3 e étape du projet des augmentations discrétionnaires -

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1 3 e étape du projet des augmentations discrétionnaires - Autorisations préalables en vertu du tarif Gestion des causes Comité exécutif de gestion 10 juillet 2012

2 Autorisations en vertu du tarif - Propositions Répondre aux préoccupations justifiées des intervenants relevées dans le cadre des consultations Remédier aux cas évidents d'insuffisance du tarif dans le cadre de projets pilotes Fournir des autorisations préalables plutôt que des augmentations discrétionnaires après coup Appuyer la gestion des causes Veiller à ce que le niveau des augmentations discrétionnaires soit approprié compte tenu des ressources disponibles et de LSAJ 2

3 Tarif en matière criminelle Augmentation du tarif pour le procès dans le cas d'une procédure sommaire Le tarif autorise 10,5 heures (sans ajout possible) pour un procès 5 heures pour chaque ½ journée ou journée complète additionnelle. Ces heures comprennent le temps de préparation et le temps de présence au tribunal. Les 5 heures supplémentaires par jour sont destinées à couvrir à la fois la présence au tribunal et la préparation pour la journée additionnelle. Problème : Si l'avocat passe une journée complète au tribunal après le premier jour du procès, le tarif ne prévoit aucun temps de préparation pour ces journées subséquentes. Dans de tels cas, les avocats demandent généralement une augmentation discrétionnaire. Solution : Prévoir les mêmes maximums dans le tarif que pour un acte criminel (infraction punissable par mise en accusation) ou prévoir une autorisation préalable en vertu du tarif. On pourrait rémunérer les heures de présence au tribunal et les heures de préparation pour les journées après la première. La préparation par jour pourrait correspondre au maximum autorisé pour les actes criminels (4 heures par jour) ou pourrait être réduite (2 ou 3 heures par jour) afin de refléter la moindre gravité des infractions punissables par procédure sommaire. Mise en œuvre : Appliquer le même processus que pour les actes criminels OU Le maximum prévu au tarif pour un procès contentieux serait augmenté afin de couvrir un certain nombre de jours d'audience et une autre augmentation serait prévue pour la plage suivante de jours d'audience additionnels. Par exemple, un procès contentieux qui dure de 1 à 3 jours donnerait droit à 20 heures, les 3 journées suivantes augmenteraient de 15 les heures autorisées par le tarif, etc. Remarque : Répond aux préoccupations des avocats qui font valoir que les honoraires forfaitaires incitent à opter pour un plaidoyer de culpabilité parce que les procès par procédure sommaire ne sont pas suffisamment rémunérés. Fort impact sur les prestataires de services. 3

4 Tarif en matière criminelle Actes criminels contestés - heures additionnelles pour la préparation préliminaire Le tarif autorise 15 heures de préparation le temps de préparation de quatre heures par jour pour un acte criminel contesté si l instance dure moins de 10 jours 7 heures additionnelles sont accordées au-delà de 10 jours Les journées pour un acte criminel contesté sont cumulatives - elles comprennent à la fois l'enquête préliminaire et le procès. Problème : Ce n'est pas efficace d'accorder les 7 heures additionnelles après 10 jours. En outre, actuellement, si une affaire donnait lieu à une enquête préliminaire de trois jours et à un procès de 7 jours, l'avocat n'aurait pas droit aux 7 heures additionnelles. Après une attente de 12 à 14 mois pour arriver au procès, l'avocat n'aurait que les quatre heures de préparation par jour pour se refamiliariser avec le dossier et préparer les témoins de la défense, ce qu'il n'aurait pas fait auparavant. Les quatre heures par jour (et sans la possibilité de demander une augmentation discrétionnaire) sont en soi insuffisantes pour assurer un travail juridique de qualité et pourraient inciter l'avocat à bâcler son Solution : Accorder les 7 heures additionnelles dès le début du procès. Mise en œuvre : le calcul selon le tarif serait plus simple et plus rapide puisque le personnel n'aurait pas à examiner les comptes précédents pour déterminer combien de jours d'audience, il y a eu. Les heures additionnelles seraient tout simplement appliquées au début du procès. Remarque : Certaines de ces causes pourraient ne pas être admissibles à une augmentation discrétionnaire une fois les nouvelles lignes directrices en place. Ce changement ne toucherait que les causes qui prennent moins de dix jours, lesquelles n'atteindraient probablement pas le seuil de la gestion des causes de niveau intermédiaire. 4

