Rapport pour la commission Permanente du conseil régional

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1 <%numcx%> CP Rapport pour la commission Permanente du conseil régional OCTOBRE <%moiscx%> 2012 Présenté par Jean-Paul Huchon Président du conseil régional d'ile-de-france - QUATRIEMES AFFECTATIONS PROVISIONNELLES D AUTORISATIONS D ENGAGEMENT ET DE PROGRAMME SUR LES CHAPITRES 930 ET 900 «SERVICES GENERAUX», CREDITS DE LA DIRECTION DES SYSTEMES D INFORMATION. - AUTORISATION A SIGNER LE NOUVEAU MARCHE D INFOGERANCE DES SYSTEMES D INFORMATION DE LA REGION ILE-DE-FRANCE

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3 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 3 RAPPORT N <%numcx%> CP Chapitre budgétaire : 900 «Services généraux» Code fonctionnel : 0202 «Autres moyens généraux» Programme : HP «Moyens informatiques des services» Chapitre budgétaire : 930 «Services généraux» Code fonctionnel : 0202 «Autres moyens généraux» Programme : HP «Fonctionnement des services» Sommaire EXPOSE DES MOTIFS Quatriemes affectations provisionnelles pour les systèmes d information de la Région Autorisation à signer le nouveau marché d infogérance des systèmes d information de la Région... 6 PROJET DE DELIBERATION... 10

4 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 4 RAPPORT N <%numcx%> CP EXPOSE DES MOTIFS 1. Quatriemes affectations provisionnelles pour les systèmes d information de la Région En application du règlement budgétaire et financier adopté par le Conseil Régional, il revient à la commission permanente d affecter, de façon provisionnelle ou spécifique, les autorisations d engagement et de programme ayant trait aux dépenses qui assurent le fonctionnement des assemblées, du cabinet et des services administratifs et notamment les dépenses liées aux systèmes d information. Ces affectations provisionnelles permettent d exécuter les dépenses courantes relevant des marchés et contrats, notamment ceux conclus à bons de commande qui sont actuellement en cours d exécution ou de renouvellement. Elles sont, en conséquence, proposées à hauteur d un montant évalué à partir de l exécution prévisionnelle de ces dépenses au cours de l exercice budgétaire En section de fonctionnement, le transfert et l affectation d une autorisation d engagement supplémentaire pour couvrir la prolongation de service de l infogérant actuel et diverses prestations de maintenance la prolongation du service de la société IBM, actuel titulaire du marché Depuis 2003, la gestion d une partie des systèmes d information de la région est externalisée. Le marché d infogérance partielle, en cours, est un marché à bons de commande. Il a été contracté le 30 octobre 2008 pour une durée d exécution de 4 ans, son échéance est fixée au 31 octobre Le marché prévoit la possibilité de prolonger son exécution de six mois, par bons de commande, à la condition que leur émission intervienne avant le 31 octobre Il a été décidé d utiliser cette modalité contractuelle. La société IBM poursuivra l exécution du contrat qui le lie avec la Région au-delà du 31 octobre 2012 pour six mois supplémentaires, soit jusqu au 30 avril 2013 pour le service «régulier». Elle assurera également des commandes à la demande comme, par exemple, la réinstallation des postes bureautiques suite aux déménagements prévus sur les sites Invalides, rue du Bac et Val de Fontenay (environ 500 postes concernés). Ce délai supplémentaire a permis de construire et de présenter aux candidats la nouvelle salle informatique répondant aux derniers standards et règlements en vigueurs. Par ailleurs, avec l aide d un cabinet de conseil spécialisé, un bilan du contrat en cours a été dressé et ainsi le dossier de consultation des entreprises a été rédigé en prenant en compte les points faibles et les points forts du précédent marché en regard des bonnes pratiques du secteur. La phase de réversibilité de trois mois, pendant laquelle l infogérant actuel doit transmettre les informations relatives à la reprise du système au nouvel infogérant désigné par la commission d appel d offres, est, en conséquence, reportée aux mois de février, mars, avril Les bons de commande relatifs à cette prolongation de service doivent être notifiés à IBM avant la date d échéance du marché soit avant le 31 octobre. Ces notifications nécessitent un engagement comptable de la Région pour couvrir ces engagements juridiques, c est pourquoi une autorisation d engagement supplémentaire de TTC est sollicitée.

