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1 Rapport d étape HYDRO-QUÉBEC MISE EN ŒUVRE DU PLAN D EFFICIENCE DE TRANSÉNERGIE

2 Raymond Chabot Grant Thornton & Cie Conseillers en administration Société en nom collectif Le 29 juin 2007 Monsieur Pierre Leduc Contrôleur Hydro-Québec TransÉnergie Complexe Desjardins, tour de l Est, 12 e étage Montréal (Québec) H5B 1H7 Objet : Mise en œuvre du plan d efficience de TransÉnergie Monsieur, C est avec plaisir que nous vous présentons notre rapport d étape sur l avancement des travaux d accompagnement dans la mise en œuvre du plan d efficience de TransÉnergie. La mise en œuvre du plan d efficience vous permettra de réaliser les objectifs suivants : Établir une démarche d efficience de votre organisation structurée; Insérer les projets déjà en cours dans un plan structuré Enclencher rapidement de nouveaux projets qui auront été identifiés comme prioritaires; Établir des indicateurs de performance reliés aux activités d efficiences. En date des présentes, les travaux suivants ont été réalisés : Définition de l approche d efficience Tour de la Banque Nationale 600, rue De La Gauchetière Ouest Bureau 1900 Montréal (Québec) H3B 4L8 Téléphone : (514) Télécopieur : (514) Membre de Grant Thornton International

3 2 Mise en place du comité d efficience, de la structure de gestion de la démarche et de la structure de gestion des projets y afférents; Établissement des axes de mesure de la performance des projets d efficiences; Documentation des projets d efficience identifiés (en cours de réalisation). Le présent rapport d étape vise à vous donner un statut d avancement de ces éléments. Nous vous remercions de la confiance que vous nous témoignez et demeurons à votre disposition pour vous accompagner dans la poursuite de vos objectifs. N hésitez pas à communiquer avec les soussignés pour toute interrogation. Nous vous prions d agréer, Monsieur, l expression de nos sentiments distingués. Société en nom collectif Conseillers en administration Pierre Fortin, associé

4 Table des matières Page 1. L EFFICIENCE CHEZ LE TRANSPORTEUR Démarche d efficience Approches d efficience Gestion de la démarche d efficience Réalisation du plan directeur organisationnel Réalisation des plans sectoriels Réalisation des projets Gestion du changement Mesure de la performance et des gains d efficience Structuration de la démarche et formation d un comité d efficience Définition de l envergure de la démarche d efficience Projets priorisés en 2007 par la démarche d efficience Lien avec les demandes de la Régie de l énergie... 6

5 Hydro-Québec 1. L EFFICIENCE CHEZ LE TRANSPORTEUR Dans le cadre de son exploitation courante, TransÉnergie a toujours eu dans son portefeuille de projets des activités d amélioration de sa performance. Toutefois, ces activités n ont pas toujours été encadrées dans une démarche formelle d efficience. TransÉnergie veut maintenant aller plus loin et plus rapidement dans la réalisation de ses activités d efficience et se doter d une démarche structurée et progressive basée sur les meilleures pratiques de gestion en vigueur. 1.1 Démarche d efficience La volonté de la direction de TransÉnergie à s inscrire dans une telle démarche a été énoncée dans la planification stratégique et s est déclinée dans le plan d affaires Les objectifs de la démarche d efficience sont les suivants : Améliorer la capacité de l organisation à pleinement assumer sa mission et à atteindre ses objectifs stratégiques et opérationnels de façon performante et économique; Une organisation centrée sur ses clients et sur les résultats; Une organisation capable de s adapter à l évolution de son environnement; Une organisation capable d atteindre ses objectifs prioritaires; Une organisation qui réévalue la pertinence de ses processus et de ses activités. Au cours de l année 2007, TransÉnergie vise à établir l envergure de la démarche d efficience, définir la structure de gestion de l efficience et implanter un système de mesure des résultats et des mécanismes de suivi et de gestion de projet. Au moment de rédiger ce document, un bon nombre d activités ont déjà été réalisées comme décrit dans les prochains paragraphes.

6 Hydro-Québec Approches d efficience L approche d efficience qui fut adoptée est présentée dans le schéma ci-dessous. Elle se divise en cinq grandes sections qui sont encadrées par un système de mesure que voici Gestion de la démarche d efficience Pour qu une démarche d une telle ampleur fonctionne adéquatement, il est essentiel que les meilleures pratiques de gestion de projet soient appliquées à chacune des étapes. Il s agit notamment de : Planifier la démarche d efficience globale; Repérer les enjeux et les risques en présence et adapter la stratégie de réalisation en conséquence; Gérer la démarche pendant toute sa durée afin que les budgets, le calendrier de réalisation, le plan de travail, les rôles et responsabilités et les mécanismes de coordination et de suivi soient respectés Réalisation du plan directeur organisationnel Cette étape consiste à établir avec la direction les grands enjeux organisationnels, les axes d interventions de la démarche, les liens avec le plan stratégique. Cette étape permet de cibler les projets

