Notions générales. Pourquoi distingue-t-on jours ouvrés et jours ouvrables? Fiches pratiques

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1 Notions générales Pourquoi distingue-t-on jours ouvrés et jours ouvrables? La différence entre les jours ouvrés et les jours ouvrables est simple : Jours ouvrables = tous les jours de la semaine à l exception du jour de repos hebdomadaire obligatoire (généralement le dimanche) et des jours fériés ; Pour simplifier, on peut dire qu une semaine est égale à 5 jours ouvrés, 6 jours ouvrables, 7 jours calendaires et un nombre d heures qui est variable selon les modalités d organisation du temps de travail de chacun, mais qui est généralement de 35 heures. Jours ouvrés = tous les jours où la société est en activité, soit du lundi au vendredi dans la majorité des cas. On distingue ces deux notions car le nombre de congés payés à acquérir et leur décompte par an dépend du mode de calcul choisi par l entreprise : généralement, en France, un salarié acquiert soit 30 jours ouvrables, soit 25 jours ouvrés. La loi préconise un décompte des congés en jours ouvrables, mais autorise un décompte en jours ouvrés si cela ne pénalise pas le salarié., et dans la majorité des cas, le décompte en jours ouvrés est plus simple à gérer et bien plus facile à comprendre pour les collaborateurs. Deux autres modes de calcul peuvent être appliqués pour certaines absences, à savoir les jours calendaires et les heures.

2 Notions Générales Que sont les congés pour fractionnement? Rappel historique Les congés pour fractionnement sont des jours donnés si, comme leur nom l indique, le collaborateur fractionne une partie de ses congés. Cette règle peut sembler curieuse. En effet, aujourd hui, avec en moyenne 25 jours de congés et une dizaine de jours de RTT, il est difficile pour un collaborateur de ne pas fractionner ses congés. Mais il n en a pas toujours été ainsi. tout le monde ne parte en même temps, il a été décidé que le fractionnement du congé principal serait encouragé par l octroi de jours supplémentaires lorsqu un certain nombre de jours de congé était pris en dehors de la période d été (voir Article L223-8 du code du travail ; NB : cet article a évolué pour aboutir à l Article L en vigueur depuis le 1er mai 2008). En théorie En 1936, Léon Blum et son gouvernement rendent les congés payés obligatoires à hauteur de deux semaines par an (puis 3 semaines en 1956, 4 semaines en 1969 et 5 en 1982). L idée de vacances payées se généralise et les Français partent de plus en plus en vacances : 1 Français sur 2 est parti en vacances en 1973 (d après Economie et statistique, N 57, Juin 1974). Seulement, à ce chiffre, il faut en ajouter un autre : parmi ceux qui partent, plus de 70% ne partent qu en été. Ainsi, dès 1973, pour éviter que La période du congé principal (encore appelée période légale) s étend du 1er mai au 31 octobre. Le fractionnement, c est donc le fait de prendre (ou d imposer) le congé principal en plusieurs fois. Un salarié peut prendre 4 semaines de congés payés pendant cette période, d une durée minimale continue de 12 jours ouvrables. Si le salarié n a pas consommé ses 4 semaines durant cette période, il peut bénéficier de jours de congé supplémentaires calculés à la fin de la période.