5 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 5 RAPPORT N <%numcx%> CP la prise en charge des dépenses de maintenance et d hébergement des matériels et logiciels utilisés par la Région De manière à pouvoir engager les dépenses de maintenance de certains logiciels utilisés par les élus et agents de la Région et d hébergement de sites, un montant d affectation provisionnelle de TTC est sollicité ; Il s agit, notamment, de permettre d engager budgétairement et juridiquement la maintenance de PAR (Plate forme d Aides Régionales, extranet connecté à l outil Iris), de Coriolis, des licences Microsoft et Oracle et l hébergement des sites institutionnels. Toutes ces dépenses sont contractualisées par des marchés Un transfert d AE necessaire pour engager la prolongation de service d infogérance et certains contrats de maintenance et d hébergement d outils numériques utilisés par la Région Il a été procédé au transfert d un montant de d AE, disponibles sur le programme HP (102012) «Fonctionnement des services», action «Fournitures et petit matériel» pour et action «Prestations intellectuelles» pour code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux» figurant au chapitre 930 Administration générale du budget 2012, afin d abonder le programme HP (102012) «Fonctionnement des services» action «Informatique» code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux» Une affectation supplémentaire en section de fonctionnement De manière à couvrir les dépenses de fonctionnement liées principalement au renouvellement du marché d infogérance et au renouvellement de certains contrats de maintenance ou d hébergement, il est proposé d affecter en section de fonctionnement à titre provisionnel, un montant d autorisations d engagement de au chapitre 930 «Services généraux», programme HP (102012) «Fonctionnement des services» action «Informatique» code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux» En section d investissement, l affectation d autorisations de programmes pour suivre la réalisation de projets en cours En section d investissement, il est proposé une affectation provisionnelle de qui représente en cumul avec les affectations précédemment votées 84,27 % des crédits votés au chapitre 900 «Services généraux», code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux», programme (HP ) «Moyens informatiques des services», action «Développement de logiciels et progiciels» du budget Il s agit de permettre le lancement du nouveau marché d achat de licences et de maintenance pour les agents et les élus et notamment le développement des applications GLORIA et SAGE (gestion des stocks).

6 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 6 RAPPORT N <%numcx%> CP Ces affectations sont ventilées ainsi qu il suit : CHAPITRE 930 «SERVICES GENERAUX» - CODE FONCTIONNEL 0202 «AUTRES MOYENS GENERAUX» Programme (HP ) «Fonctionnement des services» - Action «informatique» : CHAPITRE 900 «SERVICES GENERAUX» CODE FONCTIONNEL 0202 «AUTRES MOYENS GENERAUX» Programme (HP ) «Moyens informatiques des services» : Action «développement de logiciels et progiciels» : Ce montant comprend une affectation provisionnelle «logiciels et projets applicatifs» de qui servira à lancer l exécution du marché à bons de commande n pour l achat de logiciels et leur maintenance. Le précédent marché à bons de commande est arrivé à expiration le 30 juin Le montant minimum du nouveau marché est de H.T ( TTC), son maximum H.T ( TTC) pour quatre ans. Ce montant comprend également une affectation provisionnelle de qui permettra de passer des bons de commande dans le cadre de marchés en cours (Gloria et SAGE). 2. Autorisation à signer le nouveau marché d infogérance des systèmes d information de la Région 2.1. Organisation de la consultation n Le calendrier tient compte de : - l échéance du marché en cours, le 31 octobre 2012 et de la nécessité de notifier le nouveau marché à cette même date ; -la prolongation effective des prestations dues par l actuel titulaire du 1 er novembre 2012 au 30 avril 2013 et de la prise en charge concomitante de 6 mois par le futur prestataire. La consultation, par appel d offres ouvert, vu le montant estimé du marché, a été lancée le 4 mai 2012 avec pour date limite de remise des offres le 29/06/2012. Il s agit d un marché à bons de commande avec des montants minimum de HT et maximum de Le cahier des charges prend en compte les constats effectués pendant l exécution de l actuel marché et l évolution de l environnement informatique et des conditions de contractualisation. La Direction des systèmes d information a fait appel à une assistance à la maîtrise d ouvrage qui est intervenue sur le diagnostic de la réalisation de l actuelle prestation, a apporté des éléments sur les évolutions du secteur et a proposé des scénarios de renouvellement. Ce cabinet conseil a participé à la mise en place du futur marché (Aide à la rédaction du cahier des charges et à l analyse des offres) et assistera la DSI pour l installation du nouvel infogérant.

