Cahier des charges du Groupe de travail sur la gestion des achats et des approvisionnements (GT PSM)

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1 Partenariat Faire reculer le paludisme (RBM) Cahier des charges du Groupe de travail sur la gestion des achats et des approvisionnements (GT PSM) Révision du cahier des charges basée sur: (1) les amendements du cadre de responsabilisation et la comparaison entre les cahiers des charges et meilleures pratiques d'autres organisations & (2) les contributions des membres du GT PSM Révisé le 11 novembre 2013 Adopté en janvier 2014 après la tenue du 25ème Conseil d administration

2 Sommaire I. Objet / justification...3 II. Fonctions du Groupe de travail...4 III. Rôles et responsabilités...7 a) Membres...7 b) Président / Co-président...8 c) Secrétariat...9 d) Groupes de travail et groupes d'action...9 IV. Procédures de travail...10 a) Plan de travail annuel et financement...10 b) Réunions...11 c) Conduite des débats...11 d) Compte-rendu...11 V. Rapports et évaluation de la performance...12 VI. Dissolution du Groupe de travail

3 I. Objet / justification Objet Conformément au cadre de fonctionnement du partenariat RBM, le Conseil d administration a mis en place, en avril 2007, le Groupe de travail sur la gestion des achats et de la chaine d approvisionnement (GT PSM), afin de réunir et de coordonner les différents partenaires dans le but de traiter les problèmes d'achats et d'approvisionnement liés à la lutte contre le paludisme. Le groupe de travail est guidé par l'engagement général des partenaires RBM dans: i. le Plan mondial de lutte contre le paludisme, ii. iii. iv. le partenariat et le renforcement des capacités, l'harmonisation, la responsabilisation et la transparence des activités d intensification, le comblement des lacunes apparaissant entre les besoins d'assistance technique et programmatique au niveau national. Le Plan stratégique mondial 1 du Partenariat RBM a fixé des objectifs ambitieux, soit d ici 2015: une réduction de 75 % de la morbidité et de la mortalité dues au paludisme par rapport à 2005, la réalisation des OMD du paludisme, non seulement au niveau des agrégats nationaux mais également dans les quintiles socio-économiques les plus faibles, une couverture universelle et équitable grâce à des interventions efficaces. La réalisation de ces objectifs repose incontestablement sur l intensification rapide des interventions antipaludiques dont l'impact permettra d'atteindre les objectifs mondiaux.. Des ressources importantes pour la programmation de la lutte contre paludisme par le Fonds mondial, l'initiative contre le paludisme du Président des Etats Unis (PMI), UNITAID et d'autres sont disponibles pour l achat de médicaments antipaludiques, de TDR (test diagnostique rapide) et de MILDA (moustiquaires imprégnées d insecticides à longue durée d action) ainsi que pour d autres produits de santé utilisés dans la lutte contre le paludisme, avec un impact significatif sur la santé et la survie des mères et des enfants.. L utilisation efficace de ces ressources et leur affectation aux achats et aux systèmes d approvisionnement des produits de santé utilisés dans la lutte contre le paludisme seront au cœur des préoccupations du GT PSM. La mise en œuvre des activités permettant la réalisation des objectifs du Partenariat RBM impose de relever certains défis liés à la gestion des achats et de la chaine dapprovisionnement à tous les niveaux. Ces défis incluent l intensification de la production dans un contexte de demande et de financement incertains, des prévisions des produits de base et une planification des approvisionnements inadéquates, des capacités faibles pour la gestion de la chaine d approvisionnements au niveau des pays, y compris la faiblesse des systèmes d'information logistique. Pour surmonter ces difficultés, il est nécessaire de coordonner les efforts des différents partenaires et pays, avec le soutien du GT PSM. 1 Partenariat Roll Back Malaria (2005). Plan stratégique mondial

