Secrétaire -adjoint Administratif (H/F)

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1 DOSSIER D APPEL A CANDIDATURE No : BIODIVERSITE/AC/2014/001 Secrétaire -adjoint Administratif (H/F) Intitulé du poste : Secrétaire - adjoint Administratif (H/F) 1 Niveau (COI): Catégorie IV Grade (selon expérience) Supervision : Directement placé sous la supervision du Chef du Projet. Lieu d affectation : Unité de Gestion de Projet «Coastal, Marine and Island Specific Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States» Commission de l Ocean Indien, Blue Tower 4th floor Ebène, Maurice Poste financé par : 10th European Development Fund 1. DESCRIPTION DU POSTE 1.1. Cadre et objectif du poste Le secrétaire adjoint Administratif * 2 est recruté pour appuyer l Unité de Gestion du projet «Coastal, Marine and Island Specific Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States», dans la phase de démarrage (september14-fevrier 15). Ce projet régional mis en œuvre par la Commission de l Ocean Indien, couvre les pays ACP membres de la COI (Comores, Madagascar, Maurice, Seychelles) ainsi que le Kenya et la Tanzanie. La Réunion participe sur ses fonds propres Description des tâches Le secrétaire adjoint Administratif travaillera sous la supervision du chef de projet et appuiera tous les membres du personnel de l Unité de Gestion du projet. Il /elle appuiera le chef de projet dans la gestion administrative quotidienne du projet. Il /elle sera en charge de l organisation logistique de l ensemble des évènements (ateliers, formation, stage, journée scientifique, comités de pilotage ) dans le cadre du projet. Ces évènements pourront être organises dans chacun des sept pays participants. 1 Tous les postes dans le cadre du projet sont ouverts de manière égale a tout candidat sans aucune discrimination de genre. BIODIVERSITE/AC/2014/001 Page 1

2 Activités essentielles : Assistance administrative au Project Management Unit - Enregistrer le courrier entrant et sortant; - Classer et archiver le courrier et la documentation ; - Assister dans l archivage électroniques des documents techniques ; - Prendre des rendez-vous, tenir à jour des plannings des experts de la PMU - y compris des experts court-terme; - Traiter les appels téléphoniques ; - Assurer la mise en forme des documents produits par le projet ; - Mise en page des notes, compte-rendu et courriers découlant des réunions animées par le Team Leader et/ou ses collaborateurs ; - Petits travaux de traduction (anglais / français) - Travaux d impression, copie de document, scannage, constitution de dossiers Chargé de l organisation et de la logistique des évènements du projet - Appui à l organisation logistique des évènements liés au projet : ateliers, comités de pilotage, comité technique, journée scientifique, congrès, stages. - Assister dans la préparation des évènements : élaboration du planning, des actions à mener, recherche des lieux, des prestataires, d intervenants, de partenaires etc. - Assister le responsable de communication à la rédaction des différents supports de communication (communiqués de presse, invitations, programmes etc..) en coordination avec l unité de communication du secrétariat général. - Assister le responsable financier du projet a élaborer le budget de l évènement o Contacter les prestataires de services et fournisseurs potentiels (hôtels, agences de voyage, service de catering, services d interprétation, fournisseurs d équipement informatiques etc ) et demander des devis, cotations ou factures pro forma. o Assurer les négociations tarifaires avec les fournisseurs du projet (hôtels, agence de voyage, équipement informatiques etc ) - Superviser les prestations des différents intervenants : traiteur, techniciens sons et images, traducteur, interprètes, hôtesses etc - Assister le responsable financier pour obtenir les pièces justificatives des participants aux évènements (souches de billets, boarding passes, fiches de présence émargées ) - Organiser les voyages officiels du personnel du projet: réservation et achat de billets, demande de visa, information sanitaire (vaccination requise, paludisme ), réservation d hôtel, contacts avec les bureaux de destination. - Organiser les voyages des visiteurs au projet (lettre à l immigration, réservation d hôtel, transfert, etc.) A noter que les attributions mentionnées ci-dessus sont décrites de manière non limitative et peuvent évoluer selon le besoin du projet. 2. QUALIFICATIONS ET APTITUDES - Un diplôme ou certificat dans un domaine pertinent et/ou pouvoir justifier d une expérience professionnelle pertinente en appui a des projets (notamment organisation et logistique d atelier, conférences, voyages ) BIODIVERSITE/AC/2014/001 Page 2

