MARCHE PUBLIC DE SERVICE «CONTRAT DE MANDAT POUR L ORGANISATION DU SYMPOSIUM CAROTTE ET AUTRES APIACEES 2014»

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1 MARCHE PUBLIC DE SERVICE «CONTRAT DE MANDAT POUR L ORGANISATION DU SYMPOSIUM CAROTTE ET AUTRES APIACEES 2014» PROCEDURE ADAPTEE (Article 28 du Code des Marchés Publics) CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES (C.C.P) Numéro de marché : N PA Date de notification : Date de publication de l avis d appel public à concurrence : DATE DE REMISE DES OFFRES : Le jeudi 3 octobre 2013 à 16 H 30 1

2 1- NOM DE L ORGANISME ACHETEUR AGROCAMPUS OUEST 65 Rue de Saint Brieuc CS Rennes Cedex 2- POUVOIR ADJUDICATEUR AGROCAMPUS OUEST, représenté par Mr Grégoire Thomas, Directeur Général. 3- OBJET DU PRESENT MARCHE Le présent marché a pour objet de mandater un opérateur chargé de la préparation et de l organisation du Symposium international Carotte et autres Apiacées ou Carrot and other Apiaceae international symposium (version anglaise) qui se déroulera du 17 au 19 septembre 2014 au centre des congrès d Angers et sera suivi d une excursion post symposium le 20 septembre Il sera le seul interlocuteur d AGROCAMPUS OUEST et agira au nom et pour le compte d AGROCAMPUS OUEST, 3.1 Contexte du projet AGROCAMPUS OUEST, établissement public d enseignement supérieur et de recherche, en collaboration avec le Centre Technique Interprofessionnel des Fruits et Légumes (CTIFL) et l Association des Organisations de Producteurs «Carottes de France», organise le Symposium international Carotte et autres Apiacées à Angers du 17 au 19 septembre L objectif de cette manifestation est de permettre aux producteurs, distributeurs, expérimentateurs, sélectionneurs ou chercheurs du monde entier, investis sur les apiacées, d étendre leurs connaissances scientifiques et techniques sur ce sujet et de découvrir les nouvelles technologies en la matière. Cet évènement est placé sous l égide de l ISHS (International Society for Horticultural science), organisation mondiale rassemblant les scientifiques de l horticulture, dont le siège se trouve à Louvain en Belgique. Avec 700 membres, la société forme un vaste réseau de scientifiques spécialistes de l horticulture. Son objectif est de favoriser le développement de la coopération internationale et les échanges entre scientifiques, chercheurs ou enseignants-chercheurs et professionnels, dans le domaine de 2

3 l horticulture, pour stimuler et coordonner la recherche et les activités scientifiques à l échelle du monde. 3.2 Objectif du projet Dans ce cadre, AGROCAMPUS OUEST, est l organisateur local et donc le porteur du symposium à Angers. Au vu d une édition précédente similaire réalisée à Arcachon en 2007, 500 congressistes sont attendus. Le symposium sera organisé en deux temps : les 17 et 18 septembre: le matin session plénière en auditorium, l'après-midi deux sessions en parallèle (l'une à vocation scientifique, l'autre à vocation technique). Les sessions plénières et techniques feront l'objet d'une traduction simultanée anglais/français et français/anglais à organiser par le mandataire le 19 septembre: trois excursions à vocation différente (semences, transformation, recherche) seront organisées dans la vallée de la Loire. Un temps central commun aux trois tours est prévu à mi-journée pour le repas et des ateliers démonstrations au GEVES à Brion (49) Le symposium sera suivi d'une excursion optionnelle à vocation touristique le 20 septembre. 4- PRESTATIONS ATTENDUES PRESTATION I : GESTION DES INSCRIPTIONS 1. 1 Gestion des invitations Les fichiers d invités sont constitués par AGROCAMPUS OUEST et sont sa propriété exclusive ou celle de ses partenaires. Le mandataire ne peut en aucun cas les utiliser, les diffuser, les céder pour d autres manifestations ou pour tout autre usage commercial, sauf autorisation préalable expresse d AGROCAMPUS OUEST. Le mandataire sera chargé de l envoi par mail des invitations à partir des listes fournies par AGROCAMPUS OUEST et de leur suivi. 3