5 Tarif en matière criminelle Acte criminel contesté - heures additionnelles pour la préparation préliminaire Le tarif autorise 15 heures de préparation le temps de préparation de quatre heures par jour pour un acte criminel contesté si l instance dure moins de 10 jours un supplément de 7 heures est accordé au-delà de 10 jours Les journées pour un acte criminel contesté sont cumulatives - elles comprennent à la fois l'enquête préliminaire et le procès. Problème : Ce n'est pas efficace d'accorder les 7 heures additionnelles après 10 jours. En outre, actuellement, si une affaire donnait lieu à une enquête préliminaire de trois jours et à un procès de 7 jours, l'avocat n'aurait pas droit aux 7 heures additionnelles. Après une attente de 12 à 14 mois pour arriver au procès, l'avocat n'aurait que les quatre heures de préparation par jour pour se refamiliariser avec le dossier et préparer les témoins de la défense qu'ils n'aurait pas préparés auparavant. Les quatre heures par jour (et sans la possibilité de demander une augmentation discrétionnaire) sont en soi insuffisantes pour assurer un travail juridique de qualité et pourraient inciter l'avocat à bâcler son Solution : Accorder les 7 heures additionnelles dès le début du procès. Mise en œuvre : le calcul selon le tarif serait plus simple et plus rapide puisque le personnel n'aurait pas à examiner les comptes précédents pour déterminer combien de jours d'audience, il y a eu. Les heures additionnelles seraient tout simplement appliquées au début du procès. Remarque : Certaines de ces causes pourraient ne pas être admissibles à une augmentation discrétionnaire une fois les nouvelles lignes directrices en place. Ce changement ne toucherait que les causes qui prennent moins de dix jours, lesquelles n'atteindraient probablement pas le seuil de la gestion des causes de niveau intermédiaire. 5

6 Tarif en matière criminelle La règle des 64 heures Règlement de l'ontario 107/99, Annexe 1, Partie 1, tableau Le tarif autorise un total d'au plus 64 heures de préparation il n'y a pas de limite pour les heures de présence au tribunal dans le cas des actes criminels Problème : Si aucun élément d'augmentation n'est facturé, le tarif autorise des heures de préparation pour 13 jours d'audience pour une affaire contentieuse (12 jours additionnels x 4 heures + 15 premières heures). Cette limite s'applique à la fois à l'enquête préliminaire et au procès. Si quatre éléments d'augmentation sont facturés, ce qui n'est pas rare (par exemple cautionnement, conférence préparatoire au procès avec juge et requêtes fondées sur la Charte), le tarif ne permet que 11 journées d'audiences pour une affaire contentieuse. Dans la pratique, cette règle oblige à demander une augmentation discrétionnaire pour le travail de préparation nécessaire entre les journées d'audience. Avec les nouveaux critères applicables aux augmentations discrétionnaires, ce travail de préparation ne serait pas couvert puisqu'il n'est généralement pas dû à des circonstances exceptionnelles. Solution : Supprimer la règle ou l'appliquer sous forme de limite distincte à l'enquête préliminaire et au procès. Le nombre maximal d'heures de préparation serait probablement aligné sur la gestion des causes de niveau intermédiaire. Mise en œuvre : À déterminer Remarque : Cette règle doit être examinée en même temps que toute augmentation du tarif pour les actes criminels. Si on apporte une augmentation quelconque aux heures prévues au tarif pour les actes criminels, la limite de 64 heures de préparation sera atteinte plus tôt. 6

7 Tarif en matière criminelle Actes criminels - appels Le tarif autorise un total d'au plus 37 heures Problème : Le tarif ne prévoit pas suffisamment d'heures. Les avocats demandent régulièrement une augmentation discrétionnaire. Solution : Doubler le maximum autorisé en le portant à 74 heures. Mise en œuvre : Lors de la délivrance du certificat, les heures autorisées seraient doublées. Remarque : Fort impact sur les prestataires de services 7

8 Tarif en matière de protection de l'enfance Révision du statut de l'enfant en vertu de la LSEF (tutelle de la société à la Couronne) Le tarif autorise un total d'au plus 6 heures Problème : Le tarif ne prévoit pas suffisamment d'heures. Les avocats demandent régulièrement une augmentation discrétionnaire. Solution : Doubler le maximum autorisé en le portant à 12 heures. Mise en œuvre : Lors de la délivrance du certificat, les heures autorisées seraient doublées. Remarque : Une étude plus approfondie de l'augmentation du nombre d'heures est nécessaire. Fort impact sur les prestataires de services 8

