PROCEDURE. MARCHES SUR PROCEDURE ADAPTEE PROCEDURE DE CONTRACTUALISATION TYPE Date de mise en application :

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1 Institut de recherche pour le développement PROCEDURE Référence : P-DSI-QTCR-01 Délégation aux Systèmes d Information Révision : 5 Nombre de pages jointes : 7 MARCHES SUR PROCEDURE ADAPTEE PROCEDURE DE CONTRACTUALISATION TYPE Date de mise en application : 16 janvier 009 Rédacteur : N. GANDILHON Vérificateur : JM. VINET Approbateur : G. PONCET 1. OBJET / OBJECTIF. DOMAINE D APPLICATION 3. REFERENCES 4. RESPONSABILITES 5. DEFINITIONS 6. PROCESSUS 6.1 Logigramme 6. Compléments Chapitres / Contenu Pages MODIFICATIONS DEPUIS LA VERSION PRECEDENTE Suite aux décrets de décembre 008 : Changement du seuil de HT qui passe à HT Indication et cadrage de la possibilité de négocier les conditions d un MAPA Procédure P-DSI-QTCR1-01 révision 5 page 1/7

2 1. OBJET / OBJECTIF Cette procédure a pour objet de définir les règles et les responsabilités pour la mise en œuvre d un processus de contractualisation «type» dans le cadre d un marché sur procédure adaptée avec mise en concurrence conformément aux articles 6 II et 8 du Code des Marchés Publics. Elle conduit de l identification d un besoin, dont la computation ne dépasse pas HT, à la passation d une ou plusieurs commandes au fournisseur retenu pour le satisfaire. Elle ne s applique pas aux marchés dont l objet et les circonstances autorisent l absence de mise en concurrence et de publicité (monopole de droit, monopole de fait, ) Les marchés sur procédure adaptée nécessitant des modalités de contractualisation plus élaborées ne font pas l objet de cette procédure.. DOMAINE D APPLICATION Cette procédure concerne tous les achats de la DSI relevant de la délégation de compétence du «Directeur de la Délégation aux Systèmes d Information». Elle s adresse à toutes les personnes qui interviennent dans la gestion de l acte d achat : - les responsables de pôle de la DSI et le responsable du SIL de Marseille - les personnels du pôle qualité, techniques contractuelles et ressources de la DSI, - le directeur de la DSI - le secrétariat de la DSI 3. REFERENCES Code des Marchés Publics, et notamment ses articles 6 II et 8 Décret n du 1 er août 006 Circulaire du 3 août 006 portant Manuel d Application du Code des Marchés Publics Décision n 0094 du 1 juin 008 portant modalité s d application à l IRD des textes relatifs aux achats destinés à la conduite des activités de recherche et du code des marchés publics Décision n 3071 du 13 juin 008 portant délégation de compétence au Directeur de la Délégation aux systèmes d information 4. RESPONSABILITES Les responsables de pôle de la DSI et le responsable du SIL de Marseille assurent : - l identification et la définition du besoin - la mise en concurrence des fournisseurs susceptibles de le satisfaire - l instruction du choix de l attributaire - la transmission des documents de commande au pôle qualité, techniques contractuelles et ressources de la DSI. Le pôle qualité, techniques contractuelles et ressources de la DSI instruit le processus de commande soumis pour décision au Directeur de la DSI. Il apporte également, à la demande des autres responsables de pôle de la DSI et du responsable du SIL de Marseille, son expertise pour les opérations de mise en concurrence. Le secrétariat de la DSI assure la liaison administrative entre les différents intervenants. Procédure P-DSI-QTCR1-01 révision 5 page /7