7 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 7 RAPPORT N <%numcx%> CP Le marché comprend une clause d insertion qui oblige le titulaire du marché à réserver h de travail aux publics énumérés dans le marché : demandeurs d emploi de longues durées, allocataires du RSA, travailleurs handicapés, bénéficiaires de certaines allocations, jeunes qui n ont pas atteint le niveau CAP/BEP, personnes prises en charge dans le dispositif d insertion par l activité économique. L accompagnement de l action d insertion est assuré par la Maison de l emploi de Paris. En cas de non-respect des obligations relatives à l insertion, le titulaire subit une pénalité égale au nombre d heures prévues par le marché et non réalisées, multiplié par 3 et multiplié par le SMIC horaire brut Les prestations de l actuel infogérant Les prestations confiées dans le marché en cours Les prestations décrites dans le marché confié à la société IBM s organisent autour des éléments suivants : Module A : Service Desk et Support utilisateurs Le service est organisé sur le principe d un centre de service unique qui prend totalement en charge toutes les demandes d intervention ou de résolution de problèmes émanant des utilisateurs de l informatique et de la téléphonie. L assistance sur l utilisation des logiciels bureautiques (suite Office, Outlook et Acrobat Reader) est complétée par une assistance pour les questions simples sur les autres applications déployées à la Région. Les réponses sont apportées par l infogérant suivant des critères de qualité et de délais prédéfinis. Sont également compris la gestion des demandes de consommables, leur distribution, et plus généralement la gestion des stocks de consommables informatiques (achat par la Région). Le service est assuré de 8h à 19h sur les jours ouvrés. Module B : Gestion de la bureautique Ce service prend en charge les demandes d équipement logiciel et matériel et assure la maintenance et le suivi du parc. Il assure également les interventions de proximité lorsque qu un dysfonctionnement n a pas pu être résolu par le module A. Le service est assuré de 8h à 19h sur les jours ouvrés. Module C : Exploitation du système informatique central Ce service assure la capacité opérationnelle du système informatique central de la Région, notamment, sous l angle de la continuité et de la performance de service et dans des conditions pérennes de coût, de sécurité et de cohérence. Ce module permet d assurer la fiabilité quotidienne de la plateforme technique, qui a donné lieu à d importants investissements de la part de la Région ces dernières années. Les éléments de réseau sont intégrés dans le périmètre. Le service est assuré de 8h à 19h sur les jours ouvrés. Module D : Prestations en mode projet Les services attendus dans le cadre de ce module peuvent être de deux natures : soit des activités identiques à celles des modules B mais requérant le recours à une prestation complémentaire du fait de contraintes induites par une volumétrie et/ou un délai de réalisation exceptionnelles (déménagement d une entité, déploiement massif de nouveaux logiciels, ), soit des activités connexes (ces dépenses sont imputées en investissement) à celles des modules B ou C qui ne peuvent être prévues lors de la rédaction du marché et 24/09/12 18:09:00

