Les Travaux Pratiques

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1 Les Travaux Pratiques N 4 Writer, Calc et Draw

2 Des documents Pdf parfaits 1 - OpenOffice.org est International! 2 - Vos compétences s'affinent. 3 Une documentation qui s'étoffe! LE TRIO POUR UNE BUREAUTIQUE GAGNANTE! Une gestion de chantier avec Calc Partie 1 Une Composition avec Draw 100% procédures de travail... Soyez productif avec OpenOffice.org Avec les Logiciels libres, c'est la fête...

3 N 4 Travaux pratiques OpenOffice.org Writer SOMMAIRE 3Xml, Pdf? Traduire un langage descriptif... Les points forts de l'exercice... Traduction et résultat... Conclusion :... Que faire?... 7Calc et les automatismes Préambule... La mise en page:... Tableaux... La saisie... Codification... Fusion et textes... Entête du Tableau... Résumé... 11Draw et les transparences 11 L'effet voulu Méthode palliative La transparence Variante... Distribué par Le projet OpenOffice.org Licence Appendix Public Documentation License Notice The contents of this Documentation are subject to the Public Documentation License Version 1.0 (the "License"); you may only use this Documentation if you comply with the terms of this License. A copy of the License is available at The Original Documentation is Les Travaux Pratiques - Writer d'openoffice.org. The Initial Writer of the Original Documentation is Patrick Guimberteau Copyright (C) All Rights Reserved. (Initial Writer contact(s) pguimber@free.fr). Contributor(s): Philippe Terrieux, Laurent Godard. Portions created by Philippe Terrieux et Laurent Godard are Copyright (C) All Rights Reserved. (Contributor contact(s): Philippe.Terrieux@infini.fr dev.godard@wanadoo.fr NOTE: The text of this Appendix may differ slightly from the text of the notices in the files of the Original Documentation. You should use the text of this Appendix rather than the text found in the Original Documentation for Your Modifications. Remerciements : A tous les acteurs de l'opensource. Ce cahier pratique est dédié à Frédéric Labbe

4 Xml, Pdf? Les procédures de travail changent, votre capacité à produire des documents compatibles est vitale! Bon, on va pas se prendre la tête avec des explications techniques qui sont forcément difficiles à digérer! Nous, on est là pour produire, sortir la feuille de papier (facture, devis, etc.) sur l'imprimante. Donc, pas de ça ici! C'est pas le genre de la maison. Ah, non! A ce sujet, pardonnez-moi les raccourcis un peu cavaliers pris pour expliquer, simplifier des concepts informatiques. Je goûte plus les plaisirs du sommet de l'iceberg étant trop frileux pour m'immerger dans les profondeurs glacées du binaire et du C. (je me comprends!). En résumé simplifié (ou écorché) : 1. - le Xml est une manière générique de décrire un document le Html en est une autre. Les deux sont normalisés et publics dans le sens où le langage utilisé est accessible à tout le monde, gratuitement comme le sont l'orthographe et la grammaire, mais gérées par un organisme indépendant, le W3C (Une sorte d'académie Française) le Pdf en est encore une autre, mais cette fois, c'est une Société, Adobe, qui la gère. Toutefois elle communique volontiers les procédures (orthographe et grammaire) d'écriture. Tous les trois devenant des standards dans le monde informatique, OpenOffice.org sait traduire vos documents dans de ces trois formats et bien d'autres encore. Il est bon que vous sachiez produire des documents dans ces formats. Nous commencerons par le Pdf. Si cela vous suffit comme préambule, passez à la suite : Traduction et résultat Les points forts de l'exercice Assurer la compatibilité de son travail en format OpenOffice.org, et Acrobat Reader. Réaliser une application professionnelle avec Calc - Partie 1 Manipuler des images avec Draw. Traduire un langage descriptif Mais on a lâché un mot qui fait peur à tout le monde : Traduire. Le mot qui fâche. Comment traduire dans le respect du sens ou de l'usage? C'est bien là tout le problème! En français on dit : Il pleut des cordes ou il pleut comme vache qui pisse. On apprécie la métaphore ou pas mais comment la traduire en Anglais, par exemple? Sauf erreur de ma part, on fait appel à des idiomes locaux. En Anglais cela donne Il pleut des chats et des chiens ("it's raining cats and dogs") et en Anglais courant it's raining cats (merci Alex Thurgood). On l'invente pas! Bon, revenons à nos moutons, (?anglais?), et nous obtenons la problématique à résoudre pour un logiciel : OpenOffice.org lit et écrit ses fichiers en XML mais il vous montre à l'écran autre chose que ça... heureusement! Puis son fichier, il doit le traduire en Pdf à notre demande. Pour chacune de ces opérations il utilise un Filtre (si vous préférez, un assistant traducteur) pour transformer son XML. Description en XML de votre document