4 Le cas échéant, il procédera aux relances des invitations, en cas de non-confirmation de présence Gestion des inscriptions Le mandataire aura la responsabilité de la gestion des inscriptions (inscriptions aux différentes sessions, hébergement). Gestion et suivi quotidien des inscriptions : Elaboration du formulaire d inscription en ligne (web), en français et en anglais, personnalisé avec le logo du symposium, le logo de l ISHS et celui des trois organisateurs AGROCAMPUS OUEST, le CTIFL et Carottes de France. Le lien de cette page sera intégré au site web de l évènement (site créé et hébergé par le CTIFL). Inscriptions des participants selon trois tarifs : participant étudiant personnes accompagnantes. Inscriptions optionnelles à l excursion post-symposium (un seul tarif) Enregistrement des inscriptions et envoi d un accusé de réception confirmant automatiquement à chaque participant son inscription par ou envoi par courrier d une lettre de confirmation. Le mandataire doit présenter à un rythme mensuel ou à la demande d AGROCAMPUS OUEST la liste exhaustive des personnes inscrites. Il doit respecter l orthographe, la civilité et la cohérence des coordonnées (nom, prénom, adresse mail / postale, fonction, organisme, nationalité, ) des personnes inscrites et, en cas de doute, le signaler dans la liste par un symbole ou une couleur. Le mandataire doit alerter AGROCAMPUS OUEST s il estime que le taux de retour est trop faible. Par ailleurs, l ensemble des fournisseurs, prestataires devra être intégré dans le fichier d accréditation. La liste de ces participants sera fournie par AGROCAMPUS OUEST. PRESTATION II : ESPACE CONGRES ET EXPOSITION Le mandataire sera chargé : De la location et de la réservation de l auditorium pour l ensemble des congressistes. 4

5 De la location et de la réservation de six salles ateliers (40à 100 places) pour les sessions en parallèle, posters et sponsors. De la mise à disposition du matériel audiovisuel et du mobilier de scène nécessaires. De la mise en place de la signalétique du symposium. Du montage et démontage des espaces exposition Cette prestation sera rémunérée par le mandataire. Le montant du budget affecté à cette prestation sera défini dans le budget prévisionnel décrit à l article 12 du présent document et validé avant commande sur présentation d un devis à AGROCAMPUS OUEST. PRESTATION III : TRANSPORT HEBERGEMENT RESTAURATION 2.1 Transport des participants Le mandataire assurera l organisation des trajets symposium/hébergement/gare, soirée de gala/hébergement et excursion post symposium. Le mandataire planifiera les transports, dans la mesure du possible, auprès du transporteur titulaire du marché passé par AGROCAMPUS OUEST. Cette prestation sera rémunérée par le mandataire. Le montant du budget affecté à cette prestation sera défini dans le budget prévisionnel décrit à l article 12 du présent document et validé avant commande sur présentation d un devis à AGROCAMPUS OUEST. 2.2 Hébergement Le mandataire sera chargé : De la sélection et de la réservation des hôtels sur Angers pour l ensemble des congressistes. De la négociation des tarifs préférentiels. Du suivi des modifications et des éventuels litiges. De la confirmation nominative de réservation pour chaque participant avec les coordonnées et le descriptif de l hôtel, accompagné d un plan de la ville. Le mandataire transmettra une liste récapitulative au chef de projet du colloque (AGROCAMPUS OUEST) au fur et à mesure des réservations. 5