3 5. DEFINITIONS BOAMP Bulletin Officiel d Ance des Marchés Publics CGA Conditions générales d achat IRD : CGA PII Conditions générales d achat IRD Prestations Intellectuelles : CMP Code des Marchés Publics. DSI Le Directeur de la Délégation aux Systèmes d Information G QTCR Gestionnaires du pôle Qualité, Techniques Contractuelles et Ressources DSI. PACHA Site internet IRD de mise en ligne des ances : RAF QTCR Responsable administratif et financier du pôle Qualité, Techniques Contractuelles et Ressources DSI. RP Responsable de pôle DSI. R-SIL Responsable du Service Informatique Local de Marseille SIL Service Informatique Local de Marseille Procédure P-DSI-QTCR1-01 révision 5 page 3/7

4 6. PROCESSUS 6.1 Logigramme besoin computé < HT besoin < HT? choix libre du fournisseur besoin 1 < HT? DSI cahier des () charges type? accord DSI pour pub. 3 demandes de devis (1) 1 procédure spécifique annexe 1 PII annexe 1 FCS publicité BOAMP (3) annexe publicité PACHA (3) annexe 3 analyse des offres (4) annexe 4 proposition argumentée au DSI (5) 1 demande d'attestations annexe 5 transmissions dossier annexe 7 avec DA RAF-QTCR G-QTCR dossier conforme? établissement commande (6) DSI signature commande? RAF-QTCR rejet des offres (7) retenues annexe 6 gestion de commande Procédure P-DSI-QTCR1-01 révision 5 page 4/7

5 6. Compléments (0) Cadre réglementaire à respecter respect des principes fondamentaux des Marchés Publics Toute la chaîne de l acte d achat doit assurer : la liberté d accès à la commande publique ; l égalité de traitement des candidats ; la transparence des procédures ; obligation de mise en concurrence et de publicité L identification des candidats et le choix d un fournisseur doivent résulter du jeu normal de la concurrence, sans a priori, en assurant la publicité la plus large et adaptée à la nature de l achat envisagé. Cette obligation est systématique dès le seuil de HT. définition préalable des besoins C est une application concrète des principes de transparence et d égalité de traitement : la mise en concurrence doit être effectuée sur la base d une même question posée aux entreprises. L expression du besoin doit être claire pour assurer une compréhension uniforme de la part des candidats. Elle ne doit pas restreindre abusivement la concurrence en préjugeant des solutions techniques. Un même niveau d information doit être maintenu pendant toute la consultation entre les candidats. calcul des seuils Le montant à prendre en compte pour apprécier le seuil de procédure applicable n est pas nécessairement le seul montant du marché à passer. En effet, lorsque que l achat s inscrit dans le cadre d une opération, c est le montant total de cette opération qui est retenu et lorsque que l achat correspond à un besoin récurrent de fournitures et prestations homogène (au sens du référentiel EPST consultable à l adresse c est du montant estimé annuel qu il s agit. Dans ce dernier cas, si le marché porte sur une durée supérieure à une année, c est le montant sur cette durée qu il faut considérer. Les seuils sont toujours exprimés en euros HT. notification préalable du marché les principales questions juridiques qui se posent à l occasion d un projet d acquisition trouvent leurs réponses dans le respect de ces principes Le caractère adapté de la procédure ne dispense pas de la notification d une commande avant tout commencement d exécution de la part du fournisseur retenu. (1) 3 demandes de devis Il s agit de demander à trois fournisseurs une cotation spécifique en réponse à un besoin donné. Il s agit également de recourir à l offre publique d un fournisseur telle qu elle ressort de ses catalogues et tarifs consultables sur différents médias : catalogues papier, catalogues en ligne, publicités commerciales Les demandes de devis doivent être concomitantes et formulées en des termes identiques auprès de tous les fournisseurs en précisant clairement les quantités attendues et les conditions particulières permettant d obtenir des offres comparables (délai, qualité des produits, conditions de garantie et de maintenance ). Procédure P-DSI-QTCR1-01 révision 5 page 5/7

