Les étapes clés d une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. 1. Définition d un projet GPEC. Dans les entreprises de taille moyenne

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1 Fiche méthode n 3 Les étapes clés d une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences 1. Définition d un projet GPEC Une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est par définition, pérenne, mais elle doit être conduite comme un projet dans sa mise en œuvre. Pour conduire un tel projet, il convient dans un premier temps, d identifier les différentes étapes de sa mise en œuvre, et dans un second temps, de déterminer les ressources notamment humaines à mobiliser. 2. Les contributeurs au projet Dans les entreprises de taille moyenne Le groupe de : il est composé de membres du direction et/ou d acteurs stratégiques de l entreprise. il décide des choix méthodologiques et des orientations stratégiques du projet. il coordonne les travaux. il donne la validation finale des travaux. Le groupe projet : il est composé par un groupe restreint de représentants de la, en charge notamment des ressources humaines, particulièrement dédiés au projet GPEC et/ou de Responsables opérationnels et/ou fonctionnels autant que possible. il définit le cadre méthodologique (nomenclature et géométrie du projet). il choisit et stabilise le vocabulaire qui sera utilisé tout au long du projet. il détermine le modèle de compétences approprié. il pré-rédige les fiches emplois en adaptant celle de l OPIIEC. il anime les groupes métiers. il contrôle la cohérence d ensemble des descriptions. 1/5 fiche méthode n 3 la boîte à outils Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

2 Les groupes métiers, constitués d opérationnels : ils sont composés d un certain nombre de titulaires des emplois étudiés et/ou de certains membres de l encadrement. ils doivent être constants pour chacun des métiers. ils sont les groupes miroir invités à se prononcer sur les supports rédigés par des membres du groupe projet. Le comité de suivi des représentants du personnel : les représentants du personnel sont informés tout au long du projet. cette information peut être faite soit : - directement au CE (s il existe) - dans le cadre de la Commission Emploi Formation - dans une commission GPEC dédiée Dans les entreprises de petite taille la démarche projet n est pas toujours adaptée, nous préconisons une approche plus ciblée en rentrant par les problématiques à traiter en priorité. Pour cela, nous vous invitons à cliquer sur la page d accueil du kit pour identifier vos priorités grâce à un diagnostic rapide et suivre, ensuite, le cheminement qui vous est proposé. 3. Les étapes types du projet et son organisation Etapes Quoi Qui Comment 1 Initier le projet GPEC Identification des enjeux de la démarche 2 Constitution d un comité de et d un groupe projet - Désignation des membres - Présentation de la démarche - Clarification de leurs rôles et contributions Voir fiche méthode n 2 3 Lancement du projet 4 Présentation du projet à l encadrement + Définition des objectifs à atteindre Planification du projet (calendrier) Outil GANTT Présentation des enjeux de la démarche Voir vidéo «Enjeux et démarche» 5 Présentation du projet aux salariés et aux partenaires sociaux + Présentation des enjeux de la démarche Voir fiche méthode n 2 2/5 fiche méthode n 3 la boîte à outils Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