6 Les participants prennent en charge directement le coût de leur hébergement. 2.3 Restauration Hormis l option décrite ci-dessous au point 4.2 pour l organisation d un dîner de gala, le mandataire prendra en charge les prestations suivantes : Les déjeuners des 17, 18, 19 et 20 septembre. Le dîner du 17 septembre. Le cocktail d accueil du 16 septembre soir. Le café d accueil du 17 septembre matin. Les pauses café des 17 et 18 septembre après-midi. Cette prestation sera rémunérée par le mandataire. Le montant du budget affecté à cette prestation sera défini dans le budget prévisionnel décrit à l article 12 du présent document et validé avant commande sur présentation d un devis à AGROCAMPUS OUEST. PRESTATION IV : GESTION FINANCIERE Le mandataire devra ouvrir un compte bancaire ou postal spécifique à la manifestation. Il y déposera les recettes recueillies, notamment les inscriptions et effectuera les dépenses engagées pour le colloque. Les droits d inscription ainsi que les autres prestations éventuelles seront encaissés sur le compte bancaire de la manifestation. Mise en place et gestion d un système de paiement en ligne. Envoi d une lettre de confirmation, et d une facture nominative à chaque participant et ou organisme payeur (affranchissement inclus). Relance des impayés avant pendant et après le colloque. Encaissement sur place des nouveaux inscrits Bilan détaillé de la manifestation et clôture du compte à l issue des rencontres (date à fixer ultérieurement). PRESTATION V : AUTRES PRESTATIONS DE SERVICES 4.1 Accueil des participants Le mandataire pilotera la mise en place d un accueil dans le hall du centre des congrès d Angers où se déroulera l évènement. 6

7 Il organisera l accueil des participants sur place en mettant à disposition le personnel nécessaire. La présence d une personne tout au long du colloque est nécessaire (accueil le mardi après midi- le mercredi- le jeudi). Elle assurera l accueil, la remise des badges et des dossiers, le pointage en lien avec l équipe organisatrice. 4.2 Options obligatoires Option 1 : Le mandataire devra faire une proposition tarifaire pour la recherche de «sponsors», à partir d une liste de partenaires fournie par AGROCAMPUS OUEST. Il sera chargé de l encaissement des fonds versés par les sponsors. Option 2 : Le mandataire devra faire une proposition pour l organisation d un dîner de gala dans un lieu symbolique du centre ville d Angers, dont la disponibilité aura été vérifiée (ex : Greniers Saint-Jean). Cette prestation sera rémunérée par le mandataire. Le montant affecté à cette prestation sera définie dans le budget prévisionnel décrit à l article 12 du présent document et validé avant commande sur présentation d un devis à AGROCAMPUS OUEST. Option 3 : Le mandataire encadrera la préparation des dossiers des inscrits notamment la conception des badges nominatifs et catégoriels (intervenants-congressistespartenaires invités ) suivant la charte graphique fournie. Il constituera le dossier personnalisé d accueil à partir des documents fournis par AGROCAMPUS OUEST (assemblage). Les options seront levées dans le délai de 90 jours après la notification du marché. 5- FORME DU MARCHE Les prestations feront l objet d un marché à procédure adaptée en application de l article 28 du Code des marchés publics. Il n est pas prévu de décomposition en tranche ou en lot. 6- DUREE DU MARCHE La durée du marché se confond avec le délai d exécution indiqué à l acte d engagement et au présent document. 7

