Synchro Outlook et iperfony

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1 Cette fiche d aide vous apprend à synchroniser les données iperfony avec l application Microsoft Outlook (2003,2007, 2010 ou 2013). Outlook ne permettant pas les échanges CalDAV de façon native, il vous faudra télécharger le plugin Perfony CalDAV pour Outlook (cf. dans ce document). Vous pourrez ensuite utiliser Outlook pour consulter vos données mais également pour créer/modifier des réunions et actions directement depuis Outlook. 1- Assurez- vous que l option «Synchronisation CalDAV» est activée sur votre iperfony, rubrique «préférences». 1 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

2 2- Si ce n est pas déjà fait, cliquez sur le bouton «générer une clé d activation pour Outlook» (bouton présent à dans l écran «préférences», onglet «autorisations», «synchronisation CalDAV», en bas de l onglet. Si cela est déjà fait, passez à l étape Copier votre clé d activation Outlook (vous l utiliserez dans les étapes suivantes). 4- Télécharger le plugin Perfony CalDAV depuis le site perfony.com/plugins en cliquant ici Si vous utilisez une version Windows 32bits, télécharger le fichier dont le nom se termine par «x86». Si vous utilisez une version Windows 64 bits, télécharger le fichier dont le nom se termine par «x64». 5- Décompressez le fichier zip téléchargé et lancez le fichier exe. 2 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

3 6- Assurez- vous que Microsoft Outlook est fermé. Si ce n est pas le cas, fermez l application Outlook. 7- Suivez les étapes d installation. Selon votre configuration Windows, une fenêtre peut apparaître au lancement du fichier.exe vous demandant l autorisation de laisser le programme effectuer des modifications sur votre ordinateur. Cliquez sur «oui» afin que le plugin Perfony CalDAV puisse être installé. 8- Une fois l installation terminée, une fenêtre apparaîtra vous demandant votre numéro de licence ( product key ou clé produit ). Saisissez le numéro de licence généré depuis votre iperfony à l étape 3 de ce document. Ce numéro permet au plugin iperfony de vous autoriser à utiliser Perfony CalDAV durant toute la durée de votre abonnement iperfony. (voir CGU Perfony) 9- Cliquez ensuite sur le bouton ok. 10- L écran suivant est un récapitulatif de votre numéro de licence. Cliquez à nouveau sur le bouton ok. 3 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

4 11- Enfin, cliquez sur exit ( quitter ). L installation du plugin est terminé. Nous allons passé à la configuration de ce plugin sur Outlook. 12- Lancez votre logiciel Microsoft Outlook. 13- Selon votre configuration Windows, une fenêtre demandant l autorisation de lancer le plugin PerfonyCalDAV apparaîtra. Cliquez sur «allow» («autoriser»). Si cette fenêtre n apparaît pas, passez à l étape suivante. 14- Cliquez sur l onglet «Calendar» («calendrier») pour afficher la «vue calendrier». 15- Créez un nouveau calendrier (qui sera dédié à Perfony). Pour cela, cliquez avec le bouton droit de votre souris sur «calendrier» puis «ajouter un calendrier». Nommez ce calendrier «Perfony». Perfony CalDAV ne doit pas être synchronisé avec un calendrier Outlook existant afin d éviter d importer vos données antérieures dans Perfony sans que cela soit une action volontaire de votre part. (vous pourrez effectuer cette action dans les étapes suivantes, de façon ciblée). Perfony CalDAV effectue des modifications sur les évènements afin d ajouter notamment des liens vers les pages associées sur iperfony. 4 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

5 16- Cliquez sur le menu «Perfony CalDAV» puis cliquez sur «Configure» («configurer»). 17- Cliquez sur le bouton Add.. ( ajouter ) 18- Sur cette fenêtre, assurez vous de sélectionner calendar ( calendrier ), de cliquer sur le pictogramme +, afin de pouvoir sélectionner le calendrier Perfony que vous venez de créer. 19- Cliquez sur ok. 5 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

6 20- Remplissez les champs avec les valeurs suivantes : - «folder display name» («nom d affichage du dossier» : sélectionnez le calendrier que vous venez de créer. - «nom d utilisateur» («username») : votre nom d utilisateur iperfony. Afin de retrouver votre nom d utilisateur (si vous ne le connaissez pas), rendez- vous dans votre iperfony, page préférences (pictogramme en forme d écrous en haut à droite du menu de navigation), onglet «informations utilisateur». Attention, il ne s agit donc pas de votre adresse . - «Mot de passe» («password») : votre mot de passe iperfony - le champ « » peut rester vide. - le champ URL du serveur ( server URL ) : saisissez l adresse de votre iperfony en utilisant le modèle d URL ci- dessous en remplaçant «MON» par votre adresse iperfony. https://mon.iperfony.com/ Un exemple d adresse valide serait : https://demo.iperfony.com/ 21- Une fois les champs remplis, cliquez sur le bouton «détection des paramètres de comptes» («detect account settings»). Attention, si votre entreprise utilise un proxy, un message d erreur sera affiché. Dans ce cas, contactez le support technique de Perfony afin que nous puissions vous assistez dans cette opération. La présence de votre DSI pourra être utile selon votre configuration interne à l entreprise. 22- Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez synchroniser (une seule ligne devrait être sélectionnable) puis cliquez sur «ok». Si cet écran n apparaît pas, ne tenez pas compte de cette étape. 6 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