4 II. Fonctions du Groupe de travail En novembre 2006, le Conseil d administration du Partenariat RBM a créé le GT PSM, groupe de travail d appui à la mise en œuvre de l'aide. Le GT PSM est mandaté par le Conseil d administration du Partenariat RBM pour coordonner les initiatives des partenaires visant à soutenir l'application des mesures relatives au PSM dans le cadre des programmes opérationnels des pays. LE GT PSM est chargé de rendre compte au Conseil d administration du partenariat RBM de l avancement des mesures de soutien à la mise en œuvre des activités PSM. Les activités PSM seront mises en œuvre par les Programmes nationaux de lutte contre le paludisme, les entités nationales responsables de la gestion PSM et leurs partenaires techniques. À la demande du réseau sous-régional (SRN) compétent, le GT PSM coordonnera les réponses aux demandes des pays sollicitant un soutien à la mise en œuvre des activités PSM. Quatre-vingt-dix pourcent du fardeau de la maladie étant localisés en Afrique, cette zone géographique constitue un intérêt prioritaire. Toutefois, une attention rigoureuse sera aussi portée, aux questions provenant d'autres régions, comme l Asie où des efforts considérables sont faits pour contenir le développement de la résistance à l'artémisinine. Pour les besoins du GT, le PSM au sens large englobe l examen de toutes les questions essentielles relatives à la disponibilité de produits de santé utilisés dans la lutte contre le paludisme de qualité garantie et à prix abordable à l'échelle mondiale, nationale et communautaire et, en particulier: la capacité de production globale de tous les produits de santé, y compris leurs ingrédients actifs, les prévisions, la quantification, les spécifications des produits, planification d achat, la gestion des appels d offres et les bonnes pratiques d achat, la distribution, gestion d inventaire, le stockage et la livraison, l assurance de la qualité des médicaments antipaludiques et autres produits de santé, le suivi et l évaluation de la chaîne d'approvisionnement. Le GT PSM aura pour mission de coordonner le soutien à la mise en œuvre selon les cinq PSM thématiques/priorités suivantes (cette liste étant amenée à évoluer dans le temps en fonction des besoins identifiés par les partenaires): 1. Coordonner l assistance technique PSM dans les pays Les goulots d étranglement de la chaîne PSM constituent des obstacles majeurs dans les pays où le paludisme est endémique. Les activités du GT PSM en matière d assistance technique aux pays doivent par conséquent: être coordonnées avec les réseaux sous-régionaux RBM afin de définir l'assistance technique et les ressources nécessaires pour résoudre les principaux problèmes PSM, lorsqu ils existent, conserver des listes de consultants spécialisés et de collaborateurs partenaires auxquels faire appel en cas de besoin, assurer la coordination avec les partenaires disposant de ressources d assistance technique pouvant être déployées dans ces pays, établir des liens avec d'autres programmes (notamment liés au VIH/SIDA et à la tuberculose) ayant déjà adopté des approches similaires et développé des programmes de formation sur la PSM et des répertoires de consultants, 4

5 anticiper les problèmes de gestion PSM que le GT peut contribuer à résoudre ainsi que les problèmes de rupture de stocks d'e CTA, les goulots d étranglement au niveau des achats, la gestion des stocks sur les sites ou dans les districts, et les programmes de distribution. 2. Coordonner les prévisions de demande mondiales et faciliter la quantification des produits de santé au niveau des pays L anticipation et la quantification des produits de santé représentent un défi constant pour la communauté touchée par le paludisme, nécessitant une coordination et une harmonisation mondiales des méthodes afin d assurer la planification de la production, d éviter les pénuries, d estimer les besoins des pays et d effectuer une analyse des écarts. Dans cette optique, les activités du GT PSM en termes de prévision et de quantification des produits de santé consistent à: étudier le degré actuel de prévision des principales catégories de produits de santé, développer une prévision de la demande mondiale harmonisée pour chacun des produits antipaludiques essentiels, y compris les CTA, les MILDA, TDR et insecticides, identifier les rôles et responsabilités des partenaires ainsi que les meilleures méthodes de prévision et de quantification, proposer des procédures et des mécanismes visant un meilleur échange des informations dans ce domaine. 3. Garantir la résolution des problèmes d assurance de qualité (AQ) / de contrôle de qualité (CQ) liés à la sélection des produits et à la gestion de la chaîne d'approvisionnement L'accès à des produits de santé de qualité contre le paludisme est essentiel à la lutte contre le paludisme, en particulier pour contenir la résistance à l'artémisinine. Les problèmes d'aq/cq liés à la disponibilité, la sélection des produits et à la gestion de la chaîne d approvisionnement de toutes les catégories de produits de santé utilisés dans la lutte contre le paludisme (insecticides, MILDA, médicaments antipaludiques et tests diagnostiques rapides) constituent un véritable défi programmatique dans les pays ou le paludisme est endémique.. Les bailleurs de fonds et les parties prenantes travaillent en étroite collaboration afin de faciliter les politiques et les exigences de qualité harmonisées. Dans cette optique, les activités du GT PSM consistent à: traiter les problèmes ci-dessus avec une perspective de sélection des produits, d'achat, et de gestion de la chaîne d'approvisionnement, conformément aux politiques nationales, identifier les orientations techniques,, partager les ressources techniques et informer les partenaires et, notamment, les autorités chargées de la réglementation nationale, des problèmes AQ/CQ pertinents et faciliter une réponse coordonnée aux problèmes liés à AQ / CQ relatives aux produits de santé utilisés dans la lutte contre le paludisme 4. Assurer la production, l actualisation et la diffusion des outils, des meilleures pratiques et des informations Les activités du GT PSM en matière d'outils, de meilleures pratiques et d'informations doivent: diffuser à tous les partenaires les outils, informations et meilleures pratiques en matière de gestion PSM, analyser les moyens existants, identifier les écarts en matière de connaissances techniques, assurer la production et actualiser les outils, meilleures pratiques et informations, si nécessaire, 5

