Positionnement de la fonction Compliance au sein des établissements de crédit luxembourgeois et des entreprises d investissements

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1 Psitinnement de la fnctin Cmpliance au sein des établissements de crédit luxemburgeis et des entreprises d investissements 1) Intrductin Il y a six ans, les membres de l ALCO nt salué avec beaucup de satisfactin la publicatin de la circulaire CSSF 04/155. La recnnaissance de la fnctin Cmpliance, sn indépendance, ses bjectifs, ses myens, ses drits et ses devirs, tels qu ils snt décrits dans la circulaire et dans le dcument du cmité de Bâle, crrespndent bien à la fnctin interne et permanente attendue par l ALCO. Aujurd hui, la crise financière et les scandales qu elle a mis au grand jur fnt peser sur le pays une pressin intense et diversifiée. Les Cmpliance Officers de la place de Luxemburg, presque tus membres de l ALCO, subissent eux-mêmes directement et indirectement cette pressin. Plusieurs se psent des questins. Ont-ils failli à leur missin? Snt-ils encre sutenus pur accmplir celle-ci crrectement? Peuvent-ils assumer sereinement leurs respnsabilités? La crise financière a entraîné généralement deux réactins au sein des établissements financiers : d abrd une réductin des cûts et dnc des effectifs ntamment ceux des fnctins de cntrôle, ensuite un psitinnement défensif et une argumentatin juridique face aux plaintes des clients mécntents. Ces deux réactins snt de nature à affaiblir la fnctin Cmpliance, particulièrement lrsque le respnsable de la fnctin Cmpliance exerce simultanément d autres fnctins u lrsqu il est sumis à un respnsable hiérarchique qui se truve dans cette situatin. Certains Cmpliance Officers de la place nt, dans ces circnstances, quitté bn gré mal gré leur pste. Les nuvelles réglementatins et la charge qui en décule pur la fnctin Cmpliance renfrcent encre le besin de cnditins ptimales pur exercer cette fnctin. La psitin de l ALCO est simple : appliquns la circulaire CSSF 04/155. Plus particulièrement, veillns : - À l indépendance de la fnctin Cmpliance en la rattachant systématiquement à un «dirigeant agréé», - À l exercice de la fnctin à plein temps de préférence sauf si l ensemble des cnditins de dérgatin snt remplies, - Aux crdinatins nécessaires, sus l égide de la fnctin Cmpliance, lrsque les tâches de celle-ci snt déléguées, - Au rattachement fnctinnel, et nn hiérarchique, de la fnctin Cmpliance luxemburgeise à celle de sa maisn-mère, - Au maintien d une fnctin Cmpliance centrée sur sn métier. 2) C est ce qui ressrt du rapprt du grupe de travail mis spécialement en place par l assciatin au premier trimestre 2010 suite aux craintes exprimées par plusieurs de ses membres. L ALCO cnsidère que ces réflexins peuvent être utiles pur l évlutin de la fnctin Cmpliance, sans remise en cause systématique des situatins existantes et sans chercher à impser un mdèle trp rigide. 1

2 3) Psitin dans l rganigramme hiérarchique a. La circulaire CSSF 04/155 Actuellement, la circulaire cnstitue le seul dcument luxemburgeis spécifique à la fnctin Cmpliance. Elle s adresse aux établissements de crédit et entreprises d investissement. Elle sert néanmins de référence aux autres PSF u sciétés de gestin qui, vlntairement, réglementairement u légalement, nt mis en place une fnctin Cmpliance au sein de leur rganisatin interne, que cette fnctin ait trait à l ensemble des respnsabilités ptentielles de Cmpliance u uniquement à la préventin du blanchiment et du financement du terrrisme. i. 28. A) Indépendance La fnctin Cmpliance ne dit pas dépendre d un service u d un département de l établissement mais dit être rattachée, d un pint de vue hiérarchique, à la directin de l établissement. Cmmentaires : - La «directin» est cnstituée des «persnnes chargées de la gestin jurnalière et agréées en vertu de la li relative au secteur financier» cnfrmément au pint 2 de la circulaire précitée. On parle généralement des dirigeants agréés. - La circulaire n a pas aménagé la pssibilité d une dérgatin à ce principe, alrs que sur d autres pints des pratiques dérgatires snt prévues. Pur y avir cllabré, l ALCO suligne que c était d ailleurs la vlnté des rédacteurs de la circulaire