CHARTE DU COMITÉ DES RESSOURCES HUMAINES

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1 CHARTE DU COMITÉ DES RESSOURCES HUMAINES MANDAT Le Comité des ressources humaines (le «Comité») est un comité du Conseil d administration (le «Conseil») de la Société canadienne d hypothèques et de logement (la «Société»). Il a pour mandat d aider le Conseil dans l accomplissement de ses responsabilités de gérance envers la Société en veillant à la mise en place et à l application efficaces de politiques judicieuses dans le domaine des ressources humaines, plus précisément en ce qui concerne l acquisition de talents, le maintien en poste, la formation et le perfectionnement du personnel, ainsi que la gestion de la relève, la diversité, l utilisation des langues officielles, la rémunération et la gestion du rendement. Le Comité est notamment responsable de conseiller le Conseil sur les questions suivantes : ensemble des principes et des politiques de la SCHL en matière de gestion des ressources humaines, et structure organisationnelle des ressources humaines à la Société; régime de rémunération de la Société, y compris les avantages sociaux offerts à l ensemble des employés; nominations, planification de la relève et échelles de traitement des hauts dirigeants 1 de la Société; harmonisation stratégique des politiques et des pratiques des ressources humaines avec les objectifs de la Société, le rendement de celle-ci et les risques associés aux ressources humaines. POUVOIRS Le Comité a le pouvoir de faire ou d autoriser un examen ou des enquêtes sur toute question dans son domaine de responsabilité. Il a aussi le pouvoir : de retenir les services externes de conseillers juridiques, de consultants ou d autres conseillers, rémunérés par la Société, selon ce qu il juge nécessaire afin d obtenir des conseils ou de l assister dans une enquête ou dans ses responsabilités telles que précisées dans la présente Charte; 1 Le terme «hauts dirigeants» répond à la définition énoncée dans les règlements administratifs de la Société, mais aux fins de la présente charte, ce terme exclut le président de la Société. 7 Décembre 2016 Page 1

2 de demander toute information dont il a besoin aux dirigeants ou employés de la Société et aux parties de l extérieur, y compris aux auditeurs externes, à qui l on ordonne de coopérer avec lui en répondant à ses demandes; de jouir d un accès libre et complet, sans restriction, aux membres de la direction de la Société et aux conseillers juridiques internes et externes, au besoin; d avoir accès à des programmes de formation continue, afin de l assister dans l accomplissement de ses responsabilités, ainsi qu à des fonds appropriés à cet égard; de demander les avis d un autre comité du Conseil sur toute obligation ou responsabilité énoncée dans la présente Charte. COMPOSITION Composition Le Comité doit être composé d au moins trois administrateurs, dont l un doit être le président du Comité, mais ne doit pas inclure le président et premier dirigeant de la Société. En cas d absence ou d empêchement du président du Comité, le président du Conseil désignera un membre du Comité pour agir en lieu et place du président du Comité; ce membre désigné est alors réputé être le président du Comité pour la réunion ou l affaire en question. Le Comité de régie de la Société et de nomination examine annuellement la composition du Comité des ressources humaines pour s assurer que ce dernier comprend, dans l ensemble, des membres ayant l expérience et l expertise requises pour remplir son mandat. Nomination des membres du Comité Le Conseil, sur recommandation du Comité de régie de la Société et de nomination, désigne les membres et le président du Comité. Le Conseil peut pourvoir à un poste au sein du Comité en tout temps. Chaque membre remplit ses fonctions au gré du Conseil et demeure membre du Comité jusqu à ce que son successeur soit dûment nommé, à moins que le membre remette sa démission, soit démis de ses fonctions ou cesse d être administrateur. Quorum Deux administrateurs constituent un quorum du Comité. En cas de conflit d intérêts ou par faute de quorum, le président du Comité nommera, sous réserve de l approbation par le président du Conseil, ou en l absence du président du Comité, le président du Conseil nommera un autre membre du Conseil, qui agira en lieu et place du membre absent pour la réunion ou l affaire en question, et ce membre aura le droit de voter à l égard de la question ou des questions à traiter. RÉUNIONS Calendrier des réunions Le Comité se réunit au moins deux fois l an, et plus fréquemment si nécessaire. Le président du Comité ou deux membres du Comité ont le pouvoir de convoquer des réunions additionnelles lorsque les circonstances l exigent. 7 Décembre 2016 Page 2

