AIDE EN LIGNE PORTAIL

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1 AIDE EN LIGNE PORTAIL Le site E-procédures de l INPI est votre point d entrée vers toutes les démarches en ligne de l INPI. Cette page est structurée de façon à décrire les différents encadrés visibles depuis la page d accueil de l espace e-procédures après connexion et les fonctionnalités d administration. TABLE DES MATIERES Questions d ordre général sur les démarches à accomplir auprès de l INPI PARTIE 1 : La page d accueil I- Commencer une nouvelle procédure II- Mes dernières E-procédures III- Mes brouillons IV- Informations PARTIE 2 : L espace d administration I- Mes informations II- La gestion des droits A- L accès à la gestion des droits a- L écran d accueil de la gestion des droits b- L encadré «mon entreprise» c- L encadré «mes utilisateurs» B- La création d un utilisateur a- La création d un utilisateur qui N EST PAS titulaire d un compte E-procédures b- Le rattachement d un utilisateur titulaire d un compte E- procédures c- L écran de l utilisateur suite au rattachement d- L écran de l administrateur suite au rattachement C- La suppression et la modification des données des utilisateurs par l administrateur D- La gestion des E-procédures a- Le transfert de dossier

2 b- La modification des profils type c- L attribution d un privilège modifié III- L espace personnel et le partage d une procédure entre utilisateurs A- L écran d accueil de l espace personnel B- La recherche des demandes a- La reprise d une demande b- Le partage d une demande c- Le verrouillage d une demande d- L annulation d un partage

3 Questions d ordre général sur les démarches à accomplir auprès de l INPI Pour toute information concernant les démarches à accomplir auprès de l INPI, vous avez la possibilité de contacter notre service d information INPI Direct par téléphone du lundi au vendredi, de 9h à 18h, au ou par courriel à contact@inpi.fr Par ailleurs, si vous le souhaitez, pour être conseillé dans votre projet, vous pouvez prendre contact avec un Conseil en Propriété Industrielle (voir notre annuaire sur le site ou un avocat. PARTIE 1 : La page d accueil Après la connexion au service, le portail E-procédures apparait. Ce portail se compose de cinq grandes parties.

4 I- Commencer une nouvelle procédure L ensemble des procédures dématérialisées disponibles depuis l espace E-procédures de l INPI se situe dans l encadré de droite de l écran d accueil.

5 Vous pouvez également accéder aux procédures en cliquant sur l onglet de l onglet. situé à droite Pour débuter une nouvelle procédure, cliquer sur la procédure souhaitée.

6 II- Mes dernières E-Procédures Cet encadré liste les procédures en ligne que vous avez effectuées et leur état d avancement. Vous pouvez à tout moment télécharger le récépissé de vos procédures au format pdf en cliquant sur. En cliquant sur vous serez redirigé sur votre espace personnel. Cet espace vous permet de rechercher et de visualiser vos demandes en cours et terminées (cf rubrique développée dans la partie 2 : L espace d administration). III- Mes brouillons L encadré «Mes brouillons» présente vos procédures commencées et sauvegardées avant leur transmission à l INPI. Il suffit de cliquer sur la procédure que vous souhaitez reprendre pour la continuer. Vous avez également la possibilité de supprimer une procédure de vos brouillons en cliquant sur Une fois la procédure terminée, le brouillon correspondant disparait automatiquement de cette zone et apparait dans l encadré «Mes dernières E-Procédures». IV- Informations Cette rubrique vous informe des différentes opérations de maintenance, mises à jour et autres qui pourraient impacter les E-procédures de l INPI.

7 PARTIE 2 : L espace d administration L espace d administration de votre compte E-procédure se situe en haut à droite du portail. En cliquant sur vos noms et prénoms, un menu déroulant vous permet d accéder à vos informations, à la gestion des droits, votre espace personnel et à la déconnexion de l espace E-procédures. I- Mes informations Cette rubrique vous permet de modifier vos coordonnées, vos moyens d identifications ainsi que de gérer votre carnet d adresses.

