Code de Conformité de la tierce partie. we help people achieve healthy skin. LEO Pharma. Code de Conformité de la tierce partie

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1 we help people achieve healthy skin Code de Conformité de la tierce partie LEO Pharma Code de Conformité de la tierce partie 1

2 Code de Conformité de la tierce partie Valuers de LEO Intégrité Orientation client Innovation Passion Adaptabilité 2

3 Sommaire Introduction...5 Responsabilité Sociétale et Environnementale chez LEO Pharma...7 Notre engagement à l égard des tierces parties... 7 Code de Conformité de la tierce partie de LEO Pharma...8 Domaines de conformité Éthique professionnelle Droits de l homme Droits de travail Santé et sécurité Environnement Sous-traitants Systèmes de gestion...14 Références

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5 Introduction Le Code de Conformité de la tierce partie de LEO Pharma (ci-après dénommé «Code de Conformité») décrit les exigences et les attentes de LEO Pharma à l égard des tierces parties (telles que définies immédiatement ci-après) par rapport à l éthique professionnelle, aux droits de l homme, aux droits du travail, à la santé et la sécurité, à l environnement, aux sous-traitants et aux systèmes de gestion dans ces domaines. La «tierce partie» (ou «tierces parties» au pluriel, le cas échéant) désigne toute personne physique ou morale avec laquelle LEO Pharma collabore, quelle qu en soit la manière, et/ou qui agit pour le compte de LEO Pharma, y compris, sans s y limiter, les fournisseurs, les prestataires de service, les fabricants, les vendeurs, les actionnaires, les consultants, les clients, les distributeurs, les agents, les intermédiaires, les partenaires commerciaux, les cliniques publiques et privées, les hôpitaux, les universités et les établissements, ainsi que les organisations non gouvernementales. Nonobstant toute disposition contraire aux présentes, les «tierces parties» n incluent pas les patients individuels et les professionnels de la santé. 5

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7 Responsabilité Sociétale et Environnementale chez LEO Pharma L intégrité est notre valeur fondamentale chez LEO Pharma. Nous sommes une entreprise responsable et nous tenons nos promesses. Nous voulons agir et communiquer de manière ouverte, honnête et digne de confiance. Cela se reflète dans notre stratégie de Responsabilité Sociétale et Environnementale (RSE). Chez LEO Pharma, nous travaillons avec la RSE, par exemple comme le décrit notre Code de Conduite interne et par le biais de notre programme pour la lutte contre la corruption et les actes de corruption. En outre, nous avons obtenu la certification ISO et OHSAS pour tous les sites de production LEO Pharma. Notre engagement à l égard des tierces parties LEO Pharma se concentrera sur quatre domaines lors de la mise en œuvre du présent Code de Conformité : Fixer des priorités : Nous effectuerons nos évaluations et nos bilans sur la base d une approche fondée sur le risque en nous concentrant sur les points les plus susceptibles d avoir un impact négatif au niveau de notre chaîne d approvisionnement et au niveau des collaborations avec la tierce partie ainsi que là où les conséquences potentielles sont les plus graves. Communiquer et former: Nous veillerons à ce que nos employés soient au courant de ce Code de Conformité et que ceux qui sont responsables de la collaboration avec les tierces parties soient formés de manière appropriée. Améliorer: Nous sommes conscients que la durabilité de la chaîne d approvisionnement est un défi, et nous examinons continuellement notre programme et nos pratiques afin d apporter des améliorations. Respect: Nous mènerons nos affaires avec les tierces parties d une manière équitable, objective, transparente et professionnelle. 7

