Réunion du CLUB UGSF SharePoint Maturity Model

Transcription

1 SharePoint Maturity Model Mesurer la maturité des équipes SharePoint

2 Contact Guillaume Meyer Entrepreneur, consultant et product manager CTO de Cellenza : Passionné par l'agilité, le marketing et les technos MSFT SharePointer Dev & IT depuis 2001

3 Capability Maturity Model (CMM) #5 : Optimisé #4 : Prédictible #3 : Défini #2 : Géré #1 : Initial Le processus est optimisé et amélioré de façon continue Le processus est reproductible par des données et métriques fiabilisées Le processus est défini comme un processus métier standard Le processus est géré sur la base de métriques partagées Chaotique, le processus repose sur des actions et volontés individuelles

4 Maturité SharePoint Maturity Model Niveau 500 Optimisé 400 Prédictible 300 Défini 200 Géré 100 Initial Description Ce domaine fonctionne de façon optimale, s améliore de façon continue grâce à des métriques définies, partagées et surveillées. Ce domaine particulier est géré, standardisé dans ses pratiques, sur l ensemble de l entreprise. Le plan de gouvernance est établi et suivi. Les pratiques d usage et d implémentation de ce domaine sont définis et standardisés, mais pas sur l ensemble de l entreprise. Ce domaine est géré pour un groupe central (généralement IT), mais cette structure et ses objectifs varient d un domaine à un autre. Point de départ, première utilisation de la fonctionnalité dans SharePoint

5 SharePoint Maturity Model Publication Collaboration Réseau social & Communautés Applications composites Infrastructure Personnel et Formations Customisations Processus métiers Intégration Développements Recherche Décisionnel Fonctions : Standard -> Avancées -> Support

6 Fonctions standard Publication Collaboration Processus métiers Recherche 500 Le contenu est personnalisé pour l utilisateur. Le contenu est partagé au travers de multiples fonctions et systèmes sans duplication. Un mécanisme de feedback sur la taxonomie est en place. Du tagging automatisé peut être mis en oeuvre. La collaboration est étendue aux contributeurs externes à l entreprise. Un processus automatisé existe pour détruire ou archiver les sites en fin de cycle de vie. Des utilisateurs avancés peuvent adapter des workflows aux nouveaux besoins métiers. Les utilisateurs ont une vision sur l efficacité des processus et peuvent fournir un feedback pour les améliorer. Les workflows impliquent des utilisateurs externes à l entreprise. Les utilisateurs comprennent l impact du tagging sur les résultats de recherche. Du tagging automatisé peut être mis en place. De grands volumes de données sont gérés. 400 Le contenu est surveillé, maintenu et une partie est coblé à certains groupes spécifiques d utilisateurs. L usage est analysé. Les éléments multimédias sont gérés correctement. Si plus d un système de gestion documentaire est en place, une plan de gouvernance est appliqué. Les outils de collaboration sont utilisés dans l ensemble de l entreprise. L est capturé et capitalisé. Le travail passe par les états de brouillons et finalisés au travers du système. La majorité des processus métiers sont représentés dans le système et disposent de fonctions d audit. Les accès mobiles sont supportés. Le périmètre des workflows est global à l entreprise. Les types de contenus et propriétés personnalisées sont disponibles dans la recherche avancée. Des résultats spécifiques sont mis en place pour certains besoins. 300 Les colonnes de sites et métadonnées gérées standardisent la taxonomie. Les modèles de pages et de sites sont personnalisés. Un processus d approbation est mis en oeuvre. La collaboration est capitalisée sporadiquement dans les forums, wikis, blogs, et bibliothèques de documents versionnées. Des modèles de sites sont crées pour des besoins spécifiques. Les workflows peuvent reconnaitre l utilisateur (par exemple mon manager ). Les types de contenus sont mis en oeuvre. Le périmètre des workflows dépasse les départements et les sites géographiques. Les résultats de recherche sont analisés. Les suggestions et les métadonnées améliorent l expérience utilisateur. 200 Des métadonnées personnalisées sont appliquées aux contenus. Les modèles sont standardisés à travers les sites. Les listes sont utilisées en priorité par rapport aux contenus HTML. De multiples systèmes de gestion documentaires sont présents sans gouvernance sur les thématiques. Un mécanisme est en place pour les demandes de création de sites. Les travaux de collaboration sont capitalisés dans des librairies (des liens vers les documents sont envoyés plustôt que des pièces jointes) Les processus métiers sont définis. Des workflows spécifiques sont crées et implémentés avec SharePoint Designer. Le périmètre des workflows est limité au niveau des départements. Des domaines de recherche spécifiques et des filtres ifilter sont en place pour améliorer l expérience utilisateur. 100 La navigation et la taxonomie ne sont pas formalisées. Pas ou peu de contrôle sur les contenus. L arborescence des dossiers est calquée sur les répertoires partagés. Des contenus qui pourraient être publiés sous forme de liste le sont dans un éditeur de contenus HTML. Les modèles de sites et de pages par défaut sont utilisés. Les sites d équipe par défaut sont crées à la demande sans structure ni organisation. Aucun processus formel n existe pour la création de sites. Les processus métiers sont faiblement définis. Les workflows standards (signature, approbation ) sont mis en oeuvre sporadiquement. Une bibliothèque ou liste fournit la base de certaines opérations Mise en oeuvre de fonctionnalités standards en termes de requêtes, résultats et domaines de recherche. Des sources externes peuvent être indexées.

