Objet : mesures à prendre par les communes et leurs groupements à la suite du renouvellement général des conseils municipaux.

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1 PREFET DES LANDES Préfecture Direction des actions de l Etat et des collectivités locales Bureau du contrôle administratif Affaire suivie par : Mme Cécile DARTIGUE Tél : Mèl : cecile.dartigue@landes.gouv.fr Mme Éliane DUPRAT Tél Mèl : eliane.duprat@landes.gouv.fr M. Dominique GOURDON Tél Mèl : dominique.gourdon@landes.gouv.fr Mont-de-Marsan, le 25 mars 2014 Le Préfet des Landes, à Mesdames et Messieurs les Maires du Département Mesdames et Messieurs les Présidents d Établissements Publics de Coopération Intercommunale et de Syndicats Mixtes en communication à M. le Sous-Préfet de Dax Objet : mesures à prendre par les communes et leurs groupements à la suite du renouvellement général des conseils municipaux. Afin de faciliter l installation des conseils municipaux et communautaires et des comités syndicaux, ainsi que des organismes qui en dépendent et d assurer dans de bonnes conditions la mise en place des institutions communales et intercommunales après le renouvellement général des conseils municipaux, il paraît utile de rappeler les différentes mesures qui doivent être prises par les nouveaux élus. A cet effet, la présente circulaire, dans la première partie, concernant les communes, traitera des points essentiels relatifs à la première séance du conseil municipal et des décisions à prendre par les conseils municipaux et le maire. La deuxième partie portera sur la mise en place des institutions intercommunales. La troisième partie sera consacrée aux syndicats mixtes. Enfin, ce document listera l ensemble des fiches, établies par thème, qui détaillent les dispositions à prendre, les institutions à mettre en place et le contenu des actes à établir par les communes et par les établissements publics. Sauf exception qui sera ponctuellement signalée, les textes cités dans les présents documents sont issus du code général des collectivités territoriales C.G.C.T.-, auquel il vous appartient de vous référer. Les articles cités sont joints en annexe des fiches. 1

2 PREMIERE PARTIE : LES COMMUNES La première réunion du conseil municipal Elle doit se tenir au plus tôt le vendredi et au plus tard le dimanche suivant le tour de scrutin à l issue duquel le conseil a été élu au complet (article L ). Convocation ordre du jour Par dérogation aux dispositions de l article L , dans les communes de habitants et plus, la convocation est adressée aux membres du conseil municipal trois jours francs au moins avant celui de cette première réunion. Le nouveau conseil municipal est convoqué par le maire sortant, à défaut, par un adjoint dans l ordre des nominations ou, à défaut, par le conseiller le plus ancien dans l ordre du tableau. La convocation doit préciser qu il sera procédé à l élection du maire et des adjoints et ce, après que le conseil municipal aura fixé le nombre des adjoints. Le cas échéant, l ordre du jour peut prévoir d autres décisions à prendre par le conseil municipal nouvellement élu, à condition que les notes explicatives de synthèse soient jointes à la convocation pour les communes de habitants et plus (L ). Toutefois, dans ce cas là, il convient, pour ces communes, de respecter le délai normal de convocation, soit 5 jours francs. Présidence Pour cette séance d élection du maire, l élu sortant qui a convoqué les nouveaux élus fait l appel et les déclare installés dans leurs fonctions, puis laisse la présidence au doyen d âge (art. L ). Une fois élu, c est le nouveau maire qui assure la présidence de la séance (art. L ) Quorum Le conseil municipal ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est présente (art. L ). Pour l élection des maires et des adjoints, ce quorum doit être atteint au moment où la séance est déclarée ouverte. Il n est pas nécessaire que tous les conseillers siègent lors de la séance d élection du maire (CE , commune de Kertzfeld). Les conseillers absents peuvent donner mandat à un autre élu, mais ce mandant ne compte pas pour le calcul du quorum. Mode de scrutin Pour toutes les communes, l élection du maire (art. L ) se fait au scrutin secret à la majorité absolue pour les deux premiers tours, à la majorité relative pour le troisième tour, le plus âgé étant élu en cas d égalité des suffrages. Dans la grande majorité des cas, les conseillers municipaux désirant assurer la fonction de maire font acte de candidature, mais ce n est pas une obligation. Un conseiller peut recueillir le plus de voix sans s être porté candidat. Il a alors la possibilité de renoncer à la fonction. Il n est pas nécessaire d avoir été candidat aux deux premiers tours pour être élu au 3 ème tour (Conseil d Etat, , élection du maire de Chapdeuil) Dans les communes de moins de habitants (art. L ), les adjoints sont élus dans les conditions fixées à l article L