de ne pas envisager de dérgatin au principe du rattachement hiérarchique. Cnstat : - Dans la pratique, le Cmpliance Officer est parfis rattaché hiérarchiquement à un membre du Cmité de directin qui n est pas un des dirigeants agréés, au Secrétaire général, au chef du département juridique u au respnsable du Risk Management, vire au respnsable de l Audit interne. - Cette situatin se retruve surtut dans des établissements de petites tailles. - Le titre et le grade attribués au Cmpliance Officer, le chix d une persnne mins expérimentée, placent parfis la fnctin Cmpliance dans une psitin inférieure aux autres fnctins de cntrôle, réduisant par là le pids de sn interventin auprès des emplyés et des respnsables. Psitin de l ALCO : - L ALCO cnsidère le rattachement hiérarchique prévu par la circulaire cmme celui qui garantit le mieux l indépendance nécessaire à la fnctin Cmpliance pur lui permettre de s exercer efficacement et prfessinnellement, et ce particulièrement dans les établissements imprtants. - En utre, ce psitinnement entraîne généralement une plus grande implicatin du dirigeant agréé dnt la Cmpliance dépend et ffre davantage de sensibilisatin et de prise de respnsabilité de sa part ainsi qu un sutien et une plus grande visibilité au sein de l établissement. Cntexte internatinal : - Le CESR, Cmité Eurpéen des régulateurs de valeurs mbilières, s est effrcé dans une étude parue en avril 2002, de définir les principales caractéristiques de la fnctin Cmpliance. La fnctin dit seln leur dcument : Être indépendante des pératinnels ; 2

3 Infrmer les dirigeants de l entreprise d investissement ainsi que les cntrôleurs internes et externes des résultats de ces cntrôles ; Adresser au régulateur un rapprt sur les infractins significatives ; S assurer régulièrement de l adéquatin des plitiques et des prcédures à la réglementatin des services d investissement. - Le Cmité de Bâle a également frmulé des principes relatifs à la fnctin de cnfrmité u Cmpliance dans les banques et l indépendance de la fnctin fait partie des nze principes énncés. - Au Ryaume Uni, la mise en place de la fnctin dépend du vlume, de la nature, de la cmplexité des pératins réalisées et du degré de risque asscié à chaque métier mais la fnctin dit être suffisamment indépendante afin de puvir remplir sa missin efficacement. - Il en est de même en Belgique ù la Cmpliance est une fnctin indépendante au sein de l rganisatin, axée sur l examen et l améliratin du respect par l établissement des règles relatives à l intégrité du métier de banquier. - Idem en France, ù le règlement général de l AMF (article 313-2) précise la nécessité d une fnctin de cnfrmité efficace et exercée de manière indépendante. Le principe du respect de la cnfrmité a été inscrit, dès 1997, dans le règlement n du Cmité de la réglementatin bancaire et financière relatif au cntrôle interne. L entrée en vigueur du règlement n a cnstitué une étape majeure du renfrcement de la surveillance des risques et de l efficacité des cntrôles au sein des établissements de crédit et des entreprises d investissement. En effet, ce texte prévit tut d abrd l bligatin pur les établissements de se dter d un dispsitif de cntrôle interne (ses caractéristiques snt détaillées dans les titres II à VI du règlement), dnt ils divent s assurer du caractère adapté à leur activité, leurs risques, leur taille. Cnfrmément aux articles 7 à 11 du règlement n 97-02, les unités en charge du cntrôle interne divent être indépendantes, dispser de myens adaptés leur permettant d assurer un cntrôle exhaustif des risques et d examiner péridiquement les systèmes de cntrôle mis en place. De par la définitin même de leur fnctin, elles divent participer à la maîtrise de tus les risques encurus par l établissement, y cmpris ceux de nn-cnfrmité. L article 5 du règlement prévit spécifiquement dans les missins du dispsitif de cntrôle interne que celui-ci dit : «Vérifier que les pératins réalisées par l entreprise, ainsi que l rganisatin et les prcédures internes snt cnfrmes aux dispsitins législatives et réglementaires en vigueur, aux nrmes et usages prfessinnels et déntlgiques et aux rientatins de l rgane délibérant u de l rgane exécutif.» Le règlement n prévit