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1 CONDUITE DE PROJET LA NOTION DE PROJET COMMERCIAL Un projet est une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir (norme Afnor X50-106). Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer une réponse au besoin d un utilisateur, d un client ou d une clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données. La définition du projet commercial La démarche de projet doit permettre de développer son esprit d initiative, son sens des responsabilités. L instigateur du projet doit se placer comme acteur principal du projet. Le projet se mesure par son ampleur, sa durée, les compétences mobilisées et le degré d implication du responsable de projet. Le projet doit avoir une durée définie, il doit être découpé en missions. Il doit conduire à l autonomie et la responsabilité professionnelle. Les éléments du projet commercial Le projet commercial se définit selon les 3 points suivants :» Un besoin repéré dans une entreprise dans un environnement délimité : développer le CA, lancer un nouveau produit, réaliser une opération promotionnelle. Le projet doit répondre à un besoin réel et identifié et il doit être limité dans le temps.» Un but à atteindre à partir d une analyse : ce but à atteindre doit faire appel à des objectifs délimités et mesurables (augmentation de 30%, réaliser 20 devis, signer 5 contrats ) et doit avoir pour finalité un impact sur le CA de l entreprise.» Un ensemble cohérent d actions mises en œuvre en tenant compte des contraintes identifiées : mise en route coordonnée d actions cohérentes, organisées et programmées dans le temps, en tenant compte des contraintes de l entreprise. Exemples : commercialisation d un nouveau produit, la conquête d une nouvelle cible, d un nouveau secteur, le référencement d un produit, recherche de prescripteurs, mise en œuvre d une campagne promotionnelle, fidélisation d une clientèle,.

2 LA NOTION DE PROJET COMMERCIAL Le projet doit être clairement décrit et planifié, selon la méthode «QQOQCCP».» Quoi : quelles sont les actions à mener?» Qui? : quelles sont les personnes concernées?» Où? : quels sont les domaines touchés par le projet, voire les lieux?» Quand? : quelle est la programmation dans le temps?» Comment? : quels sont les moyens et les méthodes?» Combien? : quel est le budget?» Pourquoi? : quels sont les motifs et les objectifs du projets? L organisation du système d informations commerciales : SIC Le SIC représente l ensemble du dispositif de capture de traitement et de diffusion de l information commerciale au sein d une entreprise (moyens, procédures, personnes)» L utilisation des TIC (technologie de l information et de la communication)» La base du travail dans le cadre d un projet est la gestion de l information commerciale. Rechercher, analyser et transmettre les informations en utilisant les TIC est indispensable à la prise de décision.» La sélection de l information pertinente et sa transmission à la bonne personne en respectant les critères de stabilité et de confidentialité améliorent la productivité dans l entreprise. L organisation du SIC : les TIC dans le contexte commercial Ac#vités du commercial Exemples de logiciels Communiquer avec les clients ou les collègues Messagerie électronique Organiser son travail, prendre des rendez vous Agenda électronique partagé, CRM, intranet Présenter des informa?ons PowerPoint, Publisher Analyser des résultats Tableur (Excel) Réaliser des apports et des dossiers Traitement de texte (Word) Créer un site internet Frontpage Rechercher des informa?ons Navigateur internet + moteur de recherche Partager des informa?ons Intranet, extranet Créer une base de données et la menre à jour Access, Ciel, Quick Business

3 le réseau informatique Le réseau local (LAN en anglais) permet de connecter les ordinateurs d une entreprise pour échanger des informations, communiquer, avoir accès à divers services. Le LAN permet de mettre en place un intranet ou un extranet. Le réseau intranet Un intranet est un ensemble de services internes à un réseau, donc accessibles seulement à partir des postes d un réseau local. L intranet permet à l entreprise de mettre à la disposition de tous ses collaborateurs des documents, de partager les connaissances, de communiquer facilement, des bases de données, les agendas partagés, la messagerie, moteurs de recherche, forum de discussion, formation en ligne Le réseau extranet Un extranet est une extension du réseau d information de l entreprise à des partenaires situés au-delà de ce réseau. L accès est sécurisé par une authentification par nom d utilisateur et un mot de passe. Ainsi, les clients, les fournisseurs, les partenaires peuvent obtenir des ressources informatiques, des services (commandes, suivi, disponibilités des produits, etc.) il permet d améliorer la relation avec les partenaires. La sécurisation informatique passe par la responsabilisation des utilisateurs et l utilisation de logiciels : pare-feu, antivirus, anti-espions, anti-spam, anti-hameçonnage. Il faut expliquer l utilisation et son impact sur votre efficacité. La communication et le management de projet Le projet est un ensemble finalisé d actions réalisées qui est fait dans le but de répondre à un besoin précis dans des délais donnés et dans une enveloppe budgétaire déterminée. Il implique donc une organisation très rigoureuse des différentes actions et procédures. Manager un projet, c est entreprendre une véritable démarche coopérative en maîtrisant la symbiose entre les hommes et en mélangeant les fonctions et les métiers dans l entreprise. Un projet à 5 dimensions : personnelle, sociale, technique, économique et temporelle.