6 rechercher le partenariat et l échange d'informations avec d'autres types de maladies telles que le VIH/SIDA et la tuberculose, le cas échéant; reconnaissant que les chaînes d approvisionnement nationales sont intégrées pour les différentes catégories de produits. 5. Faire le plaidoyer et faciliter la mobilisation des ressources pour les opérations relatives au PSM au niveau mondial et des pays Les activités du GT PSM en matière de plaidoyer pour la mobilisation des ressources destinées aux aux activités PSM dans les pays et le renforcement des systèmes d'approvisionnement pharmaceutiques doivent consister à: collecter des informations sur les ressources affectées aux activités et au renforcement des capacités du PSM, évaluer les écarts et plaider en faveur de l affectation de ressources adéquates pour les systèmes de gestion et de distribution dans les pays, coordonner les besoins de financement et de communication en matière de PSM avec les autres GT du partenariat RBM comme le Groupe de travail pour l harmonisation, mettre en œuvre ces actions, avec la confidentialité qui s impose le cas échéant. III. Rôles et responsabilités a) Membres Les membres du GT PSM seront issus de tous les groupes d intérêt du partenariat RBM et représenteront diverses disciplines en rapport avec les fonctions des GT. Le GT PSM est une assemblée de Partenaires RBM volontaires ; à ce titre, l adhésion est ouverte à tous les partenaires institutionnels qui seraient intéressés. Tout membre doit respecter la politique du partenariat RBM en matière de conflit d'intérêts. Chaque organisation membre sera représentée par un point focal. Celui-ci pourra, disposer d'un suppléant. Statut de membre Tout individu intéressé peut devenir membre du GT PSM s il remplit les critères suivants: expertise et expérience dans le domaine concerné du GT PSM, niveau approprié d expérience et de crédibilité, capacité de financer sa propre participation/présence aux réunions du GT, sauf s il bénéficie du soutien financier du Secrétariat du Partenariat RBM ou d un autre partenaire RBM. Le groupe de membres devrait idéalement remplir les critères suivants: une représentation géographique équilibrée, une représentation équilibrée des groupes d'intérêt (provenant de pays où le paludisme est endémique, de l'industrie et des institutions partenaires), une représentation des organisations et institutions qui ont un rapport avec les fonctions du GT PSM. 6

7 L adhésion est ouverte à tous les partenaires répondant aux critères d'adhésion fixés par les (co-) présidents. Les présidents du GT PSM peuvent prendre l initiative de rentrer en contact avec des individus ou des organisations et les encourager à adhérer au GT PSM dans le but de refléter la composition idéale. Les rôles et responsabilités des membres incluent: une participation à chaque réunion ordinaire du GT PSM (ou choix d un remplaçant si la participation du membre est impossible), une participation à au moins 80 % des téléconférences, une participation active à la mise en œuvre du plan de travail du GT PSM, cette fonction est à titre bénévole: les membres ne sont pas rémunérés, la liste des noms et responsabilités de chaque membre sera diffusée sur le site Internet du Secrétariat du partenariat RBM. Les membres conservent leur statut jusqu'à ce qu'ils: démissionnent, deviennent incapables d'assumer les responsabilités établies et définies ci-dessus et d'assurer les tâches convenues. b) Président / Co-président Procédure d élection Les membres du GT PSM élisent deux co-présidents. Les co-présidents sont élus pour une durée de deux ans, avec possibilité de réélection. Dans un souci de continuité, les procédures sont organisées de manière à ne pas réélire les coprésidents lors de la même réunion du GT PSM. La procédure électorale se doit d être transparente et ouverte à tous les membres du GT PSM, à raison d une voix par membre/organisation. Le Secrétariat lancera un appel à nominations/candidatures sous forme d'une notification qui sera envoyée un mois avant les élections. Chaque membre a le droit de nominer une personne ou de se porter candidat. Deux semaines avant les élections, le Secrétariat vérifiera auprès des personnes désignées que celles-ci sont intéressées et qu elles sont prêtes à se porter candidates. Avant l'acceptation des co-présidents par le Conseil d administration, le Secrétariat devra obtenir l'accord exprès de leur employeur à l'égard des charges de travail et contraintes de déplacement supplémentaires liées au rôle de président du GT PSM du RBM. L élection doit se dérouler à bulletin secret et doit avoir lieu pendant l'une des réunions du GT PSM. L élection des (Co-) Présidents est validée par le Conseil d administration du Partenariat RBM lors de la réunion semestrielle du Conseil d administration. 7

