NOTE DE SERVICE N 1 1 ORGANISATION DE LA RENTREE. Montauban, le 30 août 2012

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1 Montauban, le 30 août 2012 L'Inspecteur de l'education nationale chargé de la circonscription Montauban - ASH Inspection de l Education Nationale Montauban - ASH à Mesdames les directrices, Messieurs les directeurs des écoles publiques Mesdames et Messieurs les enseignants des écoles publiques NOTE DE SERVICE N 1 La présente note de service a pour objet de rappeler les points essentiels concernant l organisation de la rentrée scolaire dans les écoles de la circonscription et les modalités de fonctionnement et de communication entre les écoles et l Inspection de l Education nationale. Les notes de service N 2 relative à l Inspection et N 3 à vocation pédagogique vous seront adressées dans les jours prochains. La note de service traitant des animations pédagogiques vous parviendra à la mi-septembre Sommaire 1 Organisation de la rentrée 2 Audience auprès de l IEN 3 Communication avec l Inspection de l Education nationale 4 Direction d école 5 Effectifs de rentrée carte scolaire 6 Répartition pédagogique des classes entre les enseignants 7 Remplacements et enseignants 8 Registres obligatoires 9 Inscription et assiduité scolaire 10 Contrôle de l assiduité scolaire 11 Horaires surveillance des élèves 12 Sécurité accidents 13 Sorties et voyages scolaires 14 Place et rôle des parents d élèves élections aux conseils d école 15 Les fournitures scolaires 16 Calendrier des vacances scolaires Inspection des enseignants 18 Obligation de service dans les écoles 19 Réunions 20 Documents à renvoyer 1 ORGANISATION DE LA RENTREE a) Rentrée des enseignants : Lundi 3 septembre 2012 (Cf. point 4 de la note de service de fin d année scolaire , du 22/06/12). Rappel : L'article L du code de l'éducation dispose que : "deux journées prises en dehors des heures de cours, seront dégagées avant les vacances de Toussaint, afin de permettre de prolonger la réflexion engagée lors de la journée de prérentrée". La première journée doit avoir lieu avant la rentrée des élèves. b) Rentrée des élèves : La rentrée des élèves se déroulera le mardi 4 septembre Concernant les élèves de maternelle, je demande aux directrices et directeurs d école de me faire connaître, si cela n a pas été déjà fait en juin dernier, toutes les organisations envisagées favorisant l accueil des jeunes élèves de Petite section en particulier. Toute organisation autre que celle se référant au cadre général de la rentrée doit obtenir mon accord avant d être appliquée (voir règlement type départemental).

2 2 AUDIENCE AUPRES DE L IEN Les enseignant(e)s seront reçu(e)s sur rendez-vous et doivent faire une demande écrite. Un rendez-vous peut être pris par téléphone, en cas d urgence seulement. 3 - COMMUNICATION AVEC L INSPECTION DE L EDUCATION NATIONALE Tout courrier administratif doit emprunter la voie hiérarchique à l exception de celui pour lequel la Direction Académique demande un retour direct pour urgence ou simplification (dans ce cas, transmettre une copie à l IEN). En ce qui concerne l'ien, ne personnaliser le nom que s'il s'agit d'un courrier confidentiel ; pour toute autre lettre, adresser à : M. l'inspecteur. - Par courrier électronique : ien82mtb2ash@ac-toulouse.fr Pour toute correspondance administrative ou pédagogique, privilégier la messagerie électronique (courriel et fichiers joints). Il est par ailleurs essentiel de consulter quotidiennement la boîte à lettre électronique : les notes de service et d information seront adressées aux écoles par cette voie. Merci de signaler, rapidement, tout dysfonctionnement. - Par courrier : à adresser de façon impersonnelle et suffisamment affranchi, à : «Inspection de l Education Nationale Montauban - ASH 12 avenue du Général de Gaulle MONTAUBAN cedex». Merci de tenir compte des délais liés à la transmission par la voie hiérarchique et de veiller à ce que toutes les informations parviennent dans les meilleurs délais, en particulier celles relatives aux remplacements des maîtres et aux sorties scolaires. Tout état doit être renvoyé renseigné avant la date limite même s'il s'agit d'un état néant. Vous faciliterez ainsi le travail de notre secrétaire. Enfin, je vous demande de me faire parvenir une copie des correspondances de l école adressées à la Municipalité. Par téléphone : vous pouvez joindre la secrétaire, au aux heures d ouverture du bureau. L IEN doit pouvoir joindre les écoles, à tout moment. Je demande aux directrices et directeurs d école de s organiser en conséquence. Par télécopie : vous pouvez nous transmettre une télécopie au Pour la bonne circulation de l information et en garantir la connaissance pour chacun, tout document doit être communiqué pour émargement à tous les maîtres de l école (titulaires mobiles, enseignants en congé, membres du Rased résidant administrativement dans l école). Le document joint en annexe «liste d émargement» sera à compléter et à classer ensuite dans le registre des notes de service par le directeur. 4 DIRECTION D ECOLE Aucune école ne doit rester sans directeur. En cas d absence du directeur titulaire, un maître de l école assure la direction. Je demande aux directeurs de me proposer le nom d un collègue pour cette fonction de suppléance dans les meilleurs délais. 5- EFFECTIFS DE RENTREE - CARTE SCOLAIRE Je remercie par avance les directrices et directeurs de me faire parvenir, dès le 4 septembre (avant 15h00), les effectifs d élèves de leur école. (Fiche «Etat de rentrée 2012» - document 1) Les directrices ou directeurs des écoles ayant fait l objet ou faisant encore l objet de mesures de carte scolaire me tiendront informé de l évolution de leurs effectifs dès la prérentrée, avec tous les Note de service N 1 28/08/2012 2

3 justificatifs nécessaires (photocopie du registre d inscription pour les écoles élémentaires et les écoles maternelles). Pour les écoles qui constateraient une évolution sensible de leurs effectifs (à la hausse comme à la baisse), je vous demande de faire de même. J effectuerai prioritairement une visite rapide de ces écoles le jour de la rentrée scolaire. 6 REPARTITION PEDAGOGIQUE DES CLASSES ENTRE LES ENSEIGNANT(E)S (Rappel du point 2 de la note de service de fin d année scolaire , du 22/06/12) Il est important de veiller, dans la répartition des classes entre les enseignants, à favoriser les conditions de fonctionnement pour les élèves de CP et de CM2. De ce fait, la prise en charge de ces niveaux d enseignement est à assurer par un seul et même enseignant. Je vous demande d être très attentif à la (ou aux) classe(s) de CP en évitant «de laisser» ce niveau d enseignement à un professeur des écoles débutant s il n est pas volontaire pour y enseigner. Le document 2 relatif à «l organisation de la semaine pour les enseignants assurant une décharge de direction ou un complément de temps partiel» et le document 3 concernant «les enseignants PET1 ou PET2 affectés dans l école» sont à renseigner et à adresser à l IEN pour le 8 septembre REMPLACEMENT DES ENSEIGNANT(E)S La bonne gestion des remplacements suppose une information rapide (dès 8H00) du secrétariat de la circonscription, par téléphone, au Afin de faciliter la mise en place des remplacements, il est très important de signaler dès que possible les congés dont vous pouvez prévoir à l avance les dates (maternité, intervention chirurgicale, etc.). Congé de maladie : prévenir par téléphone l IEN et le Directeur de l Ecole (ainsi que la Mairie pour la seule école à classe unique : Beaupuy). Adresser sous 48 heures le certificat médical et la liasse d arrêt de travail à l IEN. TRES IMPORTANT : Faire connaître par téléphone la date de reprise ou de prolongation auprès du (ou de la) directeur(trice) de l école et auprès de l IEN, dans les meilleurs délais possibles. Autorisation d absence : les demandes formulées sur l imprimé (document A) (cf.site I.A «espace professionnel (mot d utilisateur et mot de passe : iapro82 enseignants autorisation d absence») seront transmises à l IEN par le (ou la) directeur(trice) de l école qui donnera son avis et toutes précisions utiles pour assurer au mieux le service. Elle ne constitue pas un droit : la demande doit être impérativement assortie d un justificatif. - Demande d autorisation d absence dans le département : elle relève d une décision de l IEN et ne sera retournée à l intéressé qu en cas de refus. - Demande d autorisation d absence hors-département : elle relève d une décision de Monsieur le Directeur Académique. En cas d urgence, téléphoner à l IEN et confirmer par écrit avec un justificatif. Je rappelle que demeure prioritaire le remplacement des maîtres en congé. Les absences d une journée ou d une demi-journée quel qu en soit le motif, ne pourront faire qu exceptionnellement l objet d une délégation de suppléance. Dans tous les cas, les élèves devront être accueillis. 8 -REGISTRES OBLIGATOIRES - Registre des élèves inscrits à l école - Registre d appel journalier - Inventaire du mobilier - Registre de sécurité - Recueil des notes de service - Comptes de coopérative scolaire - Registres des délibérations des conseils d école, conseils de maîtres et conseils de cycle. Note de service N 1 28/08/2012 3