7 Hydro-Québec 3 sectoriels les plus porteurs en fonction des objectifs stratégiques de TransÉnergie Réalisation des plans sectoriels Cette étape permet de situer le contexte spécifique de chacun des grands processus d affaires (processus transporter, processus contrôler, processus de gestion des grands projets, processus de soutien à l organisation). Les plans sectoriels permettent de questionner pour chacun des processus visés quels sont les rôles, les besoins et attentes des clients, les façons de faire et les ressources utilisées pour réaliser les activités. À la fin de cette étape, les cibles d amélioration sont définies et priorisées et une charte de projet a été complétée précisant ainsi la description des projets, les objectifs quantifiables, les enjeux et les défis, les risques de projet et les stratégies de réalisation Réalisation des projets L étape de réalisation des projets consiste à implanter les changements dans une démarche structurée basée sur les pratiques de gestion de projet reconnue Gestion du changement Toutes les étapes de la démarche se doivent d être encadrées par une excellente gestion du changement afin que les gestionnaires et les employés adoptent le changement et adhèrent aux nouvelles façons de faire. 1.3 Mesure de la performance et des gains d efficience Les gains d efficience devront être mesurés en fonction de la mesure de l activité réalisée. Le système de mesure que TransÉnergie mettra en place d ici la fin de l année 2007 permettra d établir les principaux indicateurs d efficience de l entreprise. Ces indicateurs seront établis en tenant compte de l impact des inducteurs de coûts. Ces éléments permettront une bonne mesure de l activité réalisée. Dans le cadre de la réalisation des projets d efficience, les indicateurs spécifiques de chacun des projets

8 Hydro-Québec 4 devront être en lien avec les indicateurs de performance organisationnels. Les gains d efficience seront mesurés en fonction de l évolution du contexte d affaires de TransÉnergie et des axes suivants : Économies en dollars; L amélioration de la productivité de l organisation (faire plus avec les mêmes ressources); L amélioration du service; L amélioration de la pérennité du réseau. À titre de référence, un des indicateurs organisationnels priorisés est l évolution du coût unitaire de la charge locale qui se définit par le $ / kw / An. 1.4 Structuration de la démarche et formation d un comité d efficience La première étape de mise en place de la démarche consistait à structurer celle-ci. Un comité d efficience a été formé et est composé de la présidente de TransÉnergie, de membres du comité de direction et pour la phase de mise en place de la démarche, d un conseiller expert externe. La structure de gestion de l efficience se définit comme suit :

9 Hydro-Québec 5 De plus pour chacun des projets identifiés, la structure suivante a été définie et devra être systématiquement mise en place : Autant pour la structure de gestion de l efficience que pour la structure de gestion de projet, les rôles et responsabilités ont été définis. 1.5 Définition de l envergure de la démarche d efficience Dans le cadre de la démarche d efficience, TransÉnergie a établi que tous les processus pourront être évalués et transformés dans le cadre de la démarche. Ainsi à haut niveau, la démarche d efficience touchera : Les processus d exploitation de l entreprise (Comment rendre le plus efficient et efficace les processus transporter, contrôler); Les processus d investissement et de gestion du portefeuille de projet (Comment nous assurer que les sommes investies permettront d assurer la pérennité de l organisation); Les processus de soutien à l organisation (Comment les stratégies de gestion des ressources humaines, financières, informationnelles et matérielles soutiendront la réalisation de la mission de l organisation).

10 Hydro-Québec Projets priorisés en 2007 par la démarche d efficience Comme mentionné dans le préambule à la présente section, TransÉnergie a toujours réalisé des projets d efficience dans le cadre de ses activités. Au moment de rédiger le présent document, le comité d efficience a identifié huit grands projets qui seront intégrés et suivis selon la méthodologie développée à la démarche d efficience. 1.6 Lien avec les demandes de la Régie de l énergie Dans sa décision D , la Régie de l énergie a précisé ses attentes en matière de contrôle des charges de TransÉnergie. Ainsi la Régie juge que des efforts d efficience plus grands sont nécessaires à compter de 2007 et elle estime qu un contrôle rigoureux de l évolution des charges de TransÉnergie est requis. De plus, la Régie demande qu une démonstration de l évolution des dépenses puisse être faite et qu un processus de gestion et de contrôle soit mis en œuvre., La démarche d efficience qui est actuellement mis en œuvre par TransÉnergie permettra d atteindre ses objectifs. Ainsi les efforts d efficience seront structurés dans une démarche globale, des indicateurs d efficience seront identifiés et suivis tout au long des projets, un comité d efficience composé de membres de la direction assurera le suivi et la reddition de compte des initiatives et un processus de gestion de projet uniforme sera implanté.

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