8 Leurs rôles et leurs responsabilités incluent: préparer et présider les réunions du GT PSM, préparer le plan de travail et le budget annuels, en collaboration avec le Secrétariat RBM (cf.: cidessous), coordonner et présenter des rapports de progrès mensuels au Secrétariat RBM et au Comité exécutif (cf.: ci-dessous), examiner les comptes rendus de réunions. c) Secrétariat Le GT PSM est aidé par un Secrétariat qui peut être celui du partenariat RBM ou d'une organisation partenaire. Option 1: Le Secrétariat du partenariat RBM désigne des collaborateurs à temps plein pour assurer le secrétariat du GT [option recommandée]. Option 2: Si le GT dispose déjà d'un secrétariat spécifique, il peut poursuivre ses fonctions. *) Les fonctions et les responsabilités du Secrétariat incluent: coordonner et organiser les réunions du GT PSM en collaboration avec le (co-)président, mettre à disposition les installations pour les réunions (salles, installations de téléconférences, etc.), préparer et diffuser les comptes rendus de réunions, préparer les rapports d avancement pour le Secrétariat du Partenariat RBM et le Comité exécutif (voir ci-dessous), assurer la maintenance du site du GT PSM ou au moins la mise à jour de la liste des membres et le téléchargement des comptes-rendus de réunion et des rapports de progrès, d autres fonctions de soutien, selon les besoins. d) Groupes de travail et groupes d'action Des sous-groupes peuvent être établis en tant que groupes d'action à durée limitée ou impliquant des groupes de travail à plus long terme sur des questions spécifiques du plan de travail du GT PSM. Les responsabilités relèvent des tâches spécifiques aux groupes de travail ou aux groupes d'action. Les (co)-présidents proposent la création de groupes de travail/groupes d'action et les soumettent ensuite au Comité exécutif pour approbation, lors de sa réunion mensuelle. L ensemble des groupes de travail et des groupes d action doivent avoir pour correspondant un membre du GT PSM, mais recruter des membres n'appartenant pas au GT PSM (ceci vaut tout particulièrement pour les groupes d action). *) Ceci ne s'applique pas au GT PSM. 8

9 II. Procédures de travail a) Plan de travail annuel et financement Planification Le Secrétariat RBM soutient le développement du plan de travail annuel et l établissement du budget annuel afin de garantir une cohérence entre les Groupes de travail. Les plans de travail annuels doivent définir des objectifs SMART: o S - spécifiques o M - mesurables o A - atteignables o R - réalistes o T - temporels Soutenus par le Secrétariat, les (co-)présidents dirigent la procédure de développement d'un plan de travail biennal et de présentation d un budget du GT PSM, en respectant le plan de mise en œuvre stratégique du GMAP commandé par le Conseil d administration du Partenariat RBM. Il est important de faire la distinction entre le plan de travail et le budget de la première année et ceux de la deuxième année. Le plan de travail et le budget de la première année doivent correspondre aux ressources fixées et nécessaires à l'exécution des tâches définies. Les plans de travail et les budgets biennaux sont approuvés en novembre par le Conseil d administration et sont mis en œuvre ultérieurement par le GT PSM. Préparation Les plans d action doivent correspondre aux différents postes budgétaires afin d associer clairement le plan de travail aux ressources monétaires. Les plans de travail annuels doivent également mentionner toute ressource financière supplémentaire collectée en dehors du financement par le Secrétariat, et affecter clairement cette ressource à des tâches spécifiques. Les dépendances entre les actions à mener doivent être mises en exergue et les activités doivent être priorisées. Les plans de travail soulignent les interactions nécessaires avec les autres organismes du Partenariat RBM (ex: autres Groupes de travail, réseaux sous-régionaux et partenaires individuels). Le plan de travail et le budget doivent être prêts 40 jours avant la réunion du Conseil d administration de fin d année, afin que le Secrétariat RBM puisse établir un plan de travail pour le Partenariat, qui sera révisé par le Comité exécutif. Le Comité exécutif peut suggérer des modifications au plan de travail si la situation financière l exige, ou pour mieux refléter les priorités du Partenariat RBM. Mobilisation des ressources Le Secrétariat assurera le financement partiel des activités. Les éventuelles ressources supplémentaires requises seront fournies par les partenaires. 9