4 9 - INSCRIPTION ET ASSIDUITE SCOLAIRE Pour admettre un enfant dans une école, la directrice ou le directeur doit exiger des responsables la production d un certificat d inscription délivré par le maire de la commune. Dans le cas d une première scolarisation, il est vérifié que l enfant est à jour en matière de vaccination obligatoire. Je rappelle qu il est interdit d exiger la production du carnet de santé (une photocopie de la page concernant les vaccinations sera suffisante). Une fois inscrit et admis à l école, l élève se trouve en obligation de suivre assidûment les activités initiées par les maîtres. La loi relative aux personnes atteintes de handicap (loi N du 11 février 2005) confère le droit d inscription dans l école ou l établissement le plus proche du domicile de l enfant. L ACCUEIL DES ENFANTS DE DEUX ANS Tous les enfants âgés de trois ans le jour de la rentrée doivent être obligatoirement accueillis à l école. Les enfants de deux ans (nés entre janvier et juin 2010) ne seront inscrits et accueillis que si des places sont disponibles en tenant compte des enfants qui auront trois ans entre septembre et décembre 2009 qui n effectueraient pas la rentrée scolaire. Je vous conseille, de plus, de veiller, en concertation avec le Maire de la Commune, aux possibles nouvelles inscriptions d enfants de trois ans ou plus en cours d année. Ces enfants de deux ans, inscrits en mairie, devront être présents le jour de la rentrée. Je précise enfin que la dernière admission des enfants aura lieu en janvier 2013, donc aucune autre admission ne peut s effectuer passée cette date. 10 CONTROLE DE L ASSIDUITE DES ELEVES Je rappelle l importance de la tenue du registre d appel et du contrôle de fréquentation scolaire, seul moyen de dégager la responsabilité de l enseignant en cas de problème. Veillez à calculer les pourcentages mensuels et à les reporter en fin de registre pour signature de la Directrice ou du Directeur d école. En cas d absences répétées, justifiées ou non, continues ou discontinues, le signalement doit être fait auprès de la directrice ou du directeur qui engage alors un dialogue avec les responsables de l enfant. Je vous demande de me signaler, par écrit, les cas d absences prolongées ou répétées sans motif légitime ni excuses valables au moins quatre demi-journée par mois. La directrice ou le directeur saisit l IEN HORAIRES- SURVEILLANCE DES ELEVES Le respect strict des heures de rentrée et de sortie s impose. C est un facteur important de crédibilité et de bonne réputation de l école. Le directeur est responsable de tout manquement à cette consigne. Chacun doit avoir à cœur de lui faciliter l exercice de cette responsabilité. Dans le même esprit, on proscrira toute déambulation d élèves dans les classes et couloirs pendant les récréations et les interclasses. Tout mouvement doit avoir lieu dans l ordre, sous la surveillance du maître de la classe. L adhésion des élèves à ces contraintes, garantes de la sécurité et de la sérénité de tous, contribue à leur éducation civique. 12 SECURITE - ACCIDENTS Je me dois de vous rappeler la nécessité d une extrême vigilance concernant la sécurité dans les écoles. Signalez par écrit à la municipalité et à l IEN toute situation pouvant occasionner des accidents. L organisation des services de surveillance de cours doit être établie par écrit et affichée. PPMS ; document unique : Toutes les écoles ont établi un plan particulier de mise en sûreté face à l accident majeur (BO EN n 3 du 30 mai 2002). Le document unique est établi pour chaque école. Pour toute information, vous pouvez contacter : Monsieur PEQUIGNOT Marc, Conseiller de prévention, courriel : conseiller.prev.montauban@ac-toulouse.fr. Je vous demande de m adresser copie du courriel que vous enverrez. Note de service N 1 28/08/2012 4