7 Fonctions avancées Réseau social Communautés Applications composites Intégration Décisionnel 500 Les utilisateurs peuvent modifier certains champs de leur profil et enregistrer ces modifications dans AD ou le SIRH. Les modèles Mon Site sont personnalisés. La fonctionnalité Mon Site peut être ouverte à des externes à l entreprise. Les formulaires sont connectés et intégrés aux applications verticales. Les nouvelles exigences sont intégrées dans ces formulaires. Intégration de données externes (Fournisseurs, Clients ) avec SharePoint. L analyse de tendances est mise en oeuvre. 400 Les champs du profil sont intégrés avec des applications métiers. Les sites Mon Site sont centralisés et non répliqués. Des communautés se crééent de manière contrôlée. InfoPath est utilisé pour améliorer certains formulaires. Les accès mobiles sont supportés. Intégration d un entrepôt de données avec SharePoint. Des actions peuvent être déclenchées à partir de données. 300 Des champs de profil personnalisés refletent la culture de l entreprise. Les photos sont mises à jour depuis une source centralisée. Les sites Mon Site sont déployés pour tous les utilisateurs et ils sont formés à leur utilisation.des espaces communautaires existent. Lamajorité des formulaires sont disponibles en ligne, certains impliquant des workflows. De multiples systèms sont intégrés. Le drill-down et les représentations graphiques sont disponibles. 200 Les sites Mon Site sont accessibles à certaines populations limitées. Les profils standards sont implémentés. Quelques fichierx Excel sont convertis en listes. Quelques formulaires papier sont convertis en formulaires de listes. Les applications sont ouvertes à un large public. Un seul système est integré. Des vues sont agrégées par customisation. 100 Les informations basiques sont importées d AD dans les profils utilisateurs. Le site hôte des sites Mon Site n est pas déployé. Les fichiers Excel, Access et les formulaires papier sont stockés dans SharePoint. Un site SharePoint expose des liens vers des applications externes. Des données imprimées ou exportées sont stockées dans des librairies de documents. Les vues existantes sont utilisées; Les données sont rapprochées manuellement.

8 Fonctions support Infrastructure Equipes et formations Customisations 500 Les services packs sont testés en qualification et installés dans une délai raisonnable. La santé du système est surveillée et les journaux d erreurs sont analysés. Le support est en place et efficace, un administrateur est dédié à SharePoint. Le Helpdesk est opérationnel, les équipes formées et une communauté de power-users est active. Le déploiement est entièrement automatisé via des features et le code est géré de manière centralisée, réutilisable et partageable. 400 Les procédures de backup / restore sont testées. Les environnement de développement et de qualification sont présents. Les utilisateurs font confiance au système. L IT dispose de plus d une personne qui maîtrise el système. Les demandes de nouvelles fonctionnalités sont suivies et gérées par priorité. Le déploiement est entièrement automatisé par des scripts. 300 Le nombre de serveurs est adapté à la demande et prévu pour une future croissance. Un environnement de développement est présent. Un accès distant à la plateforme est disponible. Les propriétaires des contenus sont formés et utilisent le système. Une ressource de l IT maîtrise le système. Le processus de déploiement repose sur des actions manuelles réalisées à partir de procédures et des cripts. 200 L installation est basée sur de multiples serveurs et ils sont sauvegardés régulièrement. SharePoint est promu à travers l entreprise par des indivudus ou de petits groupes. Les évolutions sont déployées d un environnement à un autre par backup / restore. Les sources sont partagées dans un système de fichiers. 100 Installation sur un seul serveur. Un pionnier ou un petit groupe pilote le produit. Aucun développement ou les développements sont réalisés en production. Pas d environnements de développement ou de qualification. Pas de gestionnaire de sources

9 Exploitation Evaluations ponctuelles ou régulières