3 - Maîtriser l outil informatique (traitement de texte, tableur Excel, logiciel de présentation, logiciel de navigation Internet, logiciel de gestion de messageries, ); - Bonne maîtrise écrite et parlée des langues anglaise (langue officielle du projet et de plusieurs pays participants) et française (principale langue de communication au sein de la COI). - En matière de savoir-être : o Bonne capacité à s intégrer dans une équipe multiculturelle et multilingue o Esprit méthodique, dynamisme, adaptabilité, sens du contact, esprit d équipe ; o Qualité rédactionnelle, esprit d analyse et de synthèse, esprit d initiative ; o Grande moralité et discrétion. 3. MODALITES CONTRACTUELLES La personne sera recrutée dans le cadre du projet Projet «Coastal, Marine and Island Specific Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States». Un contrat de travail de durée déterminée et de type COI sera établi pour une durée ne dépassant pas l échéance du Devis-Programme de démarrage (28 février 2015) 4. REMUNERATION La grille barémique de la COI servira de référence. Le niveau de rémunération sera agrée de commun accord et reflètera le niveau de qualification et d expérience du candidat. 5. DOSSIER DE CANDIDATURE ET MODALITES DE SELECTION Le dossier de candidature comportera un CV en anglais ou en français, copies des diplômes & attestations d emplois avec référence du superviseur direct et sera envoyé ou remis en main propre au bureau du projet (Projet Biodiversité - COI Blue Tower, 4th Floor, Ebène), ou envoyé par à l adresse suivante: Attn. Projet Biodiversité Project Management /unit Date ultime de remise des candidatures: 01decembre 2014 avant 16h00. Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées. Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent figurer sur l'enveloppe extérieure: - l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises; - la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en l'occurrence BIODIVERSITE/AC/2014/001); - le nom du candidat. Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du candidat avec objet : Recrutement de «Secrétaire/adjoint administratif» Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront rejetés. Nous vous prions d utiliser le modèle de CV joint. BIODIVERSITE/AC/2014/001 Page 3

4 MODELE DE CURRICULUM VITAE 1. Nom de famille: 2. Prénoms: Photo 3. Date de naissance: 4. Nationalité: 5. État civil: 6. Sexe : 7. No de Carte D identité No de Passeport : 8. Adresse : 9. Téléphone (Domicile): Portable : Education Institution Date début Date Fin certificat(s) obtenu(s): 12. Diplôme: Institution Date début Date Fin Diplôme(s) obtenu(s): 13. Connaissances Linguistiques Langue Lu Parlé Écrit Commentaires N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire) BIODIVERSITE/AC/2014/001 Page 4

5 14. Expérience Professionnelle Date Debut Date Fin Position Organisation/ Compagnie Brève Description du poste N/B : A indiquer également votre situation actuelle 15. Références Nom Prénom Position Organisation/ Compagnie coordonnées de contact Justification : N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence.si vous êtes dans l impossibilité de fournir cette référence, veuillez apporter une justification 16. Affiliation à une organisation professionnelle: Date Debut Nom Adresse Domaine (Mgt- Recherche-RH etc ) Apport a votre personne 17. Autres compétences: Domaine (Ex : Connaissances informatiques-formateurgestion de projets etc...) Détails BIODIVERSITE/AC/2014/001 Page 5

6 18. Expérience spécifique dans la région: Date début Date fin Pays Actions 19. Autres informations pertinentes Items (Ref de publication etc ) Details BIODIVERSITE/AC/2014/001 Page 6

7 BIODIVERSITE/AC/2014/001 Page 7

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