3 Cependant l employeur peut imposer les dates des congés. Si le salarié fait une demande explicite de prendre plus d une semaine en dehors de la période légale, l employeur peut lui demander de renoncer à l obtention des jours supplémentaires. On en déduit que le fractionnement n entraîne obligatoirement un octroi de jours supplémentaires que lorsqu il résulte d une demande de l employeur. Voici la méthode de calcul des jours supplémentaires : il est attribué deux jours ouvrables de congé supplémentaires lorsque le nombre de jours de congé pris en dehors de la période légale est au moins égal à six sur les 20 jours ouvrés ou 24 jours ouvrables accordés pendant cette période et un seul lorsque ce nombre est compris entre trois et cinq jours. (Article L du code du travail), les entreprises et administrations appliquent la règle du fractionnement de façon très diverse : Les sociétés appliquant à la lettre la loi sur le fractionnement sont assez rares. D autres accordent systématiquement les jours de fractionnement indépendamment du fait que les salariés fractionnent ou pas leurs congés. Certaines sociétés font signer à leurs collaborateurs un document par lequel ils déclarent abandonner leur droit à fractionnement. D autres enfin, en particulier les administrations, font des textes une interprétation spécifique consacrée par l usage. Les sociétés attribuant les jours de fractionnement octroient généralement ces droits en calculant le solde des congés payés à la fin de la période légale, soit au 31 octobre, en enlevant la 5ème semaine de congés payés du solde restant. Cette solution permet de gérer l attribution des jours de fractionnement une fois par an. Cependant, elle ne permet pas de contrôler que les congés payés, hors 5ème semaine, sont effectivement pris, donc fractionnés, entre le 1er novembre et le 30 avril. Quelques sociétés attribuent les jours de fractionnement après la prise des congés payés sur la période du 1er novembre au 30 avril : elles doivent calculer les droits plusieurs fois dans la période. De nombreuses sociétés ne connaissent pas cette loi et n accordent jamais de jours de fractionnement.

4 Notions générales Comment gérer les salariés à temps partiel : prorata ou non? En ce qui concerne les congés payés, l employeur doit appliquer les mêmes règles à tous ses salariés : qu ils soient à temps plein ou à temps partiel, les salariés ont droit au même nombre de jours de congés. Un arrêt de la cour de cassation est encore plus précis : les droits à congés payés du salarié à temps partiel ne se proratisent pas en fonction de son horaire de travail (cass. soc. 10 mai 2001, n D)., on constate que les sociétés pratiquent assez fréquemment la proratisation des droits à congés des travailleurs à temps partiel (une lecture même attentive de l arrêt de la Cour de cassation cité plus haut ne permet d ailleurs pas de bien comprendre les motivations de cet arrêt). Ainsi, deux pratiques de gestion des congés payés pour les salariés à temps partiel existent : Leurs droits sont soumis aux mêmes conditions que les salariés à temps plein. Leurs droits sont proratisés en fonction de leur temps de présence, selon le nombre de demi-journées travaillées par semaine. Dans le premier cas, les salariés à temps partiel ont le même nombre de congés payés que les salariés à temps complet. Le nombre de jours décomptés est le nombre de jours entre le premier jour d absence et la veille de la reprise d activité soit, pour une semaine de congés payés, 5 jours ouvrés (ou 6 jours ouvrables), indépendamment du nombre de jours travaillés par semaine. Si le salarié ne travaille pas le mercredi, ce jour est tout de même décompté comme congé payé si le salarié pose le mardi.

5 Dans le second cas, si les droits des salariés à temps partiel sont proratisés, le nombre de congés payés dépendra du nombre de jours travaillés par semaine. Ainsi un salarié travaillant 4 jours par semaine aura droit à 80% des jours d un temps plein. S il pose une semaine de congé, il ne lui sera débité que les jours ouvrés, soit 4 jours dans notre exemple. Attention néanmoins pour le calcul de l indemnité de congés payés. Elle est valorisée en tenant compte de la quotité de temps de travail dans le premier cas (non-proratisation) mais pas dans le second. La non-proratisation des droits pose des problèmes pratiques : Cependant, la proratisation présente elle aussi quelques difficultés : 1. Viennent tout d abord les règles implémentées dans les logiciels de paie, qui ne proratisent quasiment jamais les droits. 2. Le changement temps partiel/temps plein en cours de période modifie le nombre de jours de congés payés acquis chaque mois. L employeur ou le salarié ont l impression de ne pas avoir le bon nombre de jours de congés payés alors que le point important concerne l indemnité des congés payés. 1. Il faut décompter 5 mercredis (pas plus, pas moins) dans le cas d un temps partiel à 80% ne travaillant pas le mercredi afin d assurer l égalité des droits avec un temps plein. En effet, sinon, le salarié à temps partiels pourrait bénéficier de plus (ou moins) de congés payés qu un temps plein. 2. Le solde des congés payés inclut les jours à poser sur des jours non travaillés : il est donc difficile pour le salarié de connaître son nombre de congés à poser.