par cnséquent explicitement le cntrôle du risque de nn-cnfrmité par les établissements. - En Suisse, la circulaire 2008/24 de la FINMA se brne à préciser que la fnctin Cmpliance sera intégrée dans l rganisatin générale, mais devra être indépendante des activités pératinnelles génératrices de revenus ; - en Allemagne, un texte précis et détaillé 1 est en vie de finalisatin : le Bafin, dans sn prjet de circulaire (Knsultatin 17/2009) cnsidère que la fnctin de Cmpliance dit être permanente, efficace et remplir ses tâches de manière indépendante. Cncernant sn psitinnement (BT 1.1), la fnctin de Cmpliance est cnsidérée cmme un instrument de la Directin, qui purra également être placée sus l autrité d un membre de la Directin. 1 Rundschreiben der BaFin zu Mindestanfrderungen an Cmpliance und die weiteren Verhaltens-, Organisatins- und Transparenzpflichten nach 31 ff. WpHG 3

4 ii. 28. B) Ressurces bb) plein temps Lrsque ni la taille de l établissement, ni la nature des activités, ni les risques encurus ne rendent nécessaire la créatin d un pste de «Cmpliance Officer» à plein temps, il est admissible d en charger une persnne à temps partiel. Il y a lieu de veiller à ce que les autres tâches exercées par cet emplyé restent cmpatibles avec les respnsabilités lui incmbant en vertu des dispsitins de la présente circulaire. L établissement qui veut ne pas créer un pste de «Cmpliance Officer à plein temps, dit btenir l autrisatin explicite de la Cmmissin de Surveillance du secteur Financier Cmmentaires : - Le «Cmpliance Officer» est la persnne définie au pint 28 de la même circulaire : «L établissement désigne un emplyé chargé de diriger la fnctin Cmpliance...» - La dérgatin prévue n est envisageable que si ni la taille, ni les activités et ni l expsitin aux risques de l établissement ne s y ppsent. - Les précisins du secnd paragraphe du pint 29. B) bb) sur la cmpatibilité des autres tâches exercées signifient que l exercice de tâches autres que celles de Cmpliance est cnsidérée cmme l exercice à temps partiel du pste de Cmpliance Officer. - Si l n est uniquement respnsable de la fnctin Cmpliance, n a l avantage de puvir s y cnsacrer cmplètement. Par cntre la respnsabilité cmmune de deux fnctins amélire les synergies, par exemple dans la gestin des risques, et les écnmies de cûts. Ce pint est particulièrement vrai pur la fnctin juridique ù synergies et cllabratins snt spécialement imprtantes. - Partager des respnsabilités ne se fait pas nécessairement au détriment de la fnctin Cmpliance. Dans la pratique, ce partage entraîne cependant le chix d un respnsable dnt le prfil et les qualificatins snt d abrd ceux de sa fnctin première, juriste u Risk manager. Ceci a pur cnséquence de diminuer l accès des autres prfils et qualificatins, auditeurs u praticiens expérimentés par exemple, à la fnctin de Cmpliance Officer. - Si d une part placer deux équipes distinctes sus un même respnsable fait prfiter l équipe Cmpliance de la psitin hiérarchique plus favrable du respnsable cmmun, éventuellement de sa présence aux réunins du Cmité de Directin s il est secrétaire Général, c est d autre part placer les respnsables des deux équipes, qui cnsacrent tut leur temps à leur fnctin respective, dans une psitin subrdnnée. Cnstat : - Dans la pratique, plusieurs banques, de taille nn négligeable, exerçant des activités variées et encurant des risques prprtinnés, nt dérgé à ce principe de vir le dirigeant de la fnctin Cmpliance se cnsacrer à plein temps à cette fnctin. Psitin de l ALCO : - L ALCO cnsidère le respect du principe d un pste de Cmpliance Officer à plein temps prévu par la circulaire cmme garantissant au mieux l indépendance, la neutralité et la dispnibilité nécessaires à la fnctin Cmpliance pur lui permettre de s exercer efficacement et prfessinnellement, pur le mins dans les établissements myens u imprtants ainsi que dans les établissements ù les activités et/u l expsitin aux risques le justifient. - Les dérgatins à ce principe devraient rester limitées aux situatins existantes u particulières et dans les cas ù l indépendance et l efficacité de la fnctin Cmpliance ne seraient pas mises en danger. 4