5 Exercices d évacuation : Procéder régulièrement aux exercices d évacuation et consigner les résultats de ces manœuvres dans le registre prévu à cet effet. Informer les interlocuteurs compétents en cas d anomalies ou de difficultés. Accident d élève : cf. le site de la Direction Académique «espace professionnel vie des écoles accident élèves» Envoyer à l IEN le document «déclaration d accident» ainsi que la «fiche enquête». Dans tous les cas, joindre le certificat médical. Tout accident ayant entraîné un passage à l hôpital, si court soit-il, doit être signalé dans la journée. Accident d enseignant (école trajet sorties scolaires) : prévenir sans délai le service du personnel de la direction académique (voir organigramme IA) afin que vous soit transmis dans les meilleurs délais le certificat de prise en charge qui vous dispense de l avance de frais médicaux auprès des créanciers (médecin pharmacien ). (Pour les enseignants adhérents la MGEN, la présentation de la carte vitale entraine une télétransmission vers la MGEN qui ne gère pas du tout les accidents de service) SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES - cf. site de la Direction Académique «espace professionnel vie des écoles sorties scolaires» - Sorties sans nuitée : informer l IEN en utilisant le document B ci-joint (annexe 1) - Sorties avec nuitée(s) : utiliser exclusivement les imprimés fournis par la Direction Académique. (cf. site de la Direction Académique «espace professionnel vie des écoles sorties scolaires annexe 2») Une fiche-guide pour établir le dossier est accessible sur le site de la Direction Académique. Ces demandes et les documents annexes doivent parvenir à l IEN pour transmission à la Direction Académique dans les délais suivants, avant la date de départ, pour un séjour : dans le département du Tarn et Garonne : 5 semaines, dans un autre département : 8 semaines, (hors vacances scolaires) à l étranger : 10 semaines 14 PLACE ET ROLE DES PARENTS D ELEVES - ELECTIONS AUX CONSEILS D ECOLE Je vous recommande, en premier lieu, la lecture de la circulaire du 31/07/ relative à «l information des parents» (BO n 30 du 23/08/12) Rappel : je vous demande de veiller à l application du décret n du 28 juillet relatif «aux parents d élèves, aux associations de parents d élèves et aux représentants des parents d élèves et modifiant le code de l éducation (partie réglementaire)» et à la circulaire n du 25 août relative à la «place et au rôle des parents d élèves». Extrait : - «Les parents des élèves nouvellement inscrits sont réunis par le Directeur d école dans les premiers jours suivant la rentrée scolaire. - Le conseil des maîtres, présidé par le Directeur d école organisera au moins deux fois par an et par classe une rencontre entre les parents et les enseignants. - Les parents sont tenus régulièrement informés des résultats et du comportement scolaires de leurs enfants, notamment par l intermédiaire du livret scolaire. - Le Directeur d école veille à ce qu une réponse soit donnée aux demandes d information et d entrevues présentées par les parents. Toute réponse négative doit être motivée. - Lors de sa première réunion, le conseil d école examine les conditions d organisation du dialogue avec les parents. Le conseil d école peut prévoir toutes actions supplémentaires pour tenir compte des spécificités locales et des orientations du projet d école. Les conditions d accueil des parents sont précisées. Les parents d élèves sont informés des décisions prises, notamment en ce qui concerne le nombre, la nature, et la date des rencontres prévues.» Note de service N 1 28/08/2012 5

6 ELECTIONS DES REPRESENTANTS AU CONSEIL D ECOLE : La date des élections de parents d élèves est fixée au vendredi 12 octobre Le premier conseil d école doit être réuni dans les quinze jours suivant la proclamation des résultats des élections. Il est utile de rappeler qu une réunion d information préparatoire aux élections est à organiser au tout début d année scolaire Par ailleurs, «chaque parent d un enfant, quelle que soit sa situation matrimoniale, est électeur, et éligible, à ces élections, sauf dans le cas où il s est vu retirer l autorité parentale. Ces situations sont très rares et il n appartient pas à l école d effectuer des investigations à ce sujet». Il convient donc de demander, dès le début de l année scolaire, les coordonnées des deux parents, conformément aux dispositions de la note du 13 octobre 1999, publiée au BO n 38 du 28 octobre Le s deux parents figureront sur la liste électorale, dans la mesure toutefois où les informations concernant chacun d entre eux auront été communiquées à l école.» La circulaire annuelle fixant les modalités générales d organisation de ces élections vous parviendra ultérieurement. 