6 Congés payés Quelles sont les conditions pour bénéficier de congés payés? En France, «tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l employeur» (Article L du code du travail). Depuis mars 2012, l ouverture du droit à congés payés des salariés a lieu dès le premier jour de travail, avant il fallait avoir travaillé au moins 10 jours chez le même employeur. À la rentrée 2014, la proposition de loi tendant au développement, à l encadrement des stages et à l amélioration du statut des stagiaires a été votée par l Assemblée nationale et le Sénat et devrait être mise en application dès la rentrée Elle stipule que «pour les stages et les périodes de formation en milieu professionnel dont la durée est supérieure à deux mois [...], la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d autorisations d absence au bénéfice du stagiaire» (tiré de l article L du code de l éducation). Les droits à congés payés sont à acquérir pendant une période définie au préalable par la convention (en général, la période d acquisition s étend du 1er juin d une année au 31 mai de l année suivante) puis on peut les consommer à partir de l année d après. Il est pourtant souvent accepté qu on puisse les consommer dès la fin d un mois de travail. Les entreprises du secteur privé calculent les droits à congés payés du 1er juin au 31 mai et autorisent la prise par anticipation, c est-à-dire qu un salarié peut poser des jours de congés payés avant le 1er juin n+1 dans la limite des droits acquis. Les entreprises du BTP affiliées à la Caisse des Congés Payés du BTP mettent en oeuvre un traitement particulier. Elles calculent les droits du 1er mai au 30 avril de l année suivante. La Caisse collecte les cotisations de congés payés et en assure le paiement aux salariés. Dans les administrations, il est fréquent d octroyer la totalité des droits à congés payés, dits congés annuels, le 1er jour de l année civile et les agents peuvent les consommer dès le 1er jour. La règle du droit privé s applique en revanche aux contractuels. Les administrations dans l éducation nationale fonctionnent de la même manière en prenant le 1er septembre comme début de période afin de se caler sur l année scolaire.

7 Congés payés Comment se calculent les droits à congés payés? Le salarié a droit à 2,5 jours de congés ouvrables (soit 2,08 jours ouvrés) par mois de travail effectif. Toute période de travail effectif équivalente à 4 semaines ou 24 jours ouvrables (ou 20 jours ouvrés) est assimilée à un mois de travail effectif. Sont considérées comme du temps de travail effectif les absences : Congés payés ; Certaines entreprises calculent en fin de période le nombre de congés payés en fonction du taux de présence, en prenant en compte les absences non considérées comme du temps de travail effectif, puis le droit total est arrondi à l entier supérieur. D autres entreprises ne recalculent pas les droits en fonction de ces absences. Les contreparties obligatoires en repos prévues par l article L du Code du Travail soit les heures de récupération et les RTT ; Les congés maternité et adoption.

8 Congés payés Comment sont indemnisés les congés payés? Pour indemniser les congés payés, il existe deux modes de calcul dont le résultat le plus avantageux est attribué aux salariés : la règle du maintien du salaire et la règle du dixième. L indemnité de congés payés ne peut pas être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue par le salarié s il avait continué à travailler. La règle du maintien du salaire consiste à verser au salarié ce qu il aurait perçu s il avait travaillé durant cette période, y compris les heures supplémentaires effectuées habituellement. Cette règle est en général plus avantageuse lorsque le salarié est récemment passé du temps partiel au temps plein ou a récemment obtenu une augmentation. Elle est moins avantageuse si le salarié touche de nombreuses primes. La règle du dixième correspond à retenir un dixième de la totalité des sommes brutes perçues par le salarié durant la période de référence (1er juin- 31 mai). La totalité des sommes correspond à celles rémunérant le travail effectif pendant la période précédente et ne prennent pas en compte les primes spéciales (de Noël, vacances, etc). Pour plus de précisions, consulter l article L du code du travail.