5 - En tut état de cause et si les cnditins de dérgatin au principe de la fnctin de Cmpliance Officer à plein temps snt réunies, l autrisatin préalable de la CSSF est indispensable. Cntexte internatinal : - La fnctin en charge de la maîtrise du risque de nn-cnfrmité dit être indépendante des services pératinnels (cf. recmmandatins du CESR et du Cmité de Bâle) 4) Rôle de crdinatin Pint 28. B) Ressurces ba) Certaines des tâches liées aux respnsabilités décrites au chapitre IX peuvent être déléguées à des services, cellules u départements. Dans ce cas, la fnctin Cmpliance assure un rôle de crdinatin entre les unités chargées de l exécutin des tâches déculant des respnsabilités décrites au chapitre IX. Cmmentaires : - La circulaire est stricte en matière de respnsabilité, mais flexible en matière d rganisatin. Dans la pratique les respnsabilités dévlues à la fnctin Cmpliance snt fréquemment réparties entre divers départements de l rganisatin. Relevns ntamment (cf chap. IX) : Evaluatin du risque de Cmpliance : cela fait suvent intervenir le Risk Management et l Audit Interne ; Identificatin des nrmes en vigueur : n relève fréquemment l interventin du juridique et de la DRH ; Respect de la plitique de risques de Cmpliance : interventin d entités de cntrôle et de l Audit Interne ; Prblèmes de Cmpliance, suivi des mesures crrectrices : interventin habituelle d entités de cntrôle (Risk Opératinnel ) et de l Audit Interne. Cnstat : - Ces exemples de répartitin des tâches ne psent aucun prblème si et seulement si, la fnctin Cmpliance ne se départit pas de ses respnsabilités. C est le sens de la crdinatin vulue par la circulaire. Or, n cnstate fréquemment une absence de structure frmalisée de crdinatin des différents départements impliqués dans des tâches relevant en réalité de la respnsabilité de la Cmpliance. Psitin de l ALCO : - Il est nécessaire qu une frmalisatin sit mise en place. Elle peut se faire via un reprting péridique u sus frme de cmités tenus par la Cmpliance. Citns par exemple les cmités suivants qui purraient réunir différentes fnctins de cntrôle, sus l égide de la Cmpliance: Cmité anti-blanchiment Cmité anti-fraude Cmité abus de marché 5

6 Cmité d éthique et de déntlgie Cmité de vigilance D autres mdalités de crdinatin peuvent évidemment être imaginées. En sus de l aspect frmalisatin, si délégatin de tâches il y a, alrs s agissant de respnsabilités initialement dévlues à la Cmpliance, cela devrait s accmpagner par des mdalités de surveillance qui truvent naturellement leur place dans ce que l n appelle le Cmpliance Mnitring Prgramme. 5) Rattachement fnctinnel Il est curant de cnstater une cpératin et une crdinatin de la fnctin Cmpliance à travers l ensemble d un grupe. Cette crdinatin prend généralement la frme d une liaisn dite fnctinnelle entre le Cmpliance Officer d une entité et celui de sa maisn-mère. Seln ce principe, une telle liaisn fnctinnelle peut exister d une part entre le Cmpliance Officer d une entité Luxemburgeise et le Cmpliance Officer de sa maisn-mère, suvent étrangère. Cmmentaires : - Le principe de reprting fnctinnel est recnnu par la circulaire CSSF 04/155 dans sn pint Les nrmes réglementaires applicables au niveau luxemburgeis restent d applicatin. Cnstat : - Ce principe de rattachement fnctinnel ne pse généralement pas de difficultés majeures lrsqu il est appliqué dans le respect réciprque. - Il ne peut pas exister de relatin hiérarchique avec le grupe qui supplanterait ttalement la relatin hiérarchique avec la Directin lcale. Psitin de l ALCO : - L ALCO cnsidère le reprting fnctinnel cmme nrmal et cntribuant psitivement à la surveillance des établissements sur une base cnslidée. - Par cntre si le lien devient hiérarchique, il risque d une part de nuire frtement à l indépendance nécessaire à la fnctin cmpliance au Luxemburg et d autre part d entraîner des difficultés particulières dans l échange de dnnées puvant être privées u cnfidentielles. Cntexte internatinal : - Le rattachement hiérarchique du respnsable central de la cnfrmité dit être le plus élevé pssible, afin de garantir l indépendance. Seln le dcument du Cmité de Bâle, il est suhaitable que la respnsabilité au plus haut niveau de la cnfrmité sit assurée par un membre de l rgane exécutif. Le dcument cnsultatif précise également que le respnsable de cette fnctin sit u nn membre du cmité exécutif, il cnvient qu il ait un accès privilégié à l rgane exécutif de l établissement afin de puvir l infrmer des éventuelles défaillances. - Au Ryaume-Uni, la nminatin du respnsable de la cnfrmité est appruvée par le Financial Supervisry Authrity (FSA) et il dit avir un accès direct au cnseil d administratin. La fnctin dit être assurée par un cadre dirigeant et elle ne peut pas être externalisée. - En Belgique, la Cmpliance est une fnctin indépendante au sein de l rganisatin et sn rattachement hiérarchique dit être très élevé. 6