6 La demande de devis doit préciser les critères de choix des offres, exposer qu il s agit d un marché sur procédure adaptée et donner les date et heure limites pour la réponse. Les demandes de devis doivent être effectuées sous une forme permettant d en assurer la traçabilité. Les devis doivent être transmis sous pli cacheté et n être ouverts qu à l expiration du délai de réponse. Les éléments issus de catalogues ou tarifs seront conservés (copie ou impression des pages). () cahiers des charges types Il existe cahiers des charges type. Le premier concerne les prestations intellectuelles informatiques, le second les fournitures courantes et les services. La présente procédure ne vaut que pour autant qu un des cahiers des charges types est respecté. Il appartient au responsable de pôle concerné ou au responsable du SIL Marseille de renseigner toutes les rubriques du cahier des charges repérées par un texte en gras et en italique entre crochet (ex : [reprendre la liste exhaustive des livrables]), et de respecter les conditions de la mise en concurrence. Le cahier des charges est soumis au Directeur de la DSI pour validation formelle. (3) publicité Il peut être décidé de compléter la publicité par une publication dans une revue professionnelle. (4) Analyse des offres Les offres ne peuvent pas être ouvertes tant que la date limite de dépôt des offres n est pas atteinte. Cette exigence s applique également dans l hypothèse où trois devis sont demandés. Les offres peuvent faire l objet d une négociation avec tous les candidats. La négociation peut porter sur tous les éléments de l offre, notamment sur le prix. Cependant, la négociation doit être menées avec tous les candidats ayant satisfait aux exigences d analyse des candidatures. Par exemple, s il s agit de tenter d obtenir de meilleures conditions financières, tous les candidats doivent pouvoir proposer une nouvelle offre de prix. L analyse des offres se fait conformément aux principes de la méthode générale d analyse des offres DSI figurant en annexe 4. (5) proposition argumentée au directeur de la DSI La proposition de choix est concrétisée par un rapport d analyse des offres argumenté et comprenant a minima les informations suivantes : Support de publication, le cas échant (ex : ance en ligne le JJ/MM/AAAAA, envoi au BOAMP le JJ/MM/AAAA, publication «01 informatique» du JJ/MM/AAAA) Date et heure limites de dépôt des offres ou de transmission des devis Nombre d offres reçues dans les délais ou de devis obtenus (si des demandes de devis n ont pas fait l objet de réponse, listés les sociétés sollicitées) Nombre et nature des offres reçues hors délai Procédure P-DSI-QTCR1-01 révision 5 page 6/7

7 Exposé d analyse des candidatures, en respectant le cas échéant les éléments demandés au cahier des charges Exposé de l analyse des offres après rappel, le cas échéant, des critères de choix ancés au cahier des charges (pour les besoins < HT, seule une justification de l opportunité d achat doit être fournie) (6) Etablissement commande L établissement de la commande est pris en charge par le pôle qualité, techniques contractuelles et ressources. Il suppose la transmission par le responsable de pôle ou le responsable du SIL de Marseille des éléments permettant de tracer le respect des obligations de mise en concurrence ainsi que le processus de choix. Il convient d utiliser le formulaire de demande d achat et de fournir tous les éléments qu il requière. Il convient également de joindre les éléments reçus du fournisseur retenu en réponse à la demande d attestations Sur cette base, le processus de commande consiste à établir un ou plusieurs bons de commande dans Sorgho qui font référence à l offre retenue et, le cas échéant, au cahier des charges de l IRD. En l absence de cahier des charges, le bon de commande est imprimé au recto des conditions générales d achat concernées qui auront été identifiés par le responsable de pôle / le responsable du SIL de Marseille selon la nature des prestations (CGA ou CGA-PII) : CGA : CGA-PII : (7) Rejet des offres Une fois le choix arrêté par le DSI (signature de la commande), les candidats retenus sont informés. Sur demande écrite des motifs du rejet, il convient de répondre par écrit dans un délai de 15 jours à compter de la demande. Le responsable de pôle / le responsable du SIL de Marseille rédige la première réponse qui est mise en forme et adressée au candidat par le pôle qualité, techniques contractuelles et ressources. Procédure P-DSI-QTCR1-01 révision 5 page 7/7