9 Congés payés Quelles conséquences si tous les congés payés ne sont pas consommés dans l année? En règle générale, les congés payés annuels peuvent être consommés jusqu au 31 mai de l année suivante. Ensuite, ils sont perdus sauf dans les cas ci-dessous : Sur le bulletin annexe de votre paie d avril, vérifiez donc bien que vous avez consommés tous les congés payés annuels de l année précédente. Cependant dans la pratique, il est souvent toléré par l employeur qu on puisse les reporter sur l année suivante. Une dérogation sur le délai de prise de congé est admise très exceptionnellement quand le report est réalisé à la demande expresse de la hiérarchie pour raison de service, et validée par la Direction du Personnel de l établissement. Le report ne peut pas dépasser le 31 décembre suivant. Si, au 31 mai de l année suivante, tous les congés n ont pas pu être consommés à cause d un arrêt de travail pour : maladie, maladie professionnelle, accident de travail, congé maternité ou congé d adoption, on a le choix entre le paiement des congés non pris ou leur report qui permettra de les prendre après la fin de l arrêt. Cf. Jugement de la Cour de Cassation du 24 février 2009, réponse de la Direction de Sochaux au CE du 29 mai Il est rare que les droits à congés payés soient perdus en fin de période. Les responsables paie & RH gèrent au cas par cas les autorisations de report accordées aux salariés n ayant pas pu prendre tous leurs congés payés pour des raisons d organisation. En l absence d un logiciel de gestion des congés, certains responsables paie & RH contrôlent les demandes posées par les salariés afin de modifier la répartition Congés payés / RTT / ancienneté / fractionnement / autres absences.

10 Droits d un employeur Un employeur peut-il refuser des congés? Oui. C est l employeur qui fixe les dates et l ordre des départs en congés (sauf accord collectif ou usage contraire). Il peut donc refuser une demande de départ en congé du salarié, mais ce refus ne doit pas être abusif. Il peut être justifié, par exemple, par la continuité du service, par une forte activité ou par des circonstances exceptionnelles. En cas de refus des dates proposées, le congé devra être pris à une autre date. Toutefois, l employeur ne peut pas refuser la demande du salarié si celui-ci s absente dans le cadre d un congé pour événement familial (mariage, naissance, etc). (source : service-public.fr), les demandes de congés sont très rarement refusées. Pour en avoir une idée précise, nous avons fait une recherche statistique sur notre base de clients (sur plus de 600 sociétés et une centaine de milliers d utilisateurs). Les résultats sont éloquents : sur demandes de congés enregistrées dans Figgo, ont été refusées, soit 1,3 %.

11 Droits d un employeur Un employeur peut-il imposer des congés? Oui, l employeur peut imposer les périodes de congés, c est d ailleurs souvent le cas en août où la plupart des PME et des artisans ferment leurs portes pour plusieurs semaines. Il est important de savoir qu une demande de congé n est pas un dû et que l employeur peut la refuser. Toutefois, il existe des règles que l employeur se doit de respecter : L employeur doit prévenir au minimum les salariés 1 mois avant la date de départ imposée, sauf en cas de circonstances exceptionnelles (Article L du code du travail)., l employeur impose généralement le jour de solidarité et quelques ponts au cours de l année pour fermer l entreprise. À l exception des entreprises qui ferment tout le mois d août, les dates de congés payés sont rarement imposées sur la période légale de mai à octobre. Dans le cas d un refus de congés, l employeur doit notifier sa décision. Dans le cas d un refus de congés, l employeur doit proposer une autre date au salarié. L employeur doit proposer au minimum 2 semaines consécutives par an, il ne peut imposer de solder l intégralité des congés par journées ou demi-journées.

12 Droits d un employeur Un employeur peut-il imposer des congés pendant la période de préavis de licenciement? Lorsque les congés étaient programmés avant la réception de la lettre de démission, les congés doivent être maintenus. Mais les congés suspendront le cours du préavis. Ainsi, si le salarié est tenu d accomplir un mois de préavis et qu il devait prendre 15 jours de congés à compter du premier jour du préavis, il pourra prendre ses congés et son contrat s interrompra un mois et quinze jours après le début du préavis. Il reste que si le salarié et l employeur sont d accord pour remplacer tout ou partie du préavis par un départ en congés payés, cela ne pose aucune difficulté. Il est alors prudent de formaliser cet accord pour éviter de s exposer à une réclamation postérieure éventuelle du salarié. (source : Marc Genoyer, avocat) Lorsque les congés n étaient pas programmés avant la démission, l employeur peut être tenté d imposer au salarié un départ en congés pendant le préavis. Il peut espérer ainsi réduire le solde de congés payés dus au salarié à la date de la fin du contrat. Mais la jurisprudence interdit à l employeur de l imposer.