3 Pour les communes de habitants et plus (art. L ), cette élection se fait en outre au scrutin de liste à la majorité absolue, sans panachage ni vote préférentiel, avec une obligation de parité pour ces listes. En cas d égalité des suffrages, les candidats de la liste ayant la moyenne d âge la plus élevée sont élus. Les élections du maire et des adjoints au maire sont rendues publiques par voie d'affiche dans les 24 heures (art. L ). Décisions à prendre et documents à établir par le nouveau conseil municipal Délibérations à prendre dans des délais fixés par les textes (Ces délais sont calculés à compter du jour de l installation du nouveau conseil municipal) o Election des membres élus du CCAS : Délai : 2 mois. o Délibération du conseil municipal fixant le niveau des indemnités de fonction des élus Il conviendra de veiller à ce que les arrêtés de délégations du maire soient signés préalablement à cette délibération (Voir fiche n 2 : délégations de fonction et de signature du maire) : Délai : 3 mois. o Adoption du règlement intérieur (pour les communes de plus de habitants) Délai : 6 mois. o Election (et non simple désignation) des délégués des syndicats : si la commune adhère à titre individuel à un ou plusieurs syndicats, elle doit élire les délégués qui représenteront la commune au sein des comités syndicaux (voir la partie EPCI syndicats de communes et (ou) syndicats mixtes pour le choix des délégués et le mode de scrutin. Si la communauté de communes ou la communauté d agglomération est membre d un syndicat en lieu et place des communes membres qu elle représente- c est elle qui désignera ses délégués) Délai : soit lors de la séance d élection du maire, soit au plus tard dans les deux semaines suivant l élection du maire (dans le cas d une élection municipale à deux tours de scrutin). Délibérations obligatoires sans conditions de délais o Commissions d appel d offres -C.A.O.- (délibération spécifique à prendre - voir fiche 6) o Commission communale pour l accessibilité aux personnes handicapées o Désignation des délégués dans les organismes extérieurs : conseils d administration de certains établissements publics de santé et des établissements public sociaux et médicosociaux o Commission consultative des services public locaux : communes de plus de habitants, Autres délibérations L octroi de délégations au maire, la création de commissions municipales (hors CAO, à traiter séparément) et de comités consultatifs ne sont pas obligatoires, mais nécessitent, le cas échéant, la prise de délibérations spécifiques. Pour les organismes divers dans lesquels la commune est représentée, il convient de se reporter, au cas par cas, aux règles de fonctionnement propres à chacun de ces organismes. 3