8 L encadré MON ENTREPRISE reprend la personne morale à laquelle vous êtes rattaché si tel est le cas (cf la partie sur la gestion des droits). II- La gestion des droits La gestion des droits permet de rattacher plusieurs personnes à une même structure, de gérer leurs droits et de partager les procédures disponibles dans l espace transactionnel sécurisé de l INPI. Les titulaires d un compte personne physique, qui ne souhaitent pas se rattacher à une personne morale ne sont pas concernés par la gestion des droits car ils sont seuls utilisateurs de leur compte. A- L accès à la gestion des droits Pour accéder à la Gestion des droits, cliquez sur d administration. du menu déroulant de l espace a- L écran d accueil de la Gestion des droits Après avoir cliqué sur l encadré l écran suivant apparait : Cet écran vous permet soit, de devenir administrateur du compte E-procédures de votre entreprise soit de demander le rattachement de votre compte auprès de l administrateur du compte de votre entreprise pour en devenir utilisateur.

9 - Définition de l administrateur et de l utilisateur Administrateur : L administrateur est un utilisateur du compte E-procédures d une personne morale qui a la possibilité de rattacher des utilisateurs, de leur attribuer des droits et de les supprimer du compte de cette personne morale. Utilisateur : Un utilisateur est une personne rattachée à une personne morale et qui utilise son compte E-procédures en fonction des privilèges attribués par l administrateur. b- L encadré «Mon Entreprise» L encadré MON ENTREPRISE permet de créer la personne morale à laquelle les utilisateurs seront rattachés ou de visualiser la personne morale à laquelle vous êtes rattaché. Pour créer l entreprise, cliquez sur. Après avoir cliqué sur CREER, la fiche entreprise apparait.

10 Vous devez au minimum saisir les champs suivis d un * Après avoir renseigné les champs nécessaires à l identification, cliquez sur Après avoir validé, vous revenez sur l écran de la Gestion des droits. L entreprise créée apparait dans l encadré MON ENTREPRISE, vous devenez ainsi l administrateur du compte de la personne morale. Vous pouvez modifier ou supprimer les informations saisies en cliquant sur les boutons MODIFIER ou SUPPRIMER.

11 c- L encadré «Mes Utilisateurs» Cet encadré vous permet, si vous êtes administrateur pour votre entreprise, de modifier les informations relatives à l administrateur du compte et celles des utilisateurs du compte après leur rattachement. Pour modifier les informations cliquez sur

12 Toutes les informations sont modifiables à l exception de l adresse courriel et du numéro de téléphone. Pour modifier l adresse courriel et/ou le numéro de téléphone d un utilisateur, ce dernier doit cliquer sur l onglet. B- La création d un utilisateur Pour créer un utilisateur, deux situations sont à distinguer. Soit l utilisateur n a pas de compte E-Procédures, soit l utilisateur est déjà titulaire d un compte E-procédures. a- La création d un utilisateur qui N EST PAS titulaire d un compte E- Procédure La création d un utilisateur se fait dans l encadré suivant : Pour créer un utilisateur cliquez sur Après avoir cliqué sur créer, l écran suivant apparait :

13 1- L étape 1 : Les identifiants Dans cette rubrique saisissez l adresse courriel ainsi que le numéro de téléphone (mobile de préférence) de la personne à créer. 2- L étape 2 : Les informations de l utilisateur Dans cet onglet, vous avez à renseigner les informations relatives à l utilisateur en création.

14 Après avoir renseigné l ensemble des champs nécessaires, cliquez sur L utilisateur créé reçoit un courriel d activation de son compte venant de eprocedures@inpi.fr L utilisateur doit cliquer sur le lien présent dans le courriel afin de finaliser la création de son compte par la définition d un mot de passe. 3- L attribution d un profil à l utilisateur Après avoir validé l étape 2, la dernière étape consiste à affecter un profil à l utilisateur. A gauche apparait la liste des «Profils disponibles». Pour affecter un profil, c est-à-dire, le faire passer de la liste des profils disponibles à celle des profils affectés, cliquez sur l icône Pour retirer un profil affecté, cliquez sur. En cliquant sur cette icône, le profil qui apparaissait dans la colonne «Profils affectés» se retrouve dans la colonne «Profils disponibles». Une fois l affectation des profils effectués, cliquez sur

