous y êtes invité, cliquez sur OK jusqu'à ce que la boîte de dialogue de téléchargement apparaisse (voir image). Assurez-vous que «Ouvrir avec» est cochée et définie comme MS Excel, puis cliquez sur. Lien de téléchargement: Ouvrir et sauvegarder le modèle Vous devriez désormais avoir le fichier LISTE DE DIFFUSION.xls ouvert dans MS Excel. Allez dans Fichier > Enregistrer sous et sauver le document dans un endroit approprié de votre ordinateur. Si le modèle ne s ouvre pas automatiquement, vous devrez l ouvrir depuis le dossier de téléchargements de votre navigateur internet.. Qui inclure? Où trouver leurs contacts? La première question qu il vous faut vous poser est qui doit être inclus dans cette liste de diffusion. Ceci n est qu une partie d un exercice plus large d identification du public ciblé et des messages que vous voulez leur transmettre. Dans le contexte du CIR, vous voulez probablement inclure les membres du CDN, les parties prenantes aux projets de Catégorie 1 ou 2, les participants à de précédentes réunions sur les problématiques commerciales, des entreprises des secteurs prioritaires, des experts et universitaires, les donateurs, les institutions au niveau provincial, etc. Quelques sources potentielles pour collecter des contacts

5 sont : (i) les listes de participants à de précédentes réunions ; (ii) demander aux membres du CDN de partager leur propre annuaire de contacts ; (iii) les annuaires des chambres de commerce, etc. Remplir les informations des contacts Vous pouvez désormais commencer à ajouter des contacts dans le fichier LISTE DE DIFFUSION.xls, en fournissant les informations suivantes. Mr/Mme: Cela vous permettra d utiliser une liste basée sur le genre. Nom: Nom et prénom si vous en avez plus d un, séparez le par ; Type: par exemple, gouvernement, secteur privé, donateur, recherches, OCS, média, etc. Organisation: l institution ou l entreprise pour laquelle le contact travaille. Position: le poste occupé dans l organisation Téléphone: vous pouvez créer d autres colonnes pour séparer téléphone mobile et fixe. Engagement avec le CIR: cela vous aider à garder une trace des connections et relations avec le CIR (par exemple CDN, projet de Catégorie 2, etc.) Assurez-vous que le formatage du texte est cohérent entre tous les contacts, afin de pouvoir utiliser les filtres par la suite. Par exemple, dans la colonne «Type», toutes les entreprises doivent être classées sous la même dénomination (ex : «Entreprises»). Etape 3: Envoyer des s personnalisés

6 Préparer vos s sur MS Word Premièrement, ouvrez un document vierge dans MS Word et tapez le contenu de votre . Toujours laisser l opportunité de se désinscrire Créer un lien : CTRL + K Certains personnes ne veulent pas (ou plus) recevoir vos mises à jour et informations. Donc, tous vos e- mails doivent fournir un lien hypertexte via lequel les destinataires peuvent se désinscrire en envoyant une demande par . A la réception de ces demandes, la personne qui maintient la liste de diffusion doit manuellement retirer ce contact. Pour créer un tel lien, surligner le texte dont vous voulez qu il contienne ce dernier. Puis appuyez sur CTRL K, une fenêtre va apparaitre. Compléter le champ réservé à l avec l adresse de celui à qui la demande va être transmise. Vous pouvez aussi pré-compléter le sujet de l dans le champ suivant. Utiliser le fichier LISTE DE DIFFUSION.xls comme source de publipostage Maintenant que votre est prêt, vous pouvez commencer le processus de publipostage en le mettant en lien avec le tableur MS Excel (.xls) qui contient votre liste de diffusion. 1. Allez sur l onglet Publipostage > Utiliser une liste existante. Dans la fenêtre qui apparait, chercher votre fichier.xls and cliquez sur Ouvrir 2. Une fenêtre va s ouvrir et demander le fichier

7 contenant les informations des différents contacts. Sélectionnez Contacts$ et cliquez sur OK. 3. Félicitations! Vous pouvez désormais commencer à organiser et utiliser les fonctions de publipostage comme dans les étapes suivantes. Organiser les champs de publipostage Le Publipostage vous permet de créer automatiquement des documents ou s individualisés base sur chaque ligne de votre ficher, en extrayant le contenu de chaque colonne («champ») pour cette ligne particulière. Par exemple 1. Placer votre curseur à l endroit où vous voulez insérer le champ de publipostage qui va être remplacé par le nom du destinataire. 2. Allez dans l onglet Publipostage > Insérer un champ de publipostage. Le champ de publipostage <<Nom>> a désormais été inséré. 3. Afin de prévisualiser le résultat des différents e- mails qui vont être envoyés, ainsi que l état actuel de votre document, vous pouvez activer le bouton Aperçu (voir l image) dans l onglet Publipostage. Naviguer via les aperçus des s en utilisant les boutons et.