4 DEUXIEME PARTIE : LES EPCI Communautés de communes communautés d agglomération La première réunion du conseil communautaire Elle doit se tenir au plus tard le vendredi de la 4 ème semaine qui suit l élection des maires (art. L ), soit au plus tard le vendredi 2 mai Chaque commune doit transmettre à la communauté de communes ou à la communauté d agglomération dont elle est membre : - pour les communes de moins de 1000 habitants : copie du tableau du conseil municipal - pour les communes de plus de 1000 habitants : copie de «la feuille de proclamation des résultats» concernant l élection des conseillers communautaires. Entrée en fonctions à l issue du renouvellement général Dans les communes de moins de 1000 habitants, le mandat des conseillers communautaires débute dès l élection du maire et des adjoints et l établissement du tableau. Dans les communes de 1000 habitants et plus, le mandat des conseillers communautaires débute à l issue de la proclamation des résultats. En effet, selon la jurisprudence du Conseil d Etat, c est la proclamation publique des résultats qui permet à l élection de produire ses effets sur les mandats. (Conseil d Etat, 16 février 2004, Communauté cantonale de Celles sur Belle, n ). Convocation ordre du jour Le nouveau conseil communautaire est convoqué par le président sortant ou à défaut, par un viceprésident dans l ordre des nominations. La convocation doit comporter un ordre du jour précisant qu il sera procédé : - à l élection du président - à la détermination du nombre de vice-présidents et éventuellement des membres du bureau (art. L ) - à l élection des vice-présidents et éventuellement des autres membres du bureau. La convocation doit être envoyée au moins 3 jours francs (lorsque l EPCI ne comprend que des communes de moins de 3500 habitants) ou 5 jours francs (lorsque l EPCI comprend au moins une commune de 3500 habitants et plus) avant la séance (art. L , L et L ). Elle est adressée par écrit, sous quelque forme que ce soit, au domicile des conseillers communautaires, sauf s ils font le choix d une autre adresse (art. L ). Le cas échéant, l ordre du jour peut prévoir d autres décisions à prendre par le conseil nouvellement élu, notamment l élection des délégués communautaires (il s agit des représentants qui siègeront au sein des comités syndicaux) lorsque l EPCI est membre d un ou plusieurs syndicats. Les notes explicatives de synthèse sont jointes à la convocation lorsque l EPCI comprend au moins une commune de habitants et plus. Présidence Pour cette séance d élection du Président, l élu sortant qui a convoqué les nouveaux élus fait l appel des conseillers communautaires et les déclare installés dans leurs fonctions, puis confie la présidence au doyen d âge (art. L , L ). 4

5 Une fois élu, c est le nouveau président qui assure la présidence de la séance (art. L , L ) Quorum Par renvoi aux dispositions communes régissant le fonctionnement du conseil municipal, le conseil communautaire ne délibère valablement que lorsque la majorité des membres en exercice est présente (Article L ). Pour l élection du président et des vice-présidents, ce quorum doit être atteint au moment où la séance est déclarée ouverte. Il n est pas nécessaire que tous les conseillers communautaires siègent lors de la séance d élection du président. (Article L qui renvoie aux règles applicables aux conseils municipaux : CE , commune de Kertzfeld). Les conseillers absents peuvent donner mandat à un autre élu mais ce mandant ne compte pas pour le calcul du quorum. Mode de scrutin L élection du président (article L qui renvoie aux dispositions relatives aux élections des maires et adjoints) se fait au scrutin secret à la majorité absolue pour les deux premiers tours, à la majorité relative pour le troisième tour, le plus âgé étant élu en cas d égalité des suffrages. L élection des membres du bureau d un EPCI, composé d un ou plusieurs vice-présidents et, éventuellement, d un ou de plusieurs autres membres (art.l ) doit se faire au scrutin uninominal à trois tours et non au scrutin de liste (CE 23 avril 2009, syndicat départemental d énergies de la Drôme). Le scrutin est secret (CE 11 mars 2009, communauté d agglomération du Drouais). Les élections du président, des vice-présidents et éventuellement des membres du bureau des EPCI sont rendues publiques par voie d'affiche dans les 24 heures (règles applicables par renvoi à l art. L ). Décisions à prendre et documents à établir par le nouveau conseil communautaire Délibérations à prendre dans des délais fixés par les textes (Ces délais sont calculés à compter du jour de l installation du nouveau conseil communautaire) o Election des membres élus du CIAS : Délai : 2 mois. o Délibération du conseil communautaire fixant le niveau des indemnités de fonction des élus (il conviendra de veiller à ce que les arrêtés de délégations du président de l EPCI soient signés préalablement à cette délibération) : Délai : 3 mois. o Adoption du règlement intérieur (pour les EPCI qui comprennent au moins une commune de plus de habitants) Délai : 6 mois. o Election des délégués communautaires (représentants de l EPCI) au sein de syndicats mixtes : Délai : soit lors de la séance d élection du président, soit au plus tard dans les deux semaines suivant l élection du président de l EPCI. Délibérations obligatoires sans conditions de délais o Commissions d appel d offres -C.A.O.- (délibération spécifique à prendre : voir fiche) o Commission communautaire pour l accessibilité aux personnes handicapées 5