7 - en Suisse, la circulaire 2008/24 de la Finma précise que l établissement désigne un membre de la directin cmme respnsable de la fnctin de Cmpliance et fait ainsi en srte que cette dernière puisse accéder librement à la directin ; - en Allemagne, et cmme déjà évqué (BT 1.1), la fnctin de Cmpliance est cnsidérée cmme un instrument de la Directin, qui purra également être placée sus l autrité d un membre de la Directin : il devra cependant être assuré que le Président du Cnseil de Surveillance puisse avir directement accès à la fnctin de Cmpliance sus réserve d en infrmer la Directin. Le texte précise par ailleurs (chiffre 5 BT 1.1.1) que l imprtance de la fnctin de Cmpliance dit se refléter dans sn psitinnement au sein de l rganisatin. 6) Tâches cmpatibles et incmpatibles a. Audit interne L bjet de l Audit interne est de vérifier l adéquatin et l efficacité de l ensemble du cntrôle interne de l établissement et de faire des recmmandatins pur le crriger et l ptimiser. Pur ce faire, l Audit interne est nn pératinnel (indépendant de tute activité) et agit, sauf exceptins, par des cntrôles a psteriri. Cmmentaires : - Cmme tute activité de l établissement, la fnctin Cmpliance fait partie du champ d interventin de l Audit interne (cnfirmé par la pint 30 de la circulaire CSSF 04/155). - En cnséquence, et pur l indépendance de chacune des deux fnctins, les tâches d Audit interne snt incmpatibles avec celles de Cmpliance (cnfirmé par la pint 31 de la circulaire CSSF 04/155). - Une certaine crdinatin dans la répartitin des cntrôles réalisés par les deux fnctins reste suhaitable et la circulaire précise que l Audit interne peut s appuyer sur les travaux de la Cmpliance et réciprquement. Cnstat : - À ntre cnnaissance, il ne reste plus de cas de cumul des deux fnctins cncernées au Luxemburg. - Le pint de la circulaire IML 98/143 mdifiée traitant de l bjectivité de l Audit interne dit «qu il ne faut pas que les auditeurs sient chargés de l élabratin de mesures d rganisatin et de cntrôle interne.» mais «n exclut pas la pssibilité pur la directin de cnsulter l Audit interne et de lui demander un avis». Le pint 29. C) de la circulaire CSSF 04/155 précise que «la fnctin Cmpliance est impliquée et cnsultée lrs de la préparatin de prcédures de cntrôle interne.» mais le pint suivant, 29. D), ajute que «pur la vérificatin des prcédures, la présente circulaire n empêche pas que la fnctin Cmpliance s appuie en pratique sur les travaux de l Audit interne.» L interprétatin de ces différents textes cnduit suvent à un examen systématique des prcédures par chacune des deux fnctins. L examen a priri des plices et prcédures des établissements financiers par plusieurs fnctins de cntrôle peut entraîner un duble empli mais aussi des psitinnements cnflictuels. Psitin de l ALCO : - Il cnvient de maintenir très frmellement l incmpatibilité entre les deux fnctins. - Il cnviendrait également de mieux différencier les rôles et les tâches respectives des deux fnctins. 7