15 L utilisateur créé se retrouve ainsi dans l encadré «Mes utilisateurs» sur la page d accueil de la gestion des droits. b- Le rattachement d un utilisateur titulaire d un compte E-Procédures Lorsque vous souhaitez rattacher un utilisateur déjà titulaire d un compte E-Procédures, l utilisateur concerné doit se connecter sur son espace. 1- Le rôle de l utilisateur Sur l écran d accueil, l utilisateur doit cliquer sur l onglet Dans le menu déroulant, sélectionner

16 L écran d accueil de la Gestion des droits apparait. L utilisateur doit renseigner le courriel de l administrateur dans le champ « de l administrateur de mon entreprise» et ensuite cliquer sur Après avoir demandé le rattachement, un message de confirmation de la bonne prise en considération de sa demande apparait.

17 2- Le rôle de l administrateur Lorsque l utilisateur a demandé le rattachement, l administrateur du compte de l entreprise reçoit un courriel ayant pour objet la demande de rattachement qui l invite à la valider. En se connectant à son espace E-Procédures, l administrateur retrouve la demande de rattachement dans l encadré «Utilisateurs en attente de rattachement»

18 L encadré utilisateur en attente de rattachement permet de gérer ces demandes. Pour refuser la demande de rattachement, cliquez sur Pour accepter la demande de rattachement, cliquez sur Si vous souhaitez rattacher cette personne en tant qu administrateur, cocher la case «rattacher cette personne en tant qu administrateur. Si vous refusez le rattachement, vous devez saisir un commentaire à destination de la personne refusée en saisissant le champ «commentaire». Ce champ n est actif qu en cas de refus. Une fois validée ou refusée, l utilisateur reçoit un courriel de confirmation ou de refus du rattachement (avec le commentaire en cas de refus). En se connectant à son espace, en retournant à la page de la gestion des droits, l utilisateur pourra constater qu en raison du rattachement, en tant qu utilisateur, le bloc «mes utilisateurs» aura disparu.

19 c- L écran de l utilisateur suite au rattachement Ci-dessous, l écran de l utilisateur non administrateur suite au rattachement. d- L écran de l administrateur suite au rattachement Ci-dessous, l écran de l utilisateur suite au rattachement.

20 C- La suppression et la modification des données des utilisateurs par l administrateur L administrateur a la possibilité de modifier les données des utilisateurs en cliquant sur l icône L administrateur peut supprimer l utilisateur en cliquant sur l icône A noter que la suppression d un utilisateur ne supprime pas le compte E-Procédures, l utilisateur supprimé est simplement exclu des utilisateurs de l entreprise. A noter aussi que la suppression n est possible que si toutes les demandes de l utilisateur à supprimer ont été finalisées, sinon il faudra soit les terminer, soit les transférer à un autre utilisateur (voir chapitre suivant). L utilisateur ainsi supprimé pourra se rattacher à une autre personne morale. D- La gestion des E-procédures La gestion des droits vous permet de transférer les dossiers entre les utilisateurs de votre entreprise en fonction des droits qui leurs sont attribués. a- Le transfert des dossiers L onglet «transférer les dossiers» se situe dans l encadré «mes utilisateurs» dès lors qu au moins, deux utilisateurs existent pour l entreprise.

21 Pour transférer tous les dossiers d un utilisateur, cliquez sur cliqué, l écran suivant apparait :. Après avoir En cliquant sur «choisir un utilisateur», la liste des utilisateurs apparait. Après avoir sélectionné l utilisateur source, vous devez sélectionner la personne qui recevra les dossiers transférés. Cliquez sur «choisir un utilisateur» pour que la liste des destinataires du transfert apparaisse.

22 Une fois le choix effectué, l écran suivant apparait : Pour valider le transfert, cliquez sur Le message suivant apparait

23 - Visualisation des écrans suite au transfert Le bénéficiaire du transfert retrouve l ensemble des dossiers transférés par l administrateur sur le portail E-procédures et dans son espace personnel. L utilisateur dont les dossiers ont été transférés retrouve un portail E-procédures vierge.