8 Code de Conformité de la tierce partie de LEO Pharma LEO Pharma attend et exige que toutes les tierces parties opèrent en pleine conformité avec toutes les lois en vigueur, les règles et règlements et qu elles travaillent avec une haute qualité et selon des normes éthiques et conformément aux instructions spéciales ou exigences de LEO Pharma. Ce Code de Conformité est principalement basé sur les Principes de l industrie pharmaceutique pour la gestion responsable de la chaîne d approvisionnement1. LEO Pharma est conscient des différences de culture et des défis associés à l interprétation et à l application du présent Code de Conformité au niveau mondial. Ce Code de Conformité est universel, mais nous comprenons que les méthodes pour atteindre les exigences et les attentes peuvent être différentes et doivent être compatibles avec les lois, valeurs et attentes culturelles des différents pays et sociétés du monde. En outre, la taille, le secteur et le contexte opérationnel de la tierce partie auront une influence sur les méthodes utilisées pour respecter ce Code de Conformité. Nous sommes convaincus que ce Code de Conformité est mieux mis en œuvre à travers une approche d amélioration continue qui promeut la performance de la tierce partie au fil du temps. Il est attendu et exigé des tierces parties qu elles coopèrent de leur plein gré aux activités d évaluation et de suivi. Ces activités peuvent inclure une auto-évaluation, des questionnaires, des entrevues, des évaluations informatiques, des audits et toute autre mesure nécessaire. LEO Pharma se réserve expressément le droit de mettre fin à toute relation potentielle ou existante avec une tierce partie, si : il y a une réticence ou une absence de disposition à coopérer sur l évaluation et le bilan par rapport à ce Code de Conformité, ou il y a une réticence ou une absence de disposition à travailler à l amélioration des systèmes de gestion afin de gérer le risque d impact négatif par rapport à l éthique professionnelle, aux droits de l homme, aux droits du travail, à la santé et la sécurité et à l environnement, ou une tierce partie (ou ses sous-traitants, selon le cas) ne se conforme pas à ce Code de Conformité. 8 1 Pharmaceutical Supply Chain Initiative (

9 DOMAINES DE CONFORMITÈ 1. Éthique professionnelle Les tierces parties doivent mener leurs affaires de manière éthique et agir avec intégrité. Les éléments d éthique comprennent les aspects suivants: L intégrité professionnelle et la concurrence loyale Toute corruption, extorsion et détournement de fonds sont interdits. Les tierces parties ne doivent pas payer ou accepter des pots de vin ou des paiements de facilitation ou participer à d autres incitations illégales liées dans les relations professionnelles ou gouvernementales. Les tierces parties mènent leurs activités conformément à la concurrence loyale et vigoureuse et en conformité avec toutes les lois antitrust, les règlements de contrôle des exportations et des embargos commerciaux. Les tierces parties doivent employer des pratiques commerciales équitables, y compris une publicité précise et véridique. Identification des problèmes Tous les employés doivent être encouragés à signaler les problèmes ou les activités illégales sur le lieu de travail sans menace de représailles, d intimidation ou de harcèlement. Les tierces parties doivent enquêter et prendre des mesures correctives si nécessaire. Bien-être des animaux Les tierces parties doivent traiter les animaux avec humanité et réduire à un minimum leur douleur et leur stress. L expérimentation animale doit être effectuée après avoir envisagé de remplacer les animaux, de réduire le nombre d animaux utilisés ou d améliorer les procédés ayant pour objectif de réduire à un minimum la détresse. Les alternatives devraient être utilisées chaque fois que celles-ci sont scientifiquement valides et acceptables pour les organismes de réglementation. Comme exigence minimale, tous les essais sur les animaux et les soins aux animaux doivent être effectués en conformité avec les normes fixées par la législation de l UE, indépendamment du lieu où l utilisation des animaux se déroule. Protection de la vie privée, confidentialité et droits de propriété intellectuelle Les tierces parties doivent protéger et faire une utilisation correcte et légale des informations non publiques pour veiller à ce que les droits à la vie privée de la société, des employés et des patients soient respectés et protégés conformément à toute législation locale applicable. De même, les tierces parties veillent à ce qu aucune information confidentielle appar- 9

10 tenant à LEO Pharma ou à d autres entreprises ou à des particuliers ne soit diffusée ou indûment divulguée en raison d actes ou d omissions de tierces parties. Enfin, les tierces parties doivent pleinement respecter et s abstenir d enfreindre les droits de propriété intellectuelle appartenant à LEO Pharma ou à d autres entreprises ou à des particuliers. Essais cliniques La réalisation des essais cliniques effectuée par des tierces parties doit toujours advenir conformément aux lois, aux règlements et aux normes internationales en vigueur, y compris aux bonnes pratiques de laboratoire, aux bonnes pratiques cliniques et aux bonnes pratiques de pharmacovigilance, ainsi qu au droit au libre consentement préalable et éclairé pour l expérimentation médicale ou scientifique. Les minéraux liés à des conflits Les tierces parties doivent veiller à ce que les produits livrés à LEO Pharma ne contiennent pas de métaux dérivés de minéraux ou de leurs dérivés provenant de régions de conflit qui, directement ou indirectement, financent ou avantagent des groupes armés. Conflit d intérêts Les tierces parties doivent s assurer que leurs employés s efforcent toujours d éviter les situations dans lesquelles leur loyauté peut être compromise ou dans lesquelles leurs intérêts personnels peuvent entrer en conflit avec ceux de LEO ou avec leurs obligations ou leurs intérêts professionnels. 2. Droits de l homme Les tierces parties doivent respecter les droits de l homme internationalement reconnus, tels qu ils sont exprimés dans la Charte internationale des droits de l homme, et les principes concernant les droits fondamentaux énoncés dans la Déclaration de l Organisation internationale du travail relative aux principes et droits fondamentaux au travail. Les Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l homme ont été rédigés en tant que point de référence mondial pour comprendre comment respecter les droits de l homme. Selon les Principes directeurs relatifs aux entreprises et aux droits de l homme, la responsabilité de respecter les droits de l homme exige que les entreprises évitent que leurs activités n entraînent ou ne contribuent à des effets négatifs sur les droits de l homme, et les entreprises devraient chercher à prévenir et atténuer les impacts négatifs qui sont liés à leurs opérations, par exemple via des tierces parties. 10