9 Tarif en droit de la famille Audiences portant sur les soins et la garde Le tarif autorise 6 heures, y compris la présence à l'audience Problème : Le tarif ne prévoit pas suffisamment d'heures. Les avocats demandent donc une augmentation discrétionnaire. La présence peut correspondre à une journée complète Solution : Ajouter la présence à l'audience aux 6 heures autorisées par le tarif Mise en œuvre : Porter l'autorisation à 6 heures, plus les heures de présence. Remarque : Fort impact sur les prestataires de services 9

10 Tarif en droit de la famille Requête en jugement sommaire Le tarif autorise 8 heures, y compris la présence à l'audience Problème : Le tarif ne prévoit pas suffisamment d'heures. Les avocats demandent donc une augmentation discrétionnaire. La présence peut correspondre à une journée complète Solution : Ajouter la présence à l'audience aux 8 heures autorisées par le tarif Mise en œuvre : porter l'autorisation à 8 heures, plus les heures de présence. Remarque : Fort impact sur les prestataires de services 10

11 Tarif en droit de la famille Motions courantes (p. ex., dossiers) Le tarif autorise 3 heures, y compris la présence à l'audience Problème : Le tarif ne prévoit pas suffisamment d'heures. Les avocats demandent donc une augmentation discrétionnaire. La présence peut correspondre à une journée complète Solution : Ajouter la présence à l'audience aux 3 heures autorisées par le tarif Mise en œuvre : Porter l'autorisation à 3 heures, plus les heures de présence. Remarque : Faible impact sur les prestataires de services 11

12 Tarif en droit de la famille Motions portant sur la garde et le droit de visite, art Le tarif ne couvre pas cette nouvelle disposition de la LSEF Problème : Les motions relatives à la garde et au droit de visite en vertu de l'article 57.1 sont nouvelles dans la LSEF et devraient faire l'objet d'une autorisation distincte, pour le temps de préparation plus le temps de présence. Solution : Créer une nouvelle autorisation de 5 heures Mise en œuvre : Créer une nouvelle autorisation Remarque : Fort impact sur les prestataires de services 12

13 Principes essentiels de la gestion des causes 1. Fournir aux avocats qui travaillent sur des causes complexes les ressources appropriées leur permettant d'assurer la prestation de services juridiques de haute qualité 2. S'assurer que les causes sont gérées de façon efficace et économique 3. Surveiller et contrôler le coût de la cause, selon la norme correspondant à la fourniture de conseils adéquats à un client raisonnable ayant des moyens modestes 4. Établir et maintenir un cadre de responsabilisation et de cohérence des décisions 5. Permettre de faire des meilleures prévisions du coût du programme et de chaque cause 6. Gérer et fournir des services juridiques dans les limites des ressources financières disponibles 7. Identifier en amont les causes / les avocats à orienter vers la gestion des causes 8. Veiller à adopter une approche proactive, plutôt que réactive, à l égard de la gestion des causes et des coûts 9. S efforcer de bien comprendre les facteurs qui influent sur le coût des causes 10. Établir des lignes directrices budgétaires concernant les montants autorisés selon le type de cause à partir des données sur le coût des causes 11. Définir clairement ce que l on attend de l avocat et du directeur régional pour la gestion de la cause 12. Veiller à l établissement de stratégies relatives aux causes 13. Identifier les facteurs qui influent sur le coût des causes et les gérer efficacement (p. ex., établir des critères pour les motions? quelle est la probabilité de réussite? une motion est-elle dans l intérêt du client? quelle est l avantage au regard du coût d agir de la sorte dans cette instance? 13

14 Objectifs de la gestion des causes Les conversations avec les avocats inscrits sur les listes concernant la gestion des causes auront les objectifs suivants : Fournir des services efficaces et de haute qualité aux clients Renforcer les relations entre AJO et les prestataires de services Comprendre le dossier et les coûts associés aux instances Soutenir les prestataires de services et leur suggérer au besoin d'autres solutions plus efficaces au regard du coût Cerner les lacunes du tarif en vue d'améliorations futures Cerner les problèmes systémiques et promouvoir des améliorations chaque fois que c'est possible 14