6 o Désignation des délégués dans les organismes extérieurs : conseils d administration de certains établissements publics de santé et des établissements public sociaux et médicosociaux o Commission consultative des services publics locaux : EPCI de plus de habitants et les syndicats mixtes comprenant au moins une commune de plus de habitants, o Conseil de sécurité et de prévention de la délinquance CLSPD- : EPCI à fiscalité propre compétent en matière de prévention de la délinquance et doté d un conseil intercommunal de sécurité et de prévention de la délinquance (art. L , D ) Délibérations facultatives o Délégations au président o Commissions communautaires (hors CAO, à traiter séparément) o Comités consultatifs Syndicats de communes Les syndicats de communes sont administrés par un organe délibérant composé de délégués élus par les conseils municipaux des communes membres. Choix des délégués par chaque commune membre Le choix du conseil municipal peut porter sur tout citoyen réunissant les conditions requises pour faire partie d un conseil municipal, à l exception des agents employés par le syndicat ou une de ses communes membres (art.l5212-7, L ). Mode de scrutin Chaque délégué est élu au scrutin secret à la majorité absolue. Si après deux tours de scrutin, aucun candidat n a obtenu la majorité absolue, il est procédé à un troisième tour de scrutin et l élection a lieu à la majorité relative. En cas d égalité de suffrages, le plus âgé est déclaré élu. La première réunion du comité syndical Elle doit se tenir au plus tard le vendredi de la 4 ème semaine qui suit l élection des maires (renvoi à l art. L ), soit au plus tard le vendredi 2 mai Convocation, ordre du jour, présidence, quorum,mode de scrutin Dispositions communes aux communautés de communes Décisions à prendre et documents à établir par le nouveau comité syndical Délibérations à prendre dans des délais fixés par les textes (Ces délais sont calculés à compter du jour de l installation du nouveau comité syndical) o Délibération du comité syndical fixant le niveau des indemnités de fonction des élus (il conviendra de veiller à ce que les arrêtés de délégations du président de l EPCI soient signés préalablement à cette délibération) : Délai : 3 mois. o Adoption du règlement intérieur (pour les EPCI qui comprennent au moins une commune de plus de habitants) Délai : 6 mois. 6

7 o Election des délégués du syndicat s il est membre d un syndicat mixte : (voir la partie EPCI syndicats mixtes pour le choix des délégués et le mode de scrutin) Délai : soit à la séance d élection du président, soit au plus tard dans les deux semaines suivant l élection du président de l EPCI. Délibérations obligatoires sans conditions de délais o Commissions d appel d offres -C.A.O.- (délibération spécifique à prendre : voir fiche) Délibérations facultatives o Délégations au président o Comités consultatifs TROISIEME PARTIE : LES SYNDICATS MIXTES Syndicats mixtes dits fermés (syndicats constitués exclusivement de communes et d établissements publics de coopération intercommunale et ceux composés uniquement d établissements publics de coopération intercommunale) Choix des délégués par chaque commune membre Le choix du conseil municipal peut porter sur tout citoyen réunissant les conditions requises pour faire partie d un conseil municipal, à l exception des agents employés par le syndicat ou une de ses communes membres (art.l5212-7, L ). Choix des délégués par chaque syndicat de communes Dispositions communes pour chaque commune membre (voir le paragraphe précédent). Choix des délégués par chaque communauté de communes ou communauté d agglomération Le choix du conseil communautaire peut porter sur l un de ses membres ou sur tout conseiller municipal d une commune membre. Mode de scrutin Chaque délégué est élu au scrutin secret à la majorité absolue. Si après deux tours de scrutin, aucun candidat n a obtenu la majorité absolue, il est procédé à un troisième tour de scrutin et l élection a lieu à la majorité relative. En cas d égalité de suffrages, le plus âgé est déclaré élu. La première réunion du comité syndical Elle doit se tenir au plus tard le vendredi de la 4 ème semaine qui suit l élection de l ensemble des présidents des EPCI membres du syndicat mixte considéré (transposition des dispositions de l art.l ), soit au plus tard le vendredi 30 mai Cette nouvelle période de quatre semaines permet ainsi aux organes délibérants des groupements adhérents de procéder à la désignation de leurs propres délégués. S agissant d un délai maximal, il est recommandé de l abréger autant que possible pour permettre la mise en place des nouveaux organes délibérants et exécutifs des syndicats mixtes. Convocation, ordre du jour, présidence, quorum,mode de scrutin Dispositions communes à celles applicables aux communautés de communes 7

