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- Jean-Pascal Dumas
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4 Le processus standard de la dépense se décompose en 5 étapes majeures : la formalisation d un contrat, l engagement juridique, le service fait, la demande de paiement et le paiement. Il débute par la formalisation d un contrat : un prescripteur exprime un besoin ; le service acheteur vérifie l opportunité et formalise un contrat. Vient ensuite l étape de l engagement juridique: le gestionnaire enregistre l acte juridique (engagement juridique) dans le système d information et le responsable valide l engagement. L étape suivante, le service fait (SF), consiste à vérifier la conformité de la livraison à la commande ou à l engagement juridique : le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à la commande ou à l engagement juridique et constate le SF ; le certificateur certifie le SF. L étape suivante consiste à créer et valider la demande de paiement. Le gestionnaire de la DP crée la DP. Le responsable de la DP la contrôle et la valide. Le comptable prend ensuite en charge la demande de paiement. Enfin la dernière étape consiste à réaliser le paiement (par le responsable de trésorerie). Des variantes existent à ce processus standard de la dépense (cf. Module de formation Dépense) : service fait concomitant à l engagement juridique (ex : décisions de versement de subventions sans conditions), service fait concomitant à la demande de paiement (ex : baux avec préavis), dépense sans engagement préalable (ex : dépenses de fluides), paiement réalisé avant l ordonnancement (ex : paiement par prélèvement). 4
5 L engagement juridique est différent de l engagement comptable : l engagement juridique porte sur un acte juridique réel (ex : un marché, une convention), a contrario de l engagement comptable qui ne représentait qu un droit de tirage ; l engagement juridique est par définition pluriannuel. L engagement comptable ne portait que sur un seul exercice. Les axes d imputation renseignés dans l engagement juridique jouent un rôle clé dans le typage de l acte de gestion et dans son suivi via des restitutions. Ces axes d imputation permettent de donner «une adresse» budgétaire et comptable à l acte de gestion. Informations complémentaires : Il existe plusieurs types d engagement juridique, notamment : Engagement juridique de type marché ; Engagement juridique de type hors marché. 5
6 Dans le cas général, la notification de l engagement par l ordonnateur constitue l engagement ferme et définitif de l organisme à l égard du tiers et donc le fait générateur de la consommation des AE et de l écriture correspondante en comptabilité budgétaire. Le montant engagé auprès d un tiers n est pas le montant à payer dans l année mais le montant total de la dépense générée par l acte signé par l ordonnateur. La modification ou l annulation d un engagement a également un impact sur les AE et en comptabilité budgétaire. Si l ajustement porte sur le montant de l engagement, un engagement complémentaire ou une réduction de l engagement (retrait d engagement) doit être réalisé. La validation de l engagement juridique n a aucun impact sur les CP (ni réservation, ni blocage, ni consommation). Focus sur les retraits d engagement: Les retraits d engagement doivent respecter des règles de budgétisation spécifiques et ne pas dépasser la part de l engagement juridique qui n a pas donné lieu à certification du service fait ou à paiement (cf. fascicule dépenses du DPG, «5.6 Cas général de la correction de l engagement juridique»). 6
7 Le sous-processus d engagement juridique est précédé d une phase d expression des besoins : Le service métier exprime un besoin en matière de dépense, en cohérence avec la stratégie d achat de l organisme ; L acheteur vérifie l opportunité d achat, met en œuvre les procédures d achat, formalise les contrats et émet une proposition d engagement. Dans le processus d engagement proprement dit, le gestionnaire enregistre l acte juridique dans le système d information et le responsable valide l engagement, ce qui constitue le fait générateur de la consommation des AE. D autres rôles peuvent être envisagés en fonction de l organisation ou de règles particulières. Par exemple, lorsque les modalités d exercice du contrôle le prévoient, le rôle de contrôleur budgétaire peut intervenir dans le processus pour effectuer son contrôle a priori ou a posteriori. Par ailleurs, selon l organisation propre à l organisme, un même acteur peut jouer plusieurs rôles, notamment dans les organismes de taille modeste (par exemple, gestionnaire des EJ et responsable des EJ). 7
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9 Les dépenses d intervention des organismes regroupent les versements que l organisme effectue au profit de bénéficiaires, sans contrepartie directe et comptabilisable attendue de leur part à son propre profit. Ces versements sont qualifiables d aides ou de soutiens financiers. On distingue 3 types de dispositifs d intervention : ceux pour lesquels l organisme agit en son nom et procède sur la base des décisions arrêtées par son organe délibérant, il s agit des dispositifs d intervention propres de l organisme ; ceux que l organisme réalise pour un tiers mais pour lesquels il dispose d une compétence d allocation des ressources (montants versés, mesures et/ou bénéficiaires ciblés), il s agit notamment des dispositifs d intervention pour compte propre mis en œuvre sur financement de l État dans le cadre de transferts indirects ; ceux que l organisme réalise au nom et pour le compte d un tiers financeur (Etat, Union Européenne ), sans latitude et sans marge d appréciation, il s agit des dispositifs d intervention pour compte de tiers mis en œuvre sur financement de l État dans le cadre de transferts indirects. Seuls les deux premiers (propres et pour compte propre) ont un impact budgétaire. Les derniers (dispositifs pour compte de tiers) ont vocation à être suivis en comptes de tiers. 9