8 7- PIECES CONSTITUITVES DU MARCHE Le marché est constitué par les documents contractuels énumérés ci-dessous, par ordre de priorité décroissante : - L acte d engagement - Le bordereau de prix unitaire (B.P.U) - L offre du soumissionnaire comprenant un devis détaillé par poste de dépense. Ce devis sera compris ferme et définitif. Il inclura l'ensemble de la prestation, notamment la production des documents et les frais de déplacement. Chaque poste fera l objet d un devis détaillé permettant d identifier le prix unitaire hors taxes et toutes taxes comprises. - Le présent cahier des clauses particulières valant cahier des charges administratives et cahier des clauses techniques - Une description précise de la méthode de travail et des prestations. - Un planning de travail - Un descriptif des moyens humains et matériels proposés par le candidat - Le CCAG applicable aux marchés publics de fournitures courantes et de services (annexé à l arrêté du 19 janvier 2009). 8- MODALITES D EXECUTION DU MARCHE Les prestations devront être conformes aux stipulations du marché (les normes et spécifications techniques applicables étant celles en vigueur à la date du marché). 9- DELAIS D EXECUTION 9.1 Délai de base Le délai d exécution de l ensemble des prestations est stipulé à l acte d engagement. L exécution du marché débutera lors de la réception de la lettre de notification et se terminera le 20 septembre Une réunion bilan de la mise en œuvre du marché clôturera le marché. Cette réunion pourra avoir lieu dans la semaine suivant la date de fin du colloque. 9.2 Prolongation des délais Une prolongation du délai d exécution peut être accordée par le pouvoir adjudicateur dans les conditions de l article 13.3 du C.C.A.G.-F.C.S. 8

9 10- OPERATIONS DE VERIFICATION ET D ADMISSION 10.1 Les opérations de vérification Les vérifications quantitatives et qualitatives simples sont effectuées au moment même de la livraison de la fourniture ou de l exécution de service (examen sommaire) conformément aux articles 23 et 24 du C.C.A.G.-F.C.S Opérations d admission, d ajournement, de rejet L admission sera prononcée par le pouvoir adjudicateur dans les conditions prévues à l article 25 du C.C.A.G.-F.C.S. 11- MODALITES DE DETERMINATION DES PRIX 11.1 Caractéristiques des prix pratiqués Le montant du présent marché est défini en prix unitaire par inscription sauf l option 1 qui fera l objet d un prix global et forfaitaire. Ces prix incluent toutes les sujétions inhérentes à la réalisation de la prestation notamment les frais de transport, de déplacement et la livraison, les fournitures administratives, le personnel d accueil du titulaire 11.2 Variation dans les prix Les prix unitaires et le prix forfaitaire de l option 1 sont fermes et non actualisables. 12- ETABLISSEMENT DU BUDGET PREVISIONNEL Un budget prévisionnel sera établi conjointement entre les deux parties. Ce budget sera annexé au présent contrat. Il prendra en compte les prestations fournies ou sous-traitées par le mandataire. Ce budget pourra être révisé d un commun accord en fonction de l évolution quantitative ou qualitative des prestations. 9

10 13- MODALITES DE REGLEMENT Acomptes et solde Le mandataire pourra percevoir des acomptes en contrepartie de l exécution des prestations conformément à l article 91 du code des marchés publics. Le solde du marché sera versé après remise complète par le mandataire des documents suivants : Le mandataire fournira un décompte détaillé et justifié des dépenses engagées au titre de la manifestation, ainsi que des recettes d inscriptions perçues et des recettes de sponsors. Sur présentation de ce compte détaillé des recettes et des dépenses, à l issue du colloque, le montant du marché sera payé au titulaire, en application des prix unitaires rapportés au nombre total de participants. Les acomptes déjà payés par AGROCAMPUS OUEST seront déduits du montant du marché. Ainsi, en cas d excédent de recettes perçues après avoir réglé toutes les factures générées par l organisation, celui-ci sera versé à AGROCAMPUS OUEST. En cas de déficit, celui-ci sera réglé au titulaire du marché par AGROCAMPUS OUEST Présentation des demandes de paiements Le mode de règlement est le virement administratif. Les sommes dues en exécution du marché sont payées dans le délai de 30 jours à compter de la date de prise en compte de la facture ou de la date de livraison et/ou d installation des fournitures faisant l objet du marché, si cette date est postérieure à la date de réception de la facture. Le dépassement du délai de paiement ci dessus mentionné ouvre de plein droit et sans aucune formalité, pour le mandataire du marché, le bénéfice d intérêts moratoires, à compter du jour suivant l expiration du délai. Le taux de calcul de ces intérêts est le taux de l'intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de sept points. 10