11 Afin de respecter les droits de l homme, les entreprises devraient mettre en place des politiques et des procédures appropriées en fonction de leur taille et des circonstances, notamment : Engagements politique un processus d audit préalable en matière des droits de l homme afin d identifier, de prévenir, d atténuer et d énumérer la façon dont l entreprise traite les impacts sur les droits de l homme un processus pour permettre la réparation des impacts négatifs que l entreprise cause ou auxquels elle contribue Ce processus est similaire aux attentes et aux exigences relatives aux systèmes de gestion également prévues à la rubrique 7. Dans le cadre du processus de LEO Pharma pour les audits préalables en matière des droits de l homme, nous pouvons demander aux tierces parties de mener des activités d évaluation et de bilan. 3. Droits du travail Les tierces parties défendent les droits de l homme de leurs employés. Comme indiqué ci-dessus en matière de droits de l homme, nous attendons et exigeons donc des tierces parties qu elles respectent les droits énoncés dans la Déclaration de l Organisation internationale du travail relative aux principes et droits fondamentaux au travail. Plus précisément, cela signifie : Un emploi librement choisi Les tierces parties ne doivent pas recourir au travail sous la contrainte, à l esclavage, à la servitude pour dette ou au travail obligatoire en milieu carcéral. Travail des enfants et jeunes travailleurs Les tierces parties ne doivent pas avoir recours au travail des enfants. L emploi des jeunes travailleurs de moins de 18 ans ne doit avoir lieu que dans le contexte d un travail non dangereux et quand les jeunes travailleurs sont au-dessus de l âge légal d un pays pour l emploi ou de l âge fixé pour l achèvement de l enseignement obligatoire. Non-discrimination Les tierces parties doivent fournir un travail exempt de tout harcèlement et de toute discrimination. La discrimination pour des raisons telles que la race, la couleur, l âge, le sexe, l orientation sexuelle, l origine ethnique, un handicap, la religion, l appartenance politique, l appartenance syndicale ou l état civil n est pas tolérée. 11

12 Traitement équitable Les tierces parties doivent fournir un lieu de travail exempt de traitement sévère et inhumain, notamment de harcèlement sexuel, d abus sexuel, de châtiments corporels, de coercition mentale ou physique ou de violence verbale des employés et sans menace d un tel traitement. Salaires, avantages sociaux et heures de travail Les tierces parties doivent payer les employés selon les lois sur les salaires applicables, y compris sur le salaire minimum, les heures supplémentaires et les avantages prescrits. Les tierces parties communiquent rapidement à leurs employés la base sur laquelle ils sont rémunérés. Il est également attendu et exigé des tierces parties qu elles communiquent avec leurs employés si des heures supplémentaires sont nécessaire, et les salaires doivent être payés pour les heures supplémentaires. Liberté d association Une communication ouverte et une participation directe avec les employés sont encouragées pour résoudre les problèmes liés au lieu de travail et à la rémunération. Les tierces parties doivent respecter les droits des employés, stipulés par les lois locales, de s associer librement, d adhérer ou non à des syndicats, de se faire représenter et de rejoindre les comités d entreprise. Les employés doivent pouvoir communiquer ouvertement avec la direction concernant les conditions de travail sans subir des menaces de représailles, d intimidation ou de harcèlement. 4. Santé et sécurité Les tierces parties doivent fournir un environnement de travail sûr et sain, y compris pour tous les quartiers d habitation fournis par l entreprise. LEO Pharma attend et exige des tierces parties de connaître les normes relatives à la santé et à la sécurité applicables à ses produits ou services et d étendre ce Code de Conformité, le cas échéant. Les éléments de sécurité de la santé comprennent: La protection des travailleurs Les tierces parties doivent protéger les employés d une surexposition aux dangers chimiques, biologiques et physiques et des tâches physiquement exigeantes sur le lieu de travail et dans tous les quartiers d habitation fournis par l entreprise. 12