8 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 8 RAPPORT N <%numcx%> CP nécessiteront des compétences similaires (étude d opportunité ou de choix d un outil d exploitation, participation à des projets de migration, ). Module E : Utilisation de l outil de Gestion des Services fourni pas l infogérant. L outil, ou le groupe d outils de gestion des services fourni par l infogérant, permet de couvrir l ensemble du périmètre de la prestation d infogérance, en particulier la Gestion des Dossiers, incidents et demandes, et la Gestion de Parc. Ces outils sont partagés entre les agents de l infogérance et ceux de la Direction des systèmes d information L exécution du marché d infogérance partielle IBM N 08S100 L estimation initiale du marché de TTC produite en 2008 est respectée avec une estimation actualisée début 2012 à TTC. Cette estimation actualisée est par ailleurs bien comprise dans les seuils de montant fixés au marché d un minimum de TTC et d un maximum de TTC. Avec la prolongation de service de six mois, le montant maximum du marché n est pas atteint puisque l estimation du marché est portée à TTC Les caractéristiques du nouveau marché Les principes conservés L organisation par module (Centre d appel, intervention de proximité et support infrastructure) est maintenue ainsi que le module «opérations exceptionnelles» destiné à assurer les variations de charges exceptionnelles et non prévisibles dans le calendrier de la Région (par exemple, les réinstallations de postes suite aux déménagements). Le principe d une tarification à l unité d œuvre a également montré sa pertinence pour assumer l évolution, dans des conditions financières acceptables pour les deux parties. L assistance aux agents sur les applications bureautiques et les logiciels métiers pour les interventions de 1 er niveau reste nécessaire. La référence aux bonnes pratiques Itil (Information technology Infrastructure library) pour guider l organisation des prestations de l infogérance introduite dès le premier contrat est maintenue et actualisée dans le format de sa nouvelle version V Les évolutions La durée du marché est portée à cinq ans. La Région est parvenue à un niveau de maturité élevé sur la description et la maîtrise du périmètre des services de la prestation d infogérance. L augmentation de la durée du marché devrait renforcer la capacité à industrialiser en portant l amortissement de l investissement initial sur une période plus longue. Le futur marché d infogérance anticipe les évolutions structurantes du système d information de la région comme l ouverture du Système d Information aux partenaires et bénéficiaires afin d étendre l offre d e-administration. Les évolutions doivent se concentrer sur l intensité des services offerts aux agents en relation avec l accroissement de l utilisation du système d information dans la vie professionnelle des agents et des élus (Iris, Coriolis, gestion des rapports, gestion des courriers, notamment) et le basculement dans un environnement toujours plus dématérialisé. Le futur marché prend en compte l accroissement de la volumétrie des postes de travail et des outils dématérialisés, la complexité croissante des systèmes d information, les exigences 24/09/12 18:09:00

9 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 9 RAPPORT N <%numcx%> CP matière de sécurité et anticipe d éventuelles modifications structurelles soit sur les aspects réglementaires (Référentiel Général de Sécurité) ou techniques comme la généralisation de la virtualisation des postes de travail ou la tendance à toujours plus de mobilité des agents et des élus. L ouverture de composants du système d information sur des plages horaires étendues est prévue et intégrée dans les éléments contractuels. Une attention particulière a été donnée à la poursuite de l effort d industrialisation pour assurer les meilleures conditions de mise en service et d exploitation d environnement très exigent en réactivité et en sécurité. Ceci devrait permettre au système d information d absorber les évolutions majeures vers la dématérialisation, la mobilité et l ouverture à l extérieur les critères d attribution annoncés dans le règlement de la consultation Les offres ont été analysées en fonction des critères pondérés énoncés ci-dessous: 1) Valeur technique, 60 %, appréciée au regard des moyens et niveaux de compétences des ressources dédiées pour atteindre les objectifs de qualité visés, de l organisation et de la méthode présentées dans la proposition du candidat et enfin, de la compréhension et de l intégration du contexte et des enjeux par le candidat. 2) Prix, 40 % L attribution du marché par la commission d appel d offres du 21 septembre Huit plis électroniques ont été reçus dans les délais. Les plis ont été ouverts le 2 juillet Au vu de l analyse des offres présentée par la direction des systèmes d information, la commission d appel d offres a attribué le marché à bons de commande au groupement solidaire constitué des sociétés Thalés Services SAS et Spie Communications, pour un montant estimé de ,70 T.T.C pour le service régulier Autorisation à signer le marché d infogérance partielle des sytémes d information de la Région Comme le prévoit la délibération CR 14-10, s agissant d un marché d un montant, sur cinq ans, supérieur à HT, la Commission Permanente doit autoriser le Président de la Région à le signer et à prendre toutes décisions liées à son exécution. Je vous prie de bien vouloir en délibérer. Le président du conseil régional d Ile-de-France JEAN-PAUL HUCHON

