ENVOI DE PIECES JUSTIFICATIVES EN PIECES AUTONOMES. 1. Enregistrement des nouvelles pièces justificatives dans votre logiciel :

Transcription

1 ENVOI DE PIECES JUSTIFICATIVES EN PIECES AUTONOMES Principe : Cette procédure est à utiliser lorsque vous avez déjà envoyé à votre Trésorerie un fichier PES (relatif à un bordereau de mandats ou de titres avec des pièces justificatives), mais pour certaines de ces écritures, il manque des pièces justificatives. La Trésorerie ne rejette pas ces écritures mais vous demande de leur envoyer des pièces justificatives complémentaires. Après rattachement de ces pièces justificatives, vous allez générer un fichier PES contenant uniquement ces pièces justificatives complémentaires et référencées dans une écriture. 1. Enregistrement des nouvelles pièces justificatives dans votre logiciel : Cliquer sur le menu Pièces justificatives du bloc Métier Exécution : A partir de ce menu, on va pouvoir importer sur le logiciel de comptabilité les pièces justificatives enregistrées dans le répertoire défini au niveau de la fiche Collectivité (par ex C:\TRANFERT TRESORERIE\PJ DEPENSES) Puis cliquer sur le bouton Opérations Intégrer les pièces en attente : Un message vous indique que le logiciel a détecté de nouvelles PJ au niveau du répertoire de stockage de votre poste : cliquer Oui pour les importer sur votre logiciel : 1

2 2. Rattachement d une pièce justificative à une écriture existante (numérotée ou non numérotée) : Vos pièces justificatives en attente de traitement apparaissent au niveau de la liste. Il vous faut ensuite sélectionner la pièce justificative à traiter (vous avez alors la possibilité de la visualiser dans le cadre du bas) et renseigner la description pour pouvoir l intégrer : Après avoir cliqué sur Intégrer, on revient au niveau de la liste des pièces justificatives : 2

3 Modifier ensuite la fiche de la pièce justificative intégrée sur votre logiciel (en la sélectionnant à partir de la liste et en double-cliquant sur la flèche ou en utilisant le bouton Fiche En modification) : Cliquer ensuite sur l Onglet Références Comptables : Puis sélectionner la ligne comme indiqué ci-dessous pour pouvoir renseigner les critères de recherche relatifs à l écriture à laquelle on veut rattacher cette pièce justificative : 3

4 NB : si le logiciel vous propose beaucoup d exercices antérieurs, il vous faut clôturer ces exercices afin de réduire la liste (en allant sur le menu de Clôture de l exercice des Opérations de fin d année) : Cliquer ensuite sur le lien bleu Piece pour pouvoir rechercher et sélectionner l écriture à laquelle la pj sera rattachée : 4

5 On a la possibilité de rattacher la pj à une écriture numérotée ou non en cochant ce critère de recherche : Après avoir sélectionné l écriture de rattachement cliquer sur les boutons suivants : - Revenir (le numéro de la pièce apparaît si c est une écriture numérotée) ; - puis Enregistrer : 5

6 On voit alors que la pièce justificative est bien rattachée au niveau de la liste car dans la 1ere colonne «Délai» apparaît la mention Liquidé ; Si on veut vérifier que la pièce justificative est bien rattachée à partir de la fiche du mandat : Cliquer sur le lien bleu Pièces justificatives : On a alors la possibilité de visualiser la pièce justificative rattachée à l écriture en cliquant sur la loupe : 6

7 1. Génération du fichier PES : Rappel : Dans le cas d envoi de fichier avec pièce justificative(s) autonome(s), les éléments comptables ont déjà été transmis et reçu en Trésorerie avec le fichier précédent. Il ne faut surtout pas générer à nouveau le fichier relatif au bordereau, uniquement le fichier relatif aux pièces justificatives. A partir de la liste des pièces justificatives, il vous faut sélectionner : - le budget sur lequel vous travaillez : - puis la pièce justificative à partir de laquelle vous souhaitez générer le fichier PES avant de cliquer sur le bouton Opérations ; puis sélectionner les menus Transfert Générer le fichier de liaison : 7

8 Vous allez alors générer un flux PES : que vous pourrez ensuite enregistrer dans votre dossier de TRANSFERT TRESORERIE : 8

9 pour pouvoir le déposer ensuite sur OK-Hélios via e-aveyron. 9