8 Cntexte internatinal : - la Cmmissin bancaire française a publié en ctbre 2003 un dcument cnsultatif dans lequel elle énnce 11 principes cncernant la cnfrmité et ù elle précise que l activité de la fnctin de cnfrmité dit être incluse dans le champ du cntrôle interne. - De manière générale, les rganes exécutif et délibérant divent être en mesure de dispser des éléments leur permettant d apprécier la pertinence de la méthdlgie de mesure des risques et du dispsitif de cntrôle de la cnfrmité. Il paraît alrs indispensable que la fnctin de cnfrmité sit «auditable», à l instar des autres activités d un établissement. Si l n veut que l audit (u inspectin) puisse juger en tute indépendance de l efficacité du dispsitif de cnfrmité de l établissement, il faudra éviter les cnflits d intérêt ptentiels en séparant les deux fnctins. - En Belgique, la fnctin Cmpliance dit être distincte de l audit interne, le cmité de directin infrme le cnseil d administratin au mins une fis par an de l état de la situatin en matière de cmpliance, le cas échéant par l intermédiaire du cmité d audit. - En Suisse, l incmpatibilité entre la fnctin de Cmpliance et l Audit interne n est pas expresse, mais résulte implicitement des termes de la circulaire 2008/24 «lrsqu il n existe pas de cnflit d intérêts, la fnctin de Cmpliance peut cnstituer un département avec d autres fnctins internes, par exemple avec le Service Juridique u le cntrôle des risques» ; - En Allemagne, le texte de la Bafin (BT 1.1.1) exclut par principe expressément le rattachement à l Audit u la révisin interne «hiervn ausgenmmen ist grundsätzlich eine Anbindung an die interne Revisin». b. Risk management La missin du Risk Manager est d élabrer une plitique et des prcédures efficaces de gestin des risques permettant d identifier les risques liés aux activités et aux services, aux prcessus et aux systèmes de l établissement, et, le cas échéant, de déterminer le niveau de risque tléré par celui-ci. La fnctin a pur but de cnstruire, cnslider et affiner la cnnaissance des risques financiers et pératinnels, vire stratégiques et sciaux. Le risk manager a pur missin de dévelpper la cnscience du risque au sein de sn entreprise. Il intervient pur assurer une chérence transversale et une cmpréhensin réciprque avec les autres systèmes de management. Il est le garant de la permanence de la gestin des risques dans l entreprise. La crédibilité des résultats des actins qu il entreprend est en partie cnstruite sur l indépendance de sn psitinnement dans l rganisatin. En appliquant une méthde systématique, le risk manager purra identifier certains risques nn traités u sus-estimés par les autres systèmes de management, ainsi que les myens de traitement nn mis en œuvre. Cnstat : L interventin du Risk Management dans la supervisin, la maîtrise et la mesure des risques pératinnels a parfis semé la cnfusin dans certains établissements u dans l esprit de certains dirigeants quant à la ligne de séparatin entre les deux fnctins. Dans les faits, les rôles respectifs ne snt pas cntradictires et suvent cmplémentaires. Ainsi, par exemple, dans certains établissements, en matière de respect du cncept de Suitability, la Cmpliance intervient en amnt pur cntrôler la cllecte de l infrmatin KYC et s assurer de la prestatin de services en ligne avec le prfil de risque u la stratégie d investissement du client alrs que le Risk Management peut juer un rôle dans le cntrôle des prtefeuilles clients afin de s assurer 8

9 qu ils restent bien en ligne avec la stratégie d investissement u le prfil de risque du client. Bien sûr les résultats des cntrôles du Risk Management peuvent être à l rigine de l identificatin de prblèmes d applicatin de la suitability. Ces prblèmes devrnt être rapprtés à la Cmpliance qui surveille le respect des règles de cnduite. L exemple précédent illustre une tendance bservée visant à cnfier au Risk Management un rôle pératinnel dans la mesure du risque et à la Cmpliance un rôle de supervisin u de crdinatin. Des bservatins et une analyse plus détaillées snt également dispnibles sur le dcument écrit cnjintement par l ALCO, l IACI et PRIM intitulé «Three functins in the financial sectr Cmpliance / Risk Management / Internal Audit». Psitin de l ALCO : Le Risk Management pursuit des bjectifs prpres différents de ceux de la Cmpliance dans la mesure et le suivi de risques d autres natures ce qui requiert des cmpétences techniques et prfessinnelles différentes, des mdalités d interventin différentes. La démultiplicatin de ces dmaines d interventin n est pas de nature à rendre cmpatible les deux fnctins surtut dans le chef d établissements de taille significative u présentant des prfils de risque élevés. La prximité de certaines respnsabilités induit la nécessité d une cllabratin entre ces deux fnctins. Pur les pints tmbant