10 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 10 RAPPORT N <%numcx%> CP PROJET DE DELIBERATION DU QUATRIEMES AFFECTATIONS PROVISIONNELLES D AUTORISATIONS D ENGAGEMENT ET DE PROGRAMME SUR LES CHAPITRES 930 ET 900 «SERVICES GENERAUX», CREDITS DE LA DIRECTION DES SYSTEMES D INFORMATION. AUTORISATION A SIGNER LE NOUVEAU MARCHE D INFOGERANCE DES SYSTEMES D INFORMATION DE LA REGION ILE-DE-FRANCE LA COMMISSION PERMANENTE DU CONSEIL REGIONAL D ILE-DE-FRANCE Vu Le code général des collectivités territoriales Vu Le code des marchés publics VU La délibération du Conseil Régional n CR10-10 du 16 avril 2010 relative aux délégations d attributions du Conseil régional à sa Commission Permanente VU La délibération du Conseil Régional n CR du 17 juin 2010 portant règlement budgétaire et financier ; VU La délibération du Conseil Régional n CR10-10 du 16 avril 2010 relative aux délégations d attributions du Conseil régional à sa Commission Permanente VU La délibération du Conseil régional n CR14-10 du 16 avril 2010 relative à la délégation du conseil régional à son président en matière de marchés publics VU Le budget de la Région Ile-de-France pour 2012 VU La commission d appel d offres du 17 septembre 2012 VU L avis de la commission des finances, de la contractualisation, de l administration générale ; VU Le rapport <%numcx%> CP présenté par monsieur le président du conseil régional d Ile-de- France APRES EN AVOIR DELIBERE Article 1 : Décide d affecter à titre provisionnel disponibles sur le chapitre 930 «services généraux», code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux», programme HP (102012) «Fonctionnement des services», du budget 2012 pour les dépenses de fonctionnement liées aux systèmes d information. Article 2 : Décide d affecter à titre provisionnel disponibles sur le chapitre 900 «Services généraux», code fonctionnel 0202 «autres moyens généraux», programme HP (102002) «Moyens informatiques des services», du budget 2012 pour les dépenses de développement de logiciels et progiciels.

11 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 11 RAPPORT N <%numcx%> CP Article 3 : Décide d autoriser le président à signer le marché n , de prestations d infogérance des systèmes d information de la région Ile-de-France avec le groupement solidaire Thalès Services SAS / SPIE Communications et à prendre toutes décisions liées à son exécution. Article 4 : Décide que les dépenses liées à ce marché seront prélevées sur les autorisations d engagement provisionnelles du chapitre 930 «Services généraux» code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux, Programme HP «Fonctionnement des services», Action «informatique» et Chapitre budgétaire : 900 «Services généraux» Code fonctionnel : 0202 «Autres moyens généraux» Programme HP «Moyens informatiques des services», Action » Equipement informatique» après affectation par la Commission permanente. JEAN-PAUL HUCHON

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