TERMES DE REFERENCE Mission n 17SANIN114

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Adèle Raymond
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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 17SANIN114 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Subventions FM concernées VIH-SIDA Tuberculose Paludisme Durée totale des jours prévus Renforcement de la politique de Gestion des Ressources Humaines de l UGP RSS/Tranverse Gouvernance Togo Montant de la subvention hommes/jours Période de la subvention 01/01/2018 Au 31/12/2020 UGP Note de performance N/A Date de la note de performance N/A II. Justification de la mission L unité de Gestion de Projets du Togo a été créée en 2009 pour assurer la gestion et la mise en œuvre de la Subvention VIH. Suite à l arrêté du 30 octobre 2014, la Primature a délégué à l UGP la gestion de l ensemble des subventions du Fonds Mondial en la rattachant directement au Secrétariat Général du Gouvernement. Dans le cadre de la réforme de 2014, une note de service a permis de définir les attributions et le fonctionnement de l UGP. Ainsi l organe est composé de 06 cellules : - Une cellule de coordination ; - Une cellule administration et ressources humaines - Une cellule finances et comptabilité - Une cellule suivi et évaluation - Une cellule des approvisionnements - Une cellule d audit interne. En 2016, un audit institutionnel et organisationnel de l UGP a été réalisé. L évaluation réalisée par deux consultants externes a permis d apprécier les forces et faiblesses du système de gouvernance, de la nature des liens et relations institutionnelles avec la primature et l ensemble des parties prenantes, la pertinence de l organisation en place ainsi que l adéquation des ressources humaines en place avec les objectifs et missions assignés à l UGP. Les résultats de l audit sont relativement satisfaisants, néanmoins en ce qui concerne les Ressources Humaines les faiblesses suivantes ont été relevées : Termes de références 17SANIN114 1

2 - Compétences managériales et techniques insuffisamment assurées ; - Absence d une politique de formation et d incitation à la performance ; - Manque d efficience de l organigramme ; - Un système de gouvernance ainsi qu une gestion stratégique et administrative perfectibles. La présente mission d assistance technique vise à mettre en œuvre les recommandations de l audit institutionnel et organisationnel de l UGP dans la perspective d améliorer la performance des subventions en cours et à venir. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission L objectif général de la mission consiste à renforcer la politique de gestion des ressources humaines de l UGP. 2) Objectifs spécifiques Objectif spécifique n 1 : Améliorer la structuration et le cadre de gouvernance l UGP; Objectif spécifique n 2 : Optimiser la gestion des ressources humaines. 3) Résultats à atteindre - La révision du système organisationnel est validée par l ensemble des parties prenantes et est mise en œuvre en vue d améliorer la structuration et le cadre de gouvernance de l UGP ; - La gestion des ressources humaines tend à être optimisée à travers la révision de documents constitutifs de la politique RH et le renforcement de compétences des différents échelons du personnel de l UGP IV. Description de la mission 4) Activités prévues Dans le cadre de l objectif spécifique n 1, le consultant aura à conduire les activités suivantes : 1. Accompagner la révision de l organigramme ; 2. Redéfinition des fiches de postes ; 3. Appui à l élaboration d un plan stratégique interne à l UGP ; 4. Appui à la définition d une politique de gestion des risques ; 5. Appui à la définition d une politique en matière de Genre et Droits Humains ; 6. Appui à la définition d une politique QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) Dans le cadre de l objectif spécifique n 2, le consultant aura à conduire les activités suivantes : 7. Appui à l élaboration/révision des documents administratifs suivants : règlement intérieur, registre du personnel, grille salariale harmonisée ; Termes de références 17SANIN114 2

3 8. Appui à l élaboration d une politique de gestion des carrières : système d évaluation, plans de formations, instauration d une politique de motivation de rétention et d intéressement du personnel ; 9. Renforcement des compétences du corps managérial. Cette activité se fera en évaluant au préalable les besoins des responsables de Cellules et autres personnes intéressées. Suite à cette évaluation le consultant mettre en place des sessions de formation/coaching adaptés aux besoins identifiés. La méthodologie s appuiera sur : (i) une revue documentaire; (ii) des entretiens auprès de personnes ressources; (iii) l animation de sessions de travail avec des représentants par catégorie d acteurs et l interaction permanente avec eux (ateliers de pré-validation) ; (iv) la compilation, la synthèse et l analyse des données pour produire les documents de référence 5) Livrables attendus - Note de synthèse sur la méthodologie, les outils, les techniques d animation etc. qui seront déployées au cours de la mission ; - Feuille de route et calendrier de la mission ; - Organigramme et fiches de postes actualisés ; - Plan stratégique interne de l UGP ; - Plans de gestion des risques et QHSE ; - Charte de promotion de l Egalité des genres et de protection des Droits Humains ; - Règlement intérieur, registre de présence et grille salariale actualisée ; - Plan de gestion des carrières avec les différentes composantes citées au IV) 4 Activité n 8. - Evaluation des besoins en formation de l équipe managériale, méthodologie et compte rendus des formations ; - Compte rendu de mission. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 6) Période de mise en œuvre : juin-aout ) Date de démarrage : 06 juin ) Date de fin : 15 aout 2017 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire, l équipe pays du Fonds mondial et Expertise France 9) Durée effective : 45 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert est de 45 jours, dont (40) jours à Lomé et (05) jours à domicile pour l'exploitation des données recueillies sur place, la rédaction de rapports. 10) Planning/calendrier : Termes de références 17SANIN114 3

4 Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Objectif spécifique n 1 Lomé Juin 17 Objectif spécifique n 2 Lomé Juillet 23 Finalisation livrables et CR de mission A distance Aout 5 Total 45 L expert se rendra au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le SCAC. VI. Expertise et profil demandés 11) Nombre d experts : 01 12) Profil d expert Poste : Expert international en Ressources humaines en Santé A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en Ressources Humaines. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans en gestion des ressources humaines dans les pays en développement. - Expérience professionnelle d au moins 5 ans la gestion des ressources humaines en santé en Afrique de l Ouest et du Centre. C. Expérience professionnelle spécifique - Bonne connaissance des mécanismes de financement du Fonds mondial - Des expériences professionnelles dans le pays sont fortement appréciées. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum de 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. Termes de références 17SANIN114 4

5 VIII. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition de(s) l expert(s) les moyens suivants : - Un véhicule et un bureau - Un chauffeur L expert sera responsable des aspects logistiques de sa mission pendant la prestation, sauf indication contraire d Expertise France. Les éventuels frais de mission pourront être remboursés dans la limite définie par Expertise France dans le contrat de prestation de service. Merci de joindre à votre candidature, les documents suivants : - CV - Déclaration de non conflit d intérêt - Proposition d honoraires EUR/Jour souhaités selon le profil de l expert Termes de références 17SANIN114 5

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