3 6 Cadrage du projet Groupe projet + 7 Description des emplois ou adaptation des emplois décrits par l OPIIEC 8 Validation finale des descriptions 9 Analyse quantitative des ressources 10 - Réflexion stratégique sur les emplois de demain - etude de l impact de l environnement et de la stratégie de l entreprise sur les emplois 11 Identification des compétences des salariés 12 Mesure des écarts quantitatifs et qualitatifs Groupe projet + Groupes métiers Encadrement Encadrement/ Groupe projet Définition du cadre méthodologique par le groupe projet : recensement des emplois, détermination du périmètre du projet Pré-rédaction des fiches emplois par le groupe projet, - enrichissement des fiches par les groupes métiers, - contrôle de cohérence des descriptions par le groupe projet Voir le site Rubrique «Observatoire», puis «Les références métiers» Voir fiche outil n 5B Analyse des descriptions et validation des supports revus par les opérationnels Etape faite en parallèle de l analyse qualitative : pyramide des âges, turnover Etape pouvant être faite en amont Voir fiche outil n 4C sur l analyse stratégique - entretiens sur la base des grilles individuelles et collectives Voir fiche méthode n 8 - action collective : «Entretien professionnel» Voir le site Rubrique «Choisir le dispositif» puis «Les actions collectives» et/ou «Les diagnostics et l accompagnement» Groupes de travail Voir fiche méthode n 7 13 Choix des scénarios 14 Mise en œuvre du plan d actions (recrutement / formation / mobilité) DG + + Encadrement Réunions du comité de et de la DG Voir fiche outil n 7A Voir le site rubrique «Choisir le dispositif» puis «Les actions collectives» et/ou «Les diagnostics et l accompagnement» Plan d actions R.H. Remarque : Au-delà du déploiement du projet, la GPEC est une démarche qui s inscrit dans la durée. Pour assurer sa pérennisation, il est impératif de mettre à jour régulièrement les méthodes et les outils utilisés. 3/5 fiche méthode n 3 la boîte à outils Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

4 L objectif est de réussir le projet ce qui suppose une planification en début de projet et un tout au long de celui-ci. Celle-ci peut être formalisée sur un Diagramme de Gantt par exemple. En approchant de la date de remise du produit/livrable, le planning se transforme en rétro-planning, c est à dire que le chef de projet cherche, pour une date finale donnée, à planifier toutes les tâches restant à réaliser. Des réunions d avancement du projet permettent alors de mettre à jour le planning et d assurer la maîtrise du temps. Ces réunions peuvent réunir les membres de l équipe projet et éventuellement les membres du comité de. Pour mener à bien le projet, il est nécessaire également de prévoir le budget et de le suivre de façon régulière. Concevoir un budget prévisionnel est une étape importante, même s il peut être très global au départ. Il se fera plus précis au fur et à mesure de l avancement du projet. Un des coûts majeurs à prendre en considération dans ce budget sera le temps consacré par les différents salariés internes à l entreprise et impliqués dans le projet. Ce coût peut ainsi se décomposer de la manière suivante : nombre de jours consacrés au projet x taux horaire chargé manque à gagner de la non-production 4. un outil adapté pour gerer vos projets : le diagramme de gantt Afin de mieux tenir les délais d un projet, il peut être intéressant d opter pour un schéma, qui sera plus explicite. Le diagramme de Gantt est une des solutions. L objectif est de planifier en séquences les activités nécessaires à la réalisation d un projet, en assurer le suivi afin de détecter rapidement les risques de retard. Il s agit donc de positionner sur un planning, sous la forme de graphiques à barres, chaque action dans le temps. Recenser les activités Identifier les contraintes* *en termes de délais, contraintes internes/externes Diagramme de Gantt Lister de façon séquentielle (chronologique) les actions pour chaque activité avec une durée 4/5 fiche méthode n 3 la boîte à outils Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

5 activités Initier le projet Mobiliser les acteurs Durée En semaines Réunir et informer le comité de Faire choisir la méthode Préparation Réunion Formalisation Etc. Chaque tâche est visualisée d un trait d une longueur proportionnelle à sa durée. On voit facilement sur ce type de graphique que si la tâche n 2 prend plus de temps que prévu, alors la tâche n 6 devra être réalisée en moins de temps qu initialement prévu. Les points essentiels bien définir les objectifs et les tâches à réaliser. déterminer des objectifs atteignables, en phase avec les budgets alloués. donner de la souplesse aux calendriers de réalisation. identifier les modalités de validation des livrables. Valider la communication à mettre en œuvre entre les différents acteurs du projet. Pour aller plus loin, consultez la Fiche Outil N 3 5/5 fiche méthode n 3 la boîte à outils Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences Création : pilarcortes.fr - Conception : Service communication - Rédaction : Cegos - Réf. COM W Document non contractuel

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