5 Traduction et résultat Et parfois cela se gâte! Si en Anglais/Français, on jongle avec des chats, des chiens et des vaches pour traduire une expression courante, ne croyez pas que cela soit plus simple en informatique. Faites l'expérience, comme moi, et vous obtiendrez ceci... Et le même en Pdf. Vous notez le texte en partie occulté qui n'est plus à sa place!? En natif dans OpenOffice.org Tout se passe bien pour l'affichage à l'écran, tant que l'on reste en format natif à OpenOffice.org mais dès qu'on lui demande de passer notre travail en Pdf, que se passe-t-il? Lisons notre fichier Pdf avec Acrobat Reader par exemple et nous voyons que des petits problèmes apparaissent. Bien souvent c'est la présence d'images dans notre document qui en est à l'origine. Mais dans l'exemple présenté l'image est enveloppée par un cadre (légende). Donc j'en viens à soupçonner tout objet inséré dans mon document et son ancrage ; ils sont gérés conjointement avec le texte et le résultat visible à l'écran est le fruit d'un calcul permanent qui rafraîchit l'écran. Le passage de tout ça par le filtre d'exportation entraîne quelques fois des erreurs de traduction plus ou moins gênantes.

6 En fouinant dans les options du cadre et en modifiant la méthode d'ancrage on s'aperçoit que l'accrochage Page permet de résoudre le problème. Cela m'oblige à le remettre en place car le passage de l'ancrage Paragraphe à Page met le cadre en début de page. Résultat de cette simple option, un fichier Pdf qui respecte ma mise en page. Clic droit sur le cadre, changeons l'ancrage. Conclusion : Le filtre d'exportation d'openoffice.org est très sensible aux ancrages des objets posés sur votre document. Mais on aurait pu aussi chercher du coté des options de taille et de position. Bref, les options sont multiples et les résultats divers car un document devient vite complexe. Comment travailler sans se perdre dans une foule d'options et obtenir quasiment à coup sûr un document exportable? De la méthode! Le texte revient à sa place par la simple modification d'une option d'ancrage. Que faire? Il est évident que des problèmes surgiront! Dans le cas de ce fichier de Travaux Pratiques comment s'assurer une compatibilité et avoir un même document en Pdf? Deux méthodes de travail sont possibles, elles valent ce qu'elles valent! 1 - Travailler sans se soucier du Pdf, faire des exports de contrôle et résoudre les problèmes au fur et à mesure (ancrage, adaptation du texte, etc.). 2 - Figer vos mises en page! Or pour garder une mise page stable, rien de mieux que les Tableaux! Dans le fichier Travaux Pratiques on n'a pas fait simple, puisque nous avons utilisé des cadres, des cercles, des images insérées de manières diverses, etc. Les tableaux (lignes et colonnes) font merveille car en quelque sorte ils encadrent votre composition. Voyons ensemble comment obtenir un résultat transposable dans le format Pdf. Commencez la rédaction de votre document puis quand il vous faudra incorporer des images tout d'abord insérez un tableau, (une ligne et trois ou quatre colonnes). Il est toujours plus facile d'insérer des lignes que des colonnes. Cela donne ceci : Puis cliquez dans une des cellules pour positionner votre curseur et insérer votre image par le menu Insertion Image A partir d'un fichier. Pour la suite de cet exemple, j'insère quatre images plus des objets issus de la Gallery d'openoffice.org afin de compliquer la mise en page. Une composition dans un tableau :