7 23- Lorsque le message URL successfully detected ( URL détectée avec succès ) apparait, votre Outlook et iperfony sont paramétrés pour vos réunions. Il restera à paramétrer les actions ( tâches ). 24- Cliquez sur ok. 25- N oubliez pas de modifier les champs - conflict resolution avec la valeur server always wins ( le serveur gagne toujours ). - synchronization modes ( modes de synchronisations ) avec la valeur keep both outlook and the server data by merging data both ways ( Conservez les données d Outlook et du serveur en fusionnant les données dans les deux sens ). - Cochez la case synchronize when Outlook shuts down ( Synchroniser à l arrêt d Outlook ) afin que Outlook et Perfony se synchronisent lorsque vous fermez Outlook. 26- Cliquez sur apply ( appliquer ) puis sur ok. 27- Cliquez sur Perfony CalDAV depuis le menu situé en haut de l application, puis synchronize ( synchroniser ) pour synchroniser Outlook et iperfony. Les données se synchroniseront ensuite automatiquement. Vos réunions sont donc synchronisées entre iperfony et Outlook. 7 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

8 28- Cliquez sur l onglet Tâches puis clic droit sur Tâches, menu créer un nouveau dossier. (selon votre version d Outlook, l onglet Tâches peut être représenté par un simple icône) 29- Nommez ce dossier Perfony. Il s agira de votre dossier listant les actions iperfony. 30- Sélectionnez bien Tâches (ou Task ) dans la liste déroulante puis cliquez sur ok. 31- Cliquez sur le menu «Perfony CalDAV» puis cliquez sur «Configure» (configurer). 8 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

9 32- Cliquez sur le bouton Add.. ( ajouter ) 33- Sur cette fenêtre, assurez vous de sélectionner Tâches, de cliquez sur le pictogramme +, afin de pouvoir sélectionner le dossier Perfony que vous venez de créer. 34- Cliquez sur ok. 35- Remplissez les champs avec les valeurs suivantes : - «folder display name» («nom d affichage du dossier» : sélectionnez le calendrier que vous venez de créer. - «nom d utilisateur» («username») : votre nom d utilisateur iperfony. Afin de retrouver votre nom d utilisateur (si vous ne le connaissez pas), rendez- vous dans votre iperfony, page préférences (pictogramme en forme 9 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

10 d écrous en haut à droite du menu de navigation), onglet «informations utilisateur». Attention, il ne s agit donc pas de votre adresse . - «Mot de passe» («password») : votre mot de passe iperfony - le champ « » peut rester vide. - le champ URL serveur ( serveur URL ) : saisissez l adresse de votre iperfony en utilisant le modèle d URL ci- dessous en remplaçant «MON» par votre adresse iperfony. https://mon.iperfony.com/ Un exemple d adresse valide serait : https://demo.iperfony.com/ Une fois les champs remplis, cliquez sur le bouton «détecter les paramètres du compte» («detect account settings»). 36- Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez synchroniser puis cliquez sur «ok». Si cet écran n apparaît pas, ne tenez pas compte de cette étape. 10 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

11 37- Lorsque le message URL successfully detected apparait, votre Outlook et iperfony sont paramétrés pour vos actions. 38- Cliquez sur ok. 39- N oubliez pas de modifier les champs - conflict resolution ( résolution de conflit ) avec la valeur server always wins ( le serveur gagne toujours ) - synchronization modes ( modes de synchronisation ) avec la valeur keep both outlook and the server data by merging data both ways ( Conservez les données d Outlook et du serveur en fusionnant les données dans les deux sens ). - Cochez la case synchronize when Outlook shuts down ( Synchroniser à l arrêt d Outlook ) afin que Outlook et Perfony se synchronisent lorsque vous fermez Outlook. 40- Cliquez sur apply ( appliquer ) puis sur appliquer. 41- Cliquez sur Perfony CalDAV depuis le menu situé en haut de l application, puis synchronize pour syncrhoniser Outlook et iperfony. Les données se synchroniseront ensuite automatiquement. Vos actions sont donc synchronisées entre iperfony et Outlook. 11 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

12 Comment importer les données de mon ancien calendrier vers le nouveau calendrier Perfony? Une fois votre calendrier Perfony synchronisé avec Outlook, vous souhaiterez peut être récupérer les réunions de vos anciens calendriers Outlook et les importer dans votre calendrier Perfony. Pour cela suivez les étapes suivantes : - ouvrez l application Outlook - sélectionnez le calendrier pour lequel vous souhaitez récupérer les données et cliquez dessus avec le bouton droit de votre souris. - Sélectionnez «enregistrer sous» («save as») avec le format «icalendar format». - Cliquez sur «enregistrer» et sauvegarder le fichier. - Depuis la barre de menu en haut de votre écran, sélectionnez «Fichier» - > «importer et exporter» ( import and export»). - Sélectionnez «importer un fichier icalendar (.ics) ou fichier vcalendar (.vcs)» («import an icalendar (.ics) or vcalendar file (.vcs)») et cliquez sur «suivant» («next»). Utilisez le fichier que vous venez de sauvegarder à l étape précédente. - Outlook vous propose ensuite de créer un nouveau calendrier ou d importer les données de ce fichier dans un calendrier existant. Afin d importer les données dans votre calendrier iperfony, cliquez sur «importer» («import»). Sélectionnez le calendrier Perfony en tant que calendrier de destination. - Répétez ces opérations pour vos divers calendriers (si vous en possédez plusieurs). Enfin, n oubliez pas de masquer les calendriers «non perfony» que vous venez d importer afin de ne pas voir apparaître plusieurs fois le même événement (réunion). 12 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

13 Comment utiliser le plugin CalDAV et que puis- je faire avec? Une fiche d aide dédiée a été créée listant toutes les actions autorisées depuis Perfony CalDAV. Vous pouvez télécharger cette fiche en cliquant ici ou à l adresse : caldav- how_to_use 13 / 13 Perfony Fiche d aide synchronization Microsoft Outlook avec votre iperfony

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