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1 Plateforme TIC Santé Septembre 2016

2 Créé il y a plus de 30 ans par et pour les hospitalier Etabli sur 2 sites : Limoges et Poitiers 9 Pôles métiers composés de 130 collaborateurs experts Intervention sur toute la France, DOM et TOM compris 280 établissements adhérents 2

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5 Disposer de tous les outils permettant d assurer l ensemble de la chaine de dématérialisation quelque soit le processus métier impliqué : Acquisition numérique Gestion de processus métiers gestion des documents vivants gestion des archives à valeur probatoire Respecter l ensemble des contraintes réglementaires (actuelles et à venir) Rationaliser les moyens humains et financiers sans être totalement tributaire des stratégies des éditeurs de logiciels Amener une démarche d urbanisation basée sur l interopérabilité et une plateforme robuste Faciliter le travail des utilisateurs en proposant des outils adaptés : les applications métiers pour les processus métiers le portail d établissement pour la démarche globale 5

6 Dématérialiser avec une vision globale et non «en silos» Disposer d une GED compatible avec tous les processus métiers : Finances (PESV2, CHORUS), Ressources Humaines, Gestion Administrative du Patient, Dossier Patient Pouvoir numériser et archiver électroniquement avec la valeur probatoire pour s affranchir du papier Offrir le cadre permettant de respecter la réglementation et apportant la sécurité nécessaire aux documents électroniques et pour la gestion des accès Répondre aux exigences liées aux processus de certification (HAS, ) Permettre aux utilisateurs de disposer de solution simple pour l accès aux informations Des besoins en matière d urbanisation et d optimisation des ressources en interne mais aussi vers l externe (groupements) 6

7 Un document c est quoi? un support une information enregistrée de manière persistante Un document a une valeur explicative, descriptive ou de preuve Une archive c est quoi? un document un ensemble de documents Une archive a un objectif de conservation pour pouvoir s y reporter un jour à des fins de preuve (Article L211-1 code du patrimoine - NF Z ) 7

8 La dématérialisation c est quoi? Le remplacement de support d informations matérielles souvent papier par des fichiers informatiques La valeur probatoire c est quoi? Garantir légalement l intégrité d un document ou d une archive via des mécanismes de sécurité (coffre fort numérique) : Auteur : signature électronique date de création : horodatage format et contenu : empreinte 8

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10 Numérisation des documents papiers Numérisation de documents sans valeur légale, archivage des originaux et travail à l aide des copies numérisées. C est une forme courante d utilisation pour faciliter la transmission de documents par messagerie électronique par exemple Transmission de documents Transmission sous forme de données structurées d informations contenues dans des documents papier. Seule la version papier a une valeur légale et fiscale, ce qui force sa conservation. Ce type de dématérialisation est le plus utilisé aujourd hui. Dématérialisation à la source Transmission de données structurées uniquement sans échange de papier. Dans ce cas aucun document papier n est nécessaire, et c est le mode de dématérialisation avancé le plus simple à mettre en place dans le cadre où les informations à transmettre n ont pas de valeur légale. Dématérialisation à valeur probatoire Transmission de données numérisées, structurées ou non, signées électroniquement et archivées dans un «coffre fort numérique». C est l étape la plus avancée de la dématérialisation, permettant de dématérialiser totalement les documents à valeur légale et fiscale. 10

11 La dématérialisation au service de l amélioration de la gestion des processus métiers (BPM) Maitriser le dispositif de création Optimiser la performance opérationnelle en respectant les contraintes Mettre en œuvre des démarches d automatisation et d amélioration continue de ces processus Accompagner au changement Renforcer l agilité de l organisation Orienter l organisation et la cultures des agents vers le tout numérique 11

12 Loi de modernisation de santé Dans le cadre de la loi n du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé, une disposition (art ) habilite le gouvernement à légiférer par ordonnance afin d atteindre trois objectifs : Fixer les critères de valeur probante de la copie numérique de documents de santé papier, Fixer les exigences pour la constitution de données numériques natives à valeur probante, Fixer les critères de conservation de ces documents et données numériques afin de garantir leur valeur probante et leur lisibilité à long terme. Dématérialisation des flux comptables L arrêté ministériel D du 18/08/2011 porte obligation au 1er janvier 2015 de dématérialiser les flux comptables vers la DGFIP et très rapidement les pièces justificatives liées aux transferts. Dématérialisation des factures fournisseurs Le 1 er janvier 2017, une nouvelle réglementation (projet CHORUS Portail Pro) impose aux établissements de santé publics de recevoir des factures dématérialisées de la part de leurs fournisseurs. Loi travail Dématérialisation RH : fiche de paye, coffre fort numérique salarié 12

13 Dématérialisation des marchés publics A l horizon 2018, les marchés publics supérieurs aux seuils européens devront être passés selon une procédure entièrement dématérialisée. Les directives européennes marchés publics du 26 février 2014 l imposent. Le code des Marchés Publics et l ordonnance relatif aux marchés de commandes publiques sont remplacés par l ordonnance du 23 juillet 2015, dont la parution des décrets d application est prévue le 1 er avril Certification HAS L ordonnance n du 24 avril 1996 portant réforme hospitalière, introduit la certification au sein du système de santé français. Informations médicales du patient La gestion des informations médicales nominatives patient doit également suivre les règles établies par le Ministère de la Santé au travers de l Hébergement de Données à Caractère Personnel (HDSCP). Durées légales d archivage des documents d un établissement public de santé Plusieurs circulaires existent et fixent les durées légales de conservation fixées par les Archives de France. 13

14 Normes & exigences concernant l archivage à valeur probatoire Le SIAF (Service Interministériel des Archives de France) est l autorité de tutelle concernant l archivage électronique à valeur probatoire -> obligation de disposer d une certification de Tiers Archiveur pour héberger et conserver les archives numériques Validation des démarches établissements par les Archives Départementales AFNOR NF Z : concerne les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l intégrité. ISO (modèle OAIS) : Cette norme, basée sur le modèle conceptuel de système ouvert d archivage d information (Open Archival Information System = OAIS), définit un ensemble de recommandations, afin d assurer l intelligibilité et la pérennité des données, dans le cadre de l archivage à long terme (normes et bonnes pratiques pour architecturer les SAE). 14

15 Normes & exigences concernant l archivage à valeur probatoire SEDA : Le Standard d Echange de Données pour l Archivage (SEDA) modélise les différentes transactions (6) qui peuvent avoir lieu entre des acteurs (5) dans le cadre de l'archivage de données. Le SEDA définit de manière formelle : les transactions par des scénarios où les acteurs s'échangent des message, la forme des messages échangés au cours de ces transactions par des schémas XML. Le standard évolue de manière constante et une version 2 du SEDA est en cours de préparation. AFNOR NF Z : Modélisation des Échanges de DONnées pour l'archivage MEDONA Publiée en janvier 2014, normalise les échanges de données et métadonnées entre les applications métier et les systèmes d archivage électronique (SAE). Elle concerne donc aussi bien les archives papiers qu électroniques. La norme identifie les messages à générer ou à recevoir lors d un échange de données d archive entre un service d archive et ses partenaires, et la façon dont s organise l échange. Une norme ISO est en préparation concernant l archivage électronique à valeur probatoire 15

16 Sources d économie liées à l automatisation La dématérialisation permet de réaliser une économie par rapport au coût des processus «papier» - Exemple : la gestion des factures 1 2 5,5 3 1,5 2 Traitement courrier Saisie Validation Paiement Archivage Gestion des litiges 15 - Saisie et contrôle automatisés et fiabilisés (réduction erreurs et amélioration de la qualité des données) - Rapprochement automatisé de la facture à la commande - Processus d approbation plus rapide et circuit de validation plus fluide - Problèmes et litiges traités plus efficacement et plus rapidement - Règlement fournisseurs plus rapide - Archivage 0 0 2,5 1,5 0 1 Traitement courrier Saisie Validation Paiement Archivage Gestion des litiges 5 Source : Ernst & Young Advisory 16

17 La dématérialisation levier de performance - Exemple : processus achat Avant dématérialisation : processus long et complexe. Impressions, signatures, envois courrier ralentissent le traitement et augmentent les coûts. 1 Saisie de l impression de la demande d achat 2 Signature de la demande d achat 3 Saisie du bon de commande 4 Impression bon de commande 8 Validation du bon à payer 7 Signature du bordereau de livraison 6 Réception de la commande 5 Envoi courrier du bon de commande 9 Saisie de la facture 10 Réception de la facture papier 11 Validation de la facture 12 Rédaction du chèque Le même processus dématérialisé permet de limiter les étapes surtout les traitements manuels longs et coûteux. Les étapes automatisables le sont, les validations se font sans transmissions de documents papiers non sécurisés. 13Envoi du chèque Demande d'achat Validation demande Commande fournisseur Réception & validation commande Réception & validation facture Paiement 17

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19 Santé Offre en mode SaaS avec accès sécurisé et gestion des habilitations Modules : Dém@ TIC Processus (Alfresco Activiti) Dém@ TIC numérisation (NumenExtract / Tesseract) Dém@ TIC signature (iparapheur) Dém@ TIC GEID (Alfresco One) Dém@ TIC archive (EasyFolder / Asalae) Packs métiers : GEF, GAM, Qualité, DPI, administration, projet, RH 19

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24 Périmètre des projets : toute la France + DOM Les projets en cours : CH de Bourganeuf CH Charles Perrens CH Cholet CH Esquirol CH de Guéret CH Monteran CH Moulins Yzeure CH Néris Les Bains CHU Pointe à Pitre CH Pont St Esprit CH St Vaury 24

25 Mise en commun des expertises et des compétences de 2 structures de coopération hospitalières pour mener les projets Bénéficier des services de structures disposant des agréments nécessaires. 25

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28 SILPCMOD : QUA-MOD Merci de votre attention Pour toute question vous pouvez contacter : Pôle Dématique SILPC Alexis GADENNE Courriel : alexis.gadenne@silpc.fr Tél. :

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