VINGT-NEUVIÈME CONFÉRENCE RÉGIONALE DE LA FAO POUR L ASIE ET LE PACIFIQUE. Bangkok (Thaïlande), mars 2009 NOTE D INFORMATION

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1 Janvier 2009 F VINGT-NEUVIÈME CONFÉRENCE RÉGIONALE DE LA FAO POUR L ASIE ET LE PACIFIQUE Bangkok (Thaïlande), mars 2009 NOTE D INFORMATION Organisation de la Conférence 1. La Conférence régionale de la FAO pour l Asie et le Pacifique se tiendra au Centre des conférences des Nations Unies, UN Building à Bangkok (Thaïlande) du 26 au 31 mars La cérémonie d'ouverture de la session plénière aura lieu le 30 mars 2009 à 9 heures. 2. Sauf décision contraire de la Conférence, l horaire de travail normal sera de 9 heures à 12 heures et de 14 heures à 17 heures. 3. Un «Programme des séances» donnant des renseignements détaillés sur les travaux de la Conférence, le calendrier des réunions, les points à examiner et d'autres informations d'intérêt général sera distribué chaque jour. 4. Le calendrier provisoire (APRC/08/INF/1) a été distribué avec la lettre d'invitation. 5. La FAO désignera le Secrétaire de la Conférence, qui sera assisté de plusieurs fonctionnaires de l Organisation dont le nom et les fonctions figureront sur une liste distribuée le premier jour. Langues de travail 6. L interprétation simultanée sera assurée en anglais, chinois et français. La documentation sera publiée dans ces trois langues. Liaison avec la presse et information 7. Pendant toute la durée de la Conférence, un fonctionnaire de la FAO chargé de l information, ainsi qu un attaché de presse du Gouvernement thaïlandais, assureront la liaison avec la presse et seront responsables de toutes les questions touchant à l information du public. 8. Les journalistes seront accrédités sur présentation au bureau d accréditation ouvert sur les lieux de la Conférence de deux photographies d identité et d une lettre d affectation de leur rédacteur en chef ou de leur employeur. Le tirage du présent document est limité pour réduire au maximum l'impact des méthodes de travail de la FAO sur l'environnement et contribuer à la neutralité climatique. Les délégués et observateurs sont priés d'apporter leur exemplaire personnel en séance et de ne pas demander de copies supplémentaires. La plupart des documents de réunion de la FAO sont disponibles sur l'internet, à l'adresse W/K2015/f

2 2 Documentation 9. Les documents de travail seront envoyés avant la Conférence à tous les gouvernements et organisations invités. Les documents rédigés pendant la Conférence seront disponibles au comptoir de distribution des documents situé à l extérieur de la salle de conférence. Ce comptoir distribuera également le courrier et les messages et répondra aux demandes d'intérêt général. Projets de recommandations et d amendements 10. Les délégués qui souhaitent soumettre des projets de recommandations ou d autres documents nécessitant une décision de la Conférence sont invités à en déposer le texte en anglais ou en français auprès du Secrétaire de la Conférence, si possible en trois exemplaires dactylographiés. Les délégués qui souhaitent distribuer d autres documents écrits ayant trait à l ordre du jour de la Conférence sont invités à en déposer 100 exemplaires en anglais, 15 exemplaires en chinois et 25 exemplaires en français auprès du Secrétariat pour distribution. Communication préalable du texte des allocutions et déclarations 11. Lorsque des allocutions ou déclarations préparées doivent être prononcées, le Secrétariat de la Conférence souhaiterait en recevoir à l avance le texte dactylographié en trois exemplaires, de façon, notamment, à assurer l exactitude de l interprétation. Correspondance 12. Toute la correspondance relative à la Conférence régionale doit être adressée au Secrétaire de la Conférence, Bureau régional de la FAO pour l Asie et le Pacifique, 39 Phra Atit Road, Bangkok (Thaïlande), Tél: (+66) , Télécopie: (+66) , Courriel: APRC@fao.org. Une copie sera envoyée au Chargé de liaison du gouvernement à l adresse ciaprès: Ms. Dounghatai Danvivathana Director, Foreign Agricultural Relations Division (FARD) and Assistant Secretary General, National FAO Committee of Thailand Ministry of Agriculture and Cooperatives (MOAC) Rajdamnern Nok Avenue Bangkok 10200, Thaïlande Tél: (+66) Télécopie: (+66) Courriel: dounghatai@opsmoac.go.th Pendant la Conférence, s adresser à: MKinlay Dorjee Secrétaire de la Conférence Vingt-neuvième Conférence régionale de la FAO pour l Asie et le Pacifique Courriel: APRC@fao.org 13. Des téléphones et des télécopieuses, ainsi qu un bureau d informations touristiques/ agence de voyages, seront à la disposition des délégués sur les lieux de la Conférence. Des services postaux seront disponibles à la réception de l hôtel. Formalités d entrée en Thaïlande 14. Les participants sont invités à se procurer un visa d entrée auprès de l ambassade ou du consulat de la Thaïlande le plus proche. Les visas peuvent aussi être obtenus à l arrivée, mais ce privilège n est pas accordé à tous les pays et les participants doivent s assurer qu ils y ont droit avant leur départ.