10 Le GT PSM sollicitera l'appui opérationnel et administratif en nature de ses membres et décidera des moyens les mieux adaptés pour utiliser ce soutien. b) Réunions Convocation aux réunions Réunions ordinaires: Le Président convoque les réunions du GT PSM, avec le soutien du Secrétariat du GT PSM, conformément au programme de travail, et suite à une consultation informelle avec le Secrétariat RBM ainsi que d autres membres du GT PSM sur le caractère approprié des dates de réunion proposées. Réunions ad hoc: Les réunions sur les questions qui nécessitent un examen urgent par le GT seront organisées à titre ponctuel si le Secrétariat ou le Conseil d administration du Partenariat les convoque. Types de réunions Dans un souci d optimisation du temps et de diminution des coûts associés aux réunions, le GT PSM doit organiser des réunions virtuelles (téléconférences et vidéoconférences) du GT PSM dans son ensemble ou de son/ses sous-groupe(s) de travail si besoin est, en complément des réunions proprement dites, tenues sur le site d un partenaire. Fréquence des réunions Réunions ordinaires: Un certain nombre de réunions ordinaires seront organisées chaque année et tenues sur le site d un Partenaire hôte. Le GT PSM se réunira environ 1 à 2 fois par an pour commencer, puis de manière moins fréquente. Réunions ad hoc: ces réunions seront organisées comme indiqué plus haut (cf. Convocation aux réunions). Les groupes de travail/groupes d'action pourront se réunir selon le besoin. c) Conduite des débats Le quorum du GT PSM pour adopter des recommandations est de 80 % des membres permanents. Les Observateurs ne disposent pas du droit de vote. S il est impossible de parvenir à un consensus sur une question importante, cet événement doit être consigné dans le compte-rendu. d) Compte-rendu Le Secrétariat du GT PSM rédigera les comptes-rendus du déroulement de ses réunions, y compris ceux des sous-gt. Le Président, ainsi que d autres Membres sélectionnés en fonction du thème abordé, examineront ces comptes-rendus dans les deux semaines qui suivront la réunion. Les (co-) présidents du GT PSM transmettent au Secrétariat RBM et au Comité exécutif les comptes rendus de la réunion au plus tard deux semaines après celle-ci. 10

11 V. Rapports et évaluation de la performance Le GT PSM préparera deux types de rapports pour le Directeur exécutif (ou le Comité de la performance qui a été nommé): un rapport de progrès mensuel, distribué au Comité exécutif pour ses réunions mensuelles, et un rapport semestriel, préparé pour la réunion semestrielle du Conseil d'administration. Rapport mensuel: Le Secrétariat du GT PSM rédige un rapport mensuel pour le Directeur exécutif qui fait état des progrès vers la réalisation des objectifs du plan de travail, et qui comprend un rapport financier. Les (co-)présidents du GT PSM révisent ce rapport. Rapport semestriel: Les rapports rédigés juste avant les réunions du Conseil d'administration doivent résumer les progrès réalisés au cours des six mois précédents. À chaque réunion du Conseil d administration, le Comité exécutif doit sélectionner deux Groupes de travail chargés de présenter un rapport au Conseil d administration et d engager une discussion interactive avec les Membres du Conseil d administration sur les problèmes et défis rencontrés, les progrès réalisés jusque là et les futurs objectifs et plans de travail. Les Groupes de travail qui devront faire un rapport seront choisis en fonction de la priorité de leur travail et de l écart entre leurs objectifs et le travail effectué jusqu à présent pour les atteindre. VI. Dissolution du Groupe de travail Les cahiers des charges du GT PSM seront évalués par le Conseil d administration du Partenariat RBM sur une base semestrielle. Le processus d'évaluation se basera sur des critères de performance spécifiques du GT PSM. Si le Conseil d administration estime que le mandat du GT PSM n est plus adapté au nouveau plan de travail du partenariat, il abordera la question avec les (co-)présidents afin de savoir s'il faut renouveler le mandat ou décider en fin de compte de dissoudre le GT PSM. 11