24 b- La modification des profils type La modification des profils type vous permet de modifier les profils existants que vous attribuez aux utilisateurs. - Définitions des différents profils Déclarant / Déposant : l attribution d un profil Déclarant / Déposant permet à l utilisateur d initier une E-procédure et de la poursuivre jusqu à son terme. Rédacteur : Un utilisateur rédacteur initie une procédure sans pouvoir la payer ni la signer. Payeur : un utilisateur payeur ne peut que payer une procédure, il ne peut pas l initier. Signataire : un utilisateur signataire ne peut que signer et transmettre la procédure à l INPI. - Signification des acronymes BFR : Dépôt de brevet français ANN : Paiement d annuités EPG : Procédure Autres Démarches DDM : Dépôt de dessins et modèles PDM : Prorogation de dessins et modèles REM : Renouvellement marque (fonctionnalité non active) DEM : Dépôt de marque (fonctionnalité non active) NOT : Notifications (fonctionnalité non active) Pour modifier un profil, cliquez sur

25 Après avoir cliqué sur «modifier les profils type», l écran suivant apparait : Pour sélectionner le profil à modifier, cliquez sur le champ «profils existants» pour faire apparaitre le menu déroulant. Après avoir sélectionné le profil à modifier, les privilèges affectés par défaut apparaissent.

26 Pour retirer des privilèges, cliquez sur le privilège concerné puis sur Dès lors, ces privilèges apparaissent dans la liste privilèges disponibles. Pour intégrer des privilèges disponibles, cliquez sur le privilège disponible puis sur Dès lors ces privilèges apparaissent dans la liste des privilèges affectés. Après avoir modifié les privilèges, il vous est possible de les enregistrer afin de pouvoir les attribuer à un ou plusieurs utilisateurs sans avoir à recommencer la procédure de modification.

27 Pour affecter un nom au profil personnalisé, saisissez le nom voulu dans le champ «Votre libellé» en bas de l écran puis cliquez sur c- L attribution d un privilège modifié Pour attribuer un privilège modifié à un utilisateur, cliquer sur dans l encadré «mes utilisateurs» en sélectionnant l utilisateur désiré afin de faire apparaitre la fiche utilisateur. En bas de la fiche utilisateur, vous retrouverez l encadré «Droits de l utilisateur». Dans la liste des profils disponibles, sélectionnez le profil modifié que vous avez renommé.

28 Pour attribuer le profil modifié, cliquer sur Après avoir affecté le profil, cliquez sur droits. pour retourner à l écran d accueil de la gestion des III- L espace personnel et le partage d une procédure entre utilisateurs L espace personnel vous permet de rechercher et visualiser vos brouillons, vos demandes en cours et terminées et les pièces générées par l'inpi s'y rapportant. Il permet également de partager une demande dans l espace E-procédure avec un utilisateur appartenant à une même personne morale. Pour accéder à l espace personnel, cliquez sur d administration. du menu déroulant de l espace

29 A- L écran d accueil de l espace personnel Après avoir cliqué sur l encadré l écran suivant apparait :

30 B- La recherche des demandes Pour retrouver vos demandes, vous avez la possibilité de la rechercher selon les critères de l onglet «Recherche de dossier». Le critère Procédure vous permet de rechercher vos demandes par type de procédure.

31 Le critère Etat vous permet de rechercher en fonction du statut de vos demandes. Les critères N national et Numéro de commande vous permettent de faire une recherche par les numéros attribués par l INPI lors de la transmission de vos procédures. Le critère de recherche par référence vous permet de faire une recherche par la référence que vous avez attribuée à votre procédure. Après avoir renseigné au moins le critère de recherche par date, cliquez sur apparaitre les résultats. Les résultats apparaitront en bas de page, sous la forme d un tableau. pour faire

32 Exemple de recherches : Recherche faite uniquement par la date

33 Recherche multicritères a- La reprise d une demande Suite à la recherche de vos demandes, les résultats apparaissent sous forme d un tableau en bas de la zone de recherche. A noter qu il vous est possible de reprendre vos procédures en cliquant sur l icône de la colonne «reprendre la procédure». Le libellé «sans objet» signifie que votre demande a été transmise à l INPI et que vous ne pouvez pas la reprendre. Le libellé «Habilitation manquante» signifie que vous n avez pas les droits pour reprendre la procédure.