7 Avec du texte Ici aussi Et là encore... Et la même chose sans tableau : Avec du texte Ici aussi Et là encore... Le résultat sous Acrobat reader (5.1.0), rien à signaler

8 La version OpenOffice.org utilisée pour cet exercice est la Visiblement des efforts ont été déployés pour stabiliser les images car dans mon exemple je n'ai pas eu de souci de conversion. Quoi qu'il en soit gardez cette procédure sous le coude! Vous allez bien rencontrer le mouton à cinq pattes qui mettra vos nerfs à dure épreuve. N'oubliez pas : L'utilisation des tableaux stabilise votre mise en page. Mais passons à la suite de nos exercices, nous reviendrons sur ce point si besoin.

9 Calc et les automatismes Préambule Bien souvent dans une Entreprise, le Tableur est le logiciel roi. Devis, factures gestion se font sur des feuilles de calculs. L'achat d'un logiciel spécialisé se fait par la suite mais bien souvent c'est au prix de contraintes diverses qui font regretter le Tableur. Mais allons plus loin et concevons ensemble un fichier permettant de réaliser devis, facture, situation, et suivi de chantier. Ne nous arrêtons pas en si bon chemin et tâchons d'automatiser au maximum la réalisation des devis et factures. Les procédures utilisées ne pouvant être résumées en un seul exercice, nous en ferons une suite. Voyons, concrètement, comment dans une Entreprise l'utilisation de Calc a permis de répondre à SES besoins de gestion; Attention c'est UNE réponse pas LA réponse... Elle est discutable sur bien des points (compatibilité, fiscale, etc. ) mais elle correspond au désir de l'entreprise : avoir un outil d'aide à SA gestion. La mise en page : Bon, on commence par faire l'état des lieux. Cela revient à commencer par la fin mais il est utile de connaître les limites de l'espace de travail. 1. L'entreprise utilise du papier à entête qui nécessite 6cm de réserve en haut de page et 2cm en bas de page. Les marges de droite et gauches sont libres et sans autre contrainte que celle de l'imprimante. Le choix est fait de 5mm. Pour cela on règle les marges par le menu Format Page Onglet Page Section Marges. Haut : 6 cm Bas : 2 cm Coté : 0,5 cm De préférence, pour ce cas de figure n'utilisez pas l'entête mais bien les marges. En effet l'entête se cumule aux marges. Donc veillez à désactiver l'entête. 2. Les devis et factures se faisant sur un nombre de pages inconnu à l'avance l'entreprise veut un rappel des pages et de la référence d'affaire sur chaque page. Pour cela on utilise le pied de page dans lequel on insère les champs des pages et du fichier. (il est entendu que désormais les fichiers portent les noms des affaires). Tableaux Le tableau est simple dans sa forme. Ne connaissant au préalable le nombre de pages nécessaires pour chaque étude, on utilise l'option Format Zone d'impression Éditer - section Ligne à répéter pour désigner l'entête du Tableau. De cette manière le tableau se «reconstruit» sur chaque nouvelle page. La saisie Aucune aide est mise en place pour la saisie des ouvrages car l'entreprise rédige ses devis sur Appel d'offres et prend soin de calquer son descriptif sur celui du marché afin de faciliter le dialogue entre les différents interlocuteurs. Par contre il est prévu de mettre en place une automatisation du tableau pour que la saisie soit limitée au texte, prix unitaire et code sommaire. Le tableau suit automatiquement la rédaction et se génère tout seul. On s'aide de codes qui apparaissent à l'écran mais pas à l'impression

