CAHIER DES CHARGES. Intitulé du poste dans l entité :

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1 CAHIER DES CHARGES 1. Actualisatin : Etabli le : Taux d activité: 60% 2. Identificatin du pste : Directin / Faculté: Lettres Département/Service/ Institut/Sectin: N empli-type : N de pste : Libellé empli type Chaîne : Niveau : Intitulé du pste dans l entité : Curs de vacances Adjint e remplaçant e à la Directin 3. Missins générales du pste : Gestin curante : assurer cnjintement la gestin administrative et la lgistique curantes du CDV Préparatin des séries : rganisatin lgistique et administrative cnjinte des séries (lcaux, matériel, inscriptins, etc.) Gestin des séries pendant les pérides de curs : accueil et service aux étudiant e s et cllabratin étrite avec le persnnel engagé pur les séries (directins de série et enseignant e s) 4. Gestin administrative des ressurces humaines du CDV 4. Cnduite : ETP directement subrdnné s : Cf. Organigramme Nn Oui : Assistant e de directin de série 5. Mde de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire : Nn Oui : Autre adjint e u cdirectin du CDV 6. Missin et activités : 1. Gestin curante : assurer cnjintement la gestin administrative et la lgistique curantes du CDV Organisatin du travail du secrétariat seln les prirités. Gestin des prjets administratifs du CDV (hrs prmtin) seln répartitin entre les 2 adjint e s. Participatin à l élabratin de la plitique des burses du CDV. Améliratin de la gestin infrmatique pur faciliter le suivi administratif des dssiers des étudiant e s et des enseignant e s. Analyse régulière des besins de l équipe administrative du CDV, préparatin du cahier des charges et du planning des changements à intrduire par le CI. Négciatin et cntrôle de l intrductin des nuvelles fnctinnalités u de fnctinnalités cmplémentaires. Temps myen en % 30%

2 En cllabratin avec le/la chargé e de prmtin du CDV, mise à jur régulière des infrmatins sur le site internet du CDV. Analyse des infrmatins et mise en place des mdificatins nécessaires, prpsitins et réalisatin d améliratins du site. Rédactin et envi de curriers aux partenaires du CDV. Mise en place de nuvelles ffres u cllabratins permettant d ffrir une plus-value aux étudiant e s. Crdinatin et suivi administratif des frmatins cntinues pur les enseignant e s du CDV. Accueil et renseignement au public en général (guichet, téléphne, fax et curriel). Petite cmptabilité, suivi des factures et tenue de caisse (ventes diverses, par exemple : jeu et affiches phnclr, réimpressins d attestatins et de certificats). Traitement des factures adressées au CDV. Tenue de l écnmat (inventaire, cmmandes, etc.). Gestin du matériel infrmatique et audivisuel du CDV ; inventaires, liste des emprunts, analyse et prpsitin d achats, cmmandes. Participatin au mailing annuel du CDV sus la respnsabilité du/de la chargé e de prmtin du CDV. Etablissement et analyse de diverses statistiques pur le CDV (par exemple, état des inscriptins, prvenance des étudiant e s, types de curs suivis, etc.) Classement et archivage sus frme infrmatique et papier des dssiers d étudiant e s ainsi que de diverses pièces administratives. Utilisatin d OLGA. Tenue et gestin de la biblithèque du Curs de vacances, inventaire, achats, cmmandes, etc. Gestin des clés du CDV. 2. Préparatin des séries : rganisatin lgistique et administrative cnjinte des séries (lcaux, matériel, inscriptins, etc.) Gérer les dssiers des étudiant e s (500 à 600 par année) par téléphne, fax, curriel u à la réceptin, depuis les questins cncernant les curs (rganisatin, niveau, hraire, exigences, etc.), jusqu à l inscriptin, en passant par la pré-inscriptin, les éventuelles demandes de visa, annnces d arrivée tardive, demandes de lgement, rappels de paiement, les éventuelles annulatins, etc., afin que les dssiers sient en rdre et les taxes d inscriptin payées avant le début du curs. Suivi des éventuels rembursements. Préparatin de la base de dnnées pur l uverture des inscriptins en ligne, créatin des séries de curs etc., prcédure à faire pur les séries d été et pur la série d hiver. Gestin particulière des dssiers de grupes d étudiant e s d échange u bursiers ières, infrmatin ciblée aux divers crdinateurs, envi de prpsitins de burses, réservatins de lgements le cas échéant, etc. Rédactin du mément (hraires et renseignements généraux) destiné aux étudiants. Cmmande des diverses brchures d infrmatin générale et turistique. Rédactin et envi des demandes au Rectrat, au Décanat, à la Ville et au Cantn pur l rganisatin des curs et la cérémnie d uverture des curs. Organisatin de la Cérémnie d uverture du CDV, invitatin des intervenants (Recteur, Dyen, Représentant de la Ville de Lausanne, Représentant du Cantn de Vaud), mailing d invitatin, cmmande apéritif. Réservatin des salles/lcaux, réslutin des cnflits et transmissin des infrmatins utiles à la directin de série le cas échéant. Etablissement de mdèles d attestatins et de certificats destinés aux enseignant e s et aux étudiant e s. Gestin de la validité des accès infrmatiques des enseignant e-s du CDV. Transmissin des infrmatins nécessaires pur l uverture des espaces sur la platefrme mdle. Réceptin et distributin des accès 25%