34 b- Le partage d une demande Pour partager une demande, cliquez sur l icône de la colonne «Partager». Après avoir cliqué sur l icône de partage, le pavé ci-dessous apparait : Dans ce pavé, la procédure à partager apparait avec ses références. Pour sélectionner l utilisateur bénéficiaire du partage, cliquer sur «choisir un utilisateur» pour faire apparaitre la liste des utilisateurs. Après avoir sélectionné l utilisateur, cliquer sur Après avoir validé le partage, les messages suivants apparaissent : Les messages indiquent que le partage avec l utilisateur sélectionné est actif.

35 On constate que dans le choix des utilisateurs avec lesquels le partage est possible, l utilisateur déjà actif sur le partage a disparu de la liste. Le bénéficiaire du partage retrouve la demande partagée sur le portail E-Procédures En passant le curseur de la souris sur le lien de la demande partagée, une info bulle l informe du statut partagé du dossier. Du côté de l utilisateur à l origine du partage, le message suivant apparait :

36 L utilisateur peut également retrouver dans son espace personnel (en cliquant en haut à droite sur ) les dossiers avec lesquels un partage est fait. Lorsque la colonne «partager» indique dossier avec lui. Lorsque la colonne «partager» indique dossier avec un autre utilisateur c est qu un utilisateur a décidé de partager le, c est que l utilisateur a décidé de partager le

37 c- Le verrouillage d une demande partagée Lorsqu une demande est partagée, il est impossible que les deux utilisateurs soient en même temps sur la même demande. Dès lors, lorsque la demande est déjà ouverte, le second utilisateur aura le message suivant s il souhaite ouvrir la demande partagée : A noter que le verrou est supprimé dès lors que l utilisateur quitte la demande. Si la demande reste verrouillée, contactez INPI Direct. d- L annulation d un partage de demande L annulation du partage d une demande se fait depuis l espace personnel, l utilisateur à l origine du partage doit se rendre à l étape «partager le dossier» (cf supra). Pour annuler la demande, l utilisateur à l origine du partage doit se sélectionner dans le choix des utilisateurs. Après s être sélectionné, on constate que le bouton devient

38 Après avoir cliqué sur «départager le dossier» pour valider l annulation, on constate que l utilisateur bénéficiaire du partage n est plus actif sur la demande concernée. Lors de l annulation d un partage, l utilisateur retiré du partage reçoit un courriel d information à ce sujet.

39 ONLINE HELP PORTAL The INPI e-procedures website is your entry point to all online formalities you need to perform with the INPI. This page is structured in such a way as to explain the various insets visible from the e-procedures homepage after logging in. TABLE OF CONTENTS I- General questions on INPI procedures II- The portal a- Your space b- Starting a new procedure c- My recent e-procedures d- My drafts e- Information

40 I- General questions on INPI procedures For all information concerning INPI procedures, you can contact our information service, INPI Direct by telephone, Monday to Friday, 9 a.m. to 6 p.m., at (from abroad: ) or by contact@inpi.fr In addition, if you wish, to receive advice for your project, you can contact an Industrial Property Attorney (see the directory on our website or a lawyer. II- The Portal Once you have logged on to the service, the e-procedures portal will appear. This portal is made up of five main parts. a- Your space Your space is located at the top right of the screen. By clicking on your first name and surname, you can access your information, your personal space and log out from the e-procedures page.

41 - This section allows you to modify your contact information, your ID and manage your address book.

42 - This space allows you to search for and visualise your current and previous requests. - By clicking on this icon, you will log out of INPI's e-procedures page. b- Starting a new procedure On the right of the screen you will see the Starting a new procedure area which allows you to select the dematerialised procedure you want to perform.

43 You can also access these procedures by clicking on the tab. tab located to the right of the

44 To start a new procedure, click on the desired procedure. c- My recent e-procedures The My recent e-procedures area lists the online procedures that you have performed and their state of progress. You can also download your receipt for each of these procedures in pdf format at any time by clicking on. By clicking on you will be sent to your personal space. This space allows you find all the procedures you have performed, whether completed or not (see section d- My drafts of II- a- Your space) The My drafts area shows the procedures you have started and saved before completion. You can open them again and complete the procedure whenever you want. You can use the trash icon opposite each draft to delete it. Once the procedure is completed, the corresponding draft automatically disappears from this area and appears in the box My recent e-procedures. e- Information This space informs you of the various maintenance, update and other operations that may have an impact on the e-procedures.

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