13 Sécurité des procédures Les tierces parties doivent mettre en place des programmes pour prévenir ou atténuer les émissions catastrophiques de produits chimiques. Préparation et capacité de réaction aux situations d urgence Les tierces parties doivent identifier et évaluer les situations d urgence sur le lieu de travail et dans tous les quartiers d habitation fournis par l entreprise, et réduire à un minimum leur impact en mettant en œuvre des plans d urgence et des procédures d intervention. Informations sur les risques Les consignes de sécurité relatives aux matières dangereuses - y compris les composés pharmaceutiques et les matières pharmaceutiques intermédiaires - doivent être disponibles pour éduquer, former et protéger les employés des dangers. 5. Environnement Les tierces parties doivent opérer d une manière écologiquement responsable et efficace pour réduire à un minimum les impacts négatifs sur l environnement. Les tierces parties sont encouragées à préserver les ressources naturelles, afin d éviter l utilisation de matières dangereuses, si possible, et à mener des activités qui réutilisent et recyclent. Les éléments environnementaux comprennent: Les autorisations environnementales Les tierces parties doivent se conformer à toutes les réglementations environnementales applicables. Les permis, les licences, les enregistrements d informations et les restrictions d informations concernant l environnement doivent tous être obtenus, et leurs exigences en matière opérationnelle et de rapports doivent être suivies. Déchets et émissions Les tierces parties doivent mettre en place des systèmes permettant d assurer en toute sécurité la manipulation, les déplacements, l entreposage, le recyclage, la réutilisation ou la gestion des déchets, des rejets dans l atmosphère, ainsi que le rejet des eaux usées. Tous les déchets, les eaux usées ou les émissions avec un potentiel d impact négatif sur la santé humaine ou de l environnement doivent être gérés de façon appropriée, contrôlés et traités avant leur rejet dans l environnement. Déversements et rejets Les tierces parties doivent mettre en place des systèmes pour prévenir et limiter les déversements et rejets accidentels dans l environnement. 13

14 6. Sous-traitants LEO Pharma attend et exige des tierces parties qu elles soutiennent ce Code de Conformité et y adhèrent ou qu elles développent leurs propres codes comprenant des principes similaires aux nôtres. Dans le cadre de l élaboration des systèmes de gestion, nous attendons et exigeons des tierces parties qu elles demandent à leurs fournisseurs de produits et services pour LEO Pharma (c est-à-dire aux sous-traitants de LEO Pharma) qu ils adhèrent à ce Code de Conformité ou à leurs propres attentes et exigences similaires. 7. Systèmes de gestion Les tierces parties doivent utiliser des systèmes de gestion pour faciliter l amélioration continue et la conformité au présent Code de Conformité. Les éléments du système de gestion comprennent: Engagement et responsabilité: Les tierces parties doivent démontrer leur engagement envers les concepts décrits dans le présent Code de Conformité en allouant des ressources appropriées et en développant des politiques pertinentes. Exigences légales et exigences des clients Les tierces parties doivent identifier les lois, règlements et normes applicables et les exigences des clients concernés et s y conformer. Gestion des risques Les tierces parties doivent avoir des instruments pour déterminer et gérer les risques dans tous les domaines visés par le présent document. Documentation Les tierces parties doivent conserver la documentation nécessaire pour démontrer leur conformité à ces attentes et à ces exigences ainsi que leur conformité aux réglementations en vigueur. Formation et compétences Les tierces parties doivent mettre en place un programme de formation qui permette d atteindre un niveau approprié de connaissances, de compétences et de capacités en matière de gestion et concernant les employés pour répondre à ces attentes et exigences. Amélioration continue Il est attendu et exigé des tierces parties qu elles s améliorent continuellement en se fixant des objectifs de performance, en réalisant de plans de mise en œuvre et en prenant des mesures correctives nécessaires pour les lacunes identifiées lors des évaluations internes ou externes, des inspections et des révisions de gestion. 14

15 Références Les sources suivantes ont été utilisées dans la formulation du présent Code de Conformité de la tierce partie de LEO Pharma. Des informations supplémentaires peuvent être trouvées dans les références suivantes: Sources externes Pharmaceutical Industry Principles for Responsible Supply Chain Management Les 10 principes du Global Compact des Nation Unies Principes directeurs de l ONU relatifs aux entreprises et aux droits de l Homme Principes directeurs de l OCDE à l intention des entreprises multinationales Déclaration de l Organisation internationale du Travail relative aux principes et droits fondamentaux au travail Sources internes Éthique professionnelle 15

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