11 Les factures afférentes au paiement seront établies en un original et 2 copies, portant outre les mentions légales, les indications suivantes : - le nom et l'adresse du créancier ; - le numéro et la date du marché (N PA ) - les références de la commande ; - la date d exécution des prestations - la nature des prestations exécutées, les quantités, la période concernée - le montant HT des prestations - le taux et le montant de TVA - le montant total TTC des prestations exécutées ; - la date de facturation L'ordonnateur de la dépense est le directeur général d AGROCAMPUS OUEST. Le comptable assignataire est l'agent Comptable d AGROCAMPUS OUEST. La facture afférente au paiement sera établie en un original, et deux copies, et sera adressée à Unité de Traitement des Factures Marchés du service financier d AGROCAMPUS OUEST 65 rue de St Brieuc- CS Rennes 14- AVANCE 14.1 Modalités de versement de l avance L avance est régie selon les dispositions de l article 87 du code des marchés publics. Une avance est accordée au titulaire, sauf indication contraire dans l acte d engagement, lorsque le montant initial du marché est supérieur à HT et dans la mesure où le délai d exécution est supérieur à 2 mois Modalités de remboursement de l avance Le remboursement de l avance commence lorsque le montant des prestations exécutées par le mandataire au titre du bon de commande correspondant, atteint ou dépasse 65% de ce montant. Il doit être terminé quand le montant des prestations exécutées atteint 80% du montant TTC du bon de commande. 11

12 Ce remboursement s effectue par précompte sur les sommes dues ultérieurement au cocontractant à titre d acompte ou de solde. Le mandataire peut refuser le versement de l avance forfaitaire. 15- PENALITES DE RETARD Lorsque le délai contractuel d'exécution est dépassé par le fait du titulaire, celui-ci encourt, sans mise en demeure préalable, des pénalités calculées au moyen de la formule suivante (conformément à l'article 14 du C.C.A.G./F.C.S annexé à l arrêté du 19 Janvier 2009 P = V * R / 1000 dans laquelle : P = montant de la pénalité V = la valeur des fournitures sur laquelle est calculée la pénalité, cette valeur étant égale à la valeur de règlement de la partie des prestations en retard ou de l ensemble des prestations si le retard d exécution d une partie rend l ensemble inutilisable ; R = le nombre de jours de retard. 16- REGLEMENT DES LITIGES En cas de litige, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Rennes. Précisions concernant les recours : Requête en référé précontractuel au titre des dispositions des articles L et suivant du code de justice administrative à compter de la date de notification du rejet de la candidature ou de l offre jusqu à la date de signature du marché. Requête en référé contractuel au titre des dispositions des articles L et suivants du code de la justice administrative, dans le délai d un mois à compter de la publication d un avis d attribution au JOUE ou dans le délai de 6 mois si aucun avis d intention de conclure un contrat ou avis d attribution n est publié. 12

13 Recours pour excès de pouvoir, en annulation de la décision de rejet de la candidature ou de l offre dans un délai maximum de 2 mois à compter de sa notification (art. R du code de la justice administrative). 17- RESILIATION DU MARCHE Seules les stipulations du C.C.A.G.-F.C.S., relatives à la résiliation du marché, sont applicables. 18-ASSURANCES Avant tout commencement d exécution, le mandataire devra justifier qu il est couvert par un contrat d assurance au titre de la responsabilité civile découlant des articles 1382 à 1384 du Code civil ainsi qu au titre de sa responsabilité professionnelle, en cas de dommage occasionné par l exécution du présent marché. A...Le... (Signature précédée de la mention «lu et approuvée») Signature du Titulaire Signature du Représentant du Pouvoir Adjudicateur : Reçu l avis de réception postal de la notification du marché 13