dans les attributins de la Cmpliance, nus vus renvyns au pint 3. Rôle de crdinatin. Cntexte internatinal : - Le Cmité de Bâle cnsidère qu un dispsitif efficace de gestin du risque pératinnel se caractérise par des éléments essentiels, quels que sient la taille et le champ d actin des banques, à savir : frmulatin claire des stratégies et surveillance active par le cnseil d administratin et la directin générale ; slide culture du risque pératinnel1 ; culture de cntrôle interne (ntamment, définitin claire de la hiérarchie des respnsabilités et de la répartitin des tâches) ; infrmatin interne efficace ; mise en place de plans de securs. - Le Cmité définit le risque pératinnel cmme «risque de pertes dues à des persnnes, prcessus u systèmes inadéquats u défaillants, u résultant d événements extérieurs». Cette définitin cmprend le risque juridique mais exclut le risque stratégique et le risque de réputatin. - Le cnseil d administratin devrait garantir que le dispsitif de gestin du risque pératinnel de la banque est sumis à un audit interne efficace et cmplet, effectué par un persnnel fnctinnellement indépendant, dté d une frmatin apprpriée et cmpétent. La fnctin d audit interne ne devrait pas être directement respnsable de la gestin du risque pératinnel. - La gestin du risque pératinnel atteint sn efficacité maximum quand la culture de la banque met l accent sur des critères élevés de cmprtement éthique à tus les niveaux de l établissement. Le cnseil d administratin et la directin générale devraient favriser une culture qui, en actes et en parles, impse un cmprtement d intégrité à tus les emplyés de la banque dans le cadre de leur travail. c. Département juridique, secrétariat général Le département juridique d une institutin financière veille aux intérêts de l établissement, en cnseillant la directin et les services demandeurs, en assurant une veille légale et parfis réglementaire, en rédigeant des textes suvent cntractuels, en défendant le pint de vue et les intérêts de l établissement et de ses dirigeants, en limitant autant que pssible les dmmages qu ils purraient subir. 9

10 La fnctin Cmpliance dit par définitin veiller à éviter le risque de nn-cnfrmité, c'est-à-dire ntamment le risque de ne pas respecter les lis et règlements qui visent suvent à prtéger les intérêts des clients et l intégrité des marchés. Le département juridique n est pas frmellement cnsidéré cmme faisant partie du dispsitif de cntrôle interne même s il participe suvent à la maîtrise des risques et à leur mitigatin. Les respnsables du département juridique cnsidèrent cependant que leur fnctin est de plus en plus une fnctin de gestin des risques également. Cnstats : - De manière générale, il existe des différences imprtantes dans les rôles et respnsabilités des deux fnctins ntamment quant à l indépendance de la Cmpliance à l égard des services cncernés. Par exemple, la fnctin Cmpliance exerce une activité de cntrôle ce qui n est pratiquement jamais le cas du département juridique. - Les drits d initiative, d investigatin, d accès aux persnnes et aux infrmatins, de recurs auprès du Cnseil d administratin u du Cmité d Audit et de Cmpliance, drits nécessaires à l exercice de la fnctin Cmpliance peuvent difficilement être étendus à la fnctin juridique. Le cumul des deux fnctins peut cntribuer à réduire les drits de la fnctin Cmpliance. - La fnctin Cmpliance est tenue de cnseiller la directin en permanence, d infrmer et de frmer le persnnel. Ces tâches ne snt que partiellement et de manière mins systématique u cntraignante remplies par le département juridique. - Il peut y avir cnfusin entre un avis juridique et un avis Cmpliance, alrs que la finalité des deux fnctins n est pas la même. - Par cntre le chef et les membres du département juridique snt fréquemment appelés à remplir des tâches et de respnsabilités plus pératinnelles par exemple dans les litiges, prcédures, en exerçant des mandats d administrateurs, de dirigeants u de management. Ces tâches ne snt pas cmpatibles avec la fnctin Cmpliance. Cette dernière est parfis amenée à cntrôler u à valider des travaux et dcuments réalisés par des membres du service juridique. - L exercice de mandats et de respnsabilités