15. LES FOURNITURES SCOLAIRES La circulaire du 31/07/201 relative à «l information des parents» (BO n 30 du 23/08/12) citée au point 14 de la présente note, apporte, dans sa première partie, les informations essentielles concernant ce sujet important. Elle est accompagnée, en annexe, d une liste des fournitures par niveau d enseignement. 16- CALENDRIER DES VACANCES SCOLAIRES - Année scolaire Rentrée scolaire des enseignants Lundi 3 septembre 2012 Rentrée scolaire des élèves Mardi 4 septembre 2012 Vacances de la Toussaint (1) samedi 27 octobre 2012 Lundi 12 novembre 2012 Vacances de Noël samedi 22 décembre 2012 Lundi 7 janvier 2013 Vacances d'hiver samedi 23 février 2013 lundi 11 mars 2013 Vacances de printemps samedi 20 avril 2013 lundi 6 mai 2013 Vacances d'été Samedi 6 juillet 2013 (1) Une journée sera rattrapée au mois d avril ou au mois de mai 2013 : les élèves auront cours soit le mercredi 3 avril 2013, soit le mercredi 22 mai Le choix sera arrêté localement par les recteurs. Le départ en vacances a lieu après la classe, la reprise des cours le matin des jours indiqués. Les élèves qui n'ont pas cours le samedi sont en congés le vendredi soir après les cours. 17- INSPECTION DES ENSEIGNANTS Le programme d inspection 2012/2013 concernera prioritairement les enseignants qui ont une ancienneté de note supérieure à trois ou quatre ans. Les enseignants qui souhaiteraient être inspectés dans le courant de l année se feront connaître, avant les vacances de Toussaint, en m adressant un bref courrier rappelant les dates des dernières inspections ainsi que les notes obtenues. La note de service (N 2) rappellera les objectifs ainsi que les modalités de l inspection. Note de service N 1 28/08/2012 6

7 18 - OBLIGATIONS DE SERVICE DANS LES ECOLES Textes : B.O n 32 du 28 aout Décret n du 30 juillet Circulaire n du 6 aout 2008 relative aux obligations de service des personnels enseignants du premier degré - Circulaire n du 6 aout 2008 relative aux temps partiels des personnels enseignants du premier degré exerçant dans les écoles. Organisation horaire : Les 108 heures annuelles de concertation comprises dans le temps de service hors temps d'enseignement sont réparties de la manière suivante : - 18 heures animations pédagogiques, - 6 heures (3 x 2h) réservées aux conseils d'école, - 24 heures consacrées à la concertation interne des maîtres (conseils de maîtres de cycle et conseils de maîtres d'école) et organisées par les directeurs heures consacrées à l'aide personnalisée de l'élève ou au travail en groupes restreints, notamment en maternelle, auprès des élèves rencontrant des difficultés dans leurs apprentissages et au temps d'organisation proportionné correspondant REUNIONS - Réunion des directrices et directeurs d école : Mercredi 12 septembre de 9h00 à 11h00 à l école primaire de Dieupentale - Réunion de Professeurs des Ecoles PET1 et PET DOCUMENTS A RENVOYER A L I.E.N. : Lundi 17 septembre de 17h15 à 18h30 à la Direction Académique. les communiquer par courrier électronique ou par télécopie. Le document «Etat de rentrée» (document 1) est à compléter et à retourner à l IEN au plus tard, pour le mardi 4 septembre 2012 avant 15h00. Les documents 2 et 3 sont à adresser à l IEN pour le 8 septembre 2012 : Organisation de la semaine de l enseignant assurant la décharge de direction ou le complément d un ou plusieurs temps partiel, Enseignant(s) PET1 ou PET2 affecté(s) dans l école, en L équipe de Circonscription et moi-même vous souhaitons à chacune et chacun une excellente rentrée scolaire. Philippe BORIES Pièces jointes : Document 1 : Etat de rentrée (enquête rapide) Document 2 : Organisation de la semaine de l enseignant assurant la décharge de direction ou le complément d un ou plusieurs temps partiel Document 3 : Enseignant(s) PET1 ou PET2 affecté(s) dans l école, en Composition de l équipe de circonscription Liste des écoles de la circonscription «Montauban 2 et ASH» Document A : Demande d autorisation d absence Feuille d émargement Note de service N 1 28/08/2012 7