10 Codification Les codes retenus sont : P : Poste de travail ; en gras pour indiquer le début d'une série d'ouvrages. tva : Taxe du devis ; calcul la T.V.A. du devis. V : Vide ; pour une ligne vide ou un ouvrage ; on peut ttc : Total du devis ; calcule la somme T.T.C. du deaussi mettre un chiffre. vis. F : Fin de tableaux ; pour la fin du tableau de la page. ht : Hors taxe du devis ; calcul la somme Hors Taxe du devis. fr : Total en francs; Conversion en franc du TTC Euros du devis. : Rien ; pas de tableau Cela donne ceci (capture réalisée sur la Situation et non le Devis) : Vous avez ici la partie la plus compliquée en terme de logique mais ce n'est pas la plus dure quand on réalise la première partie : le Devis. Commençons par la tête du tableau. Fusion et textes L a situation. La situation est une forme de facturation pratiquée dans le bâtiment. Elle est assujettie à l'avanceen effet vous auriez bien du souci pour insérer des colonnes ment estimé des ouvrages du chantier. Ici par la suite. 25% et 50% d'avancement sur deux oupar exemple pour le texte Définition des lots utilisez trois ou vrages du marché. Le mois suivant si les travaux ont avancé de 25 % de plus on facquatre cellules. Laissez le texte déborder sur ses voisines vides. ture l'avancement du marché déduit des % déjà versé. Au début c'est troublant, mais on s'habitue vite! Prenez l'habitude de rendre invisible les textes inutiles à l'autosaisie en les transformant en formule de la Fusion des cellules : NE FUSIONNEZ JAMAIS vos cellules avant d'être sûr que votre tableau est terminé.

11 manière suivante. Écrire les textes du tableau comme une formule : = ''DEFINITION DES LOTS'' De cette façon le texte sera ignoré par la saisie automatique. Dans cet exemple quand je commence à rédiger un ouvrage commençant par «D» la saisie automatique me propose «DESIGNATION» car c'est du texte brut. «DEFINITION DES LOTS» est ignoré car c'est un texte maquillé en formule. L'autosaisie ignore les textes «maquillés» en formules! Un texte invisible pour l'autosaisie Est ignoré par l'autosaisie : tout, sauf le texte brut. (Les noms de cellules sont proposés dans les formules). Entête du Tableau L iste de choix. Il en est de même pour les listes de choix. Si dans une co2. Formatage des cellules prenant en charge l'adresse du client. Il lonne plusieurs cellules contiennent du est prévu un décalage du texte vers la droite par l'icône idoine. texte vous pouvez en obtenir une liste triée par le raccourci clavier Ctrl+d. Les textes gênants peuvent être écartés de la liste de choix par la méthode exposée plus haut. 1. Mise en place du texte et formatage en gras. 3. Formatage de la date par le menu Format Cellule, Onglet Nombres Catégories Dates. La description suivante a été retenue : Ainsi le texte compris entre les guillemets est ajouté à la date. On s'arrête là. La prochaine fois on commencera à programmer les styles et les formatages conditionnels. Prenez des forces et faites la réserve de café! N'hésitez pas à préparer un fichier dont voici les principaux points résumés : Résumé 1. Fichier Calc, une feuille nommée «Devis». Elle servira à générer les autres feuilles. Raccourcis clavier Alt+clic gauche sur le nom de la feuille afin de la renommer. 2. Une zone pour les définitions du chantier ou de l'affaire. Les textes sont écrits sous

12 forme de formules pour alléger les autosaisies. La zone de texte «Chantier» n'est pas fusionnée tant que le tableau n'est pas finalisé. 3. Les cellules accueillant l'adresse de facturation ont un retrait de 10 points (valeur d'un clic sur l'icône). 4. La date est formatée avec un texte intégré ("Le : "JJ. MM. AAAA ce qui donne : Le ). 5. La mise en page prévoit des marges pour le papier pré imprimé (Logo et adresse). Bon travail.

13 Draw et les transparences Pour réaliser vous aussi des exercices il vous faut utiliser des captures. Je vous rappelle que la touche Impr écran de votre clavier sert à cela et la combinaison des touches Alt+Impr écran capture seulement la fenêtre active (boite de dialogue par exemple). Pour éviter de tout montrer, il est bien pratique d'extraire l'essentiel. Voici une procédure. 1. Ouvrez une feuille de dessin toute neuve. 2. Appuyez sur la touche Impr écran. Une capture de l'écran entier est réalisé, mise en mémoire et disponible par un simple Coller (Ctrl+v). 3. Faites un Coller justement. L'image est insérée et ajustée au maximum de la taille papier disponible. 4. Utiliser votre zoom par la combinaison Ctrl+Molette de la souris pour vous approcher. (Je vous recommande vivement l'usage et le bon réglage d'une souris à molette Note : sous Win NT4, la molette n'est -jamais- reconnue).