8 Décisions à prendre et documents à établir par le nouveau comité syndical Délibérations à prendre dans des délais fixés par les textes (Ces délais sont calculés à compter du jour de l installation du nouveau comité syndical) o Délibération du comité syndical fixant le niveau des indemnités de fonction des élus (il conviendra de veiller à ce que les arrêtés de délégations du président de l EPCI soient signés préalablement à cette délibération) : Délai : 3 mois. o Adoption du règlement intérieur (pour les EPCI qui comprennent au moins une commune de plus de habitants) Délai : 6 mois. Délibérations obligatoires sans conditions de délais o Commissions d appel d offres -C.A.O.- (délibération spécifique à prendre : voir fiche) Délibérations facultatives o Délégations au président o Comités consultatifs Syndicats mixtes dits ouverts (syndicats associant des collectivités territoriales, des groupements de collectivités territoriales ou d autres personnes morales de droit public) Choix des délégués Dispositions communes à celles applicables aux syndicats mixtes fermés sauf dispositions contraires fixées par les statuts. Convocation, ordre du jour, présidence, quorum, mode de scrutin A défaut de dispositions fixées par les statuts, les dispositions du CGCT concernant la coopération intercommunale s appliquent. Le Préfet, Claude MOREL. 8

9 LISTE DES FICHES Les communes Fiche 1 et annexe 1 Délégation de pouvoir du conseil municipal au maire Fiche 2 et annexe 2 Arrêtés de délégations de fonctions et de signatures du maire Fiche 3 et annexe 3 Indemnités de fonction des élus Fiche 4 et annexe 4 Commissions municipales, comités consultatifs, commission communale pour l accessibilité aux personnes handicapées. Fiche 5 et annexe 5 Centre communal d action sociale (C.C.A.S.) Fiche 6 et annexe 6 Commission d Appel d Offres (C.A.O.) Fiche 7 Règlement intérieur. Les établissements publics de coopération intercommunales et les syndicats mixtes Fiche 8 Nombre de vice-présidents dans les EPCI et les syndicats mixtes et indemnités. Fiche 9 et annexe 5 Centre intercommunal d action sociale (CIAS) Fiche 10 et annexe 6 Commission d Appel d Offres (C.A.O.) des E.P.C.I. et syndicats mixtes. CONTACTS Conseil municipal Élus (Fiches 1 à 5 et 7) Intercommunalité (Fiches 8 et 9) Commission d Appel d Offres (Fiches 6 et 10) Chef de Bureau - M. Éric EINSITEL : tel Mme Cécile DARTIGUE cecile.dartigue@landes.gouv.fr Mme Éliane DUPRAT eliane.duprat@landes.gouv.fr M. Dominique GOURDON dominique.gourdon@landes.gouv.fr eric.einsitel@landes.gouv.fr 9