10 La durée de versement de la subvention peut être indéterminée ou déterminée. Ce critère détermine les règles de consommation des AE et des CP des dispositifs d intervention : lorsque la durée totale du dispositif est connue, les AE sont consommées intégralement dès la décision d attribution. Deux types de flux d exécution ont donc été identifiés pour les dépenses d intervention : les interventions de durée indéterminée ou reconductibles, les interventions de durée déterminée annuelles ou pluriannuelles. 10
11 Le fait générateur de la consommation des AE pour les dépenses à durée indéterminée ou reconductible est la validation de l engagement juridique associé à la notification de l arrêté attributif ou à la signature de la convention. Le fait générateur de la consommation des CP pour les dépenses à durée indéterminée ou reconductible est le paiement. 11
12 Les dispositifs de durée indéterminée, pour lesquels on ne connait pas a priori la fin, ne cessent que par la sortie des bénéficiaires ou par l abrogation des lois et règlement les ayant institués. Ils sont budgétisés en AE=CP. En effet, le quantum de ces engagements ne peut être déterminé et il convient donc de ne retenir que leur tranche annuelle. 12
13 Le fait générateur de la consommation des AE pour les dépenses à durée déterminée est la validation de l engagement juridique associé à la notification de l arrêté attributif. Le fait générateur de la consommation des CP pour les dépenses à durée déterminée est le paiement. 13
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16 Un bail est un contrat établit entre un bailleur et un preneur. Ce contrat porte sur un bien immobilier et peut porter sur plusieurs années. Dans ce dernier cas, le bail est dit «pluri-annuel». Selon la durée du bail, les impacts budgétaires et comptables diffèrent. La dépense engagée dans le cadre de ce contrat est un loyer payé au bailleur qui est propriétaire du bien. 16
17 Le fait générateur de la consommation des AE pour un bail à durée déterminée est la validation de l engagement juridique (année de passation du bail ou du renouvellement). Le fait générateur de la consommation des CP pour un bail à durée déterminée est le paiement. 17
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19 Ce type de contrat doit faire l objet d un engagement annuel à hauteur des paiements prévus sur l année. Le fait générateur de la consommation des AE pour un bail à durée indéterminée est la validation annuelle de l engagement juridique (matérialisant la part annuelle du contrat), à hauteur des loyers de l année, dans le cas général ou la validation de la DP par le responsable des DP dans le cas des loyer à préavis infra-annuel. Le fait générateur de la consommation des CP pour un bail à durée déterminée est le paiement. Dans ce cas, AE = CP = Evaluation des paiements de l année civile (Loyer de l année) 19
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21 Aide au formateur : Les «autres contrats» sont les contrats non soumis au code des marchés publics et qui n entrent pas dans la catégorie des baux ou des subventions. Le fait générateur de la consommation des AE sur les «autres contrats» varient selon leur régime juridique (notamment, selon qu ils sont avec ou sans bon de commande). Le fait générateur de la consommation des CP sur les «autres contrats» est le paiement. Exemple d «autres contrats» : les conventions de prestations de services, c est-à-dire les contrats administratifs passés par des organismes avec des établissements publics ou des associations à but non lucratif ; les contrats de partenariat public-privé ; les protocoles financiers ou autres supports juridiques de conventions avec des établissements financiers. 21
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23 La modification de l engagement juridique (par le gestionnaire des EJ) doit être réalisée en cohérence avec les services faits certifiés et mises en paiement réalisées. Si la modification porte sur le montant de l engagement, un engagement complémentaire ou une réduction de l engagement (retrait d engagement) doit être réalisé. Les retraits d engagements doivent être cohérents avec les services faits et les paiements déjà réalisés. Dans le cas d une modification du fournisseur, l EJ doit être modifié pour que la suite de l exécution (bons de commande, service fait, paiement) porte sur le nouveau fournisseur. 23
24 Cf. paragraphe 5.6 «Cas général de la correction de l engagement juridique» du fascicule dépenses du dossier des prescriptions générales. 24
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26 Sur un même engagement juridique, plusieurs taux de TVA peuvent être saisis. 26
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