3 3 15. Les participants sont priés de communiquer au Chargé de liaison du gouvernement en Thaïlande, au moins trois semaines avant leur arrivée, le nom de la compagnie aérienne et le numéro de leur vol ainsi que leurs date et heure d arrivée et d autres renseignements qui pourraient être utiles afin d'être accueillis à l'aéroport international Suvarnabhumi (Thaïlande). Les participants sont invités à marquer leurs bagages de façon claire afin d'en faciliter l'identification. 16. À leur arrivée à l aéroport international Suvarnabhumi (Thaïlande), les participants seront accueillis et accompagnés à leur hôtel. Les formalités d entrée (douane et immigration) leur seront facilitées. À la fin de la Conférence, le transfert de l hôtel à l aéroport sera également assuré. 17. Tous les participants à la Conférence sont invités à arrêter dès que possible leur voyage de retour. Dès leur arrivée en Thaïlande, ils prendront contact avec le bureau chargé des voyages qui sera ouvert sur les lieux de la Conférence pour confirmer leurs date et heure de départ et s informer des excursions organisées spécialement pour les conjoints. 18. Conformément à la réglementation des Nations Unies en vigueur, les fonctionnaires des Nations Unies doivent obtenir, le cas échéant, une autorisation des autorités compétentes de la Thaïlande avant leur départ. Se reporter, le cas échéant, au «Monthly Advisory on Field Security Status and Security-Related Travel Restrictions» publié par le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (UNDSS). Des renseignements supplémentaires peuvent être obtenus auprès du Centre des communications de l UNDSS: (+1) et télécopie: (+1) / , Courriel: UNDSSComscen@un.org. Change et services bancaires 19. L unité monétaire est le Baht thaïlandais (Bht). Des services bancaires et un bureau de change seront à la disposition des participants sur les lieux de la Conférence. Toutes les principales cartes de crédit, telles que American Express, Visa et Master Card, sont acceptées pour le règlement de la note d hôtel. Le taux de change est d environ 34,92 Bht pour 1 USD. Services médicaux et premiers secours 20. Des services de premiers secours et du personnel médical seront disponibles sur les lieux de la Conférence. Logement 21. Les demandes de réservation d hôtel doivent être présentées sur le formulaire imprimé joint en Annexe A dans les meilleurs délais et au plus tard le 3 mars 2009 en envoyant l original au Chargé de liaison du gouvernement en Thaïlande et une copie au Secrétaire de la Conférence à Bangkok (Thaïlande) (voir paragraphe 12 ci-dessus). 22. Les participants et leur famille pourront se loger dans l un des hôtels figurant sur la liste jointe en Annexe B. 23. Tous les délégués et observateurs sont invités à s inscrire dès leur arrivée au bureau des inscriptions de la vingt-neuvième Conférence régionale pour l Asie et le Pacifique situé à l entrée du Centre des conférences des Nations Unies, de façon à recevoir un insigne d identification et des pochettes de documents. Le bureau des inscriptions sera ouvert de 9 h 30 à 18 heures à partir du mercredi 25 mars Le Secrétariat de la Conférence publiera une liste provisoire des participants le premier jour de la Conférence. Il devra être informé de tout ajout ou correction à cette liste. Seuls les participants inscrits recevront un insigne leur permettant de pénétrer dans les salles de réunion de la Conférence.