13 Droits d un salarié Un salarié peut-il prendre des congés par anticipation (c est-à-dire avant la période légale)? La prise des congés par anticipation correspond à la consommation des congés payés alors que la période d acquisition n est pas encore terminée. L employeur n est pas dans l obligation d accepter que les salariés puissent prendre leurs congés par anticipation. Dans ce cas, le salarié devra attendre la prochaine période de référence le 1er juin en règle générale pour consommer les congés acquis sur la période de référence antérieure. Dans le cas où l employeur accepte, et selon les accords de la société, le salarié n a pas besoin d attendre la fin de la période d acquisition le 31 mai en règle générale pour consommer ses journées cotisées. Les entreprises accordent de plus en plus le droit de consommer les congés payés par anticipation (plutôt que des congés sans solde). L intérêt pour l entreprise est de ne pas avoir à payer ces jours lors du solde de tout compte. Cette tendance est particulièrement nette dans les secteurs d activité connaissant un fort turn over, où les nouvelles recrues ne souhaitent pas attendre 12 mois avant de commencer à prendre des congés. Par exemple : un salarié qui arrive le 1er janvier dans une société ouvrira des droits à congés tous les mois (2,08 jours ouvrés ou 2,5 jours ouvrables) qu il pourra consommer le mois suivant s il le souhaite. Il n est donc pas dans l obligation d attendre le début de la prochaine période de référence pour consommer ses congés.

14 Droits d un salarié Un salarié peut-il reporter ses congés s il tombe malade pendant ses vacances? Un salarié malade pendant ses vacances ne peut exiger de son employeur un report de ses congés payés. Si un médecin lui a prescrit un arrêt de travail, il peut cependant envoyer cet arrêt à sa Caisse Primaire d Assurance Maladie et percevoir les indemnités journalières de Sécurité Sociale auxquelles il a droit s il en remplit les conditions. Ce versement est sans incidence sur la rémunération perçue par le salarié pendant ses vacances. Il cumule donc son salaire et ses indemnités journalières. À quelque chose, malheur est bon! Si le salarié est en arrêt de travail à la date où il aurait dû partir en vacances, son employeur ne peut pas lui imposer de prendre ses congés payés pendant son arrêt de travail. Même si la période des congés est close lorsque l arrêt de travail du salarié prend fin, ce dernier ne perd pas ses droits à congés payés. Comme le précise la Cour de cassation «lorsque le salarié s est trouvé dans l impossibilité de prendre ses congés payés annuels au cours de l année prévue par le code du travail ou une convention collective en raison d absences liées à une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle, les congés payés acquis doivent être reportés après la date de reprise du travail». Si le contrat de travail a pris fin, le salarié a droit à une indemnité compensatrice de congés payés.

15 Droits d un salarié Tous les salariés peuvent-ils prendre des congés sans solde? Le congé sans solde n est pas réglementé : aucune condition ni procédure ne sont imposées pour en bénéficier. Toutefois, la convention collective applicable ou un accord collectif peut prévoir les conditions permettant de bénéficier d un congé sans solde. Son organisation et sa durée sont définies de gré à gré entre le salarié et l employeur. Celui-ci est libre de l accepter ou de le refuser. Un salarié peut demander un congé sans solde pour divers motifs. Si sa demande est acceptée, il ne sera pas rémunéré. De même, la durée de son absence ne sera pas prise en compte pour le calcul des droits qu il tient de son ancienneté, pour les congés payés.

16 Droits d un salarié Les RTT et autres droits à congés résiduels (hors congés payés) font-ils l objet d une indemnisation lors du solde de tout compte? Il résulte de l article L du code du travail que le solde de tout compte, établi par l employeur et dont le salarié lui donne reçu, fait l inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail. Il appartient donc à l employeur d y mentionner précisément l ensemble des éléments de salaire mais aussi des indemnités versés au salarié à l issue du contrat : salaire, heures supplémentaires, indemnité de RTT, jours d ancienneté non consommés, indemnité de congés payés, indemnité de préavis, indemnité de licenciement, indemnité de rupture conventionnelle, etc.