4 Les étapes de la gestion de projet Les notions essentielles de la gestion de projet Le projet passe par plusieurs étapes, au cours desquelles sont définis des contrôles qui se traduisent par la création de tâches, de jalons et de livrables.» Les tâches : elles représentent les actions mener pour aboutir à un résultat. A chaque étape, il faut associer un objectif précis et mesurable, des ressources humaines, matérielles et financières et une charge de travail exprimée en jours.» Les jalons : ce sont les évènements clés qui symbolisent la progression du projet. Le jalon permet de vérifier que les conditions nécessaires à la poursuite du projet sont remplies. L échéancier du projet représente l enchaînement des différents jalons du projet. Les jalons déterminent le début et la fin de chaque phase du projet.» Les livrables : c est un résultats, un document mesurable et tangible qui marque l achèvement d une partie du projet. La phase préparatoire du projet Elle a pour objectif de prendre conscience du projet, d en étudier l objet.» L étude du besoin : cette phase a pour objectif principal de formaliser le besoin à partir de la problématique de l entreprise afin de détecter quelles sont les priorités, les opportunités et les contraintes. Il s agit de l analyse du contexte du projet. Le livrable réalisé à l issue de cette phase est la note de cadrage.» L étude de la faisabilité : cette phase consiste à étudier la faisabilité économique, organisationnelle et commerciale du projet. Le budget prévisionnel est établi très précisément en évaluant toutes les ressources humaines et techniques. Le planning est élaboré pour suivre les délais. L analyse des risques est aussi réalisée. Le livrable est le cahier des charges. C est la phase opérationnelle de création de projet. La phase de réalisation du projet» La mise en œuvre du projet : au cours de cette phase on met en œuvre la planification des tâches et des ressources mobilisées pour la réalisation du projet. Le livrable est le diagramme de GANTT et le réseau PERT.» Le développement du projet : le projet se déroule au cours de cette phase, le maître d œuvre du projet suit sa réalisation et élabore les outils de suivi et de l avancement du projet.

5 La phase de clôture du projet C est la phase de réception des résultats du projet : remise des conclusions et évaluation des actions réalisées. La présentation des résultats Les résultats quantitatifs et qualitatifs sont présentés dans des tableaux de bord, accompagnés des documents attestant l exactitude des informations transmises. Permettent de mesurer les performances et d analyser les écarts par rapport aux objectifs. Le bilan du projet Il s agit de retracer les étapes du projet, d analyser les actions réalisées, les rôles de chacun, de comparer le réalisé au prévu, de mettre en évidence les éléments positifs et négatifs pour analyser les causes.

6 Le pilotage du projet Piloter le projet signifie diriger les processus de manière à atteindre les objectifs. Les objectifs du pilotage Le projet engendre des risques et des coûts pour l entreprise. Le pilotage permet d assurer le suivi, les contrôles afin d analyser l avancement du projet et de prendre des décisions en cas d écart.» Le pilotage des ressources humaines : les acteurs du projet sont les facteurs clés de la réussite. Chacun doit connaître son rôle dans le projet et ses objectifs. Le management des participants a pour objectifs de les pousser à travailler en équipe. Le management sera directif quand les engagements risquent de ne pas être tenus, plus participatif pour favoriser les échanges et plus à l écoute en cas de démotivation.» Le pilotage des ressources matérielles : au cours du projet, les ressources matérielles peuvent aussi évoluer et les besoins ne plus correspondre aux possibilités de l entreprise et au budget alloué.» La gestion de la qualité : la démarche qualité est nécessaire pour fiabiliser la gestion du projet au moyen des différents outils de normalisation des méthodes de travail et de vérification/validation. L adoption de cette démarche doit amener à une meilleure maîtrise des coûts et de la durée du projet. Elle est mise en œuvre tout au long du projet, à chaque étape, et doit donner lieu à des actions correctives si besoin.» Les outils du pilotage : les indicateurs du pilotage regroupés dans un tableau de bord, sont des outils de navigation et de décision. Ils alertent sur l avancement et les risques. La communication dans le projet La communication doit être interne à l équipe Collecter et conserver les informations, qui sont les destinataires, la diffusion de l information, les formats. Définir les outils et les supports de communication (courriel, téléphone, réunion, informatique ) La communication doit être externe à l équipe Elle concerne les autres services de l entreprise, la direction de l entreprise, les clients, les média. Le chef de projet doit communiquer de façon descendante et ascendante.

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