pératinnelles peut abutir à certaines situatins de cnflit d intérêt particulièrement préjudiciables en situatin de crise. Psitin de l ALCO : - Il est suhaitable de maintenir une meilleure identificatin du rôle et de la respnsabilité de la fnctin Cmpliance et de garder de préférence les deux fnctins séparées sauf dans les tutes petites structures. Cntexte internatinal : - Le risque de nn-cnfrmité est défini par le Cmité de Bâle cmme un risque de sanctin judiciaire, administrative u disciplinaire, de perte financière, d atteinte à la réputatin, du fait de l absence de respect des dispsitins législatives et réglementaires, des nrmes et usages prfessinnels et déntlgiques, prpres aux activités des banques. - Seln ce dcument, ceci inclut ntamment les dispsitins relatives à la préventin du blanchiment et au financement du terrrisme, la cnduite des activités bancaires et financières (y cmpris les cnflits d intérêts), la prtectin de la vie privée et des dnnées, vire, seln l apprche définie par l établissement lui-même u par le régulateur, la législatin fiscale et le drit du travail. - Ainsi défini, le risque de nn-cnfrmité se distingue du risque juridique de litige avec une cntrepartie puisqu il ne vise pas la mise en cause des établissements au titre de 10

11 leurs bligatins cntractuelles mais les cnséquences dmmageables du nn-respect de règles relevant pur l essentiel de l rdre public. - La circulaire 2008/24 de la FINMA précise pur la Suisse que lrsqu il n existe pas de cnflit d intérêts, la fnctin de Cmpliance peut cnstituer un département avec d autres fnctins internes, par exemple le service juridique u le cntrôle des risques. Les tâches de chaque fnctin divent tutefis être clairement définies et attribuées. En particulier dans les établissements dnt l activité et l rganisatin snt peu cmplexes et le risque de cmpliance faible, la fnctin de cmpliance peut être assurée par des cllabrateurs travaillant à temps partiel u emplyés parallèlement à une autre fnctin interne avec laquelle il n existe pas de cnflit d intérêts ; - En Allemagne, dépendant de la taille et des activités de l entité cnsidérée, un rattachement à d autres fnctins de cntrôle cmme la préventin du blanchiment u le «risk management» snt envisageables ; le BaFin (B.T , chiffre 5, demande cependant que lrs du rattachement de la fnctin de Cmpliance à une autre fnctin d rganisatin/d état-majr, cmme par exemple le Service Juridique, les raisns divent en être dcumentées de manière à puvir être vérifiées («prüfungstechnisch nachvllziehbar zu dkumentieren») ; d. Administratin/secrétariat des cmptes (clientèle) L bjet de cette fnctin est la tenue administrative des dssiers clients assrtie suvent de la gestin infrmatique du signalétique client. Cmmentaires : - La fnctin d administratin des cmptes est très prche de la Cmpliance. Seln les rganisatins en place, la respnsabilité de cette fnctin peut être cnfiée au respnsable de la Cmpliance. En effet, si la Cmpliance intervient systématiquement sur l acceptatin des dssiers à risque, il arrive fréquemment que le traitement administratif u le cntrôle de la cmplétude vir l acceptatin des dssiers nn risqués échit à cette fnctin. - Il arrive également fréquemment que l Administratin des Cmptes, qui gère l ensemble des dssiers clients, signale à la Cmpliance des dssiers détectés cmme étant incmplets, vire prblématiques. - La fnctin Cmpliance exerce via sn Cmpliance Mnitring Prgram un cntrôle qualité des tâches exercées par la fnctin d administratin des cmptes. La prximité accrue des deux fnctins permet une meilleure efficacité et un alignement des travaux de l administratin des cmptes. Psitin de l ALCO : - L ALCO tut en étant partisan d une fnctin Cmpliance intégralement centrée sur sn métier cnsidère que le respnsable de la fnctin Cmpliance peut également sans atteinte à sn indépendance exercer la respnsabilité de la fnctin administratin des cmptes pur autant que les deux fnctins sus sa respnsabilité sient dtées de persnnel spécifique. Par ailleurs, la pssibilité de distinguer u pas la respnsabilité sur ces deux fnctins devrait s apprécier également en fnctin de la taille de l établissement. 11

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