3 Avis et présences Le président de la Société doit assister également à toutes les réunions. On s attend à ce que tous les membres du Comité siègent à chaque réunion, en personne ou par téléconférence ou vidéoconférence. Séances à huis clos S il le juge opportun, le Comité peut s entretenir séparément avec d autres membres de la direction à chaque réunion ordinaire du Comité prévue au calendrier. Tout membre du Comité peut demander au président de tenir une réunion du Comité ou une partie d une réunion du Comité sans la présence de membres de la direction. Président du Comité et secrétaire Le président du Comité préside toutes les réunions de ce dernier. Il assume également les fonctions suivantes : i. coordonner les activités du Comité afin d assurer la conformité avec son mandat; ii. collaborer avec la direction pour établir les ordres du jour des réunions et le plan de travail annuel du Comité. Le président du Comité peut voter sur toute question nécessitant un vote et aura le droit de voter une deuxième fois s il y a égalité des voix. Le secrétaire général ou, en son absence, le secrétaire général adjoint de la Société, agit à titre de secrétaire du Comité. FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS Le Comité s acquitte des fonctions et responsabilités suivantes : Cadre stratégique des Ressources humaines Examiner le cadre stratégique régissant l ensemble des dossiers relevant des ressources humaines en tenant compte de l harmonisation stratégique avec les objectifs de la Société; recommander au Conseil d approuver ce cadre. Évaluer tous les ans l efficacité globale de la stratégie de gestion des talents de la Société en tenant compte des indicateurs clés de l organisation; recommander un plan d action approprié au Conseil. S assurer que des politiques et des processus adéquats sont en place pour identifier, évaluer et gérer les risques liés aux ressources humaines en faisant appel au Comité de gestion des risques du Conseil au besoin. Politiques, programmes et plans en matière de rémunération Revoir tous les ans le régime de rémunération globale de la Société et en recommander l approbation au Conseil. 7 Décembre 2016 Page 3

4 Examiner les caractéristiques du Régime de retraite de la SCHL, le Règlement du Régime de retraite et les changements qui y sont proposés, ainsi que les politiques qui régissent l administration du Règlement du Régime de retraite et les taux de cotisation de la Société et des employés avant de les soumettre à l approbation du Conseil 2. Prime de la Société Examiner chaque année les éléments suivants, en collaboration avec le Comité de régie de la Société et de nomination, et recommander au Conseil de les approuver : i. matrice des objectifs prioritaires de la Société servant à établir la grille de rémunération pour la prime de la Société; ii. pourcentage de la prime de la Société établi en fonction du degré d atteinte des objectifs de la Société. Nominations, planification de la relève et échelles de traitement des hauts dirigeants de la Société Examiner les échelles de traitement (et chaque plage de l échelle) ainsi que les autres avantages des hauts dirigeants et du vice-président, Audit et Évaluation 3, et faire des recommandations au Conseil. Examiner les nominations et les congédiements des hauts dirigeants et du vice-président, Audit et Évaluation, et en faire la recommandation au Conseil. Dans le cas des postes de vice-président, Audit et Évaluation, et de chef de la gestion des risques, l examen doit se faire en consultation avec le Comité de vérification et le Comité de gestion des risques, respectivement. Examiner les rapports périodiques du président et premier dirigeant concernant l évaluation, le perfectionnement et la planification de la relève des hauts dirigeants et du vice-président, Audit et Évaluation, également en consultation avec d autres comités compétents. OBLIGATION DE RENDRE COMPTE Le président du Comité doit : a) présenter périodiquement au Conseil des rapports concernant les activités du Comité, les questions examinées et les recommandations jugées appropriées; 2 Conformément à une convention de fiducie, le Conseil a délégué ses responsabilités d administration et de placement aux fiduciaires de la Caisse de retraite de la Société. Cependant, le Conseil conserve la responsabilité d examiner annuellement le rendement obtenu par la Caisse. 3 NOTA : Bien que le vice-président, Audit et Évaluation, relève directement du président de la Société, il ne fait pas partie des hauts dirigeants aux fins de la définition de «hauts dirigeants» énoncée dans les règlements administratifs de la Société. 7 Décembre 2016 Page 4

5 b) examiner et revoir, au moins une fois par année, le caractère adéquat du mandat du Comité, tel qu il est énoncé dans la présente charte et, en consultation avec le Comité de régie de la Société et de nomination, recommander au Conseil d approuver tout changement, au besoin; c) faire une évaluation annuelle du Comité pour évaluer l apport de celui-ci et l efficacité avec laquelle le Comité remplit son mandat; présenter un rapport au Conseil. AUTRES ACTIVITÉS Le Comité exécutera d autres activités liées au présent mandat, à la demande du Conseil. 7 Décembre 2016 Page 5