4 4 Climat et fuseau horaire 24. En mars, la température à Bangkok oscille en moyenne entre 29 et 32 o C. Le fuseau horaire de Bangkok est GMT +6 (temps universel). En mars, il y a en moyenne six jours de précipitations à Bangkok. Électricité 25. À Bangkok, le voltage est de 220 volts 50/60 Hz AC.

5 5 ANNEXE A FORMULAIRE DE RÉSERVATION D'HÔTEL ET DE NOTIFICATION D'ARRIVÉE 1. Nom: Nom de famille Prénoms 2. Pays/organisation: 3. Titre et fonctions: 4. Adresse (postale): Téléphone: Télécopie: Courriel: 5. Assiste à la Conférence en tant que: Délégué Observateur Secrétariat 6. Accompagné(e) du conjoint: Oui, nom du conjoint: Non 7. Dates du séjour prévu en Thaïlande: du au 8. Arrivée: Date: heure: Compagnie aérienne et n o du vol: en provenance de (ville) 9. Départ: Date: heure: Compagnie aérienne et n o du vol: au départ de (Thaïlande): 10. Type de chambre souhaité: Simple Double [nombre de personnes/occupants un deux] Suite Date d'arrivée: Date de départ: 11. Nom de l'hôtel et code de la chambre (voir Annexe B, colonne 5) par ordre de préférence: A: B: C: NOTE: Chaque participant est invité à remplir le formulaire ci-dessus en double exemplaire et à en envoyer un à chacune des adresses indiquées ci-après dans les meilleurs délais et de toute façon avant le 3 mars 2009, même s'il ne dispose pas d'informations complètes sur son vol. Tout renseignement supplémentaire sur le vol pourra être envoyé à une date ultérieure par télécopie ou courrier électronique.

6 6 Mme Dounghatai Danvivathana Director, Foreign Agricultural Relations Division (FARD) and Assistant Secretary General, National FAO Committee of Thailand Ministry of Agriculture and Cooperatives (MOAC) Rajdamnern Nok Avenue Bangkok Thaïlande Tél: (+66) Télécopie: (+66) Courriel: dounghatai@opsmoac.go.th M. Kinlay Dorjee Conference Secretary 29 th FAO Regional Conference for Asia and the Pacific FAO Regional Office for Asia and the Pacific 39 Phra Atit Road Bangkok Thaïlande Tél: (+66) Télécopie: (+66) Courriel: APRC@fao.org

7 7 LISTE DES HÔTELS ANNEXE B Adresse Distance du lieu de la Conférence Type de chambre Tarif* $EU/BHT Code de la chambre** Amari Watergate Hotel (Cinq étoiles ) Proche simple A 847 Petchburi Road, Pratunam Bangkok 10400, Thaïlande Personne à contacter double B M. Khajohnsak Ngiempaisal Director of Sales Tél: (+66) Télécopie: (+66) Site Web: Siam City Hotel (Cinq étoiles ) Proche simple C 477 Si Ayuthaya Road Phaythai Road, Bangkok Thaïlande double D Personne à contacter Mme Udomporn Prasittithanyakarn Senior Sales Manager Tél: (+66) Télécopie: (+66) Site Web:

8 8 Royal Princess Hotel (Quatre étoiles ) 269 Larn Luang Road Bangkok 10110, Thaïlande Proche simple double E F Personne à contacter Mme Duangjai Kamonchaiwanich Global Senior Sales Manager Tél: (+66) Télécopie: (+66) Website: * Tous les tarifs ci-dessus comprennent la TVA et le petit déjeuner. Le taux de change est d environ 34,92 Bht/1 USD. ** Prière d indiquer le code des chambres dans le «Formulaire de réservation d hôtel et de notification d arrivée» (Annexe A).