3 infrmatiques des étudiant e s du CDV (indispensable pur certains curs). Lgistique de la signalisatin à l intérieur et à l extérieur du bâtiment (diverses demandes à UNIBAT, préparatin du matériel). 3. Gestin des séries pendant les pérides de curs : accueil et service aux étudiant e s et cllabratin étrite avec le persnnel engagé pur les séries (directins de série et enseignant e s) Renseignement aux étudiant e s pendant la péride (très chargée) des curs (rientatin sur l hraire, les lcaux, l enseignement et les autres services de l UNIL). Accueil et renseignement aux enseignant e s du CDV pendant la péride des curs (rientatin vers les services de l UNIL, rembursement des frais de srties de classe, etc.) Pendant chaque série de curs, suivi des inscriptins et gestin administrative des classes (saisie de dnnées nécessaires à la créatin des classes, suivi des mdificatins, impressin des diverses listes de classes) en cllabratin étrite avec les directins de série. Pendant chaque série de curs saisir les pints et les absences des étudiant e s ainsi que tute infrmatin nécessaire à l impressin crrecte des Attestatins de présence, des Attestatins de crédits et des Certificats de qualificatin en français ainsi que leur transmissin pur signature et leur envi aux étudiant e s. Réceptin des prcès verbaux et restitutin des ntes d examens. 25% 4. Gestin administrative des ressurces humaines du CDV 20% Suivi de la prcédure d engagement du persnnel hraire du CDV (enseignant e s, directin de série, assistant e s étudiant e s) depuis la demande de dispnibilité jusqu à la vérificatin des annnces d heures en passant par l établissement de prpsitins d engagement, la transmissin au service des ressurces humaines de l UNIL et la transmissin d infrmatins à la directin de série. Suivi de la prcédure d engagement du persnnel externe engagé pnctuellement sur mandat, préparatin de cahiers des charges, établissement des frmulaires d indemnités et transmissin au service des ressurces humaines. Suivi et gestin des dssiers des cllabrateurs externes du CDV (enseignant e s, directeurs/trices de série, assistant e s). Transmissins des infrmatins administratives aux cllabrateurs externes du CDV (persnnel hraire, persnnel engagé sur mandat, intervenants externes) avant, pendant et après leur engagement. Sutien aux crdinateurs trices des jurnées d études, aide administrative, aide pur la lgistique, réservatin de salles, achat de matériel, rembursement des frais des intervenants, etc. 7. Eventuelles respnsabilités particulières attribuées au titulaire : Représentatin (grupes de travail, cmmissins, médias, etc.) représenter le CDV pur tus les aspects administratifs et dans les relatins avec les services internes et externes à l UNIL. 8. Exigences requises : 8.1 Frmatin de base Titre Licence avec expérience de secrétariat u CFC avec expérience de gestin autnme Suhaité

4 Suhaité 8.2 Frmatin cmplémentaire Titre Suhaité Suhaité 8.3 Expériences prfessinnelles Dmaine Expérience prfessinnelle dans un dmaine similaire 3 ans Nmbre d années 8.4 Cnnaissances et capacités particulières Dmaine Très bnne cnnaissance de l anglais et cnnaissance de l allemand (la cnnaissance d autres langues est un atut supplémentaire) Bnnes cnnaissances du CECR et du mnde de l enseignement Bnnes cnnaissances infrmatiques et capacité à maîtriser rapidement de nuveaux lgiciels. Esprit d uverture et flexibilité Capacité d analyse et de synthèse Planificatin et sens de l rganisatin Ecute et cmmunicatin Capacité à travailler en équipe Visin glbale et sens de la perspective Suhaité Suhaité Suhaité Suhaité Suhaité Suhaité Suhaité Suhaité Suhaité

5 Sens du service au public Suhaité 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc ) : 10. Signatures : Le/la titulaire atteste avir pris cnnaissance du présent cahier des charges. Date : Nm et prénm : Signature : Le/la supérieur/e hiérarchique. Date : Nm et prénm : Signature : Le/la représentant/e de l autrité d engagement. (décanat, chef fe de service u directin). Date : Nm et prénm : Signature :