14 L'effet voulu Nous allons procéder à un effet de transparences qui n'est pas accessible par les réglages de base. Pour vous l'illustrer je bascule le blanc en Bleu (dit Sun N 4). Ce type de transparence (A) ne peut être obtenu au plus près que de cette manière (B) : Un rectangle avec un fond bleu (Sun 4) en transparence dégradée rectangulaire. Je n'ai pas trouvé un réglage me permettant d'avoir une zone totalement transparente au centre. Méthode palliative. Prenez un rectangle, mettez lui un fond Bleu (Sun 4). Posez dessus un autre rectangle plus petit et de couleur Sun 3 pour les distinguer. Ils n'ont pas de bordures. Sélectionnez les deux rectangles (cliquez gauche dans le vide, glissez la souris pour dessiner un lasso, ligne en pointillé, qui englobe les deux rectangles). Puis faite un clic droit de votre souris (n'importe où, puisqu'une sélection est active.). Dans le pavé contextuel qui apparaît, choisissez Formes Soustraire. Le rectangle est troué.

15 La transparence Maintenant réalisons la transparence. Prenez un rectangle sans bordures, couleur Sun 4, clic droit, demandez l'option Remplissage onglet Transparence. Procédez aux réglages suivants :... Faites bien attention à l'angle. Il est à Zéro. Je vous note les principaux angles et leurs valeurs. Pour la suite nous avons besoin de trois autres rectangles. Prenez celui déjà réalisé et faites plusieurs fois Ctrl+c puis Ctrl+v. Déplacez les rectangles ainsi créés (ils sont empilés) puis modifiez pour chacun l'orientation (Angle) de la transparence. Il nous en faut un à 90, un à 180, Ne faites pas une rotation des objets, pour modifier un à 270. l'orientation d'une transparence. Elle est indépen- Vous devriez avoir ceci dante de l'objet. Cliquez sur un rectangle, dimensionnez-le et positionnez-le pour qu'il s'ajuste correctement au contour intérieur du rectangle principal. Faites de même pour les autres. Pour vous aider dans les déplacements utilisez la souris avec en plus la touche Maj, car cela bloque les déplacements à l'horizontale ou à la verticale. Ne chevauchez pas trop, pour ne pas voir une ligne bleu foncé, ni trop peu au risque de voir un filet blanc à la séparation. Aidez-vous avec des zoom généreux (Ctrl+molette de la souris). Grouper les formes en faisant un lasso de sélection (voir plus haut) et appuyez sur les touches Ctrl+Maj+g. Voilà une fenêtre à extraire des portions d'images. Vous pouvez changer sa couleur et la passer en blanc. Dans cette capture, vous voyez comment j'ai réalisé l'extrait sur le pavé contextuel Formes Soustraire. Maintenant que vous avez réalisé une fenêtre il vous reste à enregistrer votre extrait. Pour cela je dois vous faire un aveu : j'utilise XnView de Monsieur Gougelet. ( A cette fin je sélectionne ma fenêtre et l'image derrière (Maj+Clic gauche)puis je l'importe dans XnView par un copier/coller. Là je détoure la partie qui m'intéresse et l'enregistre sur disque dur. Puis je l'insère dans mon fichier Writer (Menu Insertion Image A partir d'un fichier). L'avantage est d'avoir dans la foulée, pérennisé mon travail de capture et la qualité des images.

16 Variante Avec la même méthode mais un motif bitmap au lieu d'une couleur... A vous de trouver les réglages! Et là... chacun sa sauce! A vous de jouer! Cordialement Patrick Guimberteau Sur le site section documentation vous avez un manuel sur Draw très complet (cf. M. Pinquier). Abusez aussi des Howtos et autres ressources du site. C'est permis et même recommandé!