15 Gestion du coût des causes Le coût d une cause peut être élevée pour de multiples raisons, dont les suivantes : 1. Contexte régional (p. ex., procédures de gestion des tribunaux qui résultent en de multiples comparutions) 2. Insuffisance du tarif LSEF 3. Pratiques de gestion au sein du cabinet d avocats (p. ex., passer des dossiers d un avocat à un autre; utilisation de parajuristes, d étudiants, de LAO LAW, de jeunes avocats ou de représentants; conférence de règlement avec AJO) 4. Omission, de la part de l avocat, de demander toutes les autorisations prévues au tarif avant de demander une augmentation discrétionnaire 5. Caractéristiques du client (p. ex., représentation de clients ayant des problèmes de santé mentale, difficultés linguistiques, autres difficultés) 6. Gestion du client les dossiers restent ouverts longtemps par suite de la perte de contact avec le client 7. Gestion de la cause reflétant des facturations d augmentation discrétionnaire de nature administrative toutes les lettres sont facturées à 0,2 h, les conversations interservices sont inscrites sur le bordereau 15

16 Gestion des causes et soutien aux prestataires de services Outre la diminution et le contrôle des coûts, le soutien des avocats qui acceptent des causes complexes en droit de la famille est l un des éléments clés de cette initiative. Toutes les occasions d atteindre cet objectif devraient être examinées avec le prestataire de service notamment : Émettre les autorisations prévues par le tarif Mentorat Améliorations des méthodes et de la gestion des clients Médiation Conférences de règlement 16

17 Gestion des causes en droit de la famille - Admissibilité 1 re étape : Pour être admissible au programme, l avocat doit accepter les conditions et modalités de la gestion des causes et remplir un formulaire d évaluation de la gestion des causes. Ce formulaire doit être rempli après l achèvement d une conférence de règlement dans une affaire de tutelle par la Couronne en vertu de la LSEF, lorsque l affaire est inscrite pour une conférence préparatoire au procès ou pour un procès, ou lorsque les comptes provisoires dépassent dollars. 2 e étape : Le directeur régional ou son représentant désigné examine le dossier. 3 e étape : Le directeur régional détermine si les motions proposées, les experts ou le nombre d heures de préparation constituent une dépense justifiable de fonds publics. 4 e étape : Le directeur régional établit le budget en se basant sur des autorisations progressives qui s ajoutent au certificat. Pour établir le budget, on examinera le coût d affaires de même nature au sein du district. 5 e étape : Si l avocat n est pas satisfait du budget qui lui est alloué, il peut interjeter appel de la décision auprès du vice-président régional. 17

18 Gestion des causes en droit de la famille - Premier projet pilote 18

19 Tutelle par la Couronne (LSEF) 1 er projet pilote - Autorisations Création de 3 autorisations de gestion des causes dans les cas de demande de tutelle par la Couronne en vertu de la LSEF 5 heures 10 heures 15 heures Honoraires forfaitaires autorisés à l'appui des budgets de gestion des causes Les honoraires forfaitaires simplifient les paiements et les rendent plus prévisibles Le coût et l'impact financier sont en cours d'examen 19

20 Tutelle par la Couronne (LSEF) 1 er projet pilote - Emplacements Un emplacement dans chaque région RGT : CJO North York Sud-Ouest (p. ex., Hamilton) Nord (p. ex., Thunder Bay) Centre-Est (p..ex., Durham) 20

21 Gestion des causes en matière criminelle Litiges et gestion des causes (LGC) 1 er projet pilote - tous les homicides 2 e projet pilote - tous les appels en matière criminelle Districts Trier les causes de niveau intermédiaire (7 000 $ à $) selon l'accusation 1 er projet pilote - agression sexuelle 21

22 GCL 22

23 Prochaines étapes Autorisations préalables en vertu du tarif Les placer dans le cadre des objectifs stratégiques d'ajo Évaluer les répercussions financières La gestion des causes Droit de la famille Analyser les données de façon plus poussée afin de déterminer le coût Finaliser les schémas de processus et sélectionner des emplacements pilotes Mettre en œuvre à l'automne 2012 Droit criminel LGC Examiner les données Créer des schémas de processus Mettre en œuvre à l'automne 2012 Districts Lancement à l'hiver