8 Sélectionner les destinataires Bien que vous puissiez parfois vouloir envoyer un e- mail à tous vos contacts (par exemple pour diffuser une newsletter), il est aussi probable que vous vouliez envoyer un à des personnes sélectionnés dans votre liste. Dans cet , nous allons envoyer un e- mail seulement aux contacts du secteur privé. 1. Allez dans l'onglet publipostage > modifier la liste des destinataires 2. Dans la fenêtre pop-up, tous les contacts cochés seront destinataires. Bien que vous pouvez décocher des contacts un par un, dans notre cas nous voulons cliquer sur Filtre... afin d'inclure uniquement les contacts qui répondent à certains critères, c'est-à-dire dont le secteur est "Entreprises". 3. Cliquez sur Filtres Une autre fenêtre s'affiche. À gauche, sélectionnez le champ (c'est-à-dire la colonne de votre feuille de MS Excel) contenant vos critères («secteur» dans notre cas). Au milieu, sélectionnez «Egal à». À droite, tapez comme critère «Entreprises». Dans les lignes suivantes, vous pouvez ajouter plus de critères à votre filtre. Seuls les contacts correspondant strictement à vos critères seront filtrés! Les entrées comme "Entreprise" (au singulier, sans «s») seront ignorées. D'où l'importance d adopter des règles strictes de cohérence lors du remplissage de votre feuille de MS Excel. 4. cliquez sur OK. Vous êtes de retour dans votre liste de destinataires où demeurent seulement les contacts qui correspondent à vos critères. Assurez-vous que la liste des destinataires est correcte, puis cliquez sur OK. L envoi d'un personnalisé à toutes ces personnes ne tient plus qu à un clic! Envoyez vos s! Vous êtes maintenant prêt à envoyer vos s en suivant les instructions ci-dessous : 1. Allez dans l'onglet Publipostage > Terminer & fusionner > Envoyer des messages électroniques. Une fenêtre pop-up s'ouvre. 2. Assurez-vous que le champ À: correspond à l intitulé de la colonne de vous feuille MS Excel où sont stockées les adresses Dans le champ Ligne Objet :, tapez l'objet que vous voulez donner à votre . Par exemple «L UNMO du CIR vous a ajouté dans sa liste de diffusion!»

9 4. Cliquez sur OK, c'est tout! 5. Rendez-vous dans votre MS Outlook, vos courriels personnalisés ont été ajoutés à la boîte d'envoi et sont en train d être envoyés. Les destinataires reçoivent bien des s avec leurs noms (voir image). Étape 4: Fournir un formulaire pour s abonner Créer un formulaire Google Créer et publier un formulaire Google par lequel les gens pourraient fournir les informations de contact dont vous avez besoin pour votre liste de diffusion : nom, institution, position, secteur, téléphone, , etc. Remarque: pour des instructions détaillées étape par étape sur comment créer et publier des formulaires Google, veuillez consulter l'annexe du présent document.

10 Intégrer votre formulaire à votre site Web Publier votre formulaire Google sur votre site Internet, de préférence sur la page d'accueil afin que les visiteurs puissent facilement le remarquer. N'oubliez pas que les visiteurs sont susceptibles de remplir le formulaire uniquement s'ils obtiennent quelque chose en échange. Par exemple, ce formulaire pourrait être utilisé pour s'abonner à une lettre d information du CIR etc. Remarque: pour des instructions détaillées étape par étape sur la façon d'intégrer les formulaires Google à des sites web, veuillez-vous référer au tutoriel sur «Créer un site Google». Copiez/collez les réponses dans LISTE DE DIFFUSION.xls Les informations fournies par les visiteurs seront disponibles dans la feuille de réponse située dans votre compte Google Drive, aux côtés du formulaire d'abonnement. A partir de là, vous pouvez copier/coller les informations de la feuille de réponse dans votre fichier LISTE DE DIFFUSION.xls. N oubliez pas de refaire ce processus régulièrement pour continuer à faire grandir votre liste de diffusion!

11 ANNEXE: Créer vos propres formulaires Google Créer un formulaire Google Premiers pas Commencer avec le mode «Edition» Au début, tous les formulaires sont similaires à l image ci-dessous, il s agit du mode «édition» des formulaires. Aux premiers abords, cela peut sembler un peu compliqué et impressionnant, mais détrompez-vous. L utilisation des formulaires est très simple. Sélectionner la zone Formulaire sans titre pour modifier le titre du formulaire Notez qu à tout moment, vous pouvez cliquer sur mesure à quoi ressemble le formulaire. pour voir au fur et à

12 Créer des questions et des pages Les questions de base Vous pouvez poser plusieurs types de questions : Ajouter des questions et des pages En sélectionnant Ajoutez un élément, vous pourrez ajouter des questions, mettre des titres, images, vidéos et créer une nouvelle page. Pour créer une nouvelle page, sélectionnez saut de page. Une bande grisée apparaîtra pour signifier le changement entre deux pages du formulaire. Pages différentes en fonction de la réponse Les questions de type «choix multiples» et «Sélectionner dans une liste» proposent l option «Ouvrir une page en fonction de la réponse». En fonction de la réponse donnée, vous pouvez donc orienter une partie des répondants vers une certaines questions, et l autre partie vers des questions différentes. Pour cela, vous devez déjà avoir plusieurs pages (voir exercice précédent) appelées ici «Questions de catégorie 1» et «Questions de catégorie 2». La première page, ici une question de type «choix multiples» et va permettre d identifier le répondant, qu il soit par exemple de catégorie 1 ou 2 (ne cherchez pas de signification particulière à ces catégories qui s existent que pour illustrer ce tutoriel). Cochez donc «ouvrir une page en fonction de la réponse» (et aussi «question obligatoire»). Par défaut, que le répondant coche la case «Catégorie 1» ou «Catégorie 1», il va «passer à la page suivante». Mais en cliquant sur «Passer à la page suivant» (en mode édition), un menu déroulant apparait vous laissant le choix de la prochaine page à afficher au répondant parmi toutes les pages que vous avez créé. Vous pouvez décider de le rediriger sur une nouvelle page appelée par exemple

13 «Questions de catégorie 1». Diffuser le formulaire

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15 Les feuilles de réponse

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