L archivage des données publiques : contexte légal, données numériques, solutions d archivage

Transcription

1 L archivage des données publiques : contexte légal, données numériques, solutions d archivage Lorène BECHARD Atelier «CNIL et archivage des données» -4 juin 2015 Sommaire Le contexte légal de l archivage Documents et données numériques : une problématique spécifique La solution ESR : l offre de services du CINES de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

2 Sommaire Le contexte légal de l archivage Documents et données numériques : une problématique spécifique La solution ESR : l offre de services du CINES de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Archive VS donnée et document Un document / une donnée est : produit dans le cadre d une activité, sous une forme bien spécifique, à une date donnée et dans un lieu précis, sur un support désigné. C est donc une «archive en devenir». Un document de travail (non validé) n est pas encore vraiment une archive, ni même un document administratif au sens CADA Et une archive est publique le plus souvent, car produite : par des organismes publics dans le cadre d une mission de service public Elle est donc soumise à la législation sur les archives publiques. de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

3 Le cycle de vie du document La théorie des 3 âges des archives : Durée d Utilité Administrative (DUA) = Durée de conservation au sens CNIL À ne pas confondre avec de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Qu est-ce qu une archive? Les archives sont l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme, leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l exercice de leur activité. Art.L du Code du Patrimoine Typologie des archives : Archives administratives Archives patrimoniales Archives scientifiques Périmètre des archives publiques : Documents procédant d une activité réalisée par des organismes publics et/ou dans le cadre d une mission de service public de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

4 Obligations légales Les principaux textes applicables : Code du patrimoine, Titre II sur les archives Loi n du 15 juillet 2008 sur les archives Décret d application n du 17 septembre 2009 Circulaire interministérielle du 2 novembre 2001 sur la gestion des archives courantes et intermédiaires Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables Elles font l objet d un tri à l issue de leur durée d utilité administrative (DUA) Collaboration entre producteurs et archivistes Archives à éliminer visa obligatoire de l administration des archives Archives définitives conservation dans les services d archives publics de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Obligations légales pour les archives intermédiaires Gestion à la charge des producteurs / administrations productrices Service dédié pour la gestion des archives Doté de moyens suffisants Externalisation possible mais encadrée Quelles responsabilités? Traiter tous les documents produits, y compris les archives électroniques Suivre les prescriptions en termes de classement et de conservation Respect des règles de communicabilité établies par la loi Contrôle scientifique et technique effectué notamment par le service interministériel des archives de France (SIAF) de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

5 Pourquoi conserver une archive? Pour des raisons administratives : pour faciliter le travail quotidien des agents et des usagers (le diplôme d un étudiant, le dossier de carrière d un personnel ) juridiques : pour justifier d une action ou d une activité lorsqu il y a contentieux (contentieux en édition, plagiats ) pendant la période d archivage intermédiaire (DUA) Pour des raisons historiques (pour témoigner de l activité d un organisme, d une personne, d une équipe) pour un archivage définitif Dans tous les cas : Pour la réutiliser : réaliser des statistiques, exploiter les sources, prouver un droit, etc. Pour la protéger : open data vs confidentialité de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Les acteurs de la gestion des données / documents Producteur Expertise sur le contenu informationnel des données et leur usage Expertise sur les exigences réglementaires associées aux données Juriste / CIL / PRADA Archiviste Expertise du cycle de vie des données, évaluation et description pour l archivage Expertise sur les méthodes et moyens de stockage des données numériques Informaticien de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

6 Sommaire Le contexte légal de l archivage Documents et données numériques : une problématique spécifique La solution ESR : l offre de services du CINES de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Sauvegarde VS Sauvegarde sécurisée VS Archivage SAUVEGARDE SAUVEGARDE de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

7 Sauvegarde VS Sauvegarde sécurisée VS Archivage SAUVEGARDE SAUVEGARDE SECURISEE de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Sauvegarde VS Sauvegarde sécurisée VS Archivage ARCHIVAGE SAUVEGARDE Respect de l intégrité et de l authenticité Garantie de lisibilité Garantie de compréhension Sur le moyen et long terme de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

8 La problématique de l archivage numérique Qu est-ce que l archivage électronique? L archivage des documents électroniques consiste àconserver le document et l information qu il contient : Dans son aspect physique comme dans son aspect intellectuel, Aussi longtemps que nécessaire (moyen et long termes), De manière à ce qu il soit en permanence accessible et compréhensible. de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Les défis, orientations et choix pour l archivage au CINES Voici un document que j ai créé en 1998 De quoi s agit-il déjà? Est-ce bien ce qui est indiqué sur la disquette? La disquette est-elle toujours en bon état? Ça marche! Mais j ai perdu toute ma mise en forme J ai trouvé le logiciel, mais puis-je l installer et l utiliser sous Windows 8? Mon portable, acheté en 2013, n a pas de lecteur de disquette J ai créé ce document avec Claris Works. Comment retrouver ce logiciel? Quel est le format du document? de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

9 Les défis, orientations et choix pour l archivage au CINES Voici un document que j ai créé en 1998 De quoi s agit-il déjà? Est-ce bien ce qui est indiqué sur la disquette? La disquette est-elle toujours en bon état? Mon portable, acheté en 2013, n a pas de lecteur de disquette Ça marche! Mais j ai perdu toute ma mise en forme J ai trouvé le logiciel, mais puis-je l installer et l utiliser sous Windows 8? Perte compréhension et accessibilité? J ai créé ce document avec Claris Works. Comment retrouver ce logiciel? Quel est le format du document? de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Zoom sur les bases de données de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

10 Le contexte de l ESR Beaucoup de bases «maison», souvent peu documentées Variété des formes et des contenus Des exigences de plus en plus fortes autour des données Réutilisation Protection des données personnelles Open data Partage Gestion des droits Interopérabilité... qui nécessitent de s interroger sur les moyens de pérennisation de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Quelques éléments de réponse Penser l archivage le plus en amont possible : Documenter la base de données La structure de la base de données Son usage : types de données concernées? traitements effectués? Identifier le cycle de vie des données à l intérieur de la base Privilégier les logiciels libres (MySQL, PostgreSQL, MongoDB, ) et les formats ouverts Assurer une sauvegarde sécurisée Ne pas hésiter à solliciter tous les partenariats possibles : archivistes, juristes, CIL, PRADA, services informatiques de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

11 Sommaire Le contexte légal de l archivage Documents et données numériques : une problématique spécifique La solution ESR : l offre de services du CINES de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Le de l Enseignement Supérieur de l Enseignement Supérieur Basé à Montpellier (Hérault, France) EPA créé en 1999, succédant au CNUSC créé en 1980 Placé sous la tutelle de la DGRI (Direction Générale de la Recherche et de l Innovation) et de la DGESIP (Direction Générale pour l Enseignement Supérieur et l Insertion Professionnelle) du Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche Missions Calcul numérique intensif Archivage pérenne de documents électroniques Activité transverse : hébergement d'environnements informatiques Plus d informations : La machine " Occigen" du CINES de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

12 L archivage au CINES en quelques dates ères réflexions sur l archivage numérique Prestation de conseil en AE (2005) Arrêté du 7 août 2006 (Thèses) 1 ères thèses versées dans PAC_V1, une plateforme d archivage «maison» (arrêté du 07/08/2006) Convention pour l archivage du portail Persée (02/05/2007) Recadrage des activités du CINES (lettre du 12/02/2008) Mise en production de PAC_V2 (basée sur la solution Arcsys d Infotel et un client spécifique) «migration de plateforme» de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin L archivage au CINES en quelques dates Archivage de HAL (Hyper Articles en Ligne), des données orales du CRDO (TGE-Adonis), de livres numérisés (Cujas, BIUS, BSG ) 2009 : 1 er To archivé Agrément SIAF (14/12/2010) Projet APARSEN : évaluation norme ISO (2011) Publication de guides méthodologiques sur les formats de fichiers audio et vidéo ( ) + Bases de données (2013) + PDF (en cours) Archivage des données de la Cour des Comptes conformément au SEDA (2013) Archivage des données de l INSERM (2013) Fin 2013 / début 2014 : Archivage de données scientifiques dans le nœud EUDAT@CINES (projet européen FP7) Début 2014 : Renouvellement agrément SIAF 1 er janvier 2014 : 25To utiles archivés dans PAC Modification des statuts du CINES : mission d archivage pérenne inscrite de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

13 Le service d archivage du CINES Objectifs : la mise en place d une solution Contraintes Performante pour la conservation à long terme du patrimoine numérique des établissements Economique et sécurisée Besoin d une solution générique, basée sur les normes du domaine Facilité de veille technologique et de migration Les données concernées sont : Les données scientifiques résultats d observations ou de calcul Les données patrimoniales pédagogiques, publications, etc. Les données administratives archives intermédiaires Dans le respect du contexte législatif archivistique français de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Les infrastructures d archivage du CINES PAC Archivage à long terme de données scientifiques, patrimoniales, administratives. ISAAC Assurance qualité OAIS (ISO 14721) Expertise formats Compétences archivistiques Processus métier Gestion des risques EUDAT Archivage intermédiaire de données scientifiques. Archivage de données scientifiques pour des communautés européennes structurées. de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

14 La sécurisation de l information 10 MW 2.5 MW Onduleurs CINES : site sécurisé Groupe Electrogène Salles machines Equipements d archivage : PAC, ISAAC, EUDAT@CINES Service Versant Monitoring + Astreinte 24/24 7/7 Pare-feu + système d authentification de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Les données archivées au CINES de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin

15 Un projet d archivage au CINES, c est? L archivage de données produites par les organismes de l ESR : validées (archivage courant, intermédiaire et définitif) sélectionnées documentées (jeu minimal de métadonnées : Dublin Core / SEDA) Une équipe-projet dédiée : Un référent-projet informatique et un archiviste côté CINES Un référent-projet côté Service Versant Des développements informatiques à prévoir : interfaçage avec la plateforme Un partenariat encadré : Lettre d intention Convention d archivage Tarification au Téraoctet utile archivé et en fonction du niveau de service de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin Merci de votre attention! En savoir plus sur l archivage électronique au CINES : «La gazette du CINES spécial Archivage numérique pérenne», mars 2013 téléchargeable ici : ae0b-5bb9abb64319/gazette_special_archivage-basse%20definition-2.pdf «Guide méthodologique pour l archivage des bases de données», mars 2013 téléchargeable ici : de l Enseignement Supérieur JNO 